Padaliniai perkelia dokumentus į organizacijos archyvą naudodami specialų inventorių. Tiesą sakant, tai yra priėmimo ir perdavimo aktas, tačiau jis turi ypatingą formą. Straipsnyje sužinosime, kur jį rasti, kaip pritaikyti ir patvirtinti.

APRAŠAS SUDĖTAS PAGAL TAISYKLES

Archyvinio fondo dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo organizavimo taisyklės Rusijos Federacija ir kiti archyviniai dokumentai valstybės institucijose, savivaldybėse ir organizacijose (toliau – Dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo organizavimo taisyklės) apie dokumentų perdavimą saugoti į organizacijos archyvą sako:

Iš šio fragmento galima padaryti tokias išvadas:

1. Yra Dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo organizavimo taisyklėmis patvirtinta priėmimo sąrašo forma - Priedas Nr.23 (popieriniams dokumentams) ir Priedas Nr.24 (Elektroninėms byloms).

2. Nuolatinio ir laikinojo (virš 10 metų) saugojimo laikotarpiams sudaromos atskiros inventorizacijos. Personalo atvejai įtraukiami į laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo laikotarpių sąrašą. Trečiasis inventorius sudaromas byloms su trumpesniu saugojimo terminu, tačiau taip pat perkeliamas į archyvą. Tas pats pasakytina ir apie elektroninius dokumentus: byloms su skirtingais saugojimo terminais sudaromos atskiros inventorizacijos.

inventoriaus forma

Apsvarstykite užpildytos inventorizacijos formos, skirtos dokumentų perdavimui (popieriuje) pavyzdį (1 pavyzdys).

3.6.1. Bylų registravimą atlieka organizacijos vadovybės dokumentinės paramos tarnybos ar kitų struktūrinių padalinių darbuotojai, kurių pareigos apima bylų steigimą ir formavimą, su metodine pagalba ir kontroliuojami organizacijos archyvo.

3.6.2. Priklausomai nuo saugojimo terminų, vykdoma pilna arba dalinė bylų registracija.

3.6.3. Nuolatinio, laikino (virš 10 metų) saugojimo ir personalo atvejai turi būti visiškai registruojami.

Pilnas padavimas apima:

bylos padavimas ar įrišimas;

bylos lapų numeracija;

surašyti sertifikavimo lapą;

esant reikalui, vidaus dokumentų inventorizacija;

reikalingų patikslinimų atlikimas bylos viršelio rekvizituose (organizacijos pavadinimo patikslinimas, bylos registravimo rodyklė, paskutinės bylos datos, bylos pavadinimas).

Laikinojo (iki 10 metų imtinai) saugojimo atvejai registruojami iš dalies: leidžiama nesisteminti byloje dokumentų, nenumeruoti bylos lapų, nerašyti atestuojamųjų raštų.

3.6.4. Bylą sudarantys dokumentai surašyti ant 4 pradurtų kietų viršelių iš kartono arba įrišti, atsižvelgiant į galimybę laisvai perskaityti visų dokumentų, datų, vizų ir juose esančių nutarimų tekstus. Ruošiant dėklas paduoti (įrišti), nuo dokumentų nuimamos metalinės tvirtinimo detalės (smeigtukai, sąvaržėlės).

3.6.5. Nuolatinės saugojimo bylos, kurias sudaro didelės vertės dokumentai arba didelių gabaritų dokumentai, saugomi uždaruose kietuose aplankuose su trimis atvartais su kaklaraiščiais arba dėžėse.

3.6.6. Jeigu byloje yra nepaimtų asmens dokumentų (asmens tapatybės kortelės, darbo knygelės, karinės kortelės), šie dokumentai įdedami į voką, kuris paduodamas į bylą. Jei tokių dokumentų yra daug, pastarieji išimami iš bylų ir jiems surašomas atskiras inventorius.

3.6.7. Kiekvienos bylos pabaigoje įforminamas tuščias atestavimo lapo blankas, o bylos pradžioje (įskaitant ypač vertingus dokumentus) - vidinės bylos dokumentų inventorizacijos blankas.

3.6.8. Siekiant užtikrinti saugumą ir fiksuoti į bylą pateiktų dokumentų eiliškumą, visi šios bylos lapai (išskyrus liudytojo lapą ir vidinį inventorių) lapo viršutiniame dešiniajame kampe sunumeruoti arabiškais skaitmenimis bruto numeracija. paprastu pieštuku arba skaitiklis. Bylos dokumentų vidaus inventorizacijos lapai numeruojami atskirai.

3.6.9. Dėžių, susidedančių iš kelių tomų ar dalių, lapai numeruojami kiekvienam tomui arba kiekvienai daliai atskirai.

3.6.10. Nuotraukos, brėžiniai, schemos ir kiti iliustruojantys dokumentai, vaizduojantys atskirą lapą byloje, sunumeruoti kitoje lapo viršutinėje paraštėje.

3.6.11. Sulenktas lapas (A3, A2 formato) išlankstomas ir sunumeruojamas dešinėje lapo viršutinės paraštės dalyje. Šiuo atveju bet kokio formato lapas, apsiūtas viename krašte, numeruojamas kaip vienas lapas; per vidurį sulankstytas ir apsiūtas lapas yra iš naujo susiuvamas ir sunumeruojamas kaip vienas lapas.

3.6.12. Lapas su tvirtai įklijuotais dokumentais (nuotraukomis, iškarpomis, ištraukomis ir kt.) numeruojamas kaip vienas lapas. Jei prie dokumento viena briauna klijuojami kiti dokumentai (teksto intarpai, vertimai, iškarpos ir kt.), tai kiekvienas dokumentas numeruojamas atskirai.

3.6.13. Į bylą pateikti vokai su priedais yra sunumeruoti; tuo pačiu metu pirmiausia sunumeruojamas pats vokas, o po to kiekvienas voko priedas sunumeruojamas kitu numeriu.

3.6.14. Į bylą pateikti dokumentai su savo lapų numeracija (įskaitant spausdintus leidinius) gali būti sunumeruoti bendra tvarka arba pasilikite savo numeraciją, jei ji atitinka lapų tvarką faile.

3.6.15. Tais atvejais, kai randama daug klaidų numeruojant bylos lapus, jos pernumeruojamos. Pernumeruojant lapus, senieji numeriai perbraukiami ir šalia dedamas naujas lapo numeris; bylos pabaigoje surašomas naujas liudytojo lapas, o senasis liudytojo lapas perbraukiamas, tačiau paliekamas byloje.

Jei bylose yra atskirų lapų numeravimo klaidų, kai organizacijos archyvas juos rengia perduoti valstybiniam saugojimui, susitarus su valstybės archyvu, leidžiama naudoti raidžių lapų numerius.

3.6.16. Liudytojų lapas surašomas byloje atskirame lape, knygose - paskutinio tuščio lapo gale, dokumentų spintose - ant atskiro tuščio kortelės formato lapo.

Bylos atestavimo lapas surašomas pagal nustatytą formą (9 priedas), kurioje skaičiais ir žodžiais nurodomas bylos sunumeruotų lapų skaičius, vidaus inventoriaus lapų skaičius, numeracijos ypatumai. bylų numerių (buvimas didžiųjų raidžių numerių, trūkstamų skaičių, lapų su įklijuotomis nuotraukomis numerių, didelio formato lapų, vokų su priedais ir juose esančių lapų skaičiaus buvimas), taip pat atspausdintus brošiūrų egzempliorius su juose esančių lapų skaičiumi, jeigu jie nebuvo pažymėti bendroje byloje esančioje numeracijoje.

Bylos atestavimo lapą pasirašo jos sudarytojas. Visi vėlesni bylos sudėties ir statuso pakeitimai (sugadinimas, originalių dokumentų pakeitimas) pažymimi pažymos lape su nuoroda į atitinkamą aktą.

Draudžiama išsiimti atestavimo lapą ant dėžutės viršelio arba ant tuščios paskutinio dokumento lapo galo. Jei byla paduota arba įrišama be patvirtinimo lapo formos, ji įklijuojama lapo viršuje vidinėje korpuso viršelio pusėje.

3.6.17. Vidinis bylos dokumentų inventorius sudaromas nuolatinio ir laikinojo (virš 10 metų) saugojimo dokumentams, kurių apskaitą lemia šios dokumentacijos specifika (ypač vertingos, asmens, teisminės, tyrimo bylos ir kt.), fiksuoti, kaip taip pat fiksuoti nuolatinį ir laikiną (virš 10 metų) saugojimą, suformuotą pagal dokumentų rūšis, kurių pavadinimai neatskleidžia konkretaus dokumento turinio.

Vidinis inventorius surašomas atskirame nustatytos formos lape (10 priedas), kuriame nurodoma informacija apie bylos dokumentų eilės numerius, jų indeksus, datas, bylos antraštes ir lapų numerius. Vidaus inventorizacijai daromas galutinis įrašas, kuriame skaičiais ir žodžiais nurodomas į jį įtrauktų dokumentų skaičius bei vidaus inventorizacijos lapų skaičius.

Vidinę inventorizaciją pasirašo jos sudarytojas. Jeigu byla įrišta arba paduota be vidinės dokumentų inventorizacijos formos, tai nustatyta forma surašytas inventorius klijuojamas priekinio bylos viršelio vidinėje pusėje.

Bylos dokumentų sudėties pakeitimai (atsiėmimas, dokumentų įtraukimas, pakeitimas kopijomis ir kt.) atsispindi skiltyje „Pastabos“ su nuorodomis į atitinkamus aktus. Prireikus daromas naujas galutinis įrašas į vidinę inventorizaciją ir bylos atestacija.

3.6.18. Nuolatinio, laikino (virš 10 metų) saugojimo ir personalo bylos dangtis surašomas ir įforminamas nustatyta forma (11 priedas), kurioje nurodomas organizacijos pavadinimas, struktūrinis vienetas, bylos rodyklė, bylos archyvinis kodas, bylos numeris (tomai, dalys) pagal suvestinio bylų sąrašo metinį skyrių, bylos pavadinimas.

Nuolatinio saugojimo bylų viršelyje numatyta vieta valstybės archyvo, į kurį bus priimamos organizacijos bylos, pavadinimui, valstybės archyvo ir organizacijos kodų pavadinimams.

Keičiant organizacijos (struktūrinio padalinio) pavadinimą per bylos dokumentų nagrinėjamą laikotarpį arba perduodant bylą kitai organizacijai (kitam struktūriniam padaliniui), bylos viršelyje nurodomas naujas šios organizacijos ar perėmėjos organizacijos pavadinimas. , o buvęs organizacijos (struktūrinio padalinio) pavadinimas rašomas skliausteliuose.

Šiame straipsnyje mes išsamiai aptarsime bylų perdavimo į įmonės archyvą procesą. Iš karto svarbūs du klausimai: kokius dokumentus reikės rengti ir kokiam laikotarpiui.

Kokių kategorijų dokumentai perkeliami į archyvą

Paprastai dokumentas su nuolatiniu saugojimu, taip pat kurio galiojimo laikas viršija 10 metų, perduodamas į įmonės archyvą. Kalbant apie pastarąjį, pirmiausia kalbame apie personalo dokumentus.

Bylos, kurių saugojimo terminas trumpesnis nei 10 metų, dažniausiai neperduodamos į archyvą, o lieka tuose skyriuose, kur buvo atidarytos, iki to momento, kai baigiasi jų saugojimo terminas ir praktinio poreikio joms nėra. Tačiau kai kuriais atvejais tokie dokumentai gali būti perkelti į archyvą vadovybės sprendimu, pavyzdžiui, jei skyrius neturi kur jų saugoti. Baigę saugoti, galite, kurie turi laikinus saugojimo laikotarpius.

Atvejai, už kuriuos laikotarpį turi būti perduoti archyvui

Vadovaujantis taisyklėmis, dokumentai turi būti archyvuojami ne vėliau kaip per trejus metus nuo jų apskaitos užbaigimo. Tai yra, bylos perdavimas į archyvą gali būti įvykdytas net po metų. Tačiau toks skubėjimas ne visada yra racionalus, nes palyginti nauji dokumentai vis dar gali būti naudingi dabartiniam biuro darbui. Todėl norėdami paprašyti tokių dokumentų iš archyvo, turėsite imtis papildomų veiksmų.

Perdavimo grafikas

Šiuo metu galiojantys reikalavimai nurodo, kad bylos į archyvą perduodamos pagal grafiką. Grafikas gali būti sudarytas bet kokia forma, pagal jį turėtų būti aišku, koks struktūrinis padalinys (ar net konkretus rangovas) ir per kokį terminą dokumentacija bus perkelta į archyvą.

Konkrečios dokumentų priėmimo ir perdavimo datos nurodyti nebūtina, geriausia duoti platesnį laikotarpį, pavyzdžiui, visą mėnesį. Juk gali pasirodyti, kad būtent tą dieną, kuri yra nustatyta bylų gavimo ir perdavimo į archyvą, įvyks ekstremali situacija, o jei bus pratęsti terminai, gausite šiek tiek laikinos erdvės manevruoti.

Grafiką turėtų sudaryti už archyvą atsakingas darbuotojas, derinamas su padalinių vadovais, kurie turės perduoti savo dokumentus. Po to tvarkaraštį turi patvirtinti organizacijos vadovas. Taip pat leidžiama, kad grafiką tvirtina dokumentų tvarkymo tarnybos vadovas, kuriam pavaldus ir archyvas.

Bylų perdavimo į archyvą tvarka

Rezultatas yra atvejai, kurie atrenkami priimti ir perduoti, o vėliau įtraukti į nustatytą priėmimo inventoriaus formą (pavyzdį pateiksime šiek tiek vėliau).

Paprasčiau tariant, bylų nomenklatūroje reikėtų pažymėti bylas su nuolatiniu ir ilgalaikiu saugojimo terminu (įskaitant bylas dėl personalo), po kurių pateikiama informacija apie dokumentų perdavimo į archyvą laiką, taip pat apie bylos dalyvius. šis procesas įtraukiamas į tvarkaraštį. Ateinančių metų grafikas sudaromas iš anksto.

Rengiant bylas archyvuoti, prasminga klausti vykdytojų, ar vienete nėra kitų tų pačių kategorijų atvejų. Kadangi per metus gali būti pradėtos bylos, apie kurias raštvedybai nežinoma (tai reiškia, kad jų nėra ir nomenklatūroje). Tokie atvejai taip pat turėtų būti įtraukti į pristatymo sąrašą.

Jeigu paaiškėja, kad konkretaus atvejo trūksta, tuomet dokumentų tvarkymo tarnyba turi teisę reikalauti pažymos apie šios situacijos priežastis.

Paprastai, rengdami dokumentus archyvavimui, įmonės struktūriniai padaliniai vienu metu kontroliuoja jų vykdymo teisingumą. Tai galioja ne tik byloms, kurios ruošiamos perduoti archyvui, bet ir toms, kurios vis dar yra tvarkomos. Jei sukaupta didelis skaičius atvejų, tada jie tikrinami pasirinktinai, kad remiantis imtimi susidarytų supratimą, kaip konkrečiame skyriuje atliekamas biuro darbas. Esant poreikiui archyvo specialistas gali perduoti savo rekomendacijas kolegoms dėl klaidų pašalinimo ir projekto tobulinimo.

Po to, kai dokumentai jau yra perkelti į archyvą, jie yra moksliškai ir techniškai apdorojami, įskaitant jų programinę-aparatinę įrangą kietu viršeliu. Paprastai lygiagrečiai vykdoma reorganizacija, dėl kurios bylos iš naujo pagal reguliavimo reikalavimus. Tai daroma, jei dabartiniame biuro darbe buvo padaryta klaidų ar nukrypimų nuo taisyklių.

Teisės aktų reikalavimai yra lengvai suprantami, tačiau įvairių įmonės padalinių specialistai dažniausiai daro daug klaidų teikdami bylas. Todėl tvarkytojas vėliau turi viską perdaryti. Tokiais atvejais šiam darbuotojui daug lengviau viską daryti iš naujo pagal norminius reikalavimus, nei bandyti taisyti esamą atvejį.

Šiuo atžvilgiu, ruošiant bylas archyvuoti, svarbiausia skyriaus darbuotojų užduotis – patikrinti refleksijos išsamumą. Dangtelio keisti nereikia, ypač jei jis buvo tinkamai įrėmintas atidarant dėklą. Užtenka patikrinti, ar bylos viršeliuose yra visa reikalinga informacija, jos nesant teks ją papildyti. Tai būtina siekiant išvengti nereikalingų veiksmų bylų tvarkymo ir mirginimo procese, o taip pat, kad šią operaciją atliekantiems darbuotojams būtų lengviau suprasti visus dokumentus.

Į priėmimo sąrašą įtraukus visas numatytas bylas su nuolatiniu ir ilgalaikiu saugojimo terminu, dokumentai turi būti perduoti į archyvo patalpas. Naudingos informacijos apie tai rasite atskirame leidinyje, kuriame taip pat rasite pavyzdį ir šio inventoriaus pildymo tvarką. Jei buvo nuspręsta į archyvą siųsti bylas, kurių saugojimo laikotarpis yra iki 10 metų, tada jų perkėlimas gali būti atliktas nesudarant inventorizacijų. Apskaita šiuo atveju gali būti vedama pagal bylų nomenklatūrą.

Po to, kai dokumentai jau yra perkelti į archyvą, jie yra moksliškai ir techniškai apdorojami, įskaitant jų programinę-aparatinę įrangą kietu viršeliu. Paprastai lygiagrečiai vykdoma reorganizacija, dėl kurios atvejai perregistruojami pagal norminius reikalavimus. Tai daroma, jei dabartiniame biuro darbe buvo padaryta klaidų ar nukrypimų nuo taisyklių. Teisės aktų reikalavimai yra lengvai suprantami, tačiau įvairių įmonės padalinių specialistai dažniausiai daro daug klaidų teikdami bylas. Todėl tvarkytojas vėliau turi viską perdaryti. Tokiais atvejais šiam darbuotojui daug lengviau viską daryti iš naujo pagal norminius reikalavimus, nei bandyti taisyti esamą atvejį.

Bylas perduodame į archyvą pagal visas taisykles

Dėmesio

generalinis direktorius LLC "Altair" 2014-12-26) BYLOS PAŽYMĖJIMO LAPAS Nr. Byloje pateikti ir sunumeruoti (skaičiais ir žodžiais) lapai, tarp kurių: lapai raidėmis: trūksta numerių: + vidinio inventoriaus lapai: Ypatybės fizinė būklė ir bylos formavimas Lapų numeriai 1 2 (struktūrinio padalinio darbuotojo pareigybės pavadinimas) (parašas) (parašo iššifravimas) "" 20 (priešmokyklinio ugdymo tarnybos darbuotojo pareigybės pavadinimas institucija) (parašas) (parašo dekodavimas) "" 20 g. Pateiktos instrukcijos yra universalios ir bet kurios organizacijos gali jas pakeisti pagal savo poreikius.

Nukrypimo nuo normų, numatytų Pagrindinių taisyklių 2.2 punkte, nuostatos. Instrukcijose pateikiama informacija, kad failai, kurių saugojimo laikotarpis yra penkeri metai ar ilgiau, yra įtraukiami į archyvą.

Metų darbo planas archyvas

Svarbu

Jau ruošiant bylas perduoti į archyvą, nepamirškite pasiteirauti atlikėjų apie šių kategorijų prieinamumą kitų bylų skyriuje. Kadangi per metus galėtų pradėti papildomas bylas ir apie tai net neinformuoti raštvedybos (todėl jų nėra nomenklatūroje).

Tokie atvejai taip pat turėtų būti įtraukti į pristatymo inventorių. Nustačius, kad bylos nebuvimas, dokumentų tvarkymo tarnyba turi teisę reikalauti pažymos apie priežastis. Ir, kaip taisyklė, dokumentų rengimo pateikimui archyvui etape tuo pačiu metu struktūriniai padaliniai kontroliuoja bylų formavimo ir jų vykdymo teisingumą.

Ir ne tik bylas, kurios ruošiamos perduoti į archyvą, bet ir žiūrima, kaip viskas vyksta dabartinio biuro darbo stadijoje. Jei atvejų yra daug, jie susipažįsta pasirinktinai, kad susidarytų supratimą apie biuro darbo būklę skyriuje.

Bylų priėmimo tvarkaraščio forma organizacijos archyve

Todėl pirmiausia turite surašyti perdavimo inventorių (perdavimo aktą), kuriame bus nurodyta:

• perduotų dokumentų skaičius, sukūrimo datos, pavadinimai;
• kiekvienos bylos lapų skaičius.

Perdavimo aktą pasirašo perduodančios ir gaunančios šalys. Aktai saugomi archyve (tam atidaroma atskira byla ir jai priskiriama apskaitos rodyklė) ir yra pagrindas priimant dokumentus saugoti bei dedant dokumentus į lentynas.
Toliau reikia registruoti dokumentus apskaitos (inventorizacijos, archyvų) žurnaluose. Kiekvienas dokumentas registracijos proceso metu gauna identifikavimo numerį.

Pavyzdžiui, valdymo dokumentacija yra atskirta nuo personalo dokumentacijos.

Dokumentų rengimo ir perdavimo į archyvą instrukcijos

Archyvo darbuotojas kiekvieną atvejį priima, o apie bylos buvimą įrašoma ant dviejų inventoriaus kopijų. Suderinus bylas, inventoriaus apačioje dokumentuojamas faktiškai priimtų į archyvą bylų skaičius, trūkstamų bylų skaičiai, priėmimo ir perdavimo data, archyvo darbuotojo ir organizacijos parašai.

Dokumentų naikinimo tvarkos niuansai Perdirbimui privaloma dokumentuoti laikino saugojimo laikotarpį iki 10 metų, pasibaigus nurodytam laikotarpiui. Naikinimo pagrindas yra ekspertų komisijos sprendimas, kuris yra užfiksuotas protokole. Disponuotini dokumentai įrašomi specialia forma – nesaugomų dokumentų paskyrimo sunaikinti įstatyme. Jame yra stulpelių, tokių kaip rodyklės, bylų pavadinimai, saugojimo laikotarpiai ir terminai.

Bylų perdavimas į organizacijos archyvą

Pirma, dauguma nevyriausybinių organizacijų nėra valstybės archyvų įsigijimo šaltiniai, o dokumentų saugojimo prasme „verda savo sultyse“, susisiekia su valstybės archyvais, pavyzdžiui, tik perduodant dokumentus apie personalą likvidavimo metu. organizacijos. Todėl tokie duomenys gali būti neįtraukti į dokumentų formas, kaip antai: pažyma dėl EPK personalo bylų aprašų patvirtinimo akte dėl dokumentų, kurie nesaugoti, paskyrimo sunaikinti akte (priedas). Instrukcijos 2 p.).

Antra, tos pačios nevalstybinės įmonės dažnai negali sau leisti saugoti bylų padaliniuose 10 ar daugiau metų. Kai kurie įmonės padaliniai suarchyvuoja gaunamus dokumentus iškart po to, kai jie pašalinami iš kontrolės vien dėl to, kad biure ar registratūroje nėra vietos jų saugoti.

Paskelbta Tema: Archyvinis failas Šiame straipsnyje pažiūrėkime, kaip failai perkeliami į organizacijos archyvą. Pirmiausia iškyla du klausimai – kokius dokumentus reikia rengti ir kokiems metams. Kokių kategorijų dokumentai perduodami į archyvąPaprastai nuolatinio saugojimo ir laikino saugojimo 10 metų dokumentai perduodami į organizacijų archyvą. Pastaruoju atveju pirmiausia jie reiškia personalo atvejus. reikalai< 10 лет хранения обычно в архив не попадают, они остаются в отделах (где они заведены) до момента истечения сроков их хранения и утраты практической надобности. Но все же в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, нет места для хранения в отделе). Затем можно будет составить акт на уничтожение документов с временными сроками хранения.

Bylų perdavimo į organizacijos archyvą grafikas

Esant poreikiui, į elektroninių dokumentų naikinimo procedūrą įtraukiami skyriaus specialistai. informacines technologijas Visuomenė.

1. Bylų ir dokumentų, skirtų perduoti į archyvą, įsigijimas ir įforminimas
   1. Archyvavimas apima šias operacijas:
      1. dokumentacijos rūšiavimas siekiant atskirti nuo bylų dokumentus, kurių saugojimo terminas pasibaigęs, dublikatus, kopijas ir pan.;
      2. dokumentų sisteminimo bylose teisingumo patikrinimas;
      3. bylų išsamumo tikrinimas;
      4. byloje esančių dokumentų įforminimo teisingumo (visų reikalingų rekvizitų, parašų, vizų) patikrinimas.
   2. Jei byloje yra susirašinėjimo, dokumentai grupuojami chronologine tvarka arba prašymo-atsakymo principu.

3. operatyvus dokumentų saugojimas

Remiantis Įstatymo „Dėl archyvų Rusijos Federacijoje“ 9 straipsnio nuostata, nevyriausybinės organizacijos dokumentacija laikoma jos privačia nuosavybe. Tačiau likviduojant organizaciją būtina sąlyga yra dokumentų pristatymas saugojimui archyve.

Šis įvykis vykdomas ir reorganizavimo atvejais, kai vykdomas dokumentacijos perdavimas teisių perėmėjui (bylų perdavimo terminas abiem atvejais – du mėnesiai). Taip pat reikia maždaug kartą per 3 metus perkelti failus į skyrių saugyklą.
Esant dideliam dokumentų srautui, gali prireikti laikino dokumentacijos saugojimo, kuriam numatyta galimybė organizuoti laikiną dokumentų saugojimą. Archyvinių bylų formavimo tvarka Siekiant supaprastinti vėlesnę reikiamo dokumento paiešką archyve, bylos turi būti formuojamos pagal tam tikrus parametrus.

Dokumentų pateikimas archyvui

Darbų atlikimas:

• sanitarinis ir higieninis apdorojimas archyvo patalpoje - kartą per metus, sanitarinė diena - kartą per mėnesį;
• kontrolinių ir matavimo priemonių rodmenų ėmimas, vėliau įrašant juos į atitinkamus žurnalus - ne rečiau kaip du kartus per savaitę;
• informacijos elektroninėse laikmenose saugos kontrolė – ne rečiau kaip kartą per trejus metus.

Dokumentų naudojimas Archyve, jei įmanoma, turėtų būti skaitykla, kurioje vartotojas galėtų susipažinti su NSA, pasirinkti jam reikalingą dokumentą, pasirūpinti jo gavimu, užsisakyti kopiją ir pan. Archyvo registro tyrėjų darbuotojai, taip pat išleido dokumentus atitinkamuose žurnaluose.

Iš archyvo dokumentai gali būti išduodami ir naudoti skaitykloje, ir laikinai naudoti. Dokumentų išdavimo terminas neturėtų viršyti trijų mėnesių.

Įvadas

Egzamino raštu darbe buvo nagrinėjama tema „Dokumentacijos rengimo taisyklės perduodant bylas į archyvą“. Paskutinis popierizmo proceso etapas – įformintų dokumentų paruošimas saugojimui ir naudojimui. Pagrindinis užbaigtų dokumentų supaprastinimo ir saugojimo tikslas yra sudaryti sąlygas juos naudoti institucijų informaciniame darbe ir papildyti Rusijos Federacijos valstybinį archyvų fondą.

Pagrindinis norminis dokumentas, apibrėžiantis ir reglamentuojantis biuro darbo procesų organizavimą įstaigose, organizacijose ir įmonėse, yra Vieninga valstybės tarnybų darbo sistema (EGSD).

Pagrindinės USSD nuostatos yra moksliškai sutvarkytas įrašų saugojimo taisyklių, reglamentų ir rekomendacijų rinkinys nuo dokumentų gavimo ar sukūrimo iki pateikimo archyvui.

Dokumentų rengimas vėlesniam saugojimui ir naudojimui apima: dokumentų mokslinės ir praktinės vertės tyrimą, bylų registravimą, bylų aprašą, dokumentų saugumo užtikrinimą, bylų perdavimą įstaigos archyvui (skyriaus archyvui).

Dokumentacijos tvarkymo taisyklės perduodant bylas į archyvą nusipelno rimto dėmesio, nes būtent šiame etape rimtų klaidų, kurios ateityje gali sukelti neigiamų pasekmių archyvo darbe.

Baigiamojo darbo tikslas: išnagrinėti klausimus, susijusius su registravimo taisyklėmis perduodant bylas į archyvą. Darbe Ypatingas dėmesys bus teikiami dokumentų aprašo reikalavimai, bylų inventorizacijų surašymo ir įforminimo klausimai organizacijų raštiniame darbe. Norint pasiekti šį tikslą, būtina išspręsti šias užduotis:

Išmokite bylų padavimo ir aprašymo taisykles.

Išanalizuoti dokumentų vertės požymius ir kriterijus.

Apsvarstykite bylų perdavimo į skyriaus archyvą tvarką.

1. Reikalavimai bylų formavimui raštvedyboje

Įformintų dokumentų formavimas bylose organizacijoje vykdomas visus ūkinius metus pagal šiems metams patvirtintą bylų nomenklatūrą. Nuo raštvedybos metų pradžios bylos viršeliai turi būti surašomi pagal Organizacijų archyvų pagrindinėse veiklos taisyklėse nurodytas taisykles. Nuolatinio ir laikinojo (iki 10 metų) saugojimo atvejų dangos forma taip pat nustatyta GOST 17914-72 "Ilgo saugojimo atvejų dangos. Tipai, veislės, Techniniai reikalavimai".

Ant kiekvienos pagal bylų nomenklatūrą iškeltos bylos viršelio dedama ši informacija:

įmonės pavadinimas;

struktūrinio padalinio pavadinimas;

atvejų indeksas;

bylos pavadinimas;

bylos data (šiuo metu – metai);

galiojimo laikas ir prekė sąraše.

Informacija, patalpinta ant bylos viršelio raštvedybos metų pradžioje, gali būti atnaujinta ir papildyta naujais duomenimis. Taigi tik raštvedybos metų pabaigoje galima patikslinti pavadinimą ir, jei reikia, duoti paantraštę, jei suformuoti keli bylos tomai. Tokiu atveju prie atvejo rodyklės turėtų būti rašoma: „1 tomas“, „2 tomas“ ir kt.

Tik metų pabaigoje galite užsirašyti bylos lapų skaičių ir patikslinti formavimo datą, nurodydami tikslias pirmojo ir paskutinio dokumentų datas. (Šis reikalavimas taikomas tam tikrų tipų dokumentus, tokius kaip įsakymai). Formuojant bylas kanceliariniame darbe, ant viršelio neklijuojamas bylos archyvinis kodas, kuriame yra: valstybės archyvo, kuriam organizacija perduoda bylas nuolatiniam saugojimui, pavadinimas; bylos numeris, inventorius, bylos – ši informacija bus užklijuota bylas perdavus saugoti į organizacijos archyvą.

Vardininko linksniu nurodomas visas organizacijos pavadinimas ant korpuso viršelio, nurodant visą organizacijos, kuriai ji yra tiesiogiai pavaldi, pavadinimą (taip pat ir vardininko linksniu). Jei pagrindinės organizacijos organizacija oficialiai priėmė sutrumpintus pavadinimus, jie nurodomi skliausteliuose po viso pavadinimo, pavyzdžiui:

Maskvos gyventojų socialinės apsaugos komitetas (Maskvos Komsotszashchita);

Neįgaliųjų reabilitacijos centras (RCDI).

Kai per ūkinius metus keičiamas organizacijos (struktūrinio padalinio) pavadinimas arba kai byla perduodama kitai organizacijai (struktūriniam padaliniui), ant viršelio – priėmimo (struktūrinio padalinio) pasirašomas naujas organizacijos ar organizacijos pavadinimas, o pirmasis yra įterptas į skliaustus.

Iš bylų nomenklatūros į bylų viršelius perkeliama bylų rodyklė, bylos pavadinimas, saugojimo terminas ir sąrašo įrašas.

Byla laikoma pradėta, jei į ją įtrauktas pirmasis įvykdytas dokumentas. Dokumentų formavimą bylose turėtų atlikti raštvedybos darbuotojai arba specialiai paskirti asmenys, išmanantys pagrindinius bylų formavimo reikalavimus.

Bylos kūrimas apima:

įformintų dokumentų gavimą, patikrinti registracijos teisingumą ir visų juos užtikrinančių rekvizitų buvimą joje teisinės galios, ir darbų atlikimą su dokumentais nurodantys ženklai;

įformintų dokumentų apie bylas paskirstymas pagal bylų nomenklatūrą. Į bylą dedami dokumentai, kurie savo turiniu atitinka bylos pavadinimą, o juodraščius ir kopijas grupuoti į bylas, taip pat grąžintinus dokumentus draudžiama. Į bylą dedama po vieną kiekvieno dokumento egzempliorių, o išimtys gali būti daromos tik ypač vertingiems dokumentams. Pagrindinis reikalavimas, kurio visada būtina laikytis – nuolatinio ir laikinojo saugojimo terminų dokumentų formavimas atskirais atvejais. Failas turi būti ne storesnis kaip 4 cm, o viename tome – ne daugiau kaip 250 lapų;

dokumentų išdėstymas byloje tam tikra seka. Vadovaujantis Pagrindinėmis organizacijos archyvo darbo taisyklėmis, bylose dokumentai turi būti sutvarkyti taip, kad savo turiniu nuosekliai apimtų tam tikrus klausimus.

Paprastai dokumentai byloje pateikiami chronologine tvarka, pradedant nuo seniausių dokumentų pagal datas ir baigiant naujausiais. Dokumentai gali būti išdėstyti pagal jų eilės numerius (užsakymus), kurie taip pat atspindi chronologinę seką. Formuojant dokumentus į bylas taip pat dažnai naudojama atvirkštinė chronologinė seka, kai ankstesnis dokumentas yra bylos pabaigoje, vėlesnis – bylos pradžioje, pavyzdžiui, formuojant asmens bylas. Tai suteikia patogumo darbo metu, nebereikia išimti dokumentų iš bylos pateikiant kitą dokumentą. Perkėlus tokias bylas į archyvinę saugyklą, jos performuluojamos taip, kad būtų užtikrinta įprasta chronologinė seka.

Formuodami tam tikrų kategorijų dokumentų bylas, jie taip pat vadovaujasi šiomis taisyklėmis:

administraciniai dokumentai formuojami į bylas pagal rūšis su susijusiais prašymais;

susirašinėjimas grupuojamas į bylą taip, kad dokumentas – atsakymas būtų dedamas iškart po dokumento – prašymo;

dokumentų priedai, neatsižvelgiant į jų patvirtinimo ar surašymo datą, pridedami prie dokumentų, su kuriais jie susiję. Prašymai, kurių tūris didesnis nei 250 lapų, formuojami atskirame tome, apie kurį daroma žyma dokumente;

patvirtinti dokumentai visada formuojami atskirai nuo jų projektų;

formuojant kai kurių kategorijų dokumentus, būtina nedelsiant užpildyti vidinę bylos inventorizaciją (asmens bylos; bylos, kuriose yra ypač vertingų dokumentų);

bylos su piliečių skundais formuojamos abėcėlės tvarka

pareiškėjai.

Visi su vienu pareiškėju susiję dokumentai sudaro nepriklausomą grupę. Į šią dokumentų grupę siunčiami pakartotiniai skambučiai. Viduje dokumentai išdėstyti chronologine tvarka.

Bylos dokumentai pradedami formuoti ūkinių metų pradžioje. Kaip jau minėta, dokumentams pildyti geriausia naudoti tokius aplankus kaip „Corona“.

Organizacijose bylos dažniausiai formuojamos decentralizuotai. Tik mažose organizacijose galima centralizuotai formuoti bylas naudojant DOW paslaugą. Decentralizuotai formuojant paslaugą, DOW užtikrina svarbiausios organizacijos valdymo dokumentų dalies saugumą, o likusieji dokumentai formuojami struktūriniuose padaliniuose. Bylų formavimo teisingumą stebi ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnyba, organizacijos archyvas ir valstybės archyvas.

Visi minėti reikalavimai pirmiausia yra susiję su bylų formavimu tradiciniu būdu.

2. Bylų paruošimas archyviniam saugojimui

Nuolatinio ir laikinojo (daugiau nei 10 metų) saugojimo teisinių dokumentų tvarkymo bylos yra saugomos 1-3 metus jų formavimo vietoje, o vėliau perduodamos saugoti į organizacijos archyvą. Prieš perkeliant į archyvą, bylos turi būti užbaigtos ir aprašytos specialiomis formomis (pristatymo sąrašais) pagal Federalinės archyvų agentūros reikalavimus.

Laikinojo saugojimo termino (iki 10 metų) atvejai, kaip taisyklė, priimami į organizacijos archyvą tik gavus organizacijos vadovo leidimą. Tačiau net ir šiuo atveju toks apdorojimas su jais nevykdomas, o tai atliekamas nuolatinio ir laikino saugojimo atvejais: jie gali būti saugomi aplankuose, kuriuose buvo atliktas formavimas; dokumentai byloje iš naujo netvarkomi; lapai nenumeruoti; patikrinimo lapas nesudaromas. Tokių bylų apskaita vykdoma pagal bylų nomenklatūrą, naujos apskaitos formos nesudaromos.

Nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo atvejai, taip pat konfidencialios ir personalo bylos turi būti visiškai registruojamos, o tai apima šiuos veiksmus.

1. Byloje esančių dokumentų pertvarkymas. Byloje esantys dokumentai pateikiami tiesiogine chronologine tvarka (pagal gavimo datą ir eilės numerius), kad pirmasis dokumentas būtų bylos pradžioje; nuo dokumentų nuimami visi metaliniai tvirtinimo elementai (kad nerūdytų).

2. Bylos lapų numeracija. Siekiant išsaugoti ir įtvirtinti į bylą pateiktų dokumentų išdėstymo tvarką, jie numeruojami išplėstine forma arabiškais skaitmenimis bruto numeracija viršutiniame kampe juodame kampe juodo grafito pieštuku arba numeravimo mašina. Nuotraukos, brėžiniai, schemos ir kiti iliustruoti dokumentai, kurie yra atskiras lapas, numeruojami kitoje pusėje, viršutiniame kairiajame kampe. Vokai su priedais, paduoti į bylą, numeruojami taip: pirmiausia numeruojamas vokas, o po to kiekvienas priedas numeruojamas kitu numeriu. Jei numeruojant randama daug klaidų, jos pernumeruojamos. Šiuo atveju seni skaičiai perbraukiami vienu pasviruoju brūkšniu, o naujasis skaičius perkeliamas atgal.

Esant reikalui, vidaus bylos dokumentų inventorizacijos surašymas. Vidinė inventorizacija turėtų būti atliekama bylose, kuriose yra ypač vertingų ir asmeninių dokumentų, taip pat teisminėse ir tyrimo bylose, akademinių laipsnių ir akademinių vardų suteikimo, autorių teisių liudijimų ir patentinių išradimų bylose ir pan. antraštės atvejai atskleidžia konkretų dokumentų turinį, pavyzdžiui, „Direktoriaus įsakymai dėl pagrindinės veiklos“. Vidaus inventoriaus formą, jo surašymo tvarką reglamentuoja Pagrindinės organizacijos archyvo darbo taisyklės. Vidiniame inventoriuje pateikiama informacija apie dokumentų datas ir registracijos numerius, jų pavadinimus, kiekvieno dokumento lapų skaičių, nurodant bylos lapus. Vidinis inventorius byloje atlieka turinio lentelės vaidmenį, padeda užtikrinti dokumentų saugumą. Vidaus inventorizacijos lapai numeruojami atskirai nuo bylose esančių dokumentų, kurių pabaigoje daromas galutinis įrašas, kuriame pateikiama informacija apie į jį įtrauktų bylos dokumentų skaičių ir pačios vidaus inventorizacijos lapų skaičių.

Bylos pareiškimo surašymas. Jis sudaromas pagal bet kuriam archyvų saugyklai nustatytą formą ir yra būtinas norint nustatyti numeravimo ypatybes, atsižvelgti į bylos lapų skaičių ir vidinį inventorių, bylos formavimo ypatumus (lapų buvimą). su įklijuotais dokumentais, vokais su priedais, iliustracijomis ir pan.). Draudžiama ant dokumentų nugarėlės ir ant pačios bylos viršelio daryti atestavimo įrašą.

Visi vėlesni dėklo sudėties ir būklės pakeitimai (pažeidimai, originalų pakeitimas kopijomis, informacija apie dėklo prieinamumo ir būklės patikrinimą, pastabos dėl dėklo išdavimo naudoti ir kt.) atsispindi sertifikavimo įraše. .

5. Reikalingų patikslinimų įrašymas į bylos viršelio detales. Organizacijos pavadinimas ir jos tiesioginis pavaldumas į bylą įtrauktų dokumentų sukūrimo laikotarpiui, bylos pavadinimas (tomai, dalys), bylos dokumentų pateikimo terminai, lapų skaičius byloje yra nurodyta.

Bylos padavimas arba įrišimas. Bylą sudarantys nuolatinio saugojimo termino dokumentai surašomi keturiuose protokoluose kietame viršelyje, kurių reikalavimai apibrėžti GOST 17914-72 „Dėlų viršeliai ilgas terminas saugykla. Tipai, veislės, techniniai reikalavimai". Jei organizacija turi galimybę, ji gali įpareigoti bylą. Visa tai daroma taip, kad būtų užtikrinta galimybė laisvai skaityti visų dokumentų, datų, vizų ir nutarimų tekstus. juos.

Ypač vertingi dokumentai saugomi uždaruose kietuose aplankuose su trimis atvartais su virvelėmis arba kortelių dėkluose (dėžutėse). Saugojimui gautų dokumentų pakavimo variantą lemia laikmena, kurioje jie buvo sukurti. Standartinių formatų popieriuje surašytiems dokumentams (taip dažniausiai surašomi nuolatinio ir laikinojo (daugiau nei 10 metų) saugojimo dokumentai) tai yra kietas kortelės viršelis arba specialus aplankas.

Laikytis nustatytų bylų nagrinėjimo taisyklių siekiama:

) užtikrinti perduodamų saugoti dokumentų saugumą;

) pilnai parengti bylas saugoti archyve, nes archyvas neturėtų užsiimti bylų tvarkymu; archyvas prideda tik archyvinį šifrą ant bylos viršelio.

2.1 Dokumentų vertės tyrimas

Dokumentų vertės tyrimas – tai dokumentų tyrimas, remiantis jų vertės nustatymo principais ir kriterijais, siekiant nustatyti dokumentų saugojimo terminus ir parinkti juos saugojimui. Federalinio archyvo patvirtinti dokumentų sąrašai yra svarbiausias informacinis nešėjas tiriant dokumentų vertę.

Yra dviejų tipų sąrašai:

dokumentų sąrašai, kuriuose nurodyti saugojimo terminai;

į valstybės saugyklą perduotinų dokumentų sąrašai.

Vertės tyrimas atliekamas, kai:

bylų nomenklatūros sudarymas;

bylų formavimas ir dokumentų priskyrimo prie bylų teisingumo patikrinimas;

dėklų paruošimas vėlesniam saugojimui;

bylų paruošimas perduoti iš organizacijos saugoti į valstybės archyvą.

2 Dokumentų vertės principai ir kriterijai

Dokumentų vertė nustatoma pagal pagrindinius istorizmo principus, dokumentų vertinimo visapusiškumą ir kompleksiškumą bei kompleksiškai taikomus kriterijus: kilmę, turinį ir išorinės savybės dokumentus, teisinę galią ir fizinę dokumentų būklę.

Kilmės kriterijai apima:

organizacijos (asmens) vaidmuo ir vieta viešojo administravimo sistemoje ar konkrečioje pramonės šakoje, jos funkcijos reikšmė;

dokumento sukūrimo laikas ir vieta.

Turinio kriterijai (pagrindinis kriterijus) apima:

dokumente atsispindinčio įvykio reikšmė;

dokumento tipas ir tipas.

Dokumentų išorinių požymių kriterijai yra šie:

dokumento teisinis autentiškumas (parašų, datų, antspaudų buvimas);

rezoliucijos buvimas;

teksto perdavimo ypatybės;

dokumento materialinės bazės ypatumai;

dokumento fizinės būklės ypatybės.

Dokumento teisinės galios kriterijus yra tarpusavyje susijęs su autentiškumo kriterijumi, nes juridinę galią turi tik teisingai surašyti dokumentai. Kai kuriais atvejais antroji ir paskesnės dokumentų (sutarčių, aktų), išsilavinimo dokumentų kopijos, civilinės būklės aktų ir dokumentų išrašai turi juridinę galią, tačiau su sąlyga, kad pažymėjimo sudėtis tinkamai įforminta.

Dokumento fizinės būklės kriterijus naudojamas sugadintų dokumentų atvejais, todėl yra pagalbinis.

3 Dokumentų vertės tyrimo rezultatų įregistravimas skyriaus archyve

Remiantis dokumentų vertės įstaigoje tyrimo rezultatais, surašomos nuolatinio, laikinojo (virš 10 metų) saugojimo ir personalo inventorizacijos, kurios turi būti perduodamos į skyriaus archyvą.

Bylų inventorius yra archyvinis žinynas, kuris yra susistemintas bylų pavadinimų sąrašas ir skirtas atskleisti bylų sudėtį ir turinį, konsoliduoti jų sisteminimą fonde ir registruoti bylas.

Kartu bylų inventorizacija yra apskaitos dokumentas ir pagrindinis dokumentų mokslinis bei informacinis aparatas, užtikrinantis operatyvią bylų paiešką.

Aprašymai sudaromi atskirai:

nuolatinio saugojimo dėklams;

laikino (virš 10 metų) saugojimo atvejai;

bylos dėl personalo ir kitos panašios bylos;

dėl bylų, susidedančių iš specifinių, tik šiai institucijai (organizacijai) būdingų dokumentų (teisminių, tyrimo bylų, mokslinių pranešimų temomis ir kt.);

oficialūs departamento leidiniai.

Sudarant struktūrinio padalinio bylų inventorizaciją, kiekvieną atvejį reikia įrašyti į inventorizaciją savarankišku eilės numeriu. Inventorinio numerio suteikimą ir struktūrinio padalinio reikalų sisteminimą nustato skyriaus archyvas.

Laikinojo (iki 10 metų) ir pasibaigusio saugojimo iki kitų metų sausio 01 d. dokumentai yra įtraukti į aktą „Dėl nesaugomų dokumentų skyrimo sunaikinti“.

Visos įstaigos reikalams surašomas dokumentų skyrimo sunaikinti aktas. Jeigu bylos akte yra keli struktūriniai padaliniai, tai kiekvieno struktūrinio padalinio pavadinimas nurodomas prieš bylų pavadinimų grupę.

3. Dokumentų saugojimas struktūriniuose padaliniuose

Bylos nuo jų įsteigimo iki perdavimo įstaigos archyvui saugomos struktūriniuose padaliniuose.

Sandėliavimo vieta gali būti spinta, kuri turi būti uždaryta, arba seifas.

Dauguma paprastu būdu dokumentų saugojimas – tai dėklų išmetimas vertikaliai spintos lentynose. Ant kiekvieno atvejo stuburo nurodytas jo indeksas pagal nomenklatūrą.

Pavyzdžiui: UAB "Concord" 01-02 Sutartys 2006 m

Korpuso viršelio dizainas

Atvejų seka turi atitikti antraščių vietą nomenklatūroje. Tai užtikrins greitą tinkamo atvejo paiešką.

Per metus sekretorė (atsakinga už reikalų tvarkymą) išduoda bylas vykdytojams laikinai naudoti. Vietoj išduotos bylos dedama pakaitinė kortelė, kurioje nurodomas bylos numeris, išdavimo data, asmuo, kuriam ji išduota, grąžinimo data, parašas bylos priėmimo ir priėmimo dokumente.

Neleidžiama išimti ir išduoti dokumentų iš nuolatinio saugojimo bylų. Išimtiniais atvejais (pavyzdžiui, pagal teisminių ir tyrimo institucijų reikalavimus) toks paėmimas galimas gavus įmonės vadovo leidimą. Vietoj dokumento paliekama patvirtinta kopija ir aktas apie atsisakymo priežastis.

Bylų iškėlimas iš įstaigos pastato ar perdavimas kitam struktūriniam padaliniui taip pat galimas tik gavus vadovo leidimą.

Už dokumentų saugą struktūriniame padalinyje atsakingi už kanceliarinį darbą atsakingi asmenys.

Rangovai saugo tik tuos dokumentus, kurie yra jų vykdomi.

Įstaiga, piliečių prašymu, įstatymų nustatyta tvarka iš šios įstaigos išduotų dokumentų patvirtintas kopijas.

Kitų dokumentų kopijų tvirtinimą atlieka notarų biurai.

Jie nedaro paso kopijų, karinių kortelių ir pan. dokumentus.

Jei jie pametami, atitinkamos institucijos nustatyta tvarka išduoda dublikatą.

1 Dokumentų ruošimas pateikimui į organizacijos archyvą

Kanceliariniu darbu baigtos bylos struktūriniame padalinyje išlieka vienerius metus, vėliau perduodamos į organizacijos archyvą.

Archyvas suprantamas kaip archyvinių dokumentų visuma, taip pat archyvinė įstaiga arba įstaigos, organizacijos ar įmonės struktūrinis padalinys, kuris vartotojo interesais priima ar saugo archyvinius dokumentus.

Slaptas archyvas yra archyvas, kuris nėra viešai paskelbtas.

Archyvinis dokumentas suprantamas kaip dokumentas, kuris yra saugomas arba saugotinas dėl savo reikšmės visuomenei, taip pat turintis vertę savininkui.

Failai perduodami į organizacijos archyvą nuolatiniam ir laikinam saugojimui (virš 10 metų). Laikinojo saugojimo (iki 10 metų imtinai) bylos įstaigos vadovo nuožiūra perduodamos į archyvą ir priimamos į archyvą pagal bylos nomenklatūrą.

Dėl nuolatinio ir laikinojo (daugiau nei 10 metų) saugojimo, prieš perduodant archyvui, jie užpildo:

atlikti reikiamus bylos viršelio rekvizitų patikslinimus (organizacijos pavadinimo, apskaitos rodyklės ir bylos pavadinimo patikslinimas, bylos data);

sutvarkyti dokumentus byloje tam tikra seka (chronologine dokumentų rodyklės tvarka);

atlikti vidinę dokumentų inventorizaciją.

Dėklos lapai sunumeruoti, išskyrus atestavimo parašo lapus ir vidinį inventorių, viršutiniame dešiniajame kampe arabiškais skaitmenimis, juodu grafiniu pieštuku arba numeravimo mašina. Draudžiama naudoti rašalą ir spalvotus pieštukus lapams numeruoti.

Nuotraukos, brėžiniai, diagramos ir kiti iliustruoti bei specifiniai dokumentai, vaizduojantys atskirą bylos lapą, sunumeruoti kitoje pusėje viršutiniame kairiajame kampe. Jei į bylą paduodami vokai su priedu, tada vokas numeruojamas pradžioje, o po to kiekvienas priedas numeruojamas kitu numeriu. Bylos pabaigoje įforminamas atestavimo lapas, kuriame nurodomas lapų skaičius byloje. Sertifikavimo protokolas surašomas A4 formato lape arba specialiai tam paruoštoje formoje su nuolatine informacija.

Žurnaluose, knygose pažymėjimai išduodami paskutinio tuščio lapo gale. Jei byla jau buvo paduota, tada sertifikavimo parašas viršutine viršelio dalimi klijuojamas vidinėje viršelio pusėje.

Draudžiama daryti autentiškumą patvirtinantį parašą ant kito dokumento ar paties viršelio.

Laikinojo (iki 10 metų imtinai) saugojimo atvejai registruojami iš dalies.

Bylą leidžiama saugoti aplankuose, galima nepertvarkyti byloje esančių dokumentų, nenumeruoti bylos lapų, nerašyti atestavimo parašų.

3.2 Bylų perdavimas į skyriaus archyvą

Iš įmonės archyvo nuolatinio, laikinojo (virš 10 metų) saugojimo ir personalo dokumentai perduodami į skyriaus archyvą. Skyriaus archyvas priima saugoti failus:

iš įstaigos ar struktūrinio padalinio buveinės;

iš pavaldžių organizacijų ir įmonių, jeigu ji įsteigta

archyvo reglamentas arba įstaigos vadovo įsakymas. Jų perkėlimas atliekamas tik pagal aprašymus.

Laikinojo (iki 10 metų imtinai) saugojimo atvejai į skyriaus archyvą neperduodami. Jie saugomi centralizuotai organizacijoje arba struktūriniuose padaliniuose ir, pasibaigus saugojimo laikui, sunaikinami. Bylos, skirtos pagal aktą naikinti, turi būti saugomos specialiai tam skirtoje vietoje ir perduotos specialiosioms tarnyboms sunaikinti organizacijos ar žinybinio archyvo raštvedybos tarnybos darbuotojams. Dokumentų įteikimas surašomas priėmimo lapeliais. Jie išimtiniais atvejais įmonės vadovo sprendimu perduodami skyriaus archyvui.

Rengiant bylas perduoti į skyriaus archyvą archyvo darbuotojai patikrina jų registravimo teisingumą, bylą su inventorizacija. Kiekvieną atvejį ima galva arba specialusis pareigūnas padalinio archyvas dalyvaujant struktūrinio padalinio ar organizacijos darbuotojams.

Inventorizacijoje prie kiekvienos į jį įtrauktos bylos daroma pastaba apie bylos buvimą. Kiekvienos inventorizacijos egzemplioriaus pabaigoje skaičiais nurodomas faktiškai priimtų į archyvą bylų skaičius, bylų gavimo data, skyriaus archyvo darbuotojo ir bylas perdavusios organizacijos atstovo parašai. ir žodžiais.

Kartu su byla tarnyba (sekretorė) perduoda dokumentų registravimo ir kontrolės bylą skyriaus archyvui. Kiekvienos kartotekų spintos pavadinimas įtrauktas į inventorių. Dokumentus, turinčius mokslinę, socialinę-kultūrinę, istorinę, ekonominę, meninę ar kitokią kultūrinę reikšmę, departamento archyvas gali perduoti valstybiniam saugojimui į Rusijos Federacijos archyvų fondą.

Archyvinis fondas suprantamas kaip archyvinių dokumentų, istoriškai ar logiškai tarpusavyje susijusių, visuma.

Rusijos Federacijos archyvų fondas suprantamas kaip dokumentų rinkinys, atspindintis jos tautų materialinį ir dvasinį gyvenimą, turintis istorinę, mokslinę, socialinę, ekonominę, kultūrinę reikšmę ir yra neatsiejama Rusijos tautų istorinio ir kultūrinio paveldo dalis. Rusijos Federacija.

Rusijos Federacijos Vyriausybės 1993 m. dekretu buvo nustatyti Valstybinio archyvų fondo dokumentų departamentų saugojimo terminai, atsižvelgiant į organizavimo lygį ir dokumentinės informacijos tvirtinimo būdą:

už valstybės institucijų ir teritorijų, regionų administracijų dokumentus, autonominis regionas, Maskvos ir Sankt Peterburgo miestai, rajonų ir miestų atstovaujamosios institucijos ir valdymo organai, taip pat regioninio, regioninio pavaldumo valstybės institucijos, organizacijos ir įmonės - 10 metų;

už dokumentus viešosios institucijos, miestų ir rajonų pavaldumo organizacijos ir įmonės, įmonės Žemdirbystė- 5 metai;

civilinės būklės aktų įrašams, personalo dokumentams, notarinių veiksmų ir teismo bylų įrašams - 75 metai;

už mokslinę ir techninę dokumentaciją – iki ryto praktinę reikšmę bet ne mažiau kaip 25 metai;

naujienoms, filmams, garso ir vaizdo įrašams - iki kopijavimo pabaigos, bet ne ilgiau kaip 3 metus;

fotodokumentams - 3 metai;

įrašams mašininėse laikmenose - 5 metai.

Per nustatytą laikotarpį įstaigos privalo užtikrinti, kad būtų vedama ir saugoma nuolatinio ir ilgalaikio saugojimo apskaita.

Periodiškai būtina patikrinti atvejų prieinamumą ir būklę:

nuolatinis saugojimas - 1 kartą per 10 metų;

atvejai su prieigos apribojimo antspaudu – kartą per 5 metus;

prieinamumas ir padėtis – kasmet.

Patikrinimų rezultatai dokumentuojami įstaigos (organizacijos) vadovo patvirtintuose aktuose.

Organizacijos ar piliečiai gali kreiptis į archyvą dėl archyvinių pažymų išdavimo.

Archyvo pažyma - oficialiai patvirtintas dokumentas, turintis juridinę galią ir kuriame yra archyviniuose dokumentuose esančios informacijos, susijusios su prašymo dalyku, patvirtinimas, privalomai nurodant dokumentų paieškos duomenis (inventoriaus numeris, bylos numeris, lapo numeris).

Jeigu archyve nėra dokumentų, pagal archyve esančią spausdintinę medžiagą gali būti išduodama archyvinė pažyma, jeigu joje yra reikalinga informacija.

Išvada

Šiame rašto egzamino darbe buvo nagrinėjama tema „Dokumentacijos rengimo taisyklės perduodant bylas į archyvą“. Taigi, įvertinus dokumentacijos formavimo ir įforminimo tvarką rengiant ir perduodant bylas į skyriaus archyvą, atkreiptinas dėmesys į tai. Būtinybė įvykdyti dokumentų aprašo, bylų inventorizacijų surašymo ir tvarkymo organizacijų raštinėje veikloje ir vėlesnio jų perdavimo į archyvą reikalavimus kyla dėl šių priežasčių.

Pirmajame skyriuje buvo nagrinėjami „Reikalavimai bylų formavimui raštinės darbe“. At teisingas formavimas bylas ir lydimųjų dokumentų įforminimą, užtikrinama greita dokumentų paieška, taip pat užtikrinamas dokumentų saugumas, apskaitant bylų skaičių. Tinkamai organizuotas bylų išdavimo darbas palengvins dokumentų perdavimą į archyvą ateityje.

Antrajame skyriuje apibrėžiami daugelio reglamentų reikalavimai: Pagrindinių skyrių archyvų veiklos taisyklių, Vieningos valstybės raštvedybos sistemos (pagrindinės nuostatos), taip pat Organizacijų archyvų pagrindinių veiklos taisyklių. Tinkamai neparengus dokumentų archyviniam saugojimui, jie greitai gali tapti netinkami naudoti, o tai gali užtraukti administracinę atsakomybę ir dideles baudas. Taigi vienas iš pagrindinių raštvedybos uždavinių yra dokumentų paruošimas vėlesniam saugojimui ir naudojimui.

Trečiame skyriuje aptariamas bylų rengimo priemonių kompleksas, padėsiantis nustatyti ne tik einamąjį dokumentų saugojimą, atsižvelgti į dokumentų skaičių, bet ir supažindinti su archyvo formavimo darbais į įprastą eigą. Iš skubaus darbo bylų formavimo tvarka gali tapti kasmetine gana nesunkiai atliekama operacija.

Tik su tinkamai sutvarkyta saugojimo sistema galima greitai ir efektyviai ieškoti reikalingi dokumentai.

Bibliografija

1. Alekseeva E.V. tt Archyvavimas: vadovėlis pradžiai. prof. išsilavinimas: vadovėlis. pašalpa už trečiadienius. prof. Švietimas / E.V. Aleksejeva, L.P. Afanasjevas, E.M. Burova; red. V.P. Kozlova - M.: ProfObrIzdat, 2002. - 272 p.

Andropova I.Yu. Personalo įrašų tvarkymas: Dokumentacija: vadovėlis. pašalpa / I.Yu. Andropova, N.V. Makarovas. - red. 2, ištrintas - M.: Leidybos centras "Akademija", 2009. - 64 p.

Deminas Yu.M. Darbas biure. Oficialių dokumentų ruošimas. red. 3, pridėkite. ir perdirbtas. - Sankt Peterburgas: Piteris, 2010. 256 p.

Pšenko A.V. Dokumentacijos tvarkymas: Seminaras: vadovėlis. pašalpa studentams. vidutinės institucijos. prof. išsilavinimas / A.V. Pšenko, L.A. Doroninas. red. 3, ster. - M: Leidybos centras "Akademija", 2012. - 160 p.

Pšenko A.V. Aukštos kvalifikacijos sekretorė-referentė. Vadovavimo veiklos dokumentacija: vadovėlis. pašalpa įstaigų studentams anksti. prof. išsilavinimas / A.V. Pšenko, E.A. Stepanovas. - M.: Leidybos centras "Akademija", 2007. - 272 p.

6. Rumunė L.A. Dokumentacijos tvarkymas: vadovėlis studentams. vidutinės institucijos. prof. išsilavinimas / L.A. rumunų. - red. 10 d., vyr. - M.: Leidybos centras "Akademija", 2012 - 224 p.

7. Salazkina L.P. Socialinės-kultūrinės sferos įstaigų valdymo veiklos dokumentavimas. Dokumentų tekstas [tekstas]: vadovėlis / L.P. Salazkinas – red. 3. Kemerovas: Kuzbassvuzizdat, 2008. - 261 p.

1 priedas

Patvirtinimo lapo forma

Bylos liudijimo lapas Nr._______________________ 2006-10-10 Byloje yra sunumeruoti ir sunumeruoti _________________________________ lapai (-ai) (skaičiais ir žodžiais), įskaitant: raidėmis pažymėtus lapus ____________________________________________________; trūksta numerių ____________________________________________________________ + vidaus inventoriaus lapai _______________________________________________ Pareigos Parašas I.O.F.

2 priedas

Nuolatinio, laikinojo (virš 10 metų) saugojimo atvejų ir struktūrinio padalinio personalo aprašo forma ( visuomeninė organizacija) organizacijos

(įmonės pavadinimas)

_____________________________________________________________

(struktūrinio padalinio ar visuomeninės organizacijos pavadinimas)

PATVIRTINTI

Darbo pavadinimas

struktūros vadovas

padaliniai (viešieji

organizacijos)

Parašo stenograma

Parašo antspaudas

_____________________________________________________________

skyriaus pavadinimas

Nr. Dėklo rodyklė (timai, dalys) Bylos pavadinimas (timai, dalys) Bylos data (timai, dalys) Lapų skaičius dėkle (tūris, dalys) Dėklo saugojimo laikas (tūriai, dalys) Pastaba 1234567

Į šį sąrašą įtrauktos ________________ bylos, kurių Nr. _______________

(skaičiais ir žodžiais)

Nr. ________________, įskaitant:

raidžių skaičiai:

trūksta skaičių:

Darbo pavadinimas

Inventorizacijos parašo dekodavimo parašo sudarytojas

SUTARTINTA Organizacijos dokumentų tvarkymo tarnybos vadovo pareigų pavadinimas Parašas Paaiškinimas Parašas Data PATVIRTINTA Struktūrinio padalinio EB protokolas ________ Nr. _______

Perdavė _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(skaičiais ir žodžiais)

____________________________ registracijoje ir kontrolėje

(skaičiais ir žodžiais) kortelės dokumentams

Darbuotojo pareigų pavadinimas

struktūrinis vienetas

(visuomeninės organizacijos) parašo stenograma

Priimti ______________________ atvejai ir ___________________________

(skaičiais ir žodžiais) (skaičiais ir žodžiais)

dokumentų registracijos ir kontrolės kortelės

Darbuotojo pareigų pavadinimas

skyriaus archyvo parašo stenograma

3 priedas

Vidaus bylos dokumentų inventorizavimo forma

VIDAUS APRAŠYMAS

bylos dokumentai Nr. _______________________

Prekės Nr. Dokumento rodyklė Dokumento data Dokumento antraštė Bylos lapų numeriai Pastaba 123456 biuro darbo dokumentų archyvo saugykla

Iš viso dokumentų __________________________________________________

(skaičiais ir žodžiais)

Vidaus inventoriaus lapų skaičius __________________________

(skaičiais ir žodžiais)

Bylos parašo stenogramos dokumentų vidaus inventorizaciją surašiusio asmens pareigos

Atsiliepimai apie egzamino raštu darbo atlikimą

Studentė: Anastasija Nikolajevna Perminova

GBOU SPO "Leninsko-Kuznecko politechnikos kolegija" Grupė Nr. DOU 12-1

SPO specialybė: 034702 Tvarkymo ir archyvavimo dokumentacijos palaikymas

Specialybė OK: Dokumentacijos palaikymas tvarkymui ir archyvavimui

Užduoties objektas: Dokumentacijos rengimo, perduodant bylas į archyvą, taisyklės

bendrosios charakteristikos egzamino rašto darbas _______

Atitikimas užduočiai pagal egzamino rašto darbo pagrindinių dalių apimtį ir tobulinimo laipsnį __________________________

Teigiami darbo aspektai

Aiškinamojo rašto ir jo vykdymo trūkumai ____________

Grafinės (kūrybinės) darbo dalies charakteristikos _______________

Studento savarankiškumo laipsnis rengiant temos klausimus _______________________________________________________________________

Vadovo darbo įvertinimas _______________

Darbo vadovė Lebedeva Ya.G.

pavaduotojas UPR direktorius Stelmakova R.I.

Mokymas

Reikia pagalbos mokantis temos?

Mūsų ekspertai patars arba teiks kuravimo paslaugas jus dominančiomis temomis.
Pateikite paraišką nurodydami temą dabar, kad sužinotumėte apie galimybę gauti konsultaciją.