Unterabteilungen übertragen Dokumente mithilfe eines speziellen Inventars in das Archiv der Organisation. Tatsächlich ist es ein Akt der Akzeptanz und Übermittlung, aber es hat eine besondere Form. In dem Artikel erfahren Sie, wo Sie es finden, wie Sie es anpassen und genehmigen können.

DIE BESCHREIBUNG WIRD GEMÄSS DEN REGELN ZUSAMMENGESTELLT

Regeln für die Organisation der Aufbewahrung, Beschaffung, Abrechnung und Nutzung von Dokumenten des Archivfonds Russische Föderation und andere Archivdokumente in staatlichen Behörden, Kommunalverwaltungen und Organisationen (im Folgenden als Regeln für die Organisation der Aufbewahrung, des Erwerbs, der Abrechnung und der Verwendung von Dokumenten bezeichnet) sagen Folgendes über die Übergabe von Dokumenten zur Aufbewahrung an das Archiv der Organisation:

Aus diesem Snippet lassen sich folgende Schlüsse ziehen:

1. Es gibt eine Form der Annahmeliste, die von den Regeln für die Organisation der Aufbewahrung, Erfassung, Abrechnung und Verwendung von Dokumenten genehmigt wurde - Anhang Nr. 23 (für Dokumente auf Papier) und Anhang Nr. 24 (für elektronische Dateien).

2. Bei dauerhafter und vorübergehender (über 10 Jahre) Lagerung werden gesonderte Bestandsverzeichnisse erstellt. Fälle von Personal werden in das Verzeichnis der Fälle mit vorübergehender Aufbewahrungsdauer (über 10 Jahre) aufgenommen. Das dritte Inventar wird für Fälle mit kürzerer Aufbewahrungsdauer erstellt, aber auch ins Archiv überführt. Gleiches gilt für elektronische Dokumente: Für Fälle mit unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen werden gesonderte Inventare erstellt.

Bestandsformular

Betrachten Sie ein Beispiel eines ausgefüllten Bestandsformulars für die Übermittlung von Dokumenten (auf Papier) (Beispiel 1).

3.6.1. Die Registrierung von Fällen wird von Mitarbeitern des Dokumentenunterstützungsdienstes der Leitung der Organisation oder anderer Struktureinheiten durchgeführt, zu deren Aufgaben die Erstellung und Bildung von Fällen gehört, mit methodischer Unterstützung und unter der Kontrolle des Archivs der Organisation.

3.6.2. Abhängig von den Aufbewahrungsbedingungen wird eine vollständige oder teilweise Registrierung von Fällen durchgeführt.

3.6.3. Fälle von dauerhafter, vorübergehender (über 10 Jahre) Lagerung und Personal unterliegen der vollständigen Registrierung.

Die vollständige Einreichung umfasst:

Einreichung oder Bindung des Falles;

Nummerierung der Fallblätter;

Erstellung eines Zertifizierungsbogens;

gegebenenfalls Erstellung eines internen Dokumentenverzeichnisses;

Vornehmen der notwendigen Klarstellungen in den Einzelheiten der Fallabdeckung (Klarstellung des Namens der Organisation, des Registrierungsindex des Falls, der letzten Daten des Falls, des Titels des Falls).

Fälle der vorübergehenden (bis einschließlich 10 Jahre) Aufbewahrung unterliegen einer Teilregistrierung: Es ist nicht gestattet, Dokumente in dem Fall zu systematisieren, die Blätter des Falls nicht zu nummerieren, keine Zertifizierungsnotizen zu erstellen.

3.6.4. Die den Fall bildenden Dokumente werden auf 4 Löchern in einem festen Einband aus Pappe oder gebunden abgelegt, wobei die Möglichkeit des freien Lesens des Textes aller Dokumente, Daten, Visa und Beschlüsse auf ihnen berücksichtigt wird. Beim Vorbereiten von Akten (Binden) werden Metallbefestigungen (Nadeln, Büroklammern) von Dokumenten entfernt.

3.6.5. Dauerhafte Aktenordner bestehend aus hochwertigen Dokumenten oder sperrigen Dokumenten werden in geschlossenen Hartmappen mit drei Klappen mit Bindebändern oder in Kartons aufbewahrt.

3.6.6. Befinden sich in der Akte nicht abgeholte Personaldokumente (Personalausweise, Arbeitsbücher, Wehrausweise), werden diese Unterlagen in einen Umschlag gelegt, der in der Akte abgelegt wird. Bei einer großen Anzahl solcher Dokumente werden diese aus den Akten genommen und für sie ein gesondertes Inventar erstellt.

3.6.7. Am Ende jedes Falles wird ein Blankoformular des Beglaubigungsblattes abgelegt und am Anfang des Falles (um besonders wertvolle Dokumente zu berücksichtigen) - eine Form einer internen Bestandsaufnahme der Fallunterlagen.

3.6.8. Um die Sicherheit zu gewährleisten und die Ordnung der dem Fall beigefügten Dokumente festzulegen, sind alle Blätter dieses Falls (außer dem Zeugenblatt und dem internen Inventar) in der oberen rechten Ecke des Blattes mit arabischen Ziffern in Bruttonummerierung nummeriert mit einem einfachen Bleistift oder Zähler. Blätter des internen Inventars von Falldokumenten werden separat nummeriert.

3.6.9. Fallblätter, die aus mehreren Bänden oder Teilen bestehen, werden für jeden Band oder für jeden Teil einzeln nummeriert.

3.6.10. Fotografien, Zeichnungen, Diagramme und andere illustrative Dokumente, die ein eigenständiges Blatt im Etui darstellen, sind auf der Rückseite am oberen Rand des Blattes nummeriert.

3.6.11. Das gefalzte Blatt (Format A3, A2) wird aufgefaltet und im rechten Teil des oberen Blattrandes nummeriert. Dabei wird ein an einer Kante gesäumtes Blatt beliebigen Formats als ein Blatt nummeriert; Ein in der Mitte gefalzter und gesäumter Bogen wird neu vernäht und als ein Bogen nummeriert.

3.6.12. Ein Blatt mit dicht geklebten Dokumenten (Fotografien, Ausschnitte, Auszüge usw.) wird als ein Blatt nummeriert. Wenn andere Dokumente (Textbeilagen, Übersetzungen, Ausschnitte etc.) mit einer Kante an das Dokument geklebt werden, wird jedes Dokument separat nummeriert.

3.6.13. Umschläge mit im Fall abgelegten Anlagen sind nummeriert; Gleichzeitig wird der Umschlag selbst zuerst nummeriert, und dann wird jede Anlage im Umschlag mit der nächsten Nummer nummeriert.

3.6.14. Dokumente, die mit einer eigenen Blattnummerierung in die Akte eingeordnet werden (auch gedruckte Publikationen), können einnummeriert werden allgemeine Ordnung oder behalten Sie Ihre eigene Nummerierung bei, wenn sie mit der Reihenfolge der Blätter in der Datei übereinstimmt.

3.6.15. In Fällen, in denen eine große Anzahl von Fehlern in der Nummerierung der Blätter des Falles gefunden wird, werden sie neu nummeriert. Beim Umnummerieren von Blättern werden die alten Nummern durchgestrichen und eine neue Blattnummer daneben gesetzt; Am Ende des Verfahrens wird ein neuer Zeugenbogen erstellt, während der alte Zeugenbogen durchgestrichen, aber in der Akte aufbewahrt wird.

Bei einzelnen Fehlern bei der Nummerierung von Blättern in Akten, die vom Archiv der Organisation für die Übergabe an das Staatsarchiv vorbereitet werden, ist es im Einvernehmen mit dem Staatsarchiv zulässig, mit Buchstaben versehene Blattnummern zu verwenden.

3.6.16. Das Zeugenblatt wird in der Sache auf einem gesonderten Blatt, bei Büchern – auf der Rückseite des letzten Blankoblatts, in Aktenschränken – auf einem gesonderten Blankoblatt im Kartenformat erstellt.

Das Bescheinigungsblatt des Falls wird gemäß dem festgelegten Formular (Anhang 9) erstellt, das in Zahlen und Worten die Anzahl der nummerierten Blätter des Falls, die Anzahl der Blätter des internen Inventars und die Merkmale der Nummerierung angibt der Fallnummern (das Vorhandensein von Fallbuchstabennummern, fehlende Nummern, Nummern von Blättern mit aufgeklebten Fotos, Nummern von großformatigen Blättern, Umschlägen mit Beilagen und die Anzahl der darin enthaltenen Blätter) sowie das Vorhandensein in Fall von gedruckte Exemplare von Prospekten mit darin enthaltener Blattzahl, wenn sie nicht in der Gesamtbruttonummerierung des Falles vermerkt waren.

Das Zertifizierungsblatt des Falls wird von seinem Ersteller unterzeichnet. Alle nachträglichen Änderungen in der Zusammensetzung und im Stand des Falls (Beschädigung, Ersatz von Originaldokumenten) werden im Beglaubigungsblatt unter Bezugnahme auf das entsprechende Gesetz vermerkt.

Es ist verboten, das Beglaubigungsblatt auf dem Umschlag des Koffers oder auf der leeren Rückseite des Blattes des letzten Dokuments herauszunehmen. Wird die Akte ohne das Formular des Beglaubigungsblattes abgelegt oder gebunden, wird es oben auf das Blatt auf der Innenseite des Umschlags der Akte geklebt.

3.6.17. Ein internes Aktenverzeichnis wird erstellt, um Unterlagen der dauerhaften und vorübergehenden (über 10 Jahre) Aufbewahrung zu erfassen, deren Abrechnung durch die Besonderheiten dieser Unterlagen (insbesondere wertvolle, persönliche, gerichtliche, Ermittlungsakten usw.) verursacht wird, wie sowie zur Aufzeichnung der dauerhaften und vorübergehenden (über 10 Jahre) Aufbewahrung, gebildet nach der Art der Dokumente, deren Titel den spezifischen Inhalt des Dokuments nicht preisgeben.

Das interne Inventar wird auf einem gesonderten Blatt in der vorgeschriebenen Form (Anlage 10) erstellt, das Angaben zu den laufenden Nummern der Falldokumente, deren Indizes, Daten, Überschriften und Blattnummern des Falles enthält. Für das interne Inventar wird ein endgültiger Eintrag vorgenommen, der in Zahlen und Worten die Anzahl der darin enthaltenen Dokumente und die Anzahl der Blätter des internen Inventars angibt.

Das interne Inventar wird von seinem Compiler signiert. Wird die Akte ohne das Formular des internen Dokumentenverzeichnisses gebunden oder abgelegt, so wird das in der vorgeschriebenen Form erstellte Inventar auf die Innenseite des Vorderdeckels der Akte geklebt.

Änderungen in der Zusammensetzung der Dokumente des Falls (Zurücknahme, Aufnahme von Dokumenten, Ersetzung durch Kopien usw.) werden in der Spalte „Anmerkungen“ mit Links zu den relevanten Rechtsakten wiedergegeben. Gegebenenfalls erfolgt ein erneuter Schlusseintrag in das interne Inventar und eine Fallbescheinigung.

3.6.18. Die Deckung für den Fall der dauerhaften, vorübergehenden (über 10 Jahre) Lagerung und des Personals wird in dem vorgeschriebenen Formular (Anlage 11) erstellt und ausgeführt, das den Namen der Organisation angibt, bauliche Einheit, Aktenverzeichnis, Archivcode der Akte, Nummer der Akte (Bände, Teile) gemäß Jahresteil des summarischen Akteninventars, Aktentitel.

Auf dem Umschlag der Fälle der dauerhaften Aufbewahrung ist ein Platz für den Namen des Staatsarchivs vorgesehen, in das die Akten der Organisation aufgenommen werden, sowie die Bezeichnungen der Codes des Staatsarchivs und der Organisation.

Bei Namensänderung der Organisation (Struktureinheit) während des Geltungszeitraums der Fallunterlagen oder bei Übertragung des Falls auf eine andere Organisation (in eine andere Struktureinheit) wird auf dem Deckblatt des Falls der neue Name dieser Organisation oder Nachfolgeorganisation angegeben , und der frühere Name der Organisation (Struktureinheit) wird in Klammern gesetzt.

In diesem Artikel besprechen wir ausführlich den Prozess der Übertragung von Fällen an das Unternehmensarchiv. Dabei stehen zwei Fragen im Vordergrund: Welche Unterlagen müssen für welchen Zeitraum erstellt werden?

Welche Kategorien von Dokumenten werden ins Archiv übertragen

In der Regel wird ein Dokument mit dauerhafter Aufbewahrung sowie mit einer Haltbarkeit von mehr als 10 Jahren in das Firmenarchiv überführt. Bei letzterem handelt es sich in erster Linie um Personaldokumente.

Fälle mit einer Aufbewahrungsdauer von weniger als 10 Jahren werden in der Regel nicht ins Archiv überführt, sondern verbleiben in den Einheiten, in denen sie geöffnet wurden, bis zu dem Zeitpunkt, an dem ihre Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, und es besteht kein praktischer Bedarf für sie. In einigen Fällen können solche Dokumente jedoch nach Ermessen der Verwaltung in das Archiv übertragen werden, beispielsweise wenn die Abteilung keinen Platz hat, um sie aufzubewahren. Nach Abschluss der Speicherung können Sie, die vorübergehende Aufbewahrungsfristen haben.

Fälle, für die der Zeitraum an das Archiv übertragen werden muss

Gemäß den Vorschriften müssen Unterlagen spätestens drei Jahre nach Abschluss ihrer Aufbewahrung archiviert werden. Das heißt, die Übergabe des Falls an das Archiv kann auch noch nach einem Jahr vollzogen werden. Eine solche Eile ist jedoch nicht immer rational, da relativ neue Dokumente für die laufende Büroarbeit noch nützlich sein können. Daher müssen Sie zusätzliche Schritte unternehmen, um solche Dokumente aus dem Archiv anzufordern.

Zeitplan für die Übergabe

Die aktuellen Anforderungen besagen, dass die Fälle planmäßig an das Archiv übergeben werden. Der Zeitplan kann in beliebiger Form erstellt werden, und danach sollte klar sein, welche Struktureinheit (oder sogar ein bestimmter Auftragnehmer) und in welchem ​​​​Zeitrahmen die Dokumentation an das Archiv übergeben wird.

Es ist nicht erforderlich, ein bestimmtes Datum für die Annahme und Übermittlung von Dokumenten anzugeben, es ist am besten, einen größeren Zeitraum anzugeben, z. B. einen ganzen Monat. Schließlich kann sich herausstellen, dass zum vereinbarten Datum für die Annahme und Übergabe an das Archiv ein Notfall eintritt und Sie bei verlängerten Fristen einen vorübergehenden Handlungsspielraum erhalten.

Der Zeitplan ist von dem für das Archiv zuständigen Mitarbeiter zu erstellen und mit den Abteilungsleitern abzustimmen, die ihre Unterlagen zu übermitteln haben. Danach muss der Zeitplan vom Leiter der Organisation genehmigt werden. Es ist auch zulässig, dass der Zeitplan vom Leiter des Archivdienstes genehmigt wird, dem auch das Archiv unterstellt ist.

Das Verfahren zum Übertragen von Fällen an das Archiv

Das Ergebnis sind Fälle, die für die Annahme und Übermittlung ausgewählt und dann in die festgelegte Form des Annahmeinventars aufgenommen werden (ein Muster geben wir etwas später).

Vereinfacht gesagt sind in der Fallnomenklatur Fälle mit Dauer- und Langzeitaufbewahrung (einschließlich Personalfälle) zu vermerken, danach Angaben zum Zeitpunkt der Übergabe der Dokumentation an das Archiv sowie zu den Beteiligten Dieser Vorgang wird in den Zeitplan eingetragen. Der Zeitplan wird im Voraus für das kommende Jahr erstellt.

Bei der Vorbereitung von Akten für die Archivierung ist es sinnvoll, die Testamentsvollstrecker zu fragen, ob es in der Einheit weitere Fälle der gleichen Kategorie gibt. Da im Laufe des Jahres Fälle eröffnet werden könnten, die dem Bürodienst nicht bekannt sind (also auch nicht in der Nomenklatur enthalten sind). Auch solche Fälle sollten in die Lieferliste aufgenommen werden.

Stellt sich heraus, dass ein Einzelfall fehlt, so ist die Aktenverwaltung berechtigt, eine Bescheinigung über die Gründe für diesen Sachverhalt anzufordern.

In der Regel kontrollieren die Strukturabteilungen des Unternehmens bei der Vorbereitung von Dokumenten für die Archivierung gleichzeitig die Richtigkeit ihrer Ausführung. Dies gilt nicht nur für Fälle, die für die Übergabe an das Archiv vorbereitet werden, sondern auch für solche, die sich noch in der laufenden Aktenführung befinden. Wenn angesammelt große Menge Fälle, dann werden sie punktuell überprüft, um sich anhand der Stichprobe ein Bild davon zu machen, wie gut die Büroarbeit in einer bestimmten Abteilung erledigt wird. Bei Bedarf kann der Archivspezialist seine Empfehlungen zur Fehlerbeseitigung und Verbesserung des Designs an Kollegen weitergeben.

Nachdem die Dokumente bereits ins Archiv überführt wurden, werden sie wissenschaftlich und technisch aufbereitet, was auch ihre Hardcover-Firmware beinhaltet. Üblicherweise wird parallel eine Reorganisation durchgeführt, wodurch die Fälle neu geordnet werden regulatorischen Anforderungen. Dies geschieht, wenn bei der laufenden Büroarbeit Fehler oder Abweichungen von den Regeln gemacht wurden.

Regulatorische Anforderungen sind leicht zu verstehen, jedoch machen Spezialisten aus verschiedenen Abteilungen des Unternehmens normalerweise viele Fehler bei der Einreichung von Fällen. Daher muss der Handler anschließend alles neu machen. In solchen Fällen ist es für diesen Mitarbeiter viel einfacher, alles noch einmal im Einklang mit den regulatorischen Anforderungen zu tun, als zu versuchen, einen bestehenden Fall zu beheben.

In diesem Zusammenhang besteht die wichtigste Aufgabe der Mitarbeiter der Abteilung bei der Vorbereitung von Dateien für die Archivierung darin, die Vollständigkeit der Reflexion zu überprüfen. Es besteht keine Notwendigkeit, das Cover zu verändern, insbesondere wenn es zum Zeitpunkt des Öffnens des Koffers korrekt gerahmt war. Es genügt zu prüfen, ob die Hüllen alle notwendigen Informationen enthalten, andernfalls müssen sie ergänzt werden. Dies ist notwendig, um unnötige Aktionen bei der Bearbeitung und dem Flashen von Fällen zu vermeiden, und um es den Mitarbeitern, die diesen Vorgang ausführen, zu erleichtern, alle Dokumente zu verstehen.

Nach Aufnahme aller geplanten Fälle mit dauerhafter und langfristiger Aufbewahrungsfrist in die Annahmeliste sind die Unterlagen in die Archivräumlichkeiten zu überführen. Nützliche Informationen dazu finden Sie in einer separaten Publikation, in der Sie auch ein Muster und das Verfahren zum Ausfüllen dieses Verzeichnisses finden. Wenn entschieden wurde, Dateien mit einer Aufbewahrungsdauer von bis zu 10 Jahren an das Archiv zu senden, kann deren Übertragung ohne Inventarisierung durchgeführt werden. Die Abrechnung kann in diesem Fall nach der Nomenklatur der Fälle erfolgen.

Nachdem die Dokumente bereits ins Archiv überführt wurden, werden sie wissenschaftlich und technisch aufbereitet, was auch ihre Hardcover-Firmware beinhaltet. In der Regel wird parallel eine Reorganisation durchgeführt, wodurch Fälle gemäß den regulatorischen Anforderungen neu registriert werden. Dies geschieht, wenn bei der laufenden Büroarbeit Fehler oder Abweichungen von den Regeln gemacht wurden. Regulatorische Anforderungen sind leicht zu verstehen, jedoch machen Spezialisten aus verschiedenen Abteilungen des Unternehmens normalerweise viele Fehler bei der Einreichung von Fällen. Daher muss der Handler anschließend alles neu machen. In solchen Fällen ist es für diesen Mitarbeiter viel einfacher, alles noch einmal im Einklang mit den regulatorischen Anforderungen zu tun, als zu versuchen, einen bestehenden Fall zu beheben.

Wir übertragen Fälle in Übereinstimmung mit allen Regeln an das Archiv

Aufmerksamkeit

Vorsitzender LLC "Altair" 26.12.2014) BESCHEINIGUNGSBLATT DES FALLES Nr. Im Fall abgelegt und nummeriert (in Zahlen und in Worten) Blätter, darunter: beschriftete Blätter: fehlende Nummern: + Blätter des internen Inventars: Merkmale körperliche Verfassung und die Bildung des Falls Blattnummern 1 2 (Name der Position des Mitarbeiters der Struktureinheit) (Unterschrift) (Entschlüsselung der Unterschrift) "" 20 (Name der Position des Mitarbeiters des Dienstes der Vorschulerziehung Institution) (Signatur) (Dekodierung der Signatur) "" 20 g. Die gegebenen Anweisungen sind universell und können von jeder Organisation an ihre eigenen Bedürfnisse angepasst werden.

Bestimmungen des Unterrichts, die von den in den Grundregeln Abschnitt 2.2 vorgeschriebenen Normen abweichen. Die Anleitung enthält den Hinweis, dass Dateien mit einer Aufbewahrungsdauer von fünf Jahren oder mehr in das Archiv aufgenommen werden.

Archivarbeitsplan für das Jahr

Wichtig

Vergessen Sie nicht, bereits bei der Vorbereitung von Fällen für die Archivübergabe die Interpreten nach der Verfügbarkeit dieser Kategorien in der Abteilung für andere Fälle zu fragen. Da sie im Laufe des Jahres weitere Fälle starten könnten und nicht einmal den Schreibdienst darüber informieren (deshalb sind sie nicht in der Nomenklatur).

Auch solche Kisten sollten im Lieferumfang enthalten sein. Wird jedenfalls das Fehlen eines Falles festgestellt, so ist die Aktenverwaltung berechtigt, eine Begründung zu verlangen. Und in der Regel kontrollieren die Strukturabteilungen in der Phase der Vorbereitung von Dokumenten für die Einreichung beim Archiv gleichzeitig die Richtigkeit der Fallbildung und deren Ausführung.

Und zwar nicht nur Fälle, die für die Übergabe an das Archiv vorbereitet werden, sondern auch den Stand der laufenden Büroarbeit. Wenn es viele Fälle gibt, dann lernen sie sich punktuell kennen, um sich ein Bild vom Stand der Büroarbeit im Fachbereich zu machen.

Die Form des Zeitplans für den Empfang von Fällen im Archiv der Organisation

Daher müssen Sie zunächst ein Übertragungsinventar (Übertragungsurkunde) erstellen, aus dem Folgendes hervorgeht:

• die Anzahl der übertragenen Dokumente, die Daten ihrer Erstellung, Titel;
• die Anzahl der Blätter von jedem Fall.

Die Übertragungsurkunde wird von der übertragenden und der empfangenden Partei unterzeichnet. Die Akten werden im Archiv aufbewahrt (hierfür wird ein gesonderter Fall eröffnet und diesem ein Aktenverzeichnis zugeordnet) und dienen als Grundlage für die Annahme von Unterlagen zur Aufbewahrung und Einlagerung von Unterlagen.
Als nächstes müssen Sie Dokumente in Buchhaltungsjournalen (Inventar, Archiv) registrieren. Jedes Dokument erhält während des Registrierungsprozesses eine Identifikationsnummer.

Beispielsweise ist die Managementdokumentation von der Personaldokumentation getrennt.

Anleitung zur Vorbereitung und Übergabe von Dokumenten an das Archiv

Ein Archivmitarbeiter nimmt jeden Fall entgegen, während das Vorhandensein des Falls auf zwei Exemplaren des Inventars vermerkt wird. Nach dem Abgleich der Fälle werden am Ende des Bestandsverzeichnisses die Anzahl der tatsächlich ins Archiv übernommenen Fälle, die Anzahl der vermissten Fälle, das Aufnahme- und Übergabedatum, die Unterschriften des Archivmitarbeiters und der Organisation dokumentiert.

Nuancen des Verfahrens zur Vernichtung von Dokumenten Das Recycling unterliegt der Dokumentation einer vorübergehenden Aufbewahrungsfrist von bis zu 10 Jahren, vorbehaltlich des Ablaufs der angegebenen Frist. Grundlage der Vernichtung ist der Beschluss der Sachverständigenkommission, der im Protokoll festgehalten wird. Vernichtungspflichtige Dokumente werden in ein besonderes Formular eingetragen - das Gesetz über die Zuweisung zur Vernichtung von Dokumenten, die nicht der Aufbewahrung unterliegen. Es enthält Spalten wie Verzeichnisse, Falltitel, Aufbewahrungsfristen und Fristen.

Übertragung von Fällen an das Archiv der Organisation

Erstens sind die meisten Nichtregierungsorganisationen keine Beschaffungsquellen der Staatsarchive und „kochen in ihrem eigenen Saft“, was die Aufbewahrung von Dokumenten anbelangt, und kommen mit Staatsarchiven beispielsweise nur bei der Übergabe von Dokumenten an Personal während der Liquidation in Kontakt von der Organisation. Daher können solche Angaben von den Dokumentenformen ausgenommen werden, wie z 2 der Belehrung).

Zweitens können es sich dieselben nichtstaatlichen Unternehmen oft nicht leisten, Akten zehn Jahre oder länger in Unterabteilungen aufzubewahren. Einige Abteilungen des Unternehmens archivieren eingehende Dokumente sofort, nachdem sie der Kontrolle entzogen wurden, einfach weil es im Büro oder im Empfangsbereich keinen Platz gibt, um sie aufzubewahren.

Posted in Topic: Archivdatei Schauen wir uns in diesem Artikel an, wie Dateien in das Archiv einer Organisation übertragen werden. Zunächst stellen sich zwei Fragen: Welche Dokumente müssen für welche Jahre erstellt werden? Welche Kategorien von Dokumenten werden an das Archiv übertragenIn der Regel werden Dokumente der dauerhaften Aufbewahrung und der vorübergehenden Aufbewahrung für 10 Jahre an das Archiv von Organisationen übertragen. Im letzteren Fall sind zunächst Personalfälle gemeint. Angelegenheiten< 10 лет хранения обычно в архив не попадают, они остаются в отделах (где они заведены) до момента истечения сроков их хранения и утраты практической надобности. Но все же в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, нет места для хранения в отделе). Затем можно будет составить акт на уничтожение документов с временными сроками хранения.

Zeitplan für die Übertragung von Fällen an das Archiv der Organisation

Bei Bedarf werden Spezialisten des Fachbereichs in das Verfahren zur Vernichtung elektronischer Unterlagen eingebunden. Informationstechnologien Gesellschaft.

1. Erwerb und Erledigung von Akten und Dokumenten zur Übergabe an das Archiv
   1. Die Archivierung umfasst die folgenden Vorgänge:
      1. Sortieren von Dokumenten, um Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, Duplikate, Kopien usw. von Akten zu trennen;
      2. Überprüfung der Richtigkeit der Systematisierung von Dokumenten innerhalb der Fälle;
      3. Überprüfung der Vollständigkeit der Fälle;
      4. Überprüfung der Richtigkeit der Ausführung der im Fall enthaltenen Dokumente (Verfügbarkeit aller erforderlichen Angaben, Unterschriften, Visa).
   2. Wenn die Akte Korrespondenz enthält, werden die Dokumente chronologisch oder auf Anfrage-Antwort-Basis gruppiert.

3. zeitnahe Aufbewahrung von Dokumenten

Gemäß Artikel 9 des Gesetzes „Über Archive in der Russischen Föderation“ gilt die Dokumentation einer Nichtregierungsorganisation als ihr Privateigentum. Bei Auflösung der Organisation ist jedoch die Lieferung von Dokumenten zur Aufbewahrung im Archiv Voraussetzung.

Dieses Ereignis wird auch in Sanierungsfällen durchgeführt, wenn die Übertragung der Dokumentation an den Nachfolger durchgeführt wird (die Frist für die Übertragung der Fälle beträgt in beiden Fällen zwei Monate). Es ist auch erforderlich, Dateien in Intervallen von ungefähr einmal alle 3 Jahre in den Abteilungsspeicher zu übertragen.
Bei einem erheblichen Dokumentenfluss kann eine vorübergehende Aufbewahrung von Dokumenten erforderlich sein, für die die Möglichkeit der Organisation einer vorübergehenden Aufbewahrung von Dokumenten vorgesehen ist. Das Verfahren zur Bildung von Archivakten Um die spätere Suche nach dem gewünschten Dokument im Archiv zu vereinfachen, müssen Akten nach bestimmten Parametern gebildet werden.

Abgabe von Dokumenten an das Archiv

Ausführung der Arbeiten:

• sanitäre und hygienische Verarbeitung im Archivraum - einmal im Jahr, Hygienetag - einmal im Monat;
• Ablesen von Kontroll- und Messgeräten mit anschließender Eintragung in die einschlägigen Zeitschriften - mindestens zweimal pro Woche;
• Kontrolle der Sicherheit von Informationen auf elektronischen Medien - mindestens alle drei Jahre.

Nutzung von Dokumenten Das Archiv sollte nach Möglichkeit über einen Lesesaal verfügen, in dem sich der Benutzer mit der NSA vertraut machen, das benötigte Dokument auswählen, den Empfang veranlassen, eine Kopie bestellen usw. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Archivs erfassen Forscher sowie herausgegebene Dokumente in den einschlägigen Zeitschriften.

Aus dem Archiv können Dokumente sowohl zur Nutzung im Lesesaal als auch zur vorübergehenden Nutzung ausgegeben werden. Die Frist für die Ausstellung von Dokumenten sollte drei Monate nicht überschreiten.

Einführung

In der schriftlichen Prüfungsarbeit wurde das Thema „Regeln für die Erstellung der Dokumentation bei der Übergabe von Fällen an das Archiv“ betrachtet. Die letzte Phase des Papierkramprozesses ist die Vorbereitung der ausgeführten Dokumente zur Aufbewahrung und Verwendung. Das Hauptziel der Rationalisierung und Speicherung fertiger Dokumente besteht darin, Bedingungen für ihre Verwendung im Nachschlagewerk von Institutionen zu schaffen und den staatlichen Archivfonds der Russischen Föderation aufzufüllen.

Das wichtigste Regulierungsdokument, das die Organisation von Büroarbeitsprozessen in Institutionen, Organisationen und Unternehmen definiert und regelt, ist das Unified State Office Work System (EGSD).

Die Hauptbestimmungen der USSD stellen ein wissenschaftlich geordnetes Regelwerk, Vorschriften und Empfehlungen für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen dar, von dem Moment an, in dem Dokumente empfangen oder erstellt werden, bis zu ihrer Übergabe an das Archiv.

Die Vorbereitung der Unterlagen für die spätere Aufbewahrung und Nutzung umfasst: Prüfung des wissenschaftlichen und praktischen Wertes der Unterlagen, Erfassung der Fälle, Beschreibung der Fälle, Gewährleistung der Sicherheit der Unterlagen, Übergabe der Fälle an das Archiv der Einrichtung (Abteilungsarchiv).

Die Regeln für die Verarbeitung der Dokumentation bei der Übertragung von Fällen an das Archiv verdienen ernsthafte Aufmerksamkeit, da dies in diesem Stadium der Fall ist schwerwiegende Fehler, was in Zukunft zu negativen Folgen für die Arbeit des Archivs führen kann.

Der Zweck der Diplomarbeit: Untersuchung von Fragen im Zusammenhang mit den Registrierungsregeln bei der Übertragung von Fällen an das Archiv. In Arbeit Besondere Aufmerksamkeit wird auf die Anforderungen an die Beschreibung von Dokumenten, die Fragen der Erstellung und Bearbeitung von Fallinventaren in der Büroarbeit von Organisationen eingegangen. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen folgende Aufgaben gelöst werden:

Lernen Sie die Regeln für das Einreichen und Beschreiben von Fällen.

Analysieren Sie die Zeichen und Kriterien für den Wert von Dokumenten.

Beachten Sie das Verfahren zur Übertragung von Fällen an das Abteilungsarchiv.

1. Anforderungen an die Fallbildung in der Büroarbeit

Die Erstellung von ausgeführten Dokumenten in Fällen in der Organisation erfolgt während des gesamten Geschäftsjahres gemäß der für dieses Jahr genehmigten Nomenklatur der Fälle. Ab Beginn des Dienstjahres müssen die Aktenumschläge gemäß den in den Grundregeln für den Betrieb der Archive von Organisationen festgelegten Regeln erstellt werden. Die Form der Abdeckung von Fällen mit dauerhafter und vorübergehender (bis zu 10 Jahren) Lagerung wird auch von GOST 17914-72 "Abdeckungen von Fällen mit langer Lagerungsdauer festgelegt. Typen, Sorten, technische Anforderungen".

Die folgenden Informationen werden auf dem Deckblatt jeder eingereichten Akte gemäß dem Verzeichnis der Rechtssachen angebracht:

Name der Firma;

Name der Struktureinheit;

Fallindex;

Falltitel;

Datum des Falls (in diesem Stadium - Jahr);

Haltbarkeit und Artikel auf der Liste.

Informationen, die zu Beginn des Dienstjahres auf dem Umschlag des Etuis angebracht sind, können aktualisiert und durch neue Daten ergänzt werden. So können Sie erst am Ende des Klerikerjahres den Titel klären und gegebenenfalls einen Untertitel geben, wenn mehrere Bände des Falles gebildet wurden. In diesem Fall sollte neben dem Fallindex Folgendes geschrieben werden: "Band 1", "Band 2" usw.

Erst am Ende des Jahres können Sie die Anzahl der Blätter des Falls eintragen und Abklärungen zum Gründungsdatum treffen, indem Sie die genauen Daten der ersten und letzten Dokumente angeben. (Diese Anforderung gilt für bestimmte Typen Dokumente wie Bestellungen). Bei der Bildung von Fällen in der Büroarbeit wird der Archivcode des Falls nicht auf dem Umschlag angebracht, der Folgendes umfasst: den Namen des Staatsarchivs, an das die Organisation Fälle zur dauerhaften Aufbewahrung übergibt; Fallnummer, Inventar, Fälle - diese Informationen werden angebracht, nachdem die Fälle zur Aufbewahrung an das Archiv der Organisation übergeben wurden.

Der Name der Organisation auf dem Umschlag des Falls wird im Nominativ vollständig angegeben, wobei der vollständige Name der Organisation angegeben wird, der sie direkt unterstellt ist (auch im Nominativ). Wenn die Organisation der Mutterorganisation abgekürzte Namen offiziell akzeptiert hat, werden diese in Klammern hinter dem vollständigen Namen angegeben, zum Beispiel:

Komitee für sozialen Schutz der Bevölkerung von Moskau (Komsotszashchita von Moskau);

Rehabilitationszentrum für Behinderte (RCDI).

Bei Namensänderung der Organisation (Struktureinheit) während des Geschäftsjahres oder bei Übertragung des Falls auf eine andere Organisation (Struktureinheit) wird auf dem Deckblatt ein neuer Name der Organisation oder Organisation unterschrieben - Annahme (Struktureinheit), und ersteres ist in Klammern eingeschlossen.

Fallindex, Falltitel, Aufbewahrungsfrist und Listeneintrag werden aus der Fallnomenklatur auf die Falldeckel übertragen.

Der Fall gilt als eröffnet, wenn das erste ausgefertigte Dokument darin abgelegt wird. Die Erstellung von Dokumenten in Fällen sollte entweder von Angestellten oder speziell beauftragten Personen durchgeführt werden, die die grundlegenden Anforderungen für die Bildung von Fällen kennen.

Die Fallerstellung umfasst:

Erhalt der ausgeführten Dokumente, überprüfen Sie die Richtigkeit der Registrierung und das Vorhandensein aller Details, die diese gewährleisten Rechtswirksamkeit, und Markierungen, die den Abschluss der Arbeit mit Dokumenten anzeigen;

Verteilung von ausgeführten Dokumenten auf Fälle gemäß der Nomenklatur von Fällen. In die Akte werden Akten gelegt, die inhaltlich dem Titel der Sache entsprechen, wobei die Zusammenfassung von Entwurfs- und Vervielfältigungsstücken zu Akten sowie zurückzusendende Akten untersagt ist. Von jedem Dokument wird eine Kopie in die Akte gelegt, Ausnahmen können nur für besonders wertvolle Dokumente gemacht werden. Die Hauptforderung, die immer beachtet werden muss, ist die Bildung von Dokumenten mit dauerhaften und vorübergehenden Aufbewahrungsfristen in getrennten Dateien. Die Akte sollte nicht dicker als 4 cm sein und nicht mehr als 250 Blätter in einem Band enthalten;

die Anordnung von Dokumenten innerhalb des Falls in einer bestimmten Reihenfolge. Gemäß den Grundregeln für die Arbeit des Archivs einer Organisation müssen die Dokumente innerhalb der Akten so angeordnet werden, dass sie bestimmte Themen inhaltlich konsistent abdecken.

Normalerweise sind die Dokumente in dem Fall in chronologischer Reihenfolge, beginnend mit den ältesten Dokumenten in Bezug auf das Datum und endend mit den neuesten. Dokumente können nach ihren Seriennummern (Bestellungen) geordnet werden, was auch die chronologische Reihenfolge widerspiegelt. Die umgekehrte chronologische Reihenfolge wird auch häufig bei der Bildung von Dokumenten zu Akten verwendet, wenn ein früheres Dokument am Ende des Falles steht, ein späteres am Anfang des Falles, z. B. bei der Bildung von Personalakten. Dies bietet Komfort während der Arbeit und beseitigt die Notwendigkeit, Dokumente aus dem Fall zu entfernen, wenn das nächste Dokument abgelegt wird. Bei der Überführung solcher Fälle ins Archiv werden sie umformuliert, um die übliche chronologische Abfolge zu gewährleisten.

Bei der Bildung von Fällen bestimmter Dokumentenkategorien werden sie auch von den folgenden Regeln geleitet:

Verwaltungsdokumente werden nach Typ mit zugehörigen Anwendungen in Fällen zusammengefasst;

Korrespondenz wird in einem Fall so gruppiert, dass das Dokument - die Antwort unmittelbar nach dem Dokument - der Anfrage - platziert wird;

Anhänge zu Dokumenten werden unabhängig vom Datum ihrer Genehmigung oder Erstellung den Dokumenten beigefügt, auf die sie sich beziehen. Anträge mit einem Volumen von mehr als 250 Blatt werden in einem separaten Band erstellt, über den auf dem Dokument eine Markierung angebracht wird.

genehmigte Dokumente werden immer getrennt von ihren Entwürfen erstellt;

Bei der Bildung einiger Dokumentenkategorien muss sofort ein internes Inventar des Falls ausgefüllt werden (Personalakten; Akten mit besonders wertvollen Dokumenten);

Fälle mit Bürgerbeschwerden werden in alphabetischer Reihenfolge gebildet

Bewerber.

Alle Dokumente zu einem Bewerber bilden eine eigenständige Gruppe. Wiederholte Aufrufe werden dieser Gruppe von Dokumenten zugeordnet. Darin sind die Dokumente chronologisch geordnet.

Die Erstellung der Fallunterlagen beginnt mit Beginn des Geschäftsjahres. Wie bereits angemerkt, nutzt man am besten Ordner wie „Corona“ zur Ablage von Dokumenten.

In Organisationen werden Fälle meist dezentral gebildet. Nur in kleinen Organisationen ist es möglich, Fälle zentral durch den DOW-Service zu bilden. Bei einer dezentralen Anordnung des Dienstes gewährleistet die DOW die Sicherheit des wichtigsten Teils der Verwaltungsdokumente der Organisation, und der Rest der Dokumente wird in strukturellen Abteilungen gebildet. Die Richtigkeit der Fallbildung wird vom Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung, dem Archiv der Organisation und dem Staatsarchiv überwacht.

Alle oben genannten Anforderungen beziehen sich in erster Linie auf die Bildung von Fällen traditioneller Weg.

2. Vorbereiten von Fällen für die Archivierung

Rechtsaktenverwaltungsfälle mit dauerhafter und vorübergehender (über 10 Jahre) Aufbewahrung werden 1-3 Jahre am Ort ihrer Entstehung aufbewahrt und dann zur Aufbewahrung an das Archiv der Organisation übergeben. Akten müssen vor der Übergabe an das Archiv gemäß den Vorgaben des Bundesarchivamtes in besonderen Formularen (Lieferlisten) abgeschlossen und beschrieben werden.

Fälle mit vorübergehender Aufbewahrungsdauer (bis zu 10 Jahren) werden in der Regel nur mit Genehmigung des Leiters der Organisation in das Archiv einer Organisation aufgenommen. Aber auch in diesem Fall wird eine solche Verarbeitung nicht mit ihnen durchgeführt, die bei Fällen der dauerhaften und vorübergehenden Speicherung durchgeführt wird: Sie können in den Ordnern gespeichert werden, in denen die Bildung durchgeführt wurde; Dokumente im Fall werden nicht neu geordnet; Blätter sind nicht nummeriert; Nachweisblatt wird nicht erstellt. Die Abrechnung solcher Fälle erfolgt nach der Nomenklatur der Fälle, neue Abrechnungsformulare werden nicht erstellt.

Fälle von dauerhafter und vorübergehender (über 10 Jahre) Aufbewahrung sowie vertrauliche und Personalakten unterliegen der vollständigen Registrierung, die die folgenden Schritte umfasst.

1. Reorganisation von Dokumenten im Fall. Dokumente in der Akte werden in direkter chronologischer Reihenfolge (nach Eingangsdatum und fortlaufenden Nummern) abgelegt, sodass das erste Dokument am Anfang der Akte steht; Alle Metallbefestigungen werden von den Dokumenten entfernt (um Rost zu vermeiden).

2. Nummerierung der Fallblätter. Um die Ordnungsordnung der im Koffer enthaltenen Dokumente zu wahren und zu festigen, sind diese in erweiterter Form mit arabischen Ziffern in grober Nummerierung in der oberen Ecke in einer schwarzen Ecke mit schwarzem Graphitstift oder Nummeriermaschine nummeriert. Fotos, Zeichnungen, Diagramme und andere illustrierte Dokumente, die ein separates Blatt darstellen, sind auf der Rückseite in der oberen linken Ecke nummeriert. Umschläge mit im Koffer abgelegten Anlagen werden wie folgt nummeriert: Zuerst wird der Umschlag nummeriert, dann wird jede Anlage mit der nächsten Nummer nummeriert. Wenn viele Fehler in der Nummerierung gefunden werden, werden sie neu nummeriert. In diesem Fall werden die alten Nummern mit einem Schrägstrich durchgestrichen und die neue Nummer rückwärts gesetzt.

Gegebenenfalls Erstellung eines internen Verzeichnisses der Fallunterlagen. Bei besonders wertvollen und personenbezogenen Unterlagen, sowie in Gerichts- und Ermittlungsverfahren, bei der Verleihung akademischer Grade und akademischer Titel, bei Urheberrechtsbescheinigungen und Patenterfindungen etc. ist eine interne Inventarisierung erforderlich. Interne Inventarisierungen sind auch erforderlich, wenn die Überschriften Fälle geben den konkreten Inhalt von Dokumenten wieder, zum Beispiel „Anordnungen des Direktors für Kerntätigkeiten“. Die Form des internen Inventars, das Verfahren zu seiner Erstellung werden durch die Grundregeln für die Arbeit der Archive der Organisation geregelt. Das interne Inventar enthält Informationen über die Daten und Registrierungsnummern der Dokumente, ihre Titel, die Anzahl der Blätter jedes Dokuments und die Angabe der Blätter des Falls. Das interne Inventar im Koffer spielt die Rolle eines Inhaltsverzeichnisses und hilft, die Sicherheit von Dokumenten zu gewährleisten. Die Blätter des internen Inventars werden getrennt von den Dokumenten in den Fällen nummeriert, an deren Ende ein abschließender Eintrag erfolgt, der Informationen über die Anzahl der darin enthaltenen Falldokumente und die Anzahl der Blätter des internen Inventars selbst enthält.

Erstellung der eidesstattlichen Erklärung des Falles. Es wird gemäß dem festgelegten Formular für jede Archiveinheit erstellt und ist erforderlich, um die Nummerierungsmerkmale festzulegen, die Anzahl der Blätter des Falls und des internen Inventars sowie die Merkmale der Fallbildung (das Vorhandensein von Blättern mit eingeklebten Dokumenten, Umschläge mit Anhängen, Abbildungen usw.). Es ist verboten, eine Beglaubigungsinschrift auf der Rückseite von Dokumenten und auf dem Deckel des Etuis selbst anzubringen.

Alle nachträglichen Änderungen in der Zusammensetzung und im Status des Etuis (Beschädigung, Ersatz von Originalen durch Kopien, Informationen zur Überprüfung der Verfügbarkeit und des Etuisstatus, Hinweise zur Ausgabe des Etuis zur Verwendung usw.) werden in der Beglaubigungsbeschriftung wiedergegeben .

5. Eintragen der notwendigen Klarstellungen in die Details der Fallabdeckung. Der Name der Organisation und ihre direkte Unterordnung für den Zeitraum der Erstellung der im Fall enthaltenen Dokumente, der Titel des Falls (Bände, Teile), die Fristen für die Dokumente des Falls, die Anzahl der Blätter im Fall spezifizierten.

Einreichung oder Bindung des Falles. Dokumente einer dauerhaften Aufbewahrungsfrist, die den Fall ausmachen, werden auf vier Protokollen in einem festen Einband abgelegt, deren Anforderungen in GOST 17914-72 "Fallabdeckungen" definiert sind langfristig Lagerung. Arten, Sorten, technische Anforderungen". Wenn die Organisation die Möglichkeit hat, kann sie den Fall binden. All dies geschieht so, dass die Möglichkeit des freien Lesens des Textes aller Dokumente, Daten, Visa und Beschlüsse gewährleistet ist Sie.

Besonders wertvolle Dokumente werden in geschlossenen Hartschalenmappen mit drei Klappen mit Schnüren oder in Kartenhüllen (Boxen) aufbewahrt. Die Verpackungsmöglichkeit der zur Aufbewahrung erhaltenen Dokumente richtet sich nach dem Medium, auf dem sie erstellt wurden. Für Dokumente, die auf Papier in Standardformaten erstellt wurden (so werden in den meisten Fällen Dokumente mit dauerhafter und vorübergehender (über 10 Jahre) Aufbewahrung erstellt), ist dies eine Hartkartonhülle oder eine spezielle Mappe.

Die Einhaltung der festgelegten Regeln für die Bearbeitung von Fällen zielt darauf ab:

) Gewährleistung der Sicherheit der zur Aufbewahrung übergebenen Dokumente;

) die Dateien vollständig für die Archivierung vorbereiten, da das Archiv sich nicht mit der Verarbeitung von Dateien befassen sollte; Das Archiv fügt nur die Archivchiffre auf dem Gehäusedeckel hinzu.

2.1 Prüfung der Wertigkeit von Dokumenten

Die Prüfung des Wertes von Dokumenten ist das Studium von Dokumenten auf der Grundlage der Grundsätze und Kriterien ihres Wertes, um die Aufbewahrungsbedingungen für Dokumente festzulegen und sie für die Aufbewahrung auszuwählen. Die vom Bundesarchiv genehmigten Aktenverzeichnisse dienen als wichtigster Referenzträger bei der Bearbeitung der Prüfung des Urkundenwertes.

Es gibt zwei Arten von Listen:

Listen von Dokumenten mit Angabe der Aufbewahrungsfristen;

Listen von Dokumenten, die in den staatlichen Speicher übertragen werden sollen.

Die Wertprüfung erfolgt bei:

Zusammenstellung der Nomenklatur der Fälle;

Bildung von Fällen und Überprüfung der Richtigkeit der Zuordnung von Dokumenten zu Fällen;

Vorbereitung von Kisten für die spätere Lagerung;

Vorbereitung von Fällen für die Übergabe von der Organisation zur Aufbewahrung an das Staatsarchiv.

2 Grundsätze und Kriterien für den Wert von Dokumenten

Der Wert von Dokumenten wird nach den Grundprinzipien des Historismus, der Vollständigkeit und Komplexität der Bewertung von Dokumenten und nach den komplexen angewandten Kriterien bestimmt: Herkunft, Inhalt und äußere Merkmale Dokumente, Rechtskraft und physischer Zustand von Dokumenten.

Zu den Herkunftskriterien gehören:

die Rolle und Stellung der Organisation (Person) im System der öffentlichen Verwaltung oder einer bestimmten Branche, die Bedeutung ihrer Funktion;

Zeit und Ort der Erstellung des Dokuments.

Zu den inhaltlichen Kriterien (Hauptkriterium) gehören:

die Bedeutung des im Dokument wiedergegebenen Ereignisses;

Art und Art des Dokuments.

Zu den Kriterien für äußere Merkmale von Dokumenten gehören:

rechtliche Echtheit des Dokuments (Vorhandensein von Unterschriften, Daten, Siegeln);

das Bestehen eines Beschlusses;

Merkmale der Textübertragung;

Merkmale der materiellen Grundlage des Dokuments;

Merkmale des physikalischen Zustands des Dokuments.

Das Kriterium der Rechtskraft eines Dokuments ist mit dem Kriterium der Echtheit verbunden, da nur korrekt ausgefertigte Dokumente Rechtskraft haben. In einigen Fällen sind die zweite und weitere Kopien des Dokuments (Verträge, Urkunden), Kopien von Bildungsdokumenten, Personenstandsurkunden und Auszüge aus Dokumenten rechtskräftig, jedoch vorbehaltlich der korrekten Ausführung der Zusammensetzung der Bescheinigung.

Das Kriterium des physischen Zustands des Dokuments wird bei beschädigten Dokumenten verwendet und ist daher hilfsweise.

3 Eintragung der Ergebnisse der Prüfung des Dokumentenwerts in das Dezernatsarchiv

Basierend auf den Ergebnissen der Überprüfung des Wertes von Dokumenten in der Einrichtung werden Inventare für die dauerhafte, vorübergehende (über 10 Jahre) Aufbewahrung und das Personal erstellt, die an das Abteilungsarchiv übertragen werden müssen.

Das Fallinventar ist ein Archivverzeichnis, das eine systematisierte Liste von Falltiteln darstellt und dazu bestimmt ist, die Zusammensetzung und den Inhalt von Fällen offenzulegen, ihre Systematisierung innerhalb des Fonds zu konsolidieren und Fälle zu erfassen.

Gleichzeitig ist das Fallinventar ein Buchhaltungsdokument und der Haupttyp eines wissenschaftlichen und Referenzapparats für Dokumente, der eine operative Suche nach Fällen ermöglicht.

Beschreibungen werden separat zusammengestellt:

für dauerhafte Aufbewahrungsbehälter;

Fälle von vorübergehender (über 10 Jahre) Aufbewahrung;

Personalfälle und andere ähnliche Fälle;

zu Fällen, die aus spezifischen, nur für diese Institution (Organisation) charakteristischen Dokumenten bestehen (Gerichts-, Ermittlungsfälle, wissenschaftliche Berichte zu Themen usw.);

offizielle Veröffentlichungen der Abteilung.

Bei der Inventarisierung von Fällen einer Struktureinheit ist es erforderlich, jeden Fall unter einer eigenständigen laufenden Nummer in das Inventar einzutragen. Die Vergabe der Inventarnummer und die Systematisierung der Angelegenheiten der Struktureinheit erfolgt durch das Abteilungsarchiv.

Dokumente mit vorübergehender (bis zu 10 Jahren) und abgelaufener Aufbewahrung bis zum 01. Januar des nächsten Jahres sind im Gesetz "Über die Zuweisung zur Vernichtung von Dokumenten, die nicht der Aufbewahrung unterliegen" enthalten.

Für die Angelegenheiten der gesamten Anstalt wird ein Gesetz über die Zuweisung von Unterlagen zur Vernichtung ausgearbeitet. Gibt es in der Akte mehrere Gliederungsgliederungen, so wird die Bezeichnung jeder Gliederungsgliederung vor der Gruppe der Klageschriften angegeben.

3. Aufbewahrung von Dokumenten in Strukturabteilungen

Die Fälle werden ab dem Zeitpunkt ihrer Einrichtung und bis zur Übergabe an das Archiv der Institution in strukturellen Abteilungen gespeichert.

Der Aufbewahrungsort kann ein Schrank sein, der geschlossen werden muss, oder ein Tresor.

Die meisten auf einfache Weise Aufbewahrung von Dokumenten ist die vertikale Anordnung von Koffern auf den Regalböden des Schranks. Auf dem Rücken jedes Etuis ist sein Index gemäß der Nomenklatur angegeben.

Zum Beispiel: JSC „Concord“ 01-02 Contracts 2006

Design der Gehäuseabdeckung

Die Reihenfolge der Fälle sollte der Position der Überschriften in der Nomenklatur entsprechen. Dies gewährleistet eine schnelle Suche nach dem richtigen Fall.

Während des Jahres übergibt der Sekretär (der für die Führung der Geschäfte zuständig ist) Fälle an die Testamentsvollstrecker zur vorübergehenden Verwendung. Anstelle des ausgestellten Falls wird eine Ersatzkarte mit Angabe der Fallnummer, des Ausstellungsdatums, der Person, an die sie ausgestellt wurde, des Rückgabedatums, einer Unterschrift bei der Quittung und der Annahme des Falls platziert.

Die Entnahme und Herausgabe von Dokumenten aus Akten der dauerhaften Aufbewahrung ist nicht gestattet. In Ausnahmefällen (z. B. nach Auflagen der Justiz- und Ermittlungsbehörden) ist eine solche Beschlagnahme mit Erlaubnis des Betriebsleiters möglich. Anstelle des Dokuments werden eine beglaubigte Kopie und ein Akt über die Gründe für den Widerruf hinterlassen.

Auch die Entfernung von Fällen aus dem Gebäude der Anstalt oder deren Verlegung in eine andere bauliche Einheit ist nur mit Zustimmung der Leiterin bzw. des Leiters möglich.

Die für die Büroarbeit zuständigen Personen sind für die Sicherheit der Unterlagen in der Struktureinheit verantwortlich.

Auftragnehmer bewahren nur die Unterlagen auf, die sich in ihrer Ausführung befinden.

Institution, auf Antrag von Bürgern, beglaubigte Kopien von Dokumenten, die von dieser Institution in Übereinstimmung mit dem Gesetz stammen.

Die Beglaubigung von Kopien aus anderen Dokumenten erfolgt durch Notare.

Sie machen keine Kopien des Reisepasses, der Militärkarten usw. Unterlagen.

Bei Verlust stellen die zuständigen Behörden in der vorgeschriebenen Weise ein Duplikat aus.

1 Vorbereitung von Dokumenten zur Einreichung im Archiv der Organisation

Durch Büroarbeit erledigte Fälle verbleiben ein Jahr in der Struktureinheit und werden dann in das Archiv der Organisation überführt.

Unter einem Archiv versteht man eine Gesamtheit von Archivalien sowie eine Archiveinrichtung oder eine bauliche Einheit einer Institution, Organisation oder eines Unternehmens, die Archivalien im Interesse der Nutzer entgegennimmt oder verwahrt.

Ein Geheimarchiv ist ein nicht öffentlich deklariertes Archiv.

Unter einem Archivdokument wird ein Dokument verstanden, das aufgrund seiner Bedeutung für die Gesellschaft sowie wegen seines Wertes für den Eigentümer aufbewahrt wird oder der Erhaltung unterliegt.

Dateien werden zur dauerhaften und vorübergehenden Aufbewahrung (über 10 Jahre) in das Archiv der Organisation übertragen. Fälle der vorübergehenden Aufbewahrung (bis einschließlich 10 Jahre) werden nach Ermessen des Leiters der Einrichtung an das Archiv übergeben und gemäß der Nomenklatur des Falls in das Archiv aufgenommen.

Für die dauerhafte und vorübergehende (über 10 Jahre) Aufbewahrung erledigen sie vor der Übergabe an das Archiv Folgendes:

die notwendigen Klarstellungen zu den Einzelheiten der Fallabdeckung vornehmen (Klärung des Namens der Organisation, des Aktenverzeichnisses und des Titels des Falls, des Datums des Falls);

Dokumente innerhalb des Falles in einer bestimmten Reihenfolge anordnen (chronologische Reihenfolge des Dokumentenverzeichnisses);

ein internes Dokumenteninventar erstellen.

Die Aktenblätter sind, mit Ausnahme der Blätter der Beglaubigungssignatur und des internen Inventars, in der oberen rechten Ecke mit arabischen Ziffern, einem schwarzen Grafikstift oder einer Nummeriermaschine nummeriert. Die Verwendung von Tinte und Buntstiften zum Nummerieren von Blättern ist verboten.

Fotos, Zeichnungen, Diagramme und andere illustrierte und spezifische Dokumente, die ein eigenständiges Blatt in der Akte darstellen, sind auf der Rückseite in der oberen linken Ecke nummeriert. Werden Umschläge mit Beilage in den Koffer abgelegt, so wird der Umschlag am Anfang nummeriert und dann jede Beilage mit der nächsten Nummer nummeriert. Am Ende des Falls wird ein Beglaubigungsblatt abgelegt, in dem die Anzahl der Blätter des Falls angegeben ist. Das Beglaubigungsprotokoll wird auf einem DIN-A4-Blatt oder auf einem speziell angefertigten Formular mit dauerhaften Angaben erstellt.

In Zeitschriften, Büchern wird die Bescheinigung auf der Rückseite des letzten leeren Blattes ausgestellt. Wenn der Fall bereits eingereicht wurde, wird die Beglaubigungssignatur mit ihrem oberen Teil auf die Innenseite des Umschlags geklebt.

Es ist verboten, auf der Rückseite von Dokumenten oder auf dem Umschlag selbst eine authentifizierende Unterschrift zu leisten.

Fälle von vorübergehender (bis einschließlich 10 Jahre) Aufbewahrung unterliegen der Teilregistrierung.

Die Aufbewahrung der Akte in Ordnern ist erlaubt, es ist möglich, die Dokumente in der Akte nicht neu zu ordnen, die Blätter der Akte nicht zu nummerieren, keine Beglaubigungsunterschriften zu erstellen.

3.2 Übergabe der Fälle an das Facharchiv

Aus dem Archiv des Unternehmens werden Dokumente der dauerhaften, vorübergehenden (über 10 Jahre) Aufbewahrung und des Personals in das Abteilungsarchiv übertragen. Das Abteilungsarchiv nimmt Akten zur Aufbewahrung entgegen:

von der Geschäftsstelle einer Institution oder Struktureinheit;

von nachgeordneten Organisationen und Unternehmen, sofern diese eingerichtet sind

Verordnung über das Archiv oder die Anordnung des Leiters der Einrichtung. Ihre Übertragung erfolgt nur durch Beschreibungen.

Fälle der vorübergehenden Aufbewahrung (bis einschließlich 10 Jahre) werden nicht an das Abteilungsarchiv übergeben. Sie werden zentral in der Organisation oder in baulichen Abteilungen aufbewahrt und unterliegen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist der Vernichtung. Die nach dem Vernichtungsgesetz zugewiesenen Fälle sind an einem besonders bezeichneten Ort aufzubewahren und den Mitarbeitern des Büroverwaltungsdienstes des Organisations- oder Abteilungsarchivs zur Vernichtung durch besondere Dienste zu übergeben. Die Zustellung der Unterlagen erfolgt durch Annahmescheine. Sie werden in Ausnahmefällen auf Beschluss des Unternehmensleiters in das Abteilungsarchiv überführt.

Bei der Vorbereitung von Fällen für die Übergabe an das Abteilungsarchiv prüft das Archivpersonal die Richtigkeit ihrer Registrierung, den Fall mit einer Bestandsaufnahme. Jeder Fall wird vom Kopf genommen bzw Sonderoffizier Abteilungsarchiv im Beisein von Mitarbeitern einer Struktureinheit oder Organisation.

In der Bestandsaufnahme zu jedem darin enthaltenen Fall wird über das Vorhandensein des Falls vermerkt. Am Ende jeder Kopie des Inventars sind die Anzahl der tatsächlich in das Archiv aufgenommenen Fälle, das Eingangsdatum der Fälle, die Unterschriften eines Mitarbeiters des Abteilungsarchivs und eines Vertreters der Organisation, die die Fälle übertragen hat, in Zahlen angegeben und in Worten.

Zusammen mit dem Fall übergibt das Sekretariat (Sekretariat) die Erfassungs- und Kontrollakte für Dokumente an das Abteilungsarchiv. Der Titel jedes Archivs wird in das Inventar aufgenommen. Dokumente von wissenschaftlicher, soziokultureller, historischer, wirtschaftlicher, künstlerischer oder anderer kultureller Bedeutung können von einem Abteilungsarchiv zur staatlichen Aufbewahrung an den Archivfonds der Russischen Föderation übergeben werden.

Unter einem Archivbestand versteht man eine Sammlung von Archivalien, die historisch oder logisch miteinander in Beziehung stehen.

Der Archivfonds der Russischen Föderation wird als eine Reihe von Dokumenten verstanden, die das materielle und geistige Leben ihrer Völker widerspiegeln, historische, wissenschaftliche, soziale, wirtschaftliche und kulturelle Bedeutung haben und ein wesentlicher Bestandteil des historischen und kulturellen Erbes der Völker Russlands sind Die Russische Föderation.

Das Dekret der Regierung der Russischen Föderation aus dem Jahr 1993 legte die Fristen für die Aufbewahrung von Dokumenten des Staatlichen Archivfonds in den Abteilungen in Abhängigkeit von der Organisationsebene und der Methode zur Fixierung von Dokumenteninformationen fest:

für Dokumente staatlicher Behörden und Verwaltungen von Territorien, Regionen, autonome Region, die Städte Moskau und St. Petersburg, Bezirks- und Stadtvertretungsbehörden und Leitungsgremien sowie staatliche Institutionen, Organisationen und Unternehmen regionaler, regionaler Unterordnung - 10 Jahre;

für Dokumente öffentliche Einrichtungen, Organisationen und Unternehmen der Stadt- und Kreisunterordnung, Unternehmen Landwirtschaft- 5 Jahre;

für Personenstandsurkunden, Personaldokumente, notarielle Urkunden und Gerichtsverfahren - 75 Jahre;

für die wissenschaftliche und technische Dokumentation - bis in den Morgen praktische Bedeutung aber nicht weniger als 25 Jahre;

für Wochenschauen, Filme, Ton- und Videoaufzeichnungen - bis zum Ende der Vervielfältigung, jedoch nicht länger als 3 Jahre;

für Fotodokumente - 3 Jahre;

für Aufzeichnungen auf Maschinenmedien - 5 Jahre.

Innerhalb der festgelegten Frist müssen die Institute sicherstellen, dass Aufzeichnungen über die dauerhafte und langfristige Aufbewahrung geführt und aufbewahrt werden.

In regelmäßigen Abständen ist es notwendig, die Verfügbarkeit und den Status von Fällen zu überprüfen:

dauerhafte Lagerung - 1 Mal in 10 Jahren;

Fälle mit einem Stempel der Zugangsbeschränkung - einmal alle 5 Jahre;

Verfügbarkeit und Stand der Dinge - jährlich.

Die Ergebnisse der Inspektionen werden in Akten dokumentiert, die vom Leiter der Einrichtung (Organisation) genehmigt wurden.

Organisationen oder Bürger können beim Archiv die Ausstellung von Archivurkunden beantragen.

Archivbescheinigung - ein amtlich beglaubigtes Dokument, das rechtskräftig ist und eine Bestätigung der in Archivdokumenten verfügbaren Informationen zum Gegenstand der Anfrage enthält, mit der obligatorischen Angabe der Suchdaten von Dokumenten (Inventarnummer, Aktenzeichen, Blattnummer).

Liegen keine Unterlagen im Archiv vor, kann auf der Grundlage der im Archiv vorhandenen Drucksachen ein Archivzertifikat ausgestellt werden, wenn diese die erforderlichen Angaben enthalten.

Fazit

In dieser schriftlichen Prüfungsarbeit wurde das Thema „Regeln für die Erstellung der Dokumentation bei der Übergabe von Fällen an das Archiv“ behandelt. Nach Berücksichtigung des Verfahrens zur Erstellung und Durchführung von Dokumentationen bei der Vorbereitung und Übertragung von Fällen an das Abteilungsarchiv ist Folgendes zu beachten. Die Notwendigkeit, die Anforderungen an die Beschreibung von Dokumenten, die Erstellung und Bearbeitung von Fallinventaren in der Büroarbeit von Organisationen und deren anschließende Übertragung an das Archiv zu erfüllen, hat folgende Gründe.

Im ersten Kapitel wurden „Anforderungen an die Fallbildung in der Büroarbeit“ betrachtet. Bei richtige Formation Fälle und Ausführung von Begleitdokumenten, eine schnelle Suche nach Dokumenten ist gewährleistet, die Sicherheit der Dokumente ist auch gewährleistet, wenn man die Anzahl der Fälle berücksichtigt. Eine gut organisierte Aktenbearbeitung erleichtert künftig die Übergabe von Dokumenten an das Archiv.

Das zweite Kapitel definiert die Anforderungen einer Reihe von Vorschriften: die Grundregeln für den Betrieb von Abteilungsarchiven, das einheitliche staatliche Aufzeichnungssystem (Grundbestimmungen) sowie die Grundregeln für den Betrieb von Archiven von Organisationen. Ohne die ordnungsgemäße Vorbereitung von Dokumenten für die Archivierung können sie schnell unbrauchbar werden, was zu Verwaltungshaftung und hohen Bußgeldern führen kann. Daher ist eine der Hauptaufgaben des Bürodienstes die Vorbereitung von Dokumenten für die spätere Aufbewahrung und Verwendung.

Das dritte Kapitel diskutiert eine Reihe von Maßnahmen zur Vorbereitung von Fällen, die dazu beitragen, nicht nur die aktuelle Aufbewahrung von Dokumenten festzulegen, die Anzahl der Dokumente zu berücksichtigen, sondern auch die Arbeit zur Bildung eines Archivs in einen regelmäßigen Ablauf einzuführen. Aus der Notfallarbeit kann das Verfahren zur Bildung von Fällen zu einer jährlichen, recht einfach durchzuführenden Operation werden.

Nur mit einem gut organisierten Lagersystem ist eine schnelle und effiziente Suche möglich erforderliche Dokumente.

Referenzliste

1. Alekseeva E.V. etc. Archivierung: ein Lehrbuch für den Anfang. Prof. Bildung: Lehrbuch. Zulage für Mittwoch. Prof. Bildung / E.V. Alekseeva, L.P. Afanasiev, E.M. Burova; ed. V.P. Kozlova - M.: ProfObrIzdat, 2002. - 272 p.

Andropova I.Ju. Personalaktenverwaltung: Dokumentation: Lehrbuch. Zulage / I.Y. Andropova, N. V. Makarow. - Hrsg. 2. gelöscht - M.: Verlagszentrum "Akademie", 2009. - 64 p.

Demin Yu.M. Büroarbeiten. Erstellung von amtlichen Dokumenten. ed. 3. hinzufügen. und überarbeitet. - St. Petersburg: Piter, 2010. 256 p.

Pschenko A.V. Dokumentationsmanagement: Workshop: Lehrbuch. Zuschuss für Studenten. mittlere Institutionen. Prof. Bildung / AV Pschenko, LA Doronin. ed. 3., ster. - M: Verlagszentrum "Akademie", 2012. - 160 p.

Pschenko A.V. Hochqualifizierter Sekretär-Referent. Dokumentationsunterstützung von Managementaktivitäten: Lehrbuch. Beihilfe für Studenten von Institutionen früh. Prof. Bildung / AV Pshenko, E.A. Stepanow. - M.: Verlagszentrum "Akademie", 2007. - 272 p.

6. Rumänisches LA Dokumentationsmanagement: Ein Lehrbuch für Studierende. mittlere Institutionen. Prof. Bildung / LA Rumänisch. - Hrsg. 10., Sr. - M.: Verlagszentrum "Akademie", 2012 - 224 p.

7. Salazkina L.P. Dokumentation der Managementtätigkeit von Institutionen des soziokulturellen Bereichs. Text der Dokumente [Text]: Lehrbuch / L.P. Salazkin - Hrsg. 3. Kemerowo: Kuzbassvuzizdat, 2008. - 261 p.

Anhang 1

Form des Bestätigungsbogens

Bescheinigungsblatt des Falls Nr. ___________________ 10.10.2006 In der Akte sind ________________________________ Blatt (e) (in Zahlen und in Worten) abgelegt und nummeriert, darunter: beschriftete Blätter ___________________________________________; fehlende Nummern ___________________________________________________ + Blätter des internen Inventars _____________________________________________ Position Unterschrift I.O.F.

Anhang 2

Die Form des Inventars der Fälle der dauerhaften, vorübergehenden (über 10 Jahre) Aufbewahrung und des Personals der Struktureinheit ( öffentliche Organisation) Organisationen

(Name der Firma)

_____________________________________________________________

(Name der baulichen Gliederung oder öffentlichen Einrichtung)

GENEHMIGEN

Berufsbezeichnung

Leiter der Struktur

Abteilungen (öffentlich

Organisationen)

Unterschriftenprotokoll

Unterschrift Stempel

_____________________________________________________________

Abteilungsname

Nr. Index der Akte (Bände, Teile) Titel der Akte (Bände, Teile) Datum der Akte (Bände, Teile) Blattzahl der Akte (Band, Teile) Lagerdauer der Akte (Bände, Teile) Hinweis 1234567

Dieses Inventar umfasst ________________ Fälle mit Nr. _______________

(in Zahlen und Worten)

nach Nr. ________________, einschließlich:

Buchstabennummern:

fehlende Zahlen:

Berufsbezeichnung

Compiler der Decodierungssignatur der Inventarsignatur

VEREINBART Name der Position des Leiters des Dokumentenverwaltungsdienstes der Organisation Unterschrift Erläuterung Unterschrift Datum GENEHMIGT Protokoll des EK der Struktureinheit vom ________ Nr. _______

Übergabe von ______________________________ Fällen

(in Zahlen und Worten)

in ________________________ Registrierung und Kontrolle

(in Zahlen und in Worten) Karten für Dokumente

Name der Position des Mitarbeiters

bauliche Einheit

(öffentliche Organisation) Unterschriftenprotokoll

Akzeptierte ________ Fälle und ___________________________

(in Zahlen und Worten) (in Zahlen und Worten)

Registrierungs- und Kontrollkarten für Dokumente

Berufsbezeichnung des Mitarbeiters

Unterschriftenprotokoll des Abteilungsarchivs

Anhang 3

Form der internen Bestandsaufnahme von Fallunterlagen

INTERNE BESCHREIBUNG

Fallunterlagen Nr. ___________________

Positions-Nr. Dokumentenindex Dokumentendatum Dokumentenkopf Aktenblattnummern Notiz 123456 archivierung von büroarbeitsdokumenten

Dokumente insgesamt _____________________________________________

(in Zahlen und Worten)

Anzahl Blätter des internen Inventars _______________________

(in Zahlen und Worten)

Name der Position der Person, die die interne Bestandsaufnahme der Unterlagen des Fallunterschriftsprotokolls erstellt hat

Feedback zur Fertigstellung der schriftlichen Prüfungsarbeit

Studentin: Anastasia Nikolaevna Perminova

GBOU SPO "Leninsk-Kuznetsk Polytechnic College" Gruppe Nr. DOU 12-1

Fachgebiet SPO: 034702 Dokumentationsunterstützung für Verwaltung und Archivierung

Spezialität OK: Dokumentationsunterstützung für Verwaltung und Archivierung

Gegenstand des Auftrags: Regeln für die Erstellung der Dokumentation bei der Übergabe von Fällen an das Archiv

allgemeine Eigenschaften schriftliche Prüfungsarbeit _______

Bewältigung der Aufgabenstellung nach Umfang und Ausbaugrad der Hauptteile der schriftlichen Prüfungsarbeit __________________________

Positive Aspekte der Arbeit

Nachteile in der Erläuterung und ihrer Ausführung ____________

Merkmale des grafischen (kreativen) Teils der Arbeit ___________

Grad der Selbständigkeit des Studierenden bei der Erarbeitung von Fragestellungen des Themas ____________________________________________________________

Bewertung der Arbeit durch den Leiter _______________

Arbeitsleiterin Lebedeva Ya.G.

Stellvertreter Direktor für UPR Stelmakova R.I.

Unterrichten

Benötigen Sie Hilfe beim Erlernen eines Themas?

Unsere Experten beraten oder bieten Nachhilfe zu Themen an, die Sie interessieren.
Einen Antrag stellen gleich das Thema angeben, um sich über die Möglichkeit einer Beratung zu informieren.