Subdiviziunile transferă documentele în arhiva organizației folosind un inventar special. De fapt, este un act de acceptare și transmitere, dar are o formă aparte. În articol vom afla unde să-l găsim, cum să-l adaptăm și să-l aprobăm.

DESCRIEREA ESTE COMPILATA CONFORM REGULUI

Reguli de organizare a depozitării, achiziției, contabilizării și utilizării documentelor Fondului arhivistic Federația Rusăși alte documente de arhivă din autoritățile de stat, administrațiile locale și organizațiile (denumite în continuare Reguli de organizare a depozitării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor) spun următoarele despre transferul documentelor pentru păstrare în arhiva organizației:

Din acest fragment se pot trage următoarele concluzii:

1. Există o formă de listă de acceptare aprobată prin Regulile de organizare a depozitării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor - Anexa nr. 23 (pentru documentele pe hârtie) și Anexa nr. 24 (pentru dosare electronice).

2. Pentru cazurile de depozitare permanente și temporare (peste 10 ani) se întocmesc inventare separate. Cazurile asupra personalului sunt incluse în inventarul cazurilor cu perioade temporare (peste 10 ani) de depozitare. Cel de-al treilea inventar este întocmit pentru cazurile cu perioade de stocare mai scurte, dar și transferate în arhivă. Același lucru este valabil și pentru documentele electronice: inventarele separate sunt întocmite pentru cazurile cu perioade de păstrare diferite.

formularul de inventar

Luați în considerare un exemplu de formular de inventar completat pentru transferul documentelor (pe hârtie) (Exemplul 1).

3.6.1. Înregistrarea cazurilor se realizează de către angajații serviciului de suport documentar al conducerii organizației sau ai altor unități structurale, ale căror atribuții includ înființarea și formarea dosarelor, cu asistență metodologică și sub controlul arhivei organizației.

3.6.2. În funcție de condițiile de depozitare, se realizează înregistrarea totală sau parțială a cazurilor.

3.6.3. Cazurile de depozitare permanentă, temporară (peste 10 ani) și personalul sunt supuse înregistrării complete.

Dosarul complet include:

clasarea sau angajarea cauzei;

numerotarea foilor cutiei;

intocmirea fisei de certificare;

întocmirea, dacă este cazul, a unui inventar intern al documentelor;

efectuarea precizărilor necesare în detaliile copertei cauzei (clarificarea denumirii organizației, indexul de înregistrare a cazului, ultimele date ale cauzei, titlul cauzei).

Cazurile de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv) sunt supuse înregistrării parțiale: este permisă nesistematizarea documentelor în caz, nu numerotarea foilor cazului, nu întocmește note de certificare.

3.6.4. Înscrisurile constitutive ale cauzei se depun pe 4 perforații într-o copertă rigidă din carton sau legat, ținându-se cont de posibilitatea citirii libere a textului tuturor documentelor, datelor, vizelor și rezoluțiilor asupra acestora. La pregătirea carcasei pentru depunere (legare), elementele de fixare metalice (ace, agrafe) sunt îndepărtate din documente.

3.6.5. Fișierele de stocare permanente constând din documente de mare valoare sau documente voluminoase sunt stocate în dosare rigide închise cu trei clape cu legături sau în cutii.

3.6.6. Dacă în cauză există documente personale nerevendicate (cărți de identitate, carnete de muncă, cărți militare), aceste documente sunt incluse într-un plic, care se depune în dosar. Dacă există un număr mare de astfel de documente, acestea din urmă sunt retrase din dosare și pentru ele se întocmește un inventar separat.

3.6.7. La sfârșitul fiecărui caz, se depune un formular alb al fișei de certificare, iar la începutul cauzei (pentru a contabiliza documentele deosebit de valoroase) - o formă de inventar intern al documentelor cazului.

3.6.8. Pentru asigurarea siguranței și fixarea ordinii documentelor cuprinse în dosar, toate filele din acest dosar (cu excepția fișei de martor și a inventarului intern) sunt numerotate cu cifre arabe în numerotare brută în colțul din dreapta sus al foii. cu un simplu creion sau numărător. Fișele inventarului intern al actelor cauzei sunt numerotate separat.

3.6.9. Foile de cutii formate din mai multe volume sau părți sunt numerotate pentru fiecare volum sau pentru fiecare parte separat.

3.6.10. Fotografiile, desenele, diagramele și alte documente ilustrative reprezentând o foaie independentă în carcasă sunt numerotate pe verso în marginea superioară a foii.

3.6.11. Foaia pliată (format A3, A2) este desfășurată și numerotată în partea dreaptă a marginii superioare a foii. În acest caz, o foaie de orice format, tivită pe o margine, este numerotată ca o singură coală; o foaie pliată și tivită în mijloc este supusă re-cusăturii și este numerotată ca o singură foaie.

3.6.12. O foaie cu documente bine lipite (fotografii, decupaje, extrase etc.) este numerotată ca o singură coală. Dacă alte documente (inserții de text, traduceri, decupaje etc.) sunt lipite de document cu o margine, atunci fiecare document este numerotat separat.

3.6.13. Plicurile cu atasamente depuse in cauza sunt numerotate; în același timp, plicul în sine este numerotat mai întâi, iar apoi fiecare atașament din plic este numerotat cu următorul număr.

3.6.14. Documentele depuse în dosar cu propria numerotare a foilor (inclusiv publicațiile tipărite) pot fi numerotate în ordine generală sau păstrați propria numerotare dacă se potrivește cu ordinea foilor din dosar.

3.6.15. În cazurile în care se constată un număr mare de erori în numerotarea foilor carcasei, acestea sunt renumerotate. La renumerotarea foilor, numerele vechi sunt tăiate și un număr nou de foi este plasat lângă el; la terminarea cauzei se întocmește o nouă fișă de martor, în timp ce vechea fișă de martor se barează, dar se reține la dosar.

În cazul în care există erori individuale la numerotarea foilor din dosare atunci când acestea sunt în curs de pregătire de către arhiva organizației pentru transferul în depozitul de stat, este permisă, de comun acord cu arhiva statului, utilizarea numerelor de foi cu litere.

3.6.16. Foaia de martor se întocmește în cauză pe o foaie separată, în cărți - pe versoul ultimei foi albe, în dulapuri de dosare - pe o foaie albă separată de format card.

Fișa de certificare a cauzei se întocmește conform formularului stabilit (Anexa 9), care indică în cifre și în cuvinte numărul de foi numerotate ale cauzei, numărul de foi ale inventarului intern, caracteristicile numerotației. a numerelor cazurilor (prezența numerelor majusculelor, a numerelor lipsă, a numerelor de coli cu fotografii lipite, a numerelor de coli de format mare, a plicurilor cu atașamente și a numărului de coli cuprinse în acestea), precum și prezența în cazul copii tipărite ale broșurilor cu numărul de foi din ele, dacă nu au fost notate în numerotarea totală brută a cazului.

Fișa de certificare a cazului este semnată de redactorul acestuia. Toate modificările ulterioare în componența și starea cauzei (deteriorarea, înlocuirea documentelor originale) sunt notate în fișa de certificare cu referire la actul relevant.

Este interzisă scoaterea foii de certificare pe coperta carcasei sau pe spatele alb al colii ultimului document. Dacă dosarul este depus sau legat fără forma fișei de certificare, acesta se lipește în partea de sus a foii pe interiorul copertei carcasei.

3.6.17. Se întocmește un inventar intern al actelor cauzei pentru evidența documentelor de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani), a căror contabilitate este determinată de specificul acestei documentații (în special dosare valoroase, personale, judiciare, de anchetă etc.), precum precum și să înregistreze stocarea permanentă și temporară (peste 10 ani), formată în funcție de tipurile de documente ale căror titluri nu dezvăluie conținutul specific al documentului.

Inventarul intern se întocmește pe o foaie separată în formularul prescris (Anexa 10), care conține informații despre numerele de ordine ale actelor cauzei, indicile acestora, datele, rubricile și numerele foilor cauzei. Se face o înregistrare finală pentru inventarul intern, care indică în cifre și în cuvinte numărul de documente cuprinse în acesta și numărul de foi ale inventarului intern.

Inventarul intern este semnat de redactorul acestuia. În cazul în care cauza este legată sau depusă fără forma inventarului intern al documentelor, atunci inventarul întocmit în forma prescrisă se lipește pe interiorul capacului dosar.

Modificările în componența actelor cauzei (retragerea, includerea documentelor, înlocuirea cu copii etc.) sunt reflectate în coloana „Note” cu link-uri către actele relevante. Dacă este necesar, se face o nouă înscriere definitivă în inventarul intern și o atestare a cazului.

3.6.18. Acoperirea cazului de depozitare permanentă, temporară (peste 10 ani) și personal se întocmește și se execută în forma prescrisă (Anexa 11), care indică denumirea organizației, unitate structurală, indexul cauzei, codul arhivistic al cauzei, numărul cauzei (volume, părți) conform secțiunii anuale a inventarului sumar al cauzelor, titlul cauzei.

Pe coperta cazurilor de depozitare permanentă este prevăzut un loc pentru denumirea arhivei de stat în care vor fi acceptate dosarele organizației, denumiri ale codurilor arhivei și organizației de stat.

La schimbarea denumirii organizației (unității structurale) în perioada acoperită de documentele cazului sau la transferul cazului către o altă organizație (la altă unitate structurală), coperta cazului indică noul nume al acestei organizații sau organizației succesoare. , iar denumirea anterioară a organizației (unitatea structurală) este cuprinsă între paranteze.

În acest articol, vom discuta în detaliu procesul de transfer al cazurilor în arhiva întreprinderii. Două întrebări sunt de importanță primordială simultan: ce documente vor trebui pregătite și pentru ce perioadă de timp.

Ce categorii de documente sunt transferate în arhivă

De regulă, un document cu stocare permanentă, precum și cu o perioadă de valabilitate mai mare de 10 ani, este transferat în arhiva companiei. Cât despre acestea din urmă, vorbim, în primul rând, de documente privind personalul.

Cazurile cu o perioadă de stocare mai mică de 10 ani, de obicei, nu sunt transferate în arhivă, ci rămân în unitățile în care au fost deschise până în momentul în care expiră perioada de păstrare a acestora, nefiind nevoie practică de ele. Cu toate acestea, în unele cazuri, astfel de documente pot fi transferate în arhivă la discreția conducerii, de exemplu, dacă departamentul nu are un loc pentru a le stoca. La finalizarea stocării, puteți, care au perioade temporare de păstrare.

Cazurile pentru care perioadă sunt supuse transferului în arhivă

În conformitate cu regulile, documentele trebuie arhivate în cel mult trei ani de la finalizarea evidenței lor. Adică, trecerea cauzei în arhivă poate fi executată și după un an. Cu toate acestea, o astfel de grabă nu este întotdeauna rațională, deoarece documentele relativ noi pot fi încă utile pentru munca curentă de birou. Prin urmare, va trebui să faceți pași suplimentari pentru a solicita astfel de documente din arhivă.

Program de predare

Cerințele actuale prevăd că cazurile sunt transferate în arhivă în conformitate cu programul. Programul poate fi întocmit sub orice formă și, conform acestuia, trebuie să fie clar care unitate structurală (sau chiar un anumit antreprenor) și în ce interval de timp va fi transferată documentația în arhivă.

Nu este necesar să indicați o dată specifică pentru acceptarea și transferul documentelor, cel mai bine este să acordați o perioadă mai largă de timp, de exemplu, o lună întreagă. La urma urmei, se poate dovedi că la data stabilită pentru primirea și transferarea cazurilor în arhivă va apărea o urgență, iar dacă există termene prelungite, veți primi ceva spațiu temporar de manevră.

Programul trebuie întocmit de angajatul responsabil cu arhiva, iar coordonarea se realizează cu șefii de departamente care vor trebui să își transfere documentele. După aceea, programul trebuie aprobat de șeful organizației. De asemenea, este permis ca orarul să fie aprobat de șeful serviciului de evidență, căruia i se află și arhiva.

Procedura de transfer a cazurilor în arhivă

Rezultatul sunt cazuri care sunt selectate pentru acceptare și transmitere și apoi incluse în forma stabilită a inventarului de acceptare (vom oferi un eșantion puțin mai târziu).

Mai simplu spus, în nomenclatorul cazurilor, trebuie notate cazurile cu perioade de stocare permanente și de lungă durată (inclusiv cazurile privind personalul), după care informații despre momentul transferului documentației în arhivă, precum și despre participanții la acest proces, este introdus în program. Programul este întocmit din timp pentru anul care urmează.

În procesul de întocmire a dosarelor pentru arhivare, are sens să întrebăm executorii dacă mai sunt în unitate și alte cazuri de aceleași categorii. Întrucât s-ar putea deschide dosare în cursul anului de care serviciul de birou nu este la curent (ceea ce înseamnă că nici nu sunt în nomenclator). Astfel de cazuri ar trebui incluse și în lista de livrare.

Dacă se dezvăluie că un anumit caz lipsește, atunci serviciul de gestionare a evidențelor are dreptul să solicite un certificat cu motivele acestei situații.

De obicei, în procesul de pregătire a documentelor pentru arhivare, diviziile structurale ale întreprinderii controlează simultan corectitudinea executării lor. Acest lucru se aplică nu numai cazurilor care sunt în curs de pregătire pentru transferul în arhivă, ci și celor care se află încă în evidența curentă. Dacă se acumulează un numar mare de cazuri, apoi sunt verificate selectiv pentru a vă face o idee despre cât de bine se desfășoară munca de birou într-un anumit departament pe baza eșantionului. Dacă este necesar, specialistul în arhivă poate comunica colegilor recomandările sale privind eliminarea erorilor și îmbunătățirea designului.

După ce documentele au fost deja transferate în arhivă, acestea sunt procesate științific și tehnic, care include și firmware-ul lor hardcover. De obicei, se efectuează o reorganizare în paralel, în urma căreia cazurile sunt noi în conformitate cu cerințele de reglementare. Acest lucru se face dacă în activitatea curentă de birou s-au făcut erori sau abateri de la reguli.

Cerințele de reglementare sunt ușor de înțeles, totuși, specialiștii din diferite departamente ale întreprinderii fac de obicei multe greșeli atunci când depun dosare. Prin urmare, managerul trebuie să refacă totul. În astfel de cazuri, este mult mai ușor pentru acest angajat să facă totul din nou în conformitate cu cerințele de reglementare decât să încerce să remedieze un caz existent.

În acest sens, în procesul de pregătire a dosarelor pentru arhivare, cea mai importantă sarcină a angajaților departamentului este să verifice caracterul complet al reflecției. Nu este nevoie să modificați capacul, mai ales dacă acesta a fost încadrat corect la momentul deschiderii carcasei. Este suficient să verificați dacă husele de carcasă conțin toate informațiile necesare, în cazul lipsei acesteia, va fi necesară completarea acesteia. Acest lucru este necesar pentru a evita acțiunile inutile în procesul de procesare și intermitere a cazurilor și, de asemenea, pentru a facilita înțelegerea tuturor documentelor de către angajații care efectuează această operațiune.

După includerea tuturor cazurilor planificate cu o perioadă de stocare permanentă și de lungă durată în lista de acceptare, documentele trebuie transferate la sediul arhivei. Puteți găsi informații utile despre într-o publicație separată, unde veți găsi și o mostră și procedura de completare a acestui inventar. Dacă s-a decis să se trimită fișiere la arhivă cu o perioadă de stocare de până la 10 ani, atunci transferul acestora poate fi efectuat fără a se compila inventare. Contabilitatea în acest caz poate fi ținută conform nomenclatorului de cazuri.

După ce documentele au fost deja transferate în arhivă, acestea sunt procesate științific și tehnic, care include și firmware-ul lor hardcover. De obicei, reorganizarea se desfășoară în paralel, în urma căreia cazurile sunt reînregistrate în conformitate cu cerințele de reglementare. Acest lucru se face dacă în activitatea curentă de birou s-au făcut erori sau abateri de la reguli. Cerințele de reglementare sunt ușor de înțeles, totuși, specialiștii din diferite departamente ale întreprinderii fac de obicei multe greșeli atunci când depun dosare. Prin urmare, managerul trebuie să refacă totul. În astfel de cazuri, este mult mai ușor pentru acest angajat să facă totul din nou în conformitate cu cerințele de reglementare decât să încerce să remedieze un caz existent.

Transferăm cazurile în arhivă în conformitate cu toate regulile

Atenţie

CEO SRL „Altair” 26.12.2014) FIȘA DE CERTIFICAT A CAUZULUI Nr. În dosarul clasat și numerotat (în cifre și în cuvinte) foi, inclusiv: foi cu litere: numere lipsă: + foile inventarului intern: Caracteristici condiție fizicăși formarea cauzei Fișa numerele 1 2 (denumirea funcției angajatului unității structurale) (semnătura) (decodificarea semnăturii) "" 20 (denumirea funcției angajatului serviciului de învățământ preșcolar). instituție) (semnătura) (decodificarea semnăturii) "" 20 g. Instrucțiunile date sunt universale și pot fi transformate de orice organizație pentru a se potrivi nevoilor proprii.

Prevederi ale instrucțiunii care se abat de la normele prevăzute de Regulile de bază Clauza 2.2. Instrucțiunile conțin informații că fișierele cu o perioadă de stocare de cinci ani sau mai mult sunt incluse în arhivă.

Arhivarea planului de lucru pentru anul

Important

Deja în timpul pregătirii dosarelor pentru transferul în arhivă, nu uitați să întrebați interpreții despre disponibilitatea acestor categorii în departamentul altor cazuri. Întrucât ar putea începe dosare suplimentare în cursul anului și nici măcar să nu informeze despre acest lucru serviciul greorial (de aceea nu sunt în nomenclator).

Astfel de cazuri ar trebui incluse și în inventarul de livrare. În cazul în care se constată absența oricărui caz, atunci serviciul de gestionare a evidenței are dreptul să solicite o adeverință de motive. Și, de regulă, în etapa de pregătire a documentelor pentru depunerea la arhivă, în același timp, diviziile structurale controlează corectitudinea formării cazurilor și execuția acestora.

Și nu doar cazurile care se pregătesc pentru transferul în arhivă, ci se uită și la modul în care se fac lucrurile în stadiul actual al muncii de birou. Dacă există o mulțime de cazuri, atunci se cunosc selectiv pentru a-și face o idee despre starea muncii de birou din departament.

Forma programului de primire a cazurilor în arhiva organizației

Prin urmare, în primul rând, trebuie să întocmiți un inventar de transfer (act de transfer), care va indica:

• numărul documentelor transferate, datele creării acestora, titlurile;
• numărul de foi din fiecare caz.

Actul de transfer este semnat de către părțile cedente și cele care primesc. Actele sunt stocate în arhivă (pentru aceasta, se deschide un caz separat și îi este atribuit un index de păstrare a evidenței) și servesc drept bază pentru acceptarea documentației pentru depozitare și plasarea documentelor pe rafturi.
În continuare, trebuie să înregistrați documentele în jurnale de contabilitate (inventar, arhivă). Fiecare document primește un număr de identificare în timpul procesului de înregistrare.

De exemplu, documentația de management este separată de documentația de personal.

Instrucțiuni pentru pregătirea și transferul documentelor în arhivă

Un angajat al arhivei acceptă fiecare caz, în timp ce se notează prezența cazului pe două exemplare ale inventarului. După reconcilierea dosarelor, în partea de jos a inventarului, se documentează numărul de cazuri acceptate în arhivă în momentul faptului, numărul cazurilor dispărute, data acceptării și transferului, semnăturile angajatului arhivei și ale organizației.

Nuanțe ale procedurii de distrugere a documentelor Reciclarea este supusă documentării unei perioade de depozitare temporară de până la 10 ani, sub rezerva expirării perioadei specificate. Baza distrugerii este decizia comisiei de experți, care este consemnată în protocol. Documentele supuse eliminării sunt introduse într-o formă specială - Legea privind alocarea pentru distrugerea documentelor care nu sunt supuse depozitării. Conține coloane precum indecși, titluri de cazuri, perioade de păstrare și termene limită.

Transferul cazurilor în arhiva organizației

În primul rând, majoritatea organizațiilor neguvernamentale nu sunt surse de achiziție a arhivelor de stat, iar în ceea ce privește stocarea documentelor ele „fierb în sucul lor”, intrând în contact cu arhivele statului, de exemplu, doar la transferul documentelor asupra personalului în timpul lichidării. a organizatiei. Prin urmare, astfel de detalii pot fi excluse din formularele de documente, cum ar fi: o notă privind aprobarea inventarelor de dosare privind personalul EPC în actul privind alocarea pentru distrugere a documentelor care nu fac obiectul depozitării (Anexa 2 din Instrucțiune).

În al doilea rând, aceleași companii nestatale nu își pot permite adesea să păstreze dosarele în subdiviziuni timp de 10 ani sau mai mult. Unele departamente ale companiei arhivează documentele primite imediat după ce sunt scoase de sub control, pur și simplu pentru că nu există loc în birou sau în zona de recepție pentru a le depozita.

Publicat în Subiect: Fișier de arhivă Să aruncăm o privire la modul în care fișierele sunt transferate în arhiva unei organizații în acest articol. În primul rând, apar două întrebări - ce documente trebuie pregătite și pentru ce ani. Ce categorii de documente sunt transferate în arhivă De obicei, documentele de depozitare permanentă și de depozitare temporară pe 10 ani sunt transferate în arhiva organizațiilor. În acest din urmă caz, în primul rând, se referă la cazuri de personal. Afaceri< 10 лет хранения обычно в архив не попадают, они остаются в отделах (где они заведены) до момента истечения сроков их хранения и утраты практической надобности. Но все же в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, нет места для хранения в отделе). Затем можно будет составить акт на уничтожение документов с временными сроками хранения.

Program pentru transferul cazurilor în arhiva organizației

Dacă este necesar, în procedura de distrugere a documentelor electronice sunt implicați specialiști ai departamentului. tehnologia Informatiei Societate.

1. Achizitia si executarea dosarelor si documentelor pentru transferul in arhiva
   1. Arhivarea include următoarele operații:
      1. sortarea documentației pentru a separa din dosare documentele a căror perioadă de păstrare a expirat, duplicate, copii etc.;
      2. verificarea corectitudinii sistematizării documentelor în cadrul dosarelor;
      3. verificarea caracterului complet al cazurilor;
      4. verificarea corectitudinii executării documentelor cuprinse în cauză (disponibilitatea tuturor detaliilor necesare, semnături, vize).
   2. Dacă dosarul conține corespondență, documentele sunt grupate cronologic sau pe bază de cerere-răspuns.

3. stocarea promptă a documentelor

Pe baza dispozițiilor articolului 9 din Legea „Cu privire la arhivele din Federația Rusă”, documentația unei organizații neguvernamentale este considerată proprietate privată. Cu toate acestea, la lichidarea organizației, o condiție prealabilă este livrarea documentelor pentru stocare în arhivă.

Acest eveniment se desfășoară și în cazurile de reorganizare, când se efectuează transferul documentației către succesor (termenul limită pentru transferarea cazurilor în ambele cazuri este de două luni). De asemenea, este necesar să transferați fișierele în depozitul departamental la intervale de aproximativ o dată la 3 ani.
Dacă există un flux semnificativ de documente, poate fi necesară stocarea temporară a documentației, pentru care este prevăzută posibilitatea organizării stocării temporare a documentelor. Procedura de formare a dosarelor de arhivă Pentru a simplifica căutarea ulterioară a documentului solicitat în arhivă, dosarele trebuie formate în funcție de anumiți parametri.

Depunerea documentelor la arhivă

Executarea lucrarilor:

• prelucrare sanitara si igienica in camera de arhiva - o data pe an, zi sanitara - o data pe luna;
• efectuarea citirilor instrumentelor de control și măsurare cu intrarea ulterioară a acestora în jurnalele relevante - cel puțin de două ori pe săptămână;
• controlul securității informațiilor de pe suportul electronic – cel puțin o dată la trei ani.

Utilizarea documentelor Arhiva, dacă este posibil, ar trebui să aibă o sală de lectură în care utilizatorul să se familiarizeze cu NSA, să selecteze documentul de care are nevoie, să aranjeze primirea acestuia, să comande o copie etc. Personalul arhivei înregistrează cercetători, precum și documente emise în revistele relevante.

Din arhive se pot elibera documente atât pentru utilizare în sala de lectură, cât și pentru utilizare temporară. Termenul de eliberare a documentelor nu trebuie să depășească trei luni.

Introducere

În lucrarea de examinare scrisă s-a luat în considerare tema „Reguli de pregătire a documentației la transferarea cazurilor în arhivă”. Etapa finală a procesului de documentare este pregătirea documentelor executate pentru depozitare și utilizare. Scopul principal al eficientizării și stocării documentelor finalizate este de a crea condiții pentru utilizarea lor în activitatea de referință a instituțiilor și de a completa Fondul de arhivă de stat al Federației Ruse.

Principalul document de reglementare care definește și reglementează organizarea proceselor de lucru de birou în instituții, organizații și întreprinderi este Unified State Office Work System (EGSD).

Principalele prevederi ale USSD reprezintă un set ordonat științific de reguli, reglementări și recomandări pentru păstrarea evidenței, din momentul în care documentele sunt primite sau create și până la depunerea lor la arhivă.

Pregătirea documentelor pentru păstrarea și utilizarea ulterioară include: examinarea valorii științifice și practice a documentelor, înregistrarea cazurilor, descrierea cazurilor, asigurarea securității documentelor, transferul cazurilor la arhiva instituției (arhiva departamentală).

Regulile de prelucrare a documentației la transferul cazurilor în arhivă merită o atenție serioasă, deoarece tocmai în această etapă greseli grave, care în viitor poate duce la consecințe negative în activitatea arhivei.

Scopul tezei: studiul problemelor legate de regulile de înregistrare la transferul cazurilor în arhivă. În muncă Atentie speciala vor fi acordate cerințelor pentru descrierea documentelor, problemele de întocmire și prelucrare a inventarelor de cazuri în munca de birou a organizațiilor. Pentru a atinge acest obiectiv, este necesar să rezolvați următoarele sarcini:

Aflați regulile de depunere și descriere a cazurilor.

Analizați semnele și criteriile de valoare a documentelor.

Luați în considerare procedura de transfer a cazurilor în arhiva departamentală.

1. Cerințe pentru formarea dosarelor în munca de birou

Formarea documentelor executate în cazurile din organizație se realizează pe parcursul întregului exercițiu economic în conformitate cu nomenclatorul cazurilor aprobat pentru acest an. De la începutul anului clerical, copertele dosarului trebuie întocmite după regulile specificate în Regulile de bază de funcționare a Arhivelor Organizațiilor. Forma de acoperire a carcasei de depozitare permanentă și temporară (până la 10 ani) este stabilită și de GOST 17914-72 „Coperte de cutii de perioade lungi de depozitare. Tipuri, soiuri, cerinte tehnice".

Următoarele informații sunt plasate pe coperta fiecărui dosar depus în conformitate cu nomenclatorul cauzelor:

Numele companiei;

denumirea unității structurale;

indice de caz;

titlul cauzei;

data cauzei (în această etapă - anul);

termen de valabilitate și articol de pe listă.

Informațiile plasate pe coperta cazului la începutul anului clerical pot fi actualizate și completate cu date noi. Așadar, abia la sfârșitul anului clerical, puteți clarifica titlul și, dacă este cazul, dați un subtitlu dacă s-au format mai multe volume ale cauzei. În acest caz, lângă indexul cazurilor, trebuie scris următoarele: „Volum 1”, „Volum 2”, etc.

Abia la sfârşitul anului, puteţi nota numărul de foi ale dosarului şi puteţi face precizări asupra datei constituirii, indicând datele exacte ale primului şi ultimului document. (Această cerință se aplică pentru anumite tipuri documente, cum ar fi comenzi). La formarea dosarelor în munca de birou, pe copertă nu se aplică codul arhivistic al cazului, care cuprinde: denumirea arhivei de stat, la care organizația transferă cutii pentru păstrare permanentă; numărul cazului, inventarul, cazurile - aceste informații vor fi aplicate după ce cazurile vor fi transferate spre stocare în arhiva organizației.

Numele organizației pe coperta cazului este indicat integral în cazul nominativ, indicând numele complet al organizației căreia îi este subordonată direct (și în cazul nominativ). Dacă organizația organizației-mamă a acceptat oficial nume prescurtate, atunci acestea sunt indicate între paranteze după numele complet, de exemplu:

Comitetul pentru Protecția Socială a Populației din Moscova (Komsotszashchita din Moscova);

Centrul de Reabilitare pentru Persoane cu Handicap (RCDI).

Atunci când denumirea organizației (unitatea structurală) este schimbată în timpul anului de activitate sau când cazul este transferat către o altă organizație (unitatea structurală), un nou nume al organizației sau organizației este semnat pe copertă - acceptare (unitatea structurală), iar primul este cuprins între paranteze.

Indexul cazurilor, titlul cazului, perioada de păstrare și înregistrarea în listă sunt transferate în coperti de cazuri din nomenclatorul de cazuri.

Cauza se consideră deschisă dacă se depune în ea primul document executat. Formarea documentelor în cazuri ar trebui să fie efectuată fie de lucrători de serviciu, fie de persoane special desemnate, care cunosc cerințele de bază pentru formarea dosarelor.

Crearea cazului include:

primirea documentelor executate, verificați corectitudinea înregistrării și prezența tuturor detaliilor pe aceasta care le asigură efect juridic, și semne care indică finalizarea lucrărilor cu documente;

repartizarea documentelor executate pe cauze în conformitate cu nomenclatorul cauzelor. La dosar se introduc documente, care în cuprinsul lor corespund cu titlul cauzei, în timp ce este interzisă gruparea în dosare a exemplarelor schițe și duplicate, precum și a documentelor de returnat. În dosar se introduce câte o copie a fiecărui document, iar excepții pot fi făcute doar pentru documentele deosebit de valoroase. Principala cerință care trebuie respectată întotdeauna este formarea documentelor cu perioade de stocare permanente și temporare în dosare separate. Dosarul nu trebuie să aibă o grosime mai mare de 4 cm și să nu conțină mai mult de 250 de coli într-un volum;

aranjarea documentelor în cadrul cauzei într-o anumită succesiune. În conformitate cu Regulile de bază pentru funcționarea arhivelor unei organizații, în interiorul dosarelor, documentele trebuie aranjate astfel încât să acopere în mod consecvent anumite aspecte din conținutul lor.

De regulă, documentele sunt în carcasă în ordine cronologică, începând de la cele mai vechi documente ca date și terminând cu cele mai recente. Documentele pot fi aranjate după numerele lor de serie (ordine), care reflectă și succesiunea cronologică. Secvența cronologică inversă este, de asemenea, folosită adesea la formarea documentelor în cazuri, când un document anterior se află la sfârșitul cazului, unul ulterioară este la începutul cazului, de exemplu, la formarea dosarelor personale. Acest lucru oferă confort în timpul lucrului, elimină necesitatea de a elimina documentele din carcasă la depunerea următorului document. Atunci când astfel de cazuri sunt transferate în arhivă, ele sunt reformulate pentru a asigura succesiunea cronologică obișnuită.

Atunci când se formează cazuri pentru anumite categorii de documente, acestea sunt, de asemenea, ghidate de următoarele reguli:

documentele administrative se formează în cazuri pe tip cu cereri aferente;

corespondența este grupată într-un caz în așa fel încât documentul - răspunsul să fie plasat imediat după document - cererea;

anexele la documente, indiferent de data aprobării sau întocmirii acestora, se anexează la documentele la care se referă. Aplicațiile cu un volum mai mare de 250 de coli sunt formate într-un volum separat, despre care se face un semn pe document;

documentele aprobate se formează întotdeauna separat de proiectele lor;

la formarea unor categorii de documente este necesară completarea imediată a unui inventar intern al cazului (fișe personale; dosare care conțin documente deosebit de valoroase);

cauzele cu contestații ale cetățenilor se formează în ordine alfabetică

solicitanții.

Toate documentele referitoare la un solicitant constituie un grup independent. Apelurile repetate sunt trimise către acest grup de documente. În interior documentele sunt aranjate în ordine cronologică.

Formarea actelor cauzei începe la începutul anului de afaceri. După cum s-a menționat deja, cel mai bine este să folosiți foldere precum „Corona” pentru depunerea documentelor.

În organizații, cazurile sunt de obicei formate într-o manieră descentralizată. Numai în organizațiile mici este posibilă formarea centrală a cazurilor de către serviciul DOW. Cu o formare descentralizată a serviciului, DOW asigură siguranța celei mai importante părți din documentele de management ale organizației, iar restul documentelor sunt formate în divizii structurale. Corectitudinea formării cazurilor este monitorizată de serviciul instituției de învățământ preșcolar, arhiva organizației și arhiva statului.

Toate cerințele de mai sus se referă în primul rând la formarea cazurilor mod tradițional.

2. Pregatirea carcaselor pentru depozitarea arhivei

Cazurile de gestionare a evidențelor juridice de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani) se păstrează timp de 1-3 ani la locul înființării acestora, iar apoi sunt supuse transferului spre păstrare în arhiva organizației. Înainte de a fi transferate în arhivă, fișierele trebuie finalizate și descrise în formulare speciale (liste de livrare), în conformitate cu cerințele Agenției Federale de Arhivă.

Cazurile unei perioade de stocare temporară (până la 10 ani), de regulă, sunt acceptate în arhiva unei organizații numai cu permisiunea șefului organizației. Dar nici în acest caz, o astfel de prelucrare nu se realizează cu ei, care se realizează cu cazuri de stocare permanentă și temporară: ele pot fi stocate în folderele în care a fost efectuată formarea; documentele în cauză nu sunt rearanjate; foile nu sunt numerotate; fișa de verificare nu este întocmită. Contabilitatea pentru astfel de cazuri se efectuează conform nomenclatorului cazurilor, nu se întocmesc noi formulare contabile.

Cazurile de stocare permanentă și temporară (peste 10 ani), precum și dosarele confidențiale și de personal, sunt supuse înregistrării complete, care include următorii pași.

1. Reorganizarea actelor în cauză. Documentele din dosar se depun în ordine cronologică directă (după data primirii și numerele de ordine), astfel încât primul document să fie la începutul dosarului; toate elementele de fixare metalice sunt îndepărtate de pe documente (pentru a preveni rugina).

2. Numerotarea foilor cutiei. Pentru păstrarea și consolidarea ordinii de aranjare a documentelor cuprinse în cauză, acestea se numerotează în formă extinsă cu cifre arabe în numerotare brută în colțul de sus într-un colț negru cu creion sau mașină de numerotat grafit negru. Fotografiile, desenele, diagramele și alte documente ilustrate, care sunt o foaie separată, sunt numerotate pe verso, în colțul din stânga sus. Plicurile cu atașamente depuse în dosar sunt numerotate după cum urmează: plicul este numerotat mai întâi, iar apoi fiecare atașament este numerotat cu următorul număr. Dacă în numerotare se găsesc un număr mare de erori, acestea sunt renumerotate. În acest caz, numerele vechi sunt tăiate cu o bară oblică, iar noul număr este pus înapoi.

Întocmirea, dacă este cazul, a unui inventar intern al actelor cauzei. Un inventar intern ar trebui să fie în cazurile care conțin documente deosebit de valoroase și personale, precum și în cazurile judiciare și de investigație, în cazurile de acordare a diplomelor academice și a titlurilor academice, în cazurile de certificate de drepturi de autor și brevete de invenții etc. inventarele interne sunt, de asemenea, necesare dacă rubricile cazuri relevă conținutul specific al documentelor, de exemplu, „Ordinele directorului pentru activitățile de bază”. Forma inventarului intern, procedura de întocmire a acestuia sunt reglementate de Regulile de bază pentru activitatea arhivelor organizației. Inventarul intern contine informatii despre datele si numerele de inregistrare ale documentelor, titlurile acestora, numarul de foi ale fiecarui document, cu indicarea fiselor cazului. Inventarul intern in caz joaca rolul unui cuprins, ajuta la asigurarea securitatii documentelor. Fișele inventarului intern se numerotează separat de documentele din cazurile, la finalul cărora se face o înregistrare finală cuprinzând informații despre numărul de acte de caz cuprinse în acesta și numărul de foi ale inventarului intern propriu-zis.

Întocmirea declarației pe propria răspundere a cauzei. Se întocmește conform formei stabilite pentru orice unitate de depozitare arhivistică și este necesar să se stabilească caracteristicile de numerotare, să se țină cont de numărul de foi ale carcasei și de inventarul intern, de caracteristicile formării carcasei (prezența foilor). cu documente lipite, plicuri cu atașamente, ilustrații etc.). Este interzisă efectuarea unei inscripții de atestare pe versoul documentelor și pe coperta dosarului propriu-zis.

Toate modificările ulterioare în componența și starea cazului (deteriorări, înlocuirea originalelor cu copii, informații privind verificarea disponibilității și stării cazului, note privind eliberarea carcasei pentru utilizare etc.) sunt reflectate în inscripția de certificare. .

5. Introducerea clarificărilor necesare în detaliile capacului cazului. Denumirea organizației și subordonarea directă a acesteia pentru perioada de realizare a documentelor cuprinse în dosar, titlul cauzei (volume, părți), termenele pentru actele cauzei, numărul de foi din dosar sunt specificat.

Arhivarea sau legarea cauzei. Documentele cu o perioadă de stocare permanentă care alcătuiesc cazul sunt depuse pe patru protocoale într-o copertă rigidă, ale căror cerințe sunt definite de GOST 17914-72 „Coperți de caz. termen lung depozitare. Tipuri, soiuri, cerinte tehnice". Daca organizatia are ocazia, poate angaja cazul. Toate acestea se fac in asa fel incat sa se asigure posibilitatea citirii libere a textului tuturor documentelor, datelor, vizelor si rezolutiilor privind lor.

Documentele deosebit de valoroase sunt depozitate în mape rigide închise, cu trei clape cu șiruri sau în carcase (cutii). Opțiunea de ambalare a documentelor primite pentru depozitare este determinată de suportul pe care au fost create. Pentru documentele intocmite pe hartie de formate standard (asa se intocmesc documentele de stocare permanenta si temporara (peste 10 ani) in cele mai multe cazuri), este vorba de o coperta rigida pentru card sau de un folder special.

Respectarea regulilor stabilite de procesare a dosarelor are ca scop:

) asigură siguranța documentelor transferate spre depozitare;

) să pregătească în întregime dosarele pentru păstrarea arhivistică, întrucât arhiva nu trebuie să se ocupe de prelucrarea dosarelor; arhiva adaugă doar cifrul de arhivă pe coperta carcasei.

2.1 Examinarea valorii documentelor

Examinarea valorii documentelor este studiul documentelor pe baza principiilor și criteriilor valorii lor pentru a determina termenii de păstrare a documentelor și a le selecta pentru păstrare. Listele de documente aprobate de Arhivele Federale servesc drept cel mai important suport de referință atunci când se lucrează la examinarea valorii documentelor.

Există două tipuri de liste:

liste de documente care indică perioadele de păstrare;

liste de documente ce urmează a fi transferate la depozitul de stat.

Examinarea valorii se efectuează atunci când:

întocmirea nomenclatorului cazurilor;

formarea dosarelor și verificarea corectitudinii atribuirii documentelor cauzelor;

pregătirea cutii pentru depozitarea ulterioară;

pregătirea dosarelor pentru transferul de la organizație pentru păstrare la arhiva statului.

2 Principii și criterii pentru valoarea documentelor

Valoarea documentelor este determinată în funcție de principiile de bază ale istoricismului, de exhaustivitatea și complexitatea evaluării documentelor și în conformitate cu criteriile complexe aplicate: origine, conținut și caracteristici externe documente, forța juridică și starea fizică a documentelor.

Criteriile de origine includ:

rolul și locul organizației (persoanei) în sistemul administrației publice sau într-o anumită industrie, semnificația funcției sale;

momentul și locul creării documentului.

Criteriile de conținut (criteriul principal) includ:

semnificația evenimentului reflectată în document;

tipul și tipul documentului.

Criteriile pentru caracteristicile externe ale documentelor includ:

autenticitatea legală a documentului (prezența semnăturilor, a datelor, a sigiliilor);

existența unei rezoluții;

caracteristici ale transmiterii textului;

caracteristici ale bazei materiale a documentului;

caracteristici ale stării fizice a documentului.

Criteriul forței juridice a unui document este interconectat cu criteriul autenticității, întrucât doar documentele corect executate au forță juridică. În unele cazuri, a doua și ulterioară copie a documentului (contracte, acte), copiile documentelor de învățământ, actelor de stare civilă și extrasele din documente au forță juridică, dar sub rezerva executării corecte a alcătuirii certificatului.

Criteriul stării fizice a documentului este utilizat în cazul documentelor deteriorate, de aceea este auxiliar.

3 Înregistrarea rezultatelor examinării valorii documentelor în arhiva departamentală

Pe baza rezultatelor examinării valorii documentelor din instituție se întocmesc inventare pentru depozitare permanentă, temporară (peste 10 ani) și personal, care trebuie transferate la arhiva departamentală.

Inventarul cauzelor este un director de arhivă, care este o listă sistematizată a titlurilor cauzelor și are rolul de a dezvălui componența și conținutul cauzelor, de a consolida sistematizarea acestora în cadrul fondului și de a înregistra cazurile.

În același timp, inventarierea cazurilor este un document contabil și principalul tip de aparat științific și de referință pentru documente care asigură o căutare operațională a cazurilor.

Descrierile sunt compilate separat:

pentru cutii de depozitare permanentă;

cazuri de depozitare temporară (peste 10 ani);

cazuri privind personalul și alte cazuri similare;

pe cauze constând în documente specifice, caracteristice doar acestei instituții (organizație) (cazuri judiciare, de investigație, rapoarte științifice pe teme etc.);

publicaţii oficiale departamentale.

Când se întocmește un inventar al cazurilor unei unități structurale, este necesar să se înscrie fiecare caz în inventar sub un număr de serie independent. Atribuirea numărului de inventar și sistematizarea treburilor unității structurale se stabilesc de arhiva departamentală.

Documentele de depozitare temporară (până la 10 ani) și expirate până la 01 ianuarie a anului următor sunt incluse în actul „Cu privire la alocarea pentru distrugere a documentelor care nu fac obiectul depozitării”.

Se întocmește un act privind alocarea documentelor în vederea distrugerii pentru treburile întregii instituții. Dacă în actul cauzei există mai multe subdiviziuni structurale, atunci denumirea fiecărei subdiviziuni structurale este indicată înaintea grupului de titluri ale cazurilor.

3. Depozitarea documentelor în divizii structurale

Cazurile din momentul înființării lor și până la trecerea în arhiva instituției se păstrează în compartimente structurale.

Locul de depozitare poate fi un dulap, care trebuie închis, sau un seif.

Cel mai într-un mod simplu depozitarea documentelor este depunerea carcasei pe verticală pe rafturile dulapului. Pe cotorul fiecărui caz este indicat indicele acestuia conform nomenclaturii.

De exemplu: SA „Concord” 01-02 Contracte 2006

Design capac carcasă

Secvența cazurilor ar trebui să corespundă locației titlurilor din nomenclatură. Acest lucru va asigura o căutare rapidă pentru cazul potrivit.

Pe parcursul anului, secretarul (responsabil cu conducerea treburilor) emite dosare executorilor pentru uz temporar. În locul cazului eliberat se plasează un card înlocuitor care indică numărul cauzei, data emiterii, persoana căreia i-a fost eliberat, data returnării, o semnătură în primirea și acceptarea cazului.

Nu este permisă retragerea și eliberarea documentelor din dosarele de stocare permanentă. În cazuri excepționale (de exemplu, conform cerințelor autorităților judiciare și de investigație), o astfel de sechestru este posibilă cu permisiunea șefului întreprinderii. În locul documentului, se lasă o copie legalizată și un act privind motivele retragerii.

Scoaterea cazurilor din clădirea instituției sau transferul lor într-o altă unitate structurală este posibilă și numai cu permisiunea șefului.

Persoanele responsabile cu munca de birou sunt responsabile de siguranta documentelor din unitatea structurala.

Antreprenorii păstrează doar acele documente care sunt în execuție.

Instituție, la solicitarea cetățenilor, copii certificate ale documentelor care emană de la această instituție în condițiile legii.

Certificarea copiilor de pe alte documente se realizează de către birourile notariale.

Ei nu fac copii ale pașaportului, cardurilor militare etc. documente.

Dacă acestea sunt pierdute, autoritățile relevante eliberează un duplicat în modul prescris.

1 Pregatirea documentelor pentru depunerea la arhiva organizatiei

Cazurile finalizate prin muncă de birou rămân în unitatea structurală timp de un an, apoi transferate în arhiva organizației.

O arhivă este înțeleasă ca un ansamblu de documente de arhivă, precum și o instituție de arhivă sau o unitate structurală a unei instituții, organizații sau întreprinderi care primește sau stochează documente de arhivă în interesul utilizatorului.

O arhivă secretă este o arhivă care nu este declarată public.

Un document de arhivă este înțeles ca un document care este păstrat sau supus conservării datorită semnificației sale pentru societate, precum și având valoare pentru proprietar.

Fișierele sunt transferate în arhiva organizației pentru stocare permanentă și temporară (peste 10 ani). Cazurile de păstrare temporară (până la 10 ani inclusiv) se transferă în arhivă la latitudinea conducătorului instituției și se acceptă în arhivă conform nomenclatorului cazului.

Pentru stocarea permanentă și temporară (peste 10 ani), înainte de predarea la arhivă, completează următoarele:

faceți clarificările necesare la detaliile copertei cazului (clarificarea denumirii organizației, indicele de evidență și titlul cazului, data cazului);

aranjarea documentelor în cadrul carcasei într-o anumită succesiune (ordinea cronologică a indexului documentelor);

face un inventar intern al documentelor.

Filele cutiei sunt numerotate, cu excepția foilor semnăturii de certificare și a inventarului intern, în colțul din dreapta sus cu cifre arabe, un creion grafic negru sau o mașină de numerotat. Este interzisă utilizarea cernelii și a creioanelor colorate pentru numerotarea foilor.

Fotografiile, desenele, diagramele și alte documente ilustrate și specifice reprezentând o fișă independentă în dosar sunt numerotate pe verso în colțul din stânga sus. Dacă în dosar sunt depuse plicuri cu atașament, atunci plicul este numerotat la început, iar apoi fiecare atașament este numerotat cu următorul număr. La finalul cauzei se depune o fișă de certificare, în care se indică numărul de foi din cauză. Fișa de certificare se întocmește pe o foaie de format A4 sau pe un formular special realizat cu informații permanente.

În reviste, cărți, certificarea se eliberează pe spatele ultimei foi goale. Dacă cazul a fost deja depus, atunci semnătura de certificare este lipită pe interiorul copertei de partea superioară.

Este interzisă efectuarea unei semnături de autentificare pe versoul documentelor sau pe coperta propriu-zisă.

Cazurile de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv) sunt supuse înregistrării parțiale.

Pastrarea dosarului este permisa in mape, este posibil sa nu se reorganizeze documentele din dosar, sa nu se numeroteze foile dosarului, sa nu se intocmeasca semnaturi de certificare.

3.2 Transferarea dosarelor la arhiva departamentului

Din arhiva întreprinderii, documentele de depozitare permanentă, temporară (peste 10 ani) și personalul sunt transferate la arhiva departamentală. Arhiva departamentală acceptă fișiere pentru stocare:

din sediul unei instituții sau unități structurale;

din organizațiile și întreprinderile subordonate, dacă este înființată

regulament privind arhiva sau ordinul conducătorului instituţiei. Transferul lor se face doar prin descrieri.

Cazurile de stocare temporară (până la 10 ani inclusiv) nu sunt transferate în arhiva departamentală. Ele sunt stocate central în organizație sau în divizii structurale și la expirarea perioadei de depozitare sunt supuse distrugerii. Cazurile alocate în temeiul actului de distrugere trebuie depozitate într-un loc special amenajat și predate angajaților serviciului de management al biroului organizației sau arhivei departamentale pentru distrugere prin servicii speciale. Livrarea documentelor se face prin bonuri de acceptare. Aceștia sunt transferați la arhiva departamentală în cazuri excepționale prin decizie a conducătorului întreprinderii.

La intocmirea dosarelor de transfer la arhiva departamentala, personalul arhivei verifica corectitudinea inregistrarii acestora, cazul cu inventar. Fiecare caz este luat de cap sau ofițer special arhiva departamentală în prezența angajaților unei unități sau organizații structurale.

În inventarierea fiecărei cauze cuprinse în acesta se face o notă despre prezența cauzei. La sfârșitul fiecărei copii a inventarului sunt indicate în cifre numărul de dosare efectiv acceptate în arhivă, data primirii dosarelor, semnăturile unui angajat al arhivei departamentale și ale unui reprezentant al organizației care a transferat cazurile. si in cuvinte.

Odata cu cauza, biroul (secretarul) transfera dosarul de inregistrare si control pentru documente la arhiva departamentului. Titlul fiecărui dulap de dosare este inclus în inventar. Documentele cu semnificație științifică, socio-culturală, istorică, economică, artistică sau de altă importanță culturală pot fi transferate de către o arhivă departamentală pentru stocarea de stat către Fondul de arhivă al Federației Ruse.

Un fond de arhivă este înțeles ca un set de documente de arhivă care sunt legate istoric sau logic între ele.

Fondul de arhivă al Federației Ruse este înțeles ca un set de documente care reflectă viața materială și spirituală a popoarelor sale, având o semnificație istorică, științifică, socială, economică, culturală și fac parte integrantă din moștenirea istorică și culturală a popoarelor din Rusia. Federația Rusă.

Decretul Guvernului Federației Ruse din 1993 a stabilit termenele limită pentru depozitarea departamentală a documentelor Fondului de arhivă de stat, în funcție de nivelul de organizare și metoda de stabilire a informațiilor documentare:

pentru documentele autorităților de stat și ale administrațiilor teritoriilor, regiunilor, regiune autonomă, orașele Moscova și Sankt Petersburg, autoritățile reprezentative ale districtelor și orașelor și organele de conducere, precum și instituțiile de stat, organizațiile și întreprinderile de subordonare regională, regională - 10 ani;

pentru documente institutii publice, organizații și întreprinderi de subordonare oraș și raion, întreprinderi Agricultură- 5 ani;

pentru evidența actelor de stare civilă, actele de personal, evidențele actelor notariale și cauzele judiciare - 75 de ani;

pentru documentare științifică și tehnică – până dimineața semnificație practică dar nu mai puțin de 25 de ani;

pentru știri, filme, înregistrări audio și video - până la sfârșitul copierii, dar nu mai mult de 3 ani;

pentru documente fotografice - 3 ani;

pentru înregistrări pe suport de mașină - 5 ani.

In termenul stabilit, institutiile trebuie sa se asigure ca se pastreaza evidenta depozitarii permanente si pe termen lung si sa le pastreze.

Periodic este necesar să se verifice disponibilitatea și starea cazurilor:

depozitare permanentă - 1 dată la 10 ani;

cazuri cu ștampilă de restricție de acces - o dată la 5 ani;

disponibilitatea si starea de fapt – anual.

Rezultatele inspecțiilor sunt documentate în acte aprobate de conducătorul instituției (organizației).

Organizațiile sau cetățenii pot solicita la arhivă eliberarea certificatelor de arhivă.

Certificat de arhivă - document certificat oficial care are putere juridică și conține confirmarea informațiilor disponibile în documentele de arhivă aferente obiectului cererii, cu indicarea obligatorie a datelor de căutare a documentelor (număr de inventar, număr de caz, număr de filă).

În cazul în care în arhivă nu există documente, se poate elibera un certificat de arhivă pe baza materialelor tipărite disponibile în arhivă, dacă acestea conțin informațiile necesare.

Concluzie

În această lucrare de examinare scrisă a fost luată în considerare tema „Reguli de pregătire a documentației la transferul cazurilor în arhivă”. Astfel, având în vedere procedura de formare și execuție a documentației în pregătirea și transferarea dosarelor în arhiva departamentală, trebuie reținut următoarele. Necesitatea de a îndeplini cerințele pentru descrierea documentelor, problemele de întocmire și prelucrare a inventarelor de cazuri în munca de birou a organizațiilor și transferul lor ulterior în arhivă se datorează următoarelor motive.

În primul capitol s-au avut în vedere „Cerințe pentru formarea dosarelor în munca de birou”. La formarea corectă cazuri și executarea documentelor însoțitoare, se asigură o căutare rapidă a documentelor, se asigură și siguranța documentelor, luând în considerare numărul de cazuri. Munca organizată corespunzător privind clasarea dosarelor va facilita transferul documentelor în arhivă în viitor.

Al doilea capitol definește cerințele unui număr de reglementări: Regulile de bază pentru funcționarea arhivelor departamentale, Sistemul unificat de evidență de stat (dispoziții de bază), precum și Regulile de bază pentru funcționarea arhivelor organizațiilor. Fără pregătirea adecvată a documentelor pentru depozitarea arhivistică, acestea pot deveni rapid inutilizabile, ceea ce poate duce la răspundere administrativă și amenzi mari. Astfel, una dintre sarcinile principale ale serviciului clerical este pregătirea documentelor pentru păstrarea și folosirea ulterioară.

Al treilea capitol discută un set de măsuri pentru pregătirea cazurilor, care vor ajuta la stabilirea nu numai a stocării curente a documentelor, a ține cont de numărul de documente, dar și a introduce munca de formare a arhivei într-un curs obișnuit. Din munca de urgență, procedura de formare a cazurilor poate deveni o operațiune anuală destul de ușor de efectuat.

Numai cu un sistem de stocare organizat corespunzător este posibilă căutarea rapidă și eficientă documente necesare.

Bibliografie

1. Alekseeva E.V. etc.Arhivarea: un manual pentru început. prof. educație: manual. indemnizatie pentru zilele de miercuri. prof. Educație / E.V. Alekseeva, L.P. Afanasiev, E.M. Burova; ed. V.P. Kozlova - M.: ProfObrIzdat, 2002. - 272 p.

Andropova I.Yu. Gestionarea evidenței personalului: Documentație: manual. alocație / I.Yu. Andropova, N.V. Makarov. - ed. al 2-lea, șters - M.: Centrul de editură „Academia”, 2009. - 64 p.

Demin Yu.M. Munca de birou. Întocmirea documentelor oficiale. ed. a 3-a, adaugă. și refăcut. - Sankt Petersburg: Piter, 2010. 256 p.

Pshenko A.V. Gestionarea documentației: Atelier: manual. indemnizație pentru studenți. instituții medii. prof. educație / A.V. Pshenko, L.A. Doronin. ed. a 3-a, ster. - M: Centrul editorial „Academia”, 2012. - 160 p.

Pshenko A.V. Secretar-referent de înaltă calificare. Suport de documentare a activităților de management: manual. indemnizație pentru studenții instituțiilor devreme. prof. educație / A.V. Pshenko, E.A. Stepanov. - M.: Centrul de Editură „Academia”, 2007. - 272 p.

6. română L.A. Managementul documentației: un manual pentru studenți. instituții medii. prof. educație / L.A. Română. - ed. al 10-lea, Sr. - M.: Centrul de Editură „Academia”, 2012 - 224 p.

7. Salazkina L.P. Documentarea activităților de management ale instituțiilor din sfera socio-culturală. Textul documentelor [text]: manual / L.P. Salazkin - ed. al 3-lea. Kemerovo: Kuzbassvuzizdat, 2008. - 261 p.

Atasamentul 1

Forma fișei de confirmare

Fișa de atestare a cauzei Nr. ___________________ 10.10.2006 La dosar se depun și se numerotează fila(e) ________________________________ (în cifre și în litere), cuprinzând: coli cu litere ________________________________________________; numere lipsă ________________________________________________________________ + foile inventarului intern _________________________________________________ Postul Semnătura I.O.F.

Anexa 2

Forma inventarului cazurilor de depozitare permanentă, temporară (peste 10 ani) și asupra personalului unității structurale ( organizatie publica) organizații

(Numele companiei)

_____________________________________________________________

(denumirea subdiviziunii structurale sau a organizației publice)

APROBA

Denumirea funcției

şeful structurii

diviziuni (publice

organizatii)

transcrierea semnăturii

Ştampila semnăturii

_____________________________________________________________

numele secțiunii

Nr. Indexul carcasei (volume, piese) Titlul carcasei (volume, piese) Data carcasei (volume, piese) Numărul de foi din carcasă (volum, piese) Perioada de păstrare a carcasei (volume, piese) Nota 1234567

Acest inventar include ________________ cazuri cu nr. _______________

(în cifre și cuvinte)

prin nr. ________________, inclusiv:

numere de litere:

numere lipsă:

Denumirea funcției

Compilatorul semnăturii de decodare a semnăturii de inventar

ACORDAT Denumirea funcției șefului serviciului de evidență al organizației Semnătură Explicație Semnătură Data APROBAT Procesul verbal al CE al unității structurale din data de ________ Nr. _______

Predate ________________________________ cazuri

(în cifre și cuvinte)

în _______________________ înregistrare și control

(în cifre și în cuvinte) carduri pentru documente

Numele postului de angajat

unitate structurală

(organizație publică) transcrierea semnăturii

Acceptate ______________________ cazuri și ___________________________

(în numere și cuvinte) (în numere și cuvinte)

carduri de înregistrare și control pentru documente

Denumirea postului angajatului

transcrierea semnăturii arhivei departamentale

Anexa 3

Forma inventarului intern al documentelor cauzei

DESCRIERE INTERNA

acte de caz Nr. ___________________

Nr. articol Indexul documentului Data documentului Antetul documentului Numerele fisei de dosar Nota 123456 birou de lucru arhiva documente stocare

Total documente _____________________________________________

(în cifre și cuvinte)

Numărul de foi ale inventarului intern _______________________

(în cifre și cuvinte)

Denumirea funcției persoanei care a întocmit inventarul intern al documentelor din stenograma semnăturii cauzei

Feedback la finalizarea probei de examen scris

Studentă: Anastasia Nikolaevna Perminova

GBOU SPO „Colegiul Politehnic Leninsk-Kuznetsk” Grup Nr. DOU 12-1

Specialitatea SPO: 034702 Suport documentare pentru management si arhivare

Specialitate OK: Suport de documentare pentru management și arhivare

Subiectul sarcinii: Reguli de pregătire a documentației la transferul cazurilor în arhivă

caracteristici generale probă scrisă _______

Respectarea sarcinii din punct de vedere al volumului și gradului de dezvoltare a principalelor secțiuni ale lucrării de examen scris __________________________

Aspecte pozitive ale muncii

Dezavantaje în nota explicativă și execuția acesteia ____________

Caracteristicile părții grafice (creative) a lucrării ___________

Gradul de independență al elevului în elaborarea întrebărilor temei ________________________________________________________________

Evaluarea muncii de către șef _______________

Şef de lucru Lebedeva Ya.G.

Adjunct Director pentru UPR Stelmakova R.I.

Îndrumare

Ai nevoie de ajutor pentru a învăța un subiect?

Experții noștri vă vor sfătui sau vă vor oferi servicii de îndrumare pe subiecte care vă interesează.
Trimiteți o cerere indicând subiectul chiar acum pentru a afla despre posibilitatea de a obține o consultație.