Subdivízie prenášajú dokumenty do archívu organizácie pomocou špeciálneho inventára. V skutočnosti je to akt prijatia a odovzdania, ale má osobitnú formu. V článku sa dozvieme, kde ho nájsť, ako ho prispôsobiť a schváliť.

POPIS JE SPRACOVANÝ PODĽA PRAVIDIEL

Pravidlá pre organizáciu uchovávania, nadobúdania, účtovania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruská federácia a iných archívnych dokumentov v štátnych orgánoch, samosprávach a organizáciách (ďalej len Pravidlá pre organizáciu uchovávania, nadobúdania, účtovania a používania písomností) sa o odovzdávaní písomností na uloženie do archívu organizácie hovorí:

Z tohto úryvku možno vyvodiť nasledujúce závery:

1. Existuje forma akceptačného listu schválená Pravidlami pre organizáciu uchovávania, nadobúdania, účtovania a používania dokumentov - Príloha č. 23 (pre listinné dokumenty) a Príloha č. 24 (pre elektronické súbory).

2. Pre prípady trvalého a dočasného uloženia (nad 10 rokov) sa zostavujú samostatné súpisy. Prípady na personál sú zahrnuté v súpise prípadov dočasných (nad 10 rokov) skladovacích období. Tretí inventár je zostavený pre prípady s kratšími lehotami uloženia, ale aj presunutý do archívu. To isté platí pre elektronické dokumenty: pre prípady s rôznymi lehotami uchovávania sa zostavujú samostatné súpisy.

inventarizačný formulár

Zvážte príklad vyplneného inventárneho formulára na prenos dokumentov (na papieri) (Príklad 1).

3.6.1. Evidenciu prípadov vykonávajú pracovníci podpornej dokumentačnej služby vedenia organizácie alebo iných štrukturálnych útvarov, medzi ktorých povinnosti patrí zakladanie a vytváranie prípadov, s metodickou pomocou a pod kontrolou archívu organizácie.

3.6.2. V závislosti od podmienok skladovania sa vykonáva úplná alebo čiastočná registrácia prípadov.

3.6.3. Prípady trvalého, dočasného (nad 10 rokov) skladovania a personálu podliehajú úplnej registrácii.

Kompletné podanie zahŕňa:

podanie alebo viazanie veci;

číslovanie listov puzdra;

vypracovanie certifikačného listu;

v prípade potreby vypracovanie interného súpisu dokumentov;

vykonanie potrebných objasnení v podrobnostiach obalu prípadu (objasnenie názvu organizácie, registračného indexu prípadu, posledných dátumov prípadu, názvu prípadu).

Prípady dočasného uskladnenia (do 10 rokov vrátane) podliehajú čiastočnej registrácii: je dovolené nesystematizovať dokumenty v prípade, nečíslovať listy prípadu, nevyhotovovať osvedčenia.

3.6.4. Písomnosti tvoriace vec sú uložené na 4 vpichoch v pevnom obale z kartónu alebo zviazané, s ohľadom na možnosť voľného čítania textu všetkých dokumentov, dátumov, víz a uznesení o nich. Pri príprave puzdier na založenie (viazanie) sa z dokumentov odstránia kovové spojovacie prvky (špendlíky, sponky na papier).

3.6.5. Trvalé úložné šanóny pozostávajúce z dokumentov vysokej hodnoty alebo objemných dokumentov sa ukladajú do uzavretých pevných priečinkov s tromi chlopňami so zaväzovaním alebo do škatúľ.

3.6.6. Ak sú v kufri nevyzdvihnuté osobné doklady (občiansky preukaz, pracovné knižky, vojenské preukazy), tieto doklady sa vložia do obálky, ktorá sa vloží do kufríka. Ak je takýchto dokumentov veľké množstvo, tieto sa stiahnu zo spisov a vypracuje sa pre ne samostatný súpis.

3.6.7. Na konci každého prípadu je podaný prázdny formulár osvedčovacieho hárku a na začiatku prípadu (na účtovanie obzvlášť cenných dokumentov) - formulár interného súpisu dokumentov prípadu.

3.6.8. V záujme zaistenia bezpečnosti a správneho poradia dokumentov zahrnutých do prípadu sú všetky listy tohto prípadu (okrem svedeckého listu a vnútorného inventára) očíslované arabskými číslicami v hrubom číslovaní v pravom hornom rohu listu. jednoduchou ceruzkou alebo čitateľ. Listy internej inventarizácie písomností prípadov sa číslujú samostatne.

3.6.9. Listy puzdier pozostávajúce z viacerých zväzkov alebo častí sú očíslované pre každý zväzok alebo pre každú časť samostatne.

3.6.10. Fotografie, nákresy, schémy a iné ilustračné dokumenty predstavujúce samostatný list v puzdre sú očíslované na zadnej strane pri hornom okraji listu.

3.6.11. Zložený list (formát A3, A2) je rozložený a očíslovaný v pravej časti horného okraja listu. V tomto prípade je hárok akéhokoľvek formátu lemovaný na jednom okraji očíslovaný ako jeden hárok; obliečka preložená a olemovaná v strede je predmetom opätovného zošívania a je očíslovaná ako jeden hárok.

3.6.12. Hárok s pevne prilepenými dokumentmi (fotografie, výstrižky, úryvky atď.) sa čísluje ako jeden hárok. Ak sú ostatné dokumenty (textové vložky, preklady, výstrižky atď.) nalepené na dokumente jedným okrajom, potom sa každý dokument čísluje samostatne.

3.6.13. Obálky s prílohami uložené vo veci sú očíslované; zároveň sa najskôr očísluje samotná obálka a následne sa každá príloha v obálke očísluje ďalším číslom.

3.6.14. Dokumenty vložené do kufríka s vlastným číslovaním listov (vrátane tlačených publikácií) je možné očíslovať všeobecný poriadok alebo si ponechajte svoje vlastné číslovanie, ak sa zhoduje s poradím listov v súbore.

3.6.15. V prípadoch, keď sa zistí veľké množstvo chýb v číslovaní listov prípadu, sú prečíslované. Pri prečíslovaní hárkov sa staré čísla preškrtnú a vedľa sa umiestni nové číslo hárku; na konci prípadu sa vyhotoví nový svedecký list, pričom starý svedecký list sa prečiarkne, ale ponechá sa v spise.

Ak sa vyskytnú jednotlivé chyby v číslovaní listov v súboroch pri ich príprave archívom organizácie na odovzdanie do štátneho úložiska, je možné po dohode so štátnym archívom použiť čísla listov s písmenami.

3.6.16. List svedka sa vo veci vyhotovuje na samostatnom liste, v knihách - na zadnej strane posledného prázdneho listu, v kartotékach - na samostatnom prázdnom liste formátu karty.

Certifikačný list prípadu sa vyhotovuje v súlade so stanoveným formulárom (príloha 9), ktorý uvádza číslami a slovami počet očíslovaných listov prípadu, počet listov vnútorného inventára, vlastnosti číslovania. čísla prípadov (prítomnosť čísiel listov prípadu, chýbajúce čísla, počty listov s nalepenými fotografiami, čísla veľkoformátových listov, obálky s prílohami a počet listov v nich priložených), ako aj prítomnosť v prípade tlačené kópie brožúr s počtom listov v nich, ak neboli uvedené v celkovom hrubom číslovaní v prípade.

Certifikačný list prípadu podpisuje jeho zostavovateľ. Všetky následné zmeny v zložení a stave veci (poškodenie, výmena pôvodných dokladov) sa zaznamenajú do osvedčovacieho listu s odkazom na príslušný zákon.

Je zakázané vyberať osvedčovací list na obale puzdra alebo na prázdnu zadnú stranu listu posledného dokumentu. Ak je spis podaný alebo zviazaný bez formulára osvedčovacieho listu, prilepí sa v hornej časti listu na vnútornú stranu obalu kufríka.

3.6.17. Na evidenciu dokumentov trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia sa zostavuje interný súpis spisov, ktorých zaúčtovanie je spôsobené špecifikami tejto dokumentácie (najmä cenné, osobné, súdne, vyšetrovacie spisy a pod.), nakoľko ako aj evidovať trvalé a dočasné (nad 10 rokov) uloženie, tvorené podľa druhov dokumentov, ktorých názvy neprezrádzajú konkrétny obsah dokumentu.

Interný inventár sa zostavuje na samostatnom liste v predpísanej forme (Príloha 10), ktorý obsahuje údaje o poradových číslach dokladov prípadu, ich indexoch, dátumoch, hlavičkách a číslach listov prípadu. Do internej inventarizácie sa robí konečný zápis, ktorý uvádza číslami a slovom počet dokumentov v nej zaradených a počet listov internej inventarizácie.

Interný inventár podpisuje jeho zostavovateľ. Ak je vec zviazaná alebo uložená bez formy vnútorného súpisu listín, potom sa súpis vyhotovený v predpísanej forme nalepí na vnútornú stranu predného obalu veci.

Zmeny v zložení dokumentov prípadu (odňatie, vloženie dokumentov, nahradenie kópiami atď.) sa prejavia v stĺpci „Poznámky“ s odkazmi na príslušné akty. V prípade potreby sa vykoná nový konečný zápis do interného inventára a atestácia prípadu.

3.6.18. Kryt prípadu trvalého, dočasného (nad 10 rokov) skladovania a personálu je vyhotovený a vyhotovený v predpísanej forme (príloha 11), v ktorej je uvedený názov organizácie, konštrukčná jednotka, index veci, archívny kód veci, číslo veci (zväzky, časti) podľa ročného oddielu súhrnného súpisu vecí, názov veci.

Na obale prípadov trvalého uloženia je uvedené miesto pre názov štátneho archívu, do ktorého sa budú spisy organizácie prijímať, označenie kódov štátneho archívu a organizácie.

Pri zmene názvu organizácie (štrukturálnej jednotky) počas obdobia, na ktoré sa vzťahujú dokumentácie prípadu, alebo pri prevode prípadu na inú organizáciu (do iného štruktúrneho útvaru), sa na obale prípadu uvádza nový názov tejto organizácie alebo nástupníckej organizácie. a predchádzajúci názov organizácie (štrukturálnej jednotky) je uvedený v zátvorkách.

V tomto článku budeme podrobne diskutovať o procese prenosu prípadov do podnikového archívu. Dve otázky sú zároveň prvoradé: aké dokumenty bude potrebné pripraviť a na aké časové obdobie.

Aké kategórie dokumentov sa prenášajú do archívu

Spravidla sa dokument s trvalým uložením, ako aj s dobou použiteľnosti dlhšou ako 10 rokov, prenáša do archívu spoločnosti. Pokiaľ ide o posledné uvedené, hovoríme predovšetkým o dokumentoch o personáli.

Debny s dobou uloženia kratšou ako 10 rokov sa zvyčajne neprenášajú do archívu, ale zostávajú v jednotkách, kde boli otvorené, až do uplynutia doby ich uloženia a nie sú prakticky potrebné. V niektorých prípadoch však môžu byť takéto dokumenty podľa uváženia vedenia odovzdané do archívu, napríklad ak ich oddelenie nemá kam uložiť. Po dokončení ukladania môžete, ktoré majú dočasné obdobia uchovávania.

Prípady, ktorých obdobie podlieha prevodu do archívu

V súlade s pravidlami musia byť dokumenty archivované najneskôr do troch rokov od ukončenia ich evidencie. To znamená, že odovzdanie prípadu do archívu možno vykonať aj po roku. Takýto zhon však nie je vždy racionálny, pretože relatívne nové dokumenty môžu byť stále užitočné pre súčasnú kancelársku prácu. Na vyžiadanie takýchto dokumentov z archívu preto budete musieť podniknúť ďalšie kroky.

Harmonogram odovzdania

Aktuálne požiadavky uvádzajú, že prípady sa do archívu presúvajú v súlade s harmonogramom. Harmonogram môže byť vypracovaný v akejkoľvek forme a podľa neho by malo byť jasné, ktorý konštrukčný celok (prípadne aj konkrétny zhotoviteľ) av akom časovom horizonte bude dokumentácia do archívu odovzdaná.

Na prijatie a odovzdanie dokumentov nie je potrebné uvádzať konkrétny dátum, najlepšie je uviesť širší časový úsek, napríklad celý mesiac. Môže sa totiž ukázať, že práve v termíne, ktorý je stanovený na príjem a odovzdanie prípadov do archívu, dôjde k mimoriadnej udalosti a ak budú predĺžené termíny, dostanete dočasný priestor na manévrovanie.

Harmonogram by mal vypracovať zamestnanec zodpovedný za archív a koordinuje sa s vedúcimi oddelení, ktorí budú musieť preniesť svoje dokumenty. Potom musí harmonogram schváliť vedúci organizácie. Rovnako je povolené, aby rozvrh schvaľoval vedúci spisovej služby, ktorému je archív aj podriadený.

Postup prenosu prípadov do archívu

Výsledkom sú prípady, ktoré sa vyberú na prevzatie a odoslanie a potom sa zahrnú do zavedenej formy akceptačného inventára (vzor dáme o niečo neskôr).

Zjednodušene povedané, v nomenklatúre prípadov by sa mali uviesť prípady s trvalými a dlhodobými lehotami uchovávania (vrátane prípadov týkajúcich sa personálu), po ktorých sa uvádzajú informácie o načasovaní prenosu dokumentácie do archívu, ako aj o účastníkoch tento proces sa zapíše do harmonogramu. Harmonogram je zostavený vopred na nasledujúci rok.

V procese prípravy súborov na archiváciu má zmysel opýtať sa vykonávateľov, či sa v jednotke nevyskytujú ďalšie prípady rovnakej kategórie. Keďže v priebehu roka by sa mohli otvárať prípady, o ktorých duchovná služba nevie (čo znamená, že nie sú ani v nomenklatúre). Aj takéto prípady by mali byť uvedené v doručovacom zozname.

Ak sa zistí, že konkrétny prípad chýba, potom má služba správy záznamov právo požiadať o potvrdenie dôvodov tejto situácie.

Zvyčajne v procese prípravy dokumentov na archiváciu štrukturálne divízie podniku súčasne kontrolujú správnosť ich vykonania. Týka sa to nielen prípadov, ktoré sa pripravujú na odovzdanie do archívu, ale aj tých, ktoré sú ešte v aktuálnej evidencii. Ak sa hromadí veľké množstvo prípady, potom sa kontrolujú selektívne, aby ste na základe vzorky získali predstavu o tom, ako dobre sa vykonáva kancelárska práca na konkrétnom oddelení. V prípade potreby môže odborník na archív oznámiť kolegom svoje odporúčania na odstránenie chýb a zlepšenie dizajnu.

Po prenesení dokumentov do archívu sú vedecky a technicky spracované, čo zahŕňa aj ich firmvér v pevnej väzbe. Zvyčajne sa paralelne vykonáva reorganizácia, v dôsledku čoho sú prípady znovu v súlade s regulačné požiadavky. Robí sa to vtedy, ak sa v súčasnej kancelárskej práci vyskytli chyby alebo odchýlky od pravidiel.

Regulačné požiadavky sú ľahko pochopiteľné, ale odborníci z rôznych oddelení podniku zvyčajne robia veľa chýb pri podávaní prípadov. Preto musí psovod následne všetko prerobiť. V takýchto prípadoch je pre tohto zamestnanca oveľa jednoduchšie urobiť všetko znova v súlade s regulačnými požiadavkami, ako sa snažiť opraviť existujúci prípad.

V tomto smere je v procese prípravy spisov na archiváciu najdôležitejšou úlohou pracovníkov oddelenia kontrola úplnosti reflexie. Nie je potrebné meniť kryt, najmä ak bol správne zarámovaný v čase otvorenia puzdra. Stačí skontrolovať, či obaly puzdier obsahujú všetky potrebné informácie, v prípade ich absencie ich bude potrebné doplniť. Je to potrebné, aby sa predišlo zbytočným úkonom v procese spracovania a blikania prípadov a tiež aby sa zamestnancom vykonávajúcim túto operáciu uľahčilo porozumenie všetkým dokumentom.

Po zaradení všetkých plánovaných prípadov s trvalou a dlhodobou dobou uloženia do akceptačného listu je potrebné dokumenty preniesť do priestorov archívu. Užitočné informácie o nájdete v samostatnej publikácii, kde nájdete aj vzor a postup vyplnenia tohto súpisu. Ak sa rozhodlo o odoslaní súborov do archívu s dobou uloženia do 10 rokov, potom ich prenos možno vykonať bez zostavovania súpisov. Účtovníctvo v tomto prípade možno viesť podľa číselníka prípadov.

Po prenesení dokumentov do archívu sú vedecky a technicky spracované, čo zahŕňa aj ich firmvér v pevnej väzbe. Reorganizácia sa zvyčajne vykonáva paralelne, v dôsledku čoho sa prípady preregistrujú v súlade s regulačnými požiadavkami. Robí sa to vtedy, ak sa v súčasnej kancelárskej práci vyskytli chyby alebo odchýlky od pravidiel. Regulačné požiadavky sú ľahko pochopiteľné, ale odborníci z rôznych oddelení podniku zvyčajne robia veľa chýb pri podávaní prípadov. Preto musí psovod následne všetko prerobiť. V takýchto prípadoch je pre tohto zamestnanca oveľa jednoduchšie urobiť všetko znova v súlade s regulačnými požiadavkami, ako sa snažiť opraviť existujúci prípad.

Prípady prenášame do archívu v súlade so všetkými pravidlami

Pozornosť

generálny riaditeľ LLC "Altair" 26.12.2014) OSVEDČOVACÍ LIST VECNE č. Vo veci podanej a očíslovaných (číslami a slovami) listov, vrátane: listov s písmenami: chýbajúce čísla: + listov vnútorného inventára: Vlastnosti fyzická kondícia a vznik prípadu Čísla hárku 1 2 (názov funkcie zamestnanca štrukturálnej jednotky) (podpis) (dekódovanie podpisu) "" 20 (názov funkcie zamestnanca služby predškolskej výchovy inštitúcia) (podpis) (dekódovanie podpisu) "" 20 g Uvedené pokyny sú univerzálne a každá organizácia ich môže transformovať podľa vlastných potrieb.

Ustanovenia pokynu odchylné od noriem predpísaných v Základných pravidlách bod 2.2. Pokyny obsahujú informáciu, že v archíve sú zahrnuté súbory s dobou uloženia päť a viac rokov.

Archívny plán práce na rok

Dôležité

Už pri príprave prípadov na presun do archívu sa nezabudnite opýtať účinkujúcich na dostupnosť týchto kategórií na oddelení ostatných prípadov. Keďže by mohli v priebehu roka začať ďalšie prípady a ani o tom neinformovať duchovnú službu (preto nie sú v nomenklatúre).

Takéto prípady by mali byť zahrnuté aj v inventári dodávky. Ak sa zistí absencia akéhokoľvek prípadu, potom má služba správy záznamov právo požiadať o osvedčenie o dôvodoch. A spravidla vo fáze prípravy dokumentov na predloženie do archívu štrukturálne oddelenia zároveň kontrolujú správnosť tvorby prípadov a ich vykonanie.

A nielen kauzy, ktoré sa pripravujú na presun do archívu, ale pozerajú sa aj na to, ako sa veci robia v štádiu súčasnej kancelárskej práce. Ak existuje veľa prípadov, zoznamujú sa selektívne, aby získali predstavu o stave kancelárskej práce na oddelení.

Formulár harmonogramu prijímania prípadov v archíve organizácie

Preto musíte najskôr vypracovať súpis prevodu (prevodnú listinu), v ktorom bude uvedené:

• počet prenesených dokumentov, dátumy ich vytvorenia, názvy;
• počet listov každého prípadu.

Listinu o prevode podpisujú odovzdávajúca a prijímajúca strana. Akty sa ukladajú do archívu (na tento účel sa otvorí samostatný kufrík a priradí sa mu evidenčný index) a slúžia ako podklad na prijímanie dokumentácie na uloženie a umiestňovanie dokumentov do regálov.
Ďalej je potrebné evidovať doklady v účtovných (inventárnych, archívnych) denníkoch. Každý dokument dostane počas procesu registrácie identifikačné číslo.

Napríklad manažérska dokumentácia je oddelená od personálnej dokumentácie.

Pokyny na prípravu a prenos dokumentov do archívu

Každý prípad prevezme pracovník archívu, pričom o prítomnosti prípadu sa urobí záznam na dvoch vyhotoveniach inventára. Po zosúladení prípadov sa v spodnej časti inventarizácie zdokumentuje počet prípadov prijatých do archívu na základe skutočnosti, počty chýbajúcich prípadov, dátum prijatia a odovzdania, podpisy pracovníka archívu a organizácie.

Nuansy postupu pri zničení dokumentov Recyklácia podlieha zdokumentovaniu doby dočasného uskladnenia do 10 rokov, po uplynutí stanovenej doby. Podkladom na zničenie je rozhodnutie odbornej komisie, ktoré sa zapíše do protokolu. Dokumenty podliehajúce vyraďovaniu sa zapisujú na osobitnom tlačive - zákon o pridelení dokumentov na skartáciu, ktoré nepodliehajú úschove. Obsahuje stĺpce, ako sú indexy, názvy prípadov, obdobia uchovávania a termíny.

Prenos prípadov do archívu organizácie

Po prvé, väčšina mimovládnych organizácií nie je zdrojom akvizície štátnych archívov a z hľadiska uchovávania dokumentov sa „varí vo vlastnej šťave“, pričom so štátnymi archívmi prichádzajú do styku napríklad len pri odovzdávaní dokumentov o personáli počas likvidácie. organizácie. Z formulárov dokumentov preto možno vylúčiť také podrobnosti, ako sú: poznámka o schválení súpisov vecí na personále EPC v zákone o pridelení na zničenie dokumentov, ktoré nepodliehajú úschove (príl. 2 Pokynu).

Po druhé, tie isté neštátne spoločnosti si často nemôžu dovoliť uchovávať spisy v divíziách 10 alebo viac rokov. Niektoré oddelenia spoločnosti archivujú prichádzajúce dokumenty ihneď po ich vyňatí spod kontroly, jednoducho preto, že v kancelárii alebo v recepcii nie je miesto na ich uloženie.

Publikované v téme: Archívny súbor V tomto článku sa pozrieme na to, ako sa súbory prenášajú do archívu organizácie. V prvom rade vyvstávajú dve otázky – aké dokumenty je potrebné pripraviť a na aké roky. Aké kategórie dokumentov sa prenášajú do archívuDo archívu organizácií sa zvyčajne prenášajú dokumenty trvalého uloženia a dočasného uloženia na 10 rokov. V druhom prípade ide predovšetkým o prípady personálu. záležitosti< 10 лет хранения обычно в архив не попадают, они остаются в отделах (где они заведены) до момента истечения сроков их хранения и утраты практической надобности. Но все же в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, нет места для хранения в отделе). Затем можно будет составить акт на уничтожение документов с временными сроками хранения.

Harmonogram presunu prípadov do archívu organizácie

V prípade potreby sú do postupu zničenia elektronických dokumentov zapojení odborníci oddelenia. informačných technológií Spoločnosť.

1. Získavanie a exekúcia spisov a dokumentov na prenos do archívu
   1. Archivácia zahŕňa nasledujúce operácie:
      1. triedenie dokumentácie s cieľom oddeliť zo spisov dokumenty, ktorým uplynula lehota uloženia, duplikáty, kópie a pod.;
      2. overenie správnosti systematizácie dokladov v rámci prípadov;
      3. kontrola úplnosti prípadov;
      4. overenie správnosti vyhotovenia dokumentov obsiahnutých v prípade (dostupnosť všetkých potrebných údajov, podpisov, víz).
   2. Ak súbor obsahuje korešpondenciu, dokumenty sú zoskupené chronologicky alebo na základe žiadosti – odpovede.

3. online ukladanie dokumentov

Na základe ustanovenia článku 9 zákona „o archívoch v Ruskej federácii“ sa dokumentácia mimovládnej organizácie považuje za jej súkromný majetok. Pri likvidácii organizácie je však predpokladom dodanie dokumentov na uloženie do archívu.

Táto udalosť sa vykonáva aj v prípadoch reorganizácie, kedy sa realizuje prevod dokumentácie na nástupcu (lehota na postúpenie vecí je v oboch prípadoch dva mesiace). Taktiež je potrebné v intervaloch približne raz za 3 roky prenášať súbory na oddelenie úložiska.
Ak existuje významný tok dokumentov, môže sa vyžadovať dočasné uloženie dokumentácie, pre ktoré je zabezpečená možnosť zorganizovať dočasné uloženie dokumentov. Postup pri vytváraní archívnych súborov Pre zjednodušenie následného vyhľadávania požadovaného dokumentu v archíve je potrebné súbory vytvárať podľa určitých parametrov.

Odovzdanie dokumentov do archívu

Realizácia prác:

• sanitárne a hygienické spracovanie v miestnosti archívu - 1x ročne, sanitárny deň - 1x mesačne;
• odčítanie kontrolných a meracích prístrojov s ich následným zápisom do príslušných denníkov - najmenej dvakrát týždenne;
• kontrola bezpečnosti informácií na elektronických nosičoch - najmenej raz za tri roky.

Používanie dokumentov V archíve by podľa možnosti mala byť čitáreň, kde sa používateľ môže oboznámiť s NBÚ, vybrať si dokument, ktorý potrebuje, zabezpečiť jeho príjem, objednať si kópiu a pod. Pracovníci archívu evidujú bádateľov, ako aj vydané dokumenty v príslušných časopisoch.

Z archívu je možné vydávať dokumenty na použitie v čitárni aj na dočasné použitie. Lehota na vydanie dokladov by nemala presiahnuť tri mesiace.

Úvod

V písomnej skúšobnej práci bola uvažovaná téma „Pravidlá prípravy dokumentácie pri odovzdávaní vecí do archívu“. Poslednou fázou procesu papierovania je príprava vyhotovených dokumentov na uloženie a použitie. Hlavným cieľom zefektívnenia a uchovávania hotových dokumentov je vytvorenie podmienok na ich využitie v referenčnej práci inštitúcií a doplnenie Štátneho archívneho fondu Ruskej federácie.

Hlavným regulačným dokumentom, ktorý definuje a upravuje organizáciu procesov kancelárskej práce v inštitúciách, organizáciách a podnikoch, je Jednotný systém štátnej kancelárskej práce (EGSD).

Hlavné ustanovenia USSD predstavujú vedecky usporiadaný súbor pravidiel, predpisov a odporúčaní na vedenie záznamov, od momentu prijatia alebo vytvorenia dokumentov až po ich odovzdanie do archívu.

Príprava dokumentov na následné uloženie a použitie zahŕňa: preskúmanie vedeckej a praktickej hodnoty dokumentov, evidenciu prípadov, popis prípadov, zaistenie bezpečnosti dokumentov, odovzdanie prípadov do archívu inštitúcie (rezortný archív).

Pravidlá spracovania dokumentácie pri presune prípadov do archívu si zaslúžia vážnu pozornosť, pretože práve v tejto fáze vážne chyby, čo môže v budúcnosti viesť k negatívnym dôsledkom v práci archívu.

Cieľ diplomovej práce: štúdium otázok súvisiacich s pravidlami registrácie pri prenose vecí do archívu. V práci Osobitná pozornosť bude venovaná požiadavkám na popis dokumentov, problematike zostavovania a spracovania súpisov prípadov v kancelárskej práci organizácií. Na dosiahnutie tohto cieľa je potrebné vyriešiť nasledujúce úlohy:

Naučte sa pravidlá podávania a popisovania prípadov.

Analyzujte znaky a kritériá hodnoty dokumentov.

Zvážte postup prenosu prípadov do archívu rezortu.

1. Požiadavky na tvorbu prípadov v kancelárskej práci

Tvorba vykonaných dokumentov v prípadoch v organizácii sa vykonáva počas celého obchodného roka v súlade s nomenklatúrou prípadov schválenou na tento rok. Od začiatku administratívneho roka musia byť obaly kufríka vypracované podľa pravidiel uvedených v Základných pravidlách prevádzky archívu organizácií. Forma krytu puzdier na trvalé a dočasné (do 10 rokov) skladovania je tiež stanovená GOST 17914-72 "Okriadlá na puzdrá s dlhými obdobiami skladovania. Typy, odrody, technické požiadavky".

Nasledujúce informácie sú umiestnené na obale každého prípadu podaného v súlade s nomenklatúrou vecí:

názov spoločnosti;

názov konštrukčnej jednotky;

index prípadov;

názov prípadu;

dátum prípadu (v tomto štádiu - rok);

trvanlivosť a položku na zozname.

Informácie umiestnené na obálke prípadu na začiatku administratívneho roka môžu byť aktualizované a doplnené o nové údaje. Takže až na konci administratívneho roka môžete objasniť názov a v prípade potreby uviesť podnadpis, ak sa vytvorilo niekoľko zväzkov prípadu. V tomto prípade by sa vedľa indexu prípadu malo napísať: „Zväzok 1“, „Zväzok 2“ atď.

Až na konci roka si môžete zapísať počet listov prípadu a objasniť dátum založenia s uvedením presných dátumov prvého a posledného dokumentu. (Táto požiadavka sa vzťahuje na určité typy dokumenty, ako sú objednávky). Pri formovaní puzdier v kancelárskej práci sa na obale nenalepuje archívny kód veci, ktorý obsahuje: názov štátneho archívu, do ktorého organizácia odovzdá prípady na trvalé uloženie; číslo prípadu, inventár, prípady - tieto údaje budú nalepené po odovzdaní prípadov na uloženie do archívu organizácie.

Názov organizácie na obale prípadu je v nominatívnom prípade uvedený v plnom znení s uvedením celého názvu organizácie, ktorej je priamo podriadená (aj v nominatívnom prípade). Ak organizácia materskej organizácie oficiálne prijala skrátené názvy, potom sú uvedené v zátvorkách za celým názvom, napríklad:

Výbor pre sociálnu ochranu obyvateľstva Moskvy (Moskovská Komsotszashchita);

Rehabilitačné centrum pre zdravotne postihnutých (RCDI).

Pri zmene názvu organizácie (štrukturálnej jednotky) v priebehu obchodného roka alebo pri prevedení prípadu na inú organizáciu (štrukturálnu jednotku) je na obale podpísaný nový názov organizácie alebo organizácie - akceptácia (štrukturálna jednotka), a prvý je uzavretý v zátvorkách.

Index prípadu, názov prípadu, doba uchovávania a záznam v zozname sa prenesú do obalov prípadov z nomenklatúry prípadov.

Prípad sa považuje za otvorený, ak je doň vložený prvý vyhotovený dokument. Vytváranie dokumentov v prípadoch by mali vykonávať úradníci alebo špeciálne poverené osoby, ktoré poznajú základné požiadavky na vytváranie prípadov.

Vytvorenie prípadu zahŕňa:

prijatie vykonaných dokumentov, skontrolujte správnosť registrácie a prítomnosť všetkých údajov na nej, ktoré ich zabezpečujú právny účinok a značky označujúce dokončenie práce s dokumentmi;

distribúcia vykonaných písomností o veciach v súlade s nomenklatúrou vecí. Do spisu sa zakladajú listiny, ktoré svojím obsahom zodpovedajú názvu veci, pričom je zakázané zoskupovať do spisov koncepty a rozmnoženiny, ako aj dokumenty na vrátenie. Z každého dokumentu sa zakladá jedna kópia do spisu a výnimky možno urobiť len pri obzvlášť cenných dokumentoch. Hlavnou požiadavkou, ktorá sa musí vždy dodržiavať, je vytvorenie dokladov o lehotách trvalého a dočasného uloženia v samostatných prípadoch. Súbor by nemal mať hrúbku viac ako 4 cm a nemal by obsahovať viac ako 250 listov v jednom zväzku;

usporiadanie dokumentov vo veci v určitom poradí. V súlade so Základnými pravidlami pre prácu archívu organizácie musia byť dokumenty vo vnútri spisov usporiadané tak, aby obsahovo dôsledne pokrývali určitú problematiku.

Zvyčajne sú dokumenty v prípade v chronologickom poradí, počnúc najstaršími dokumentmi z hľadiska dátumov a končiac najnovšími. Dokumenty môžu byť usporiadané podľa ich sériových čísel (objednávok), čo odráža aj chronologickú postupnosť. Obrátený chronologický sled sa často používa aj pri formovaní listín do prípadov, keď skorší dokument je na konci veci, neskorší na začiatku veci, napríklad pri zakladaní osobných spisov. To poskytuje pohodlie pri práci, eliminuje potrebu odstraňovať dokumenty z kufra pri ukladaní ďalšieho dokumentu. Keď sa takéto prípady prenesú do archívu, preformulujú sa tak, aby sa zabezpečila obvyklá chronologická postupnosť.

Pri vytváraní prípadov určitých kategórií dokumentov sa riadia aj týmito pravidlami:

administratívne dokumenty sú formované do prípadov podľa typu so súvisiacimi aplikáciami;

korešpondencia sa zoskupuje do prípadu tak, že dokument - odpoveď sa umiestni bezprostredne za dokument - žiadosť;

prílohy k dokumentom, bez ohľadu na dátum ich schválenia alebo zostavenia, sa prikladajú k listinám, ktorých sa týkajú. Žiadosti s objemom viac ako 250 listov sa tvoria v samostatnom zväzku, o ktorom sa na dokumente urobí značka;

schválené dokumenty sa vždy tvoria oddelene od ich návrhov;

pri formovaní niektorých kategórií listín je potrebné bezodkladne vyplniť interný súpis veci (osobné spisy; spisy obsahujúce obzvlášť cenné listiny);

prípady s odvolaniami občanov sú zostavené v abecednom poradí

žiadateľov.

Všetky dokumenty týkajúce sa jedného žiadateľa tvoria nezávislú skupinu. Do tejto skupiny dokumentov sa zaraďujú opakované výzvy. Vo vnútri sú dokumenty usporiadané v chronologickom poradí.

Tvorba dokumentov prípadu sa začína na začiatku obchodného roka. Ako už bolo uvedené, na ukladanie dokumentov je najlepšie použiť priečinky ako „Corona“.

V organizáciách sa prípady zvyčajne tvoria decentralizovaným spôsobom. Iba v malých organizáciách je možné centrálne zakladať prípady službou DOW. Pri decentralizovanom vytvorení služby DOW zaisťuje bezpečnosť najdôležitejšej časti dokumentov riadenia organizácie a zvyšok dokumentov sa tvorí v štrukturálnych divíziách. Správnosť tvorby prípadov monitoruje služba predškolského vzdelávacieho zariadenia, archív organizácie a štátny archív.

Všetky vyššie uvedené požiadavky sa týkajú predovšetkým vytvárania prípadov tradičným spôsobom.

2. Príprava prípadov na archiváciu

Prípady správy právnych záznamov trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uchovávania sa uchovávajú 1 až 3 roky v mieste ich vzniku a potom podliehajú prenosu na uloženie do archívu organizácie. Pred odovzdaním do archívu musia byť spisy finalizované a popísané v špeciálnych formulároch (doručovacích listoch) v súlade s požiadavkami Spolkového archívneho úradu.

Prípady dočasného uloženia (do 10 rokov) sa spravidla prijímajú do archívu organizácie iba so súhlasom vedúceho organizácie. Ale ani v tomto prípade sa s nimi takéto spracovanie nevykonáva, čo sa vykonáva s prípadmi trvalého a dočasného uloženia: môžu sa uložiť do priečinkov, v ktorých sa formácia uskutočnila; dokumenty vo veci nie sú nanovo usporiadané; listy nie sú očíslované; overovací list nie je zostavený. Účtovanie takýchto prípadov sa vedie podľa číselníka prípadov, nové účtovné tlačivá sa nezostavujú.

Prípady trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia, ako aj dôverné a personálne spisy podliehajú úplnej registrácii, ktorá zahŕňa nasledujúce kroky.

1. Reorganizácia dokumentov vo veci. Písomnosti v spise sa zakladajú v priamom chronologickom poradí (podľa dátumu prijatia a poradových čísel) tak, že prvý dokument je na začiatku spisu; z dokumentov sú odstránené všetky kovové spojovacie prvky (aby sa zabránilo hrdzi).

2. Číslovanie listov puzdra. Aby sa zachovalo a upevnilo poradie listín, ktoré sú súčasťou kufríka, sú v rozšírenej podobe číslované arabskými číslicami v hrubom číslovaní v hornom rohu v čiernom rohu čiernou grafitovou ceruzkou alebo číslovacím strojčekom. Fotografie, nákresy, schémy a iné ilustrované dokumenty, ktoré sú samostatným listom, sú očíslované na rubovej strane v ľavom hornom rohu. Obálky s prílohami vložené do prípadu sú očíslované takto: najskôr sa očísluje obálka a potom sa každá príloha očísluje ďalším číslom. Ak sa v číslovaní nájde veľké množstvo chýb, prečíslujú sa. V tomto prípade sú staré čísla prečiarknuté jednou lomkou a nové číslo je uvedené obrátene.

V prípade potreby vypracovanie interného súpisu dokumentov prípadu. Interný inventár by mal byť v prípadoch obsahujúcich obzvlášť cennú a osobnú dokumentáciu, ako aj v súdnych a vyšetrovacích veciach, v prípadoch udeľovania akademických titulov a akademických titulov, v prípadoch autorských osvedčení a patentových vynálezov a pod., interné inventáre sa vyžadujú aj vtedy, ak prípady nadpisov odhaľujú konkrétny obsah dokumentov, napríklad „Príkazy riaditeľa pre hlavné činnosti“. Formu interného inventára, postup pri jeho zostavovaní upravujú Základné pravidlá pre prácu archívu organizácie. Interný inventár obsahuje údaje o dátumoch a evidenčných číslach dokumentov, ich názvoch, počte listov každého dokumentu s uvedením listov prípadu. Vnútorný inventár v prípade zohráva úlohu obsahu, pomáha zaistiť bezpečnosť dokumentov. Listy internej inventarizácie sa číslujú oddelene od dokladov v prípadoch, na konci ktorých sa vykoná konečný zápis obsahujúci informáciu o počte v nej zaradených dokladov o veci a počte listov samotnej internej inventarizácie.

Vypracovanie čestného vyhlásenia prípadu. Zostavuje sa podľa zavedeného formulára pre akúkoľvek archívnu úložnú jednotku a je potrebné opraviť vlastnosti číslovania, brať do úvahy počet listov puzdra a vnútorný inventár, vlastnosti vytvorenia puzdra (prítomnosť listov s nalepenými dokumentmi, obálkami s prílohami, ilustráciami atď.). Je zakázané robiť atestačný nápis na zadnej strane dokladov a na obale samotného puzdra.

Všetky následné zmeny v zložení a stave puzdra (poškodenie, nahradenie originálov kópiami, informácie o preverení dostupnosti a stavu puzdra, poznámky o vydaní puzdra do používania a pod.) sú premietnuté do certifikačného nápisu .

5. Zadanie potrebných vysvetlení do podrobností na obale prípadu. Názov organizácie a jej priamej podriadenosti po dobu tvorby dokumentov zaradených do veci, názov veci (zväzky, časti), lehoty na dokumenty veci, počet listov vo veci sú špecifikované.

Podanie alebo viazanie prípadu. Dokumenty s trvalou dobou uloženia, ktoré tvoria prípad, sú uložené na štyroch protokoloch v pevnom obale, ktorého požiadavky definuje GOST 17914-72 „Obaly kufrov dlhý termín skladovanie. Druhy, odrody, technické požiadavky". Ak má organizácia možnosť, môže prípad zviazať. Všetko sa to deje tak, aby bola zabezpečená možnosť bezplatného čítania textu všetkých dokumentov, dátumov, víz a uznesení o ich.

Obzvlášť cenné dokumenty sa ukladajú do uzavretých pevných priečinkov s tromi chlopňami so šnúrkami alebo do obalov na karty (krabičky). Možnosť balenia dokumentov prijatých na uloženie je určená médiom, na ktorom boli vytvorené. Pre dokumenty vyhotovené na papieri štandardných formátov (takto sa vo väčšine prípadov vyhotovujú dokumenty na trvalé a dočasné (nad 10 rokov) uloženie) ide o pevný obal na kartu alebo špeciálny priečinok.

Dodržiavanie stanovených pravidiel pre spracovanie prípadov je zamerané na:

) zabezpečiť bezpečnosť dokumentov prenášaných na uloženie;

) plne pripraviť spisy na archiváciu, keďže archív by sa nemal zaoberať spracovaním spisov; archív pridáva iba archívnu šifru na obale puzdra.

2.1 Preskúmanie hodnoty dokumentov

Skúmanie hodnoty dokumentov je štúdium dokumentov na základe zásad a kritérií ich hodnoty s cieľom určiť podmienky uloženia dokumentov a vybrať ich na uloženie. Zoznamy dokumentov schválené Spolkovým archívom slúžia ako najdôležitejší referenčný nosič pri práci na skúmaní hodnoty dokumentov.

Existujú dva typy zoznamov:

zoznamy dokumentov s uvedením lehôt uchovávania;

zoznamy dokumentov, ktoré sa majú preniesť do štátneho úložiska.

Skúška hodnoty sa vykonáva, keď:

zostavovanie nomenklatúry prípadov;

tvorba prípadov a overenie správnosti pripisovania dokumentov k veciam;

príprava puzdier na následné uskladnenie;

príprava prípadov na presun z organizácie na uloženie do štátneho archívu.

2 Zásady a kritériá pre hodnotu dokumentov

Hodnota dokumentov sa určuje podľa základných princípov historizmu, komplexnosti a komplexnosti hodnotenia dokumentov av súlade s komplexne uplatňovanými kritériami: pôvod, obsah a vonkajšie vlastnosti dokumenty, právnu silu a fyzický stav dokumentov.

Kritériá pôvodu zahŕňajú:

úloha a miesto organizácie (osoby) v systéme verejnej správy alebo určitého odvetvia, význam jej funkcie;

čas a miesto vytvorenia dokumentu.

Kritériá obsahu (hlavné kritérium) zahŕňajú:

význam udalosti vyjadrený v dokumente;

typ a typ dokumentu.

Kritériá pre vonkajšie vlastnosti dokumentov zahŕňajú:

právna pravosť dokumentu (prítomnosť podpisov, dátumov, pečiatok);

existencia uznesenia;

vlastnosti prenosu textu;

vlastnosti materiálneho základu dokumentu;

vlastnosti fyzického stavu dokumentu.

Kritérium právnej sily dokumentu je prepojené s kritériom pravosti, keďže právnu silu majú len správne vyhotovené dokumenty. V niektorých prípadoch má právnu silu druhá a ďalšie kópie dokladu (zmluvy, úkony), kópie dokladov o vzdelaní, dokladov o osobnom stave a výpisy z dokladov, avšak za predpokladu správneho vyhotovenia osvedčenia.

Kritérium fyzického stavu dokumentu sa používa v prípade poškodených dokumentov, preto je pomocné.

3 Evidencia výsledkov skúmania hodnoty dokumentov v rezortnom archíve

Na základe výsledkov skúmania hodnoty dokumentov v inštitúcii sa zostavujú inventúrne súpisy na trvalé, dočasné (nad 10 rokov) uloženie a personál, ktoré je potrebné odovzdať do rezortného archívu.

Inventár káuz je archívny adresár, ktorý je systemizovaným zoznamom názvov káuz a je určený na zverejňovanie zloženia a obsahu káuz, na konsolidáciu ich systematizácie v rámci fondu a na evidenciu káuz.

Inventarizácia prípadov je zároveň účtovným dokladom a hlavným druhom vedeckého a referenčného aparátu dokladov, ktorý zabezpečuje operatívne vyhľadávanie prípadov.

Popisy sú zostavené samostatne:

pre trvalé skladovacie puzdrá;

prípady dočasného (nad 10 rokov) skladovania;

personálne prípady a iné podobné prípady;

o prípadoch pozostávajúcich z konkrétnych, len pre túto inštitúciu (organizáciu) charakteristických dokumentov (súdne, vyšetrovacie prípady, vedecké správy k témam a pod.);

oficiálne rezortné publikácie.

Pri zostavovaní súpisu kaziet štruktúrneho celku je potrebné zapísať každý prípad do súpisu pod samostatným poradovým číslom. Prideľovanie súpisného čísla a systematizáciu vecí štruktúrneho útvaru ustanovuje rezortný archív.

Doklady dočasného (do 10 rokov) a skončeného uloženia do 1. januára budúceho roka sú zahrnuté v zákone „o pridelení dokumentov na zničenie, ktoré nepodliehajú ukladaniu“.

Pre záležitosti celej inštitúcie je vypracovaný zákon o pridelení dokumentov na zničenie. Ak je v konaní vo veci niekoľko štrukturálnych pododdielov, potom sa pred skupinou názvov prípadov uvádza názov každého štruktúrneho pododdelenia.

3. Ukladanie dokumentov v štrukturálnych členeniach

Prípady od okamihu ich založenia až po presun do archívu inštitúcie sú uložené v štruktúrnych oddeleniach.

Miestom uloženia môže byť skriňa, ktorá musí byť uzavretá, alebo trezor.

Väčšina jednoduchým spôsobom uloženie dokumentov je vyhadzovanie puzdier zvislo na policiach skrine. Na chrbte každého puzdra je uvedený jeho index podľa nomenklatúry.

Napríklad: JSC "Concord" 01-02 Contracts 2006

Dizajn krytu puzdra

Poradie prípadov by malo zodpovedať umiestneniu položiek v nomenklatúre. Zabezpečíte tak rýchle vyhľadanie toho správneho puzdra.

Tajomník (zodpovedný za vedenie záležitostí) v priebehu roka vydáva veci exekútorom na dočasné použitie. Namiesto vydaného prípadu sa umiestni náhradný preukaz s uvedením čísla prípadu, dátumu vydania, osoby, ktorej bol vydaný, dátumu vrátenia, podpisu na prevzatí a prevzatí prípadu.

Zo spisov trvalého uloženia nie je dovolené vyberať a vydávať dokumenty. Vo výnimočných prípadoch (napríklad podľa požiadaviek súdnych a vyšetrovacích orgánov) je takéto zaistenie možné so súhlasom vedúceho podniku. Namiesto listiny sa ponecháva overená kópia a akt o dôvodoch odstúpenia.

Sťahovanie prípadov z budovy ústavu alebo ich premiestnenie do inej stavebnej jednotky je tiež možné len so súhlasom vedúceho.

Za bezpečnosť dokumentov v štruktúrnej jednotke zodpovedajú osoby zodpovedné za kancelársku prácu.

Dodávatelia uchovávajú len tie dokumenty, ktoré sú v ich vyhotovení.

Inštitúcia na žiadosť občanov overené kópie dokumentov pochádzajúcich z tejto inštitúcie v súlade so zákonom.

Overovanie kópií z iných listín vykonávajú notárske úrady.

Nerobia si kópie pasu, vojenských preukazov a pod. Dokumenty.

V prípade ich straty vydajú príslušné orgány predpísaným spôsobom duplikát.

1 Príprava podkladov na odovzdanie do archívu organizácie

Prípady dokončené kancelárskou prácou zostávajú v štruktúrnej jednotke jeden rok, potom sa prenesú do archívu organizácie.

Archívom sa rozumie súbor archívnych dokumentov, ako aj archívna inštitúcia alebo štruktúrna zložka inštitúcie, organizácie alebo podniku, ktorá v záujme používateľa prijíma alebo uchováva archívne dokumenty.

Tajný archív je archív, ktorý nie je verejne vyhlásený.

Archívnym dokumentom sa rozumie dokument, ktorý je zachovaný alebo podlieha zachovaniu pre svoj význam pre spoločnosť, ako aj hodnotu pre majiteľa.

Súbory sa prenesú do archívu organizácie na trvalé a dočasné uloženie (nad 10 rokov). Prípady dočasného uloženia (do 10 rokov vrátane) sa presúvajú do archívu podľa uváženia vedúceho ústavu a prijímajú sa do archívu podľa nomenklatúry prípadu.

Pre trvalé a dočasné (nad 10 rokov) uloženie pred odovzdaním do archívu vykonajú:

vykonať potrebné objasnenia podrobností o kryte prípadu (objasnenie názvu organizácie, indexu vedenia záznamov a názvu prípadu, dátumu prípadu);

usporiadať dokumenty vo veci v určitom poradí (chronologické poradie zoznamu dokumentov);

vykonať internú inventúru dokladov.

Listy kufríka sú číslované, okrem listov osvedčovacieho podpisu a vnútorného inventára, v pravom hornom rohu arabskými číslicami, čiernou grafickou ceruzkou alebo číslovacím strojčekom. Používanie atramentu a farebných ceruziek na číslovanie listov je zakázané.

Fotografie, nákresy, schémy a iné ilustrované a špecifické dokumenty predstavujúce samostatný list v súbore sú očíslované na zadnej strane v ľavom hornom rohu. Ak sa do veci vkladajú obálky s prílohou, obálka sa očísluje na začiatku a každá príloha sa očísluje nasledujúcim číslom. Na konci prípadu sa zakladá osvedčovací list, v ktorom je uvedený počet listov v prípade. Certifikačný záznam sa vyhotovuje na liste formátu A4 alebo na špeciálne vyhotovenom formulári s trvalými informáciami.

V časopisoch, knihách sa osvedčenie vydáva na zadnú stranu posledného prázdneho listu. Ak už bola vec podaná, potom sa certifikačný podpis nalepí na vnútornú stranu krytu jeho hornou časťou.

Je zakázané robiť overovací podpis na zadnej strane dokumentov alebo na samotnom obale.

Prípady dočasného uskladnenia (do 10 rokov vrátane) podliehajú čiastočnej evidencii.

Ukladanie spisu je povolené v zložkách, je možné nepreskupovať dokumenty v spise, nečíslovať listy spisu, nevypisovať certifikačné podpisy.

3.2 Odovzdávanie prípadov do rezortného archívu

Z archívu podniku sa dokumenty trvalého, dočasného (nad 10 rokov) uloženia a personál prenášajú do rezortného archívu. Rezortný archív prijíma súbory na uloženie:

z kancelárie inštitúcie alebo štrukturálnej jednotky;

z podriadených organizácií a podnikov, ak je zriadená

nariadenie o archíve alebo príkaz vedúceho ústavu. Ich prenos sa uskutočňuje iba pomocou opisov.

Prípady dočasného (do 10 rokov vrátane) uloženia sa do rezortného archívu neprenášajú. Skladujú sa centrálne v organizácii alebo v stavebných oddeleniach a po uplynutí skladovacej doby podliehajú zničeniu. Prípady pridelené podľa zákona na likvidáciu musia byť uložené na mieste na to určenom a odovzdané pracovníkom riadiacej služby úradu organizácie alebo rezortného archívu na likvidáciu osobitnými službami. Doručovanie dokumentov sa uskutočňuje prostredníctvom akceptačných listov. Do rezortného archívu sa presúvajú vo výnimočných prípadoch rozhodnutím vedúceho podniku.

Počas prípravy prípadov na prevod do rezortného archívu pracovníci archívu kontrolujú správnosť ich evidencie, prípadu s inventarizáciou. Každý prípad berie vedúci resp špeciálny dôstojník rezortný archív za prítomnosti zamestnancov štruktúrneho útvaru alebo organizácie.

V súpise ku každému prípadu, ktorý je v ňom zahrnutý, sa urobí poznámka o prítomnosti prípadu. Na konci každého rovnopisu súpisu je v číslach uvedený počet skutočne prijatých vecí do archívu, dátum prijatia vecí, podpisy pracovníka rezortného archívu a zástupcu organizácie, ktorá prípady previedla. a v slovách.

Spolu s prípadom úrad (tajomník) odovzdá evidenčný a kontrolný spis dokumentov do rezortného archívu. Názov každej kartotéky je zahrnutý v inventári. Dokumenty vedeckého, sociálno-kultúrneho, historického, hospodárskeho, umeleckého alebo iného kultúrneho významu môže rezortný archív previesť na štátne uloženie do Archívneho fondu Ruskej federácie.

Archívnym fondom sa rozumie súbor archívnych dokumentov, ktoré spolu historicky alebo logicky súvisia.

Archívny fond Ruskej federácie sa chápe ako súbor dokumentov odrážajúcich hmotný a duchovný život jej národov, ktoré majú historický, vedecký, sociálny, ekonomický, kultúrny význam a sú neoddeliteľnou súčasťou historického a kultúrneho dedičstva národov Ruskej federácie. Ruskej federácie.

Nariadením vlády Ruskej federácie z roku 1993 sa ustanovili lehoty na rezortné uchovávanie dokumentov Štátneho archívneho fondu v závislosti od úrovne organizácie a spôsobu stanovenia dokumentárnych informácií:

na písomnosti štátnych orgánov a správ území, krajov, autonómnej oblasti, mestá Moskva a Petrohrad, okresné a mestské zastupiteľské orgány a riadiace orgány, ako aj štátne inštitúcie, organizácie a podniky regionálnej, regionálnej podriadenosti - 10 rokov;

pre dokumenty verejné inštitúcie, organizácie a podniky mestskej a okresnej podriadenosti, podniky poľnohospodárstvo- 5 rokov;

pre záznamy o osobnom stave, písomnosti o osobách, záznamy o notárskych úkonoch a súdnych sporoch - 75 rokov;

na vedecko-technickú dokumentáciu - do rána praktický význam ale nie menej ako 25 rokov;

pre spravodajské filmy, filmy, zvukové a obrazové záznamy - do konca kopírovania, najviac však 3 roky;

pre fotografické dokumenty - 3 roky;

pre záznamy na strojových médiách - 5 rokov.

Inštitúcie musia v ustanovenej lehote zabezpečiť vedenie evidencie trvalého a dlhodobého uchovávania a uchovávať ju.

Pravidelne je potrebné kontrolovať dostupnosť a stav prípadov:

trvalé skladovanie - 1 krát za 10 rokov;

prípady s pečiatkou obmedzenia prístupu - raz za 5 rokov;

dostupnosť a stav vecí - ročne.

Výsledky kontrol sú dokumentované v zákonoch schválených vedúcim inštitúcie (organizácie).

Organizácie alebo občania môžu požiadať archív o vydanie archívnych potvrdení.

Archívne osvedčenie - úradne overený dokument, ktorý má právnu silu a obsahuje potvrdenie informácií dostupných v archívnych dokumentoch týkajúcich sa predmetu žiadosti s povinným uvedením rešeršných údajov dokumentov (súpisné číslo, číslo spisu, číslo listu).

Ak sa v archíve nenachádzajú žiadne dokumenty, možno vydať archívne potvrdenie na základe tlačených materiálov dostupných v archíve, ak obsahujú potrebné informácie.

Záver

V tejto písomnej skúšobnej práci bola uvažovaná téma „Pravidlá prípravy dokumentácie pri odovzdávaní vecí do archívu“. Po zvážení postupu vytvárania a vykonávania dokumentácie pri príprave a prenose prípadov do archívu rezortu je potrebné poznamenať nasledujúce. Potreba splnenia požiadaviek na popis dokumentov, problematika zostavovania a spracovania súpisov vecí v kancelárskej práci organizácií a ich následný presun do archívu je z nasledujúcich dôvodov.

V prvej kapitole sme sa zaoberali „Požiadavkami na vytváranie prípadov pri kancelárskej práci“. O správna formácia prípady a vyhotovenie sprievodných dokladov, je zabezpečené rýchle vyhľadávanie dokladov, zaistená aj bezpečnosť dokladov, účtovanie počtu prípadov. Správne organizovaná práca na zaraďovaní vecí uľahčí presun dokumentov do archívu v budúcnosti.

Druhá kapitola definuje požiadavky viacerých predpisov: Základné pravidlá prevádzky rezortných archívov, Jednotný systém štátnej evidencie (základné ustanovenia), ako aj Základné pravidlá prevádzky archívov organizácií. Bez náležitej prípravy dokumentov na archiváciu sa môžu rýchlo stať nepoužiteľnými, čo môže viesť k administratívnej zodpovednosti a vysokým pokutám. Jednou z hlavných úloh duchovnej služby je teda príprava dokumentov na následné uloženie a použitie.

Tretia kapitola pojednáva o súbore opatrení na prípravu vecí, ktoré pomôžu zaviesť nielen súčasné uloženie dokumentov, zohľadnia množstvo dokumentov, ale aj zavedú prácu pri formovaní archívu do bežného priebehu. Z núdzovej práce sa postup vytvárania prípadov môže stať každoročnou pomerne ľahko vykonateľnou operáciou.

Iba so správne organizovaným úložným systémom je možné rýchlo a efektívne vyhľadávať požadované dokumenty.

Bibliografia

1. Alekseeva E.V. atď Archivácia: učebnica pre začiatok. Prednášal prof. vzdelanie: učebnica. príspevok na stredy. Prednášal prof. Vzdelanie / E.V. Alekseeva, L.P. Afanasiev, E.M. Burová; vyd. V.P. Kozlová - M.: ProfObrIzdat, 2002. - 272 s.

Andropova I.Yu. Vedenie personálnej evidencie: Dokumentácia: učebnica. príspevok / I.Yu. Andropová, N.V. Makarov. - vyd. 2., vymazané - M.: Edičné stredisko "Akadémia", 2009. - 64 s.

Demin Yu.M. Kancelárska práca. Príprava úradných dokumentov. vyd. 3., pridajte. a prepracované. - Petrohrad: Piter, 2010. 256 s.

Pshenko A.V. Vedenie dokumentácie: Workshop: učebnica. príspevok pre študentov. stredné inštitúcie. Prednášal prof. vzdelanie / A.V. Pshenko, L.A. Doronin. vyd. 3., str. - M: Edičné stredisko "Akadémia", 2012. - 160 s.

Pshenko A.V. Vysokokvalifikovaný sekretár-referent. Dokumentačná podpora manažérskych činností: učebnica. príspevok pre študentov inštitúcií predčasne. Prednášal prof. vzdelanie / A.V. Pshenko, E.A. Stepanov. - M.: Edičné stredisko "Akadémia", 2007. - 272 s.

6. Rumun L.A. Manažment dokumentácie: učebnica pre študentov. stredné inštitúcie. Prednášal prof. vzdelanie / L.A. rumunský. - vyd. 10., Sr. - M.: Edičné stredisko "Akadémia", 2012 - 224 s.

7. Salazkina L.P. Dokumentácia riadiacej činnosti inštitúcií sociálno-kultúrnej sféry. Text dokumentov [text]: učebnica / L.P. Salazkin - vyd. 3. Kemerovo: Kuzbassvuzizdat, 2008. - 261 s.

Príloha 1

Formulár potvrdenia

Certifikačný list veci č. ____________________ 10.10.2006 V spise_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ chýbajúce čísla ________________________________________________________________________________________________________________________ Pozícia I_________________________________ Pozícia

Príloha 2

Forma súpisu prípadov trvalého, dočasného (nad 10 rokov) skladovania a personálu štrukturálnej jednotky ( verejná organizácia) organizácie

(názov spoločnosti)

_____________________________________________________________

(názov štrukturálneho oddelenia alebo verejnej organizácie)

SCHVÁLIŤ

Názov práce

vedúci konštrukcie

divízie (verejné

organizácie)

Prepis podpisu

Podpisová pečiatka

_____________________________________________________________

názov sekcie

číslo Index kufríka (zväzky, diely) Názov kufríka (zväzky, diely) Dátum kufríka (zväzky, diely) Počet listov v kufríku (zväzok, diely) Doba uloženia kufríka (zväzky, diely) Poznámka 1234567

Tento inventár obsahuje _________________ puzdier s č. _______________

(v číslach a slovách)

od č. _________________ vrátane:

čísla písmen:

chýbajúce čísla:

Názov práce

Kompilátor súpisu podpisu dekódovania podpisu

DOHODNUTÉ Meno funkcie vedúceho služby správy záznamov organizácie Podpis Vysvetlenie Podpis Dátum SCHVÁLENÉ Zápisnica EK štrukturálnej jednotky zo dňa ________ č. _______

Odovzdané _________________________________ prípady

(v číslach a slovách)

v _________________________ registrácia a kontrola

(číslami aj slovom) karty na doklady

Názov pozície zamestnanca

konštrukčná jednotka

(verejná organizácia) prepis podpisu

Akceptovaných _______________________ prípadov a ____________________________

(číslami a slovami) (číslami a slovami)

registračné a kontrolné karty pre doklady

Pracovné zaradenie zamestnanca

prepis podpisu rezortného archívu

Dodatok 3

Forma internej inventarizácie dokumentov prípadu

INTERNÝ POPIS

dokumenty k prípadu č. ____________________

Číslo položky Index dokumentu Dátum dokumentu Hlavička dokumentu Čísla spisového listu Poznámka 123456 skladovanie archívu kancelárskych pracovných dokumentov

Celkový počet dokumentov _______________________________________________

(v číslach a slovách)

Počet listov vnútorného inventára ________________________

(v číslach a slovách)

Názov funkcie osoby, ktorá zostavila interný súpis listín odpisu podpisu veci

Spätná väzba na vyplnenie písomnej skúšobnej práce

Študentka: Anastasia Nikolaevna Perminova

GBOU SPO "Leninsk-Kuznetsk Polytechnic College" skupina č. DOU 12-1

Špecializácia SPO: 034702 Podpora dokumentácie pre správu a archiváciu

Špecialita OK: Podpora dokumentácie pre správu a archiváciu

Predmet zadania: Pravidlá prípravy dokumentácie pri odovzdávaní prípadov do archívu

všeobecné charakteristiky písomná skúška _______

Splnenie úlohy z hľadiska objemu a stupňa rozpracovanosti hlavných častí písomnej písomnej skúšky __________________________

Pozitívne aspekty práce

Nevýhody vo vysvetlivke a jej vyhotovení ____________

Charakteristika grafickej (tvorivej) časti diela ___________

Miera samostatnosti žiaka pri vypracovávaní otázok k téme ______________________________________________________________

Hodnotenie práce vedúcim _______________

Vedúci práce Lebedeva Ya.G.

námestník Riaditeľka pre UPR Stelmakova R.I.

Doučovanie

Potrebujete pomôcť s učením témy?

Naši odborníci vám poradia alebo poskytnú doučovacie služby na témy, ktoré vás zaujímajú.
Odoslať žiadosť s uvedením témy práve teraz, aby ste sa dozvedeli o možnosti konzultácie.