หน่วยย่อยโอนเอกสารไปยังที่เก็บถาวรขององค์กรโดยใช้สินค้าคงคลังพิเศษ แท้จริงแล้วเป็นการกระทำของการยอมรับและการถ่ายทอดแต่มีรูปแบบพิเศษ ในบทความเราจะได้เรียนรู้ว่าจะหาได้จากที่ใด วิธีปรับใช้และอนุมัติ

คำอธิบายถูกรวบรวมตามกฎ

กฎสำหรับการจัดเก็บการได้มาการบัญชีและการใช้เอกสารของกองทุนจดหมายเหตุ สหพันธรัฐรัสเซียและเอกสารจดหมายเหตุอื่น ๆ ในหน่วยงานของรัฐ หน่วยงาน รัฐบาลท้องถิ่นและองค์กร (ต่อไปนี้ - กฎสำหรับการจัดระเบียบการจัดเก็บ การได้มา การบัญชีและการใช้เอกสาร) กล่าวถึงการถ่ายโอนเอกสารเพื่อจัดเก็บในที่เก็บถาวรขององค์กรดังต่อไปนี้:

จากส่วนย่อยนี้สามารถสรุปได้ดังต่อไปนี้:

1. มีรูปแบบของรายการการยอมรับที่ได้รับอนุมัติจากกฎสำหรับการจัดเก็บ การได้มา การบัญชีและการใช้เอกสาร - ภาคผนวกหมายเลข 23 (สำหรับเอกสารบนกระดาษ) และภาคผนวกหมายเลข 24 (สำหรับไฟล์อิเล็กทรอนิกส์)

2. กรณีจัดเก็บถาวรและชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี) จะรวบรวมสินค้าคงคลังแยกจากกัน กรณีเกี่ยวกับบุคลากรจะรวมอยู่ในสินค้าคงคลังของกรณีระยะเวลาการจัดเก็บชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี) สินค้าคงคลังที่สามถูกรวบรวมสำหรับกรณีที่มีระยะเวลาการจัดเก็บสั้น แต่โอนไปยังที่เก็บถาวรด้วย เช่นเดียวกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์: มีการรวบรวมสินค้าคงคลังแยกต่างหากสำหรับกรณีที่มีระยะเวลาเก็บรักษาต่างกัน

แบบฟอร์มสินค้าคงคลัง

พิจารณาตัวอย่างแบบฟอร์มสินค้าคงคลังที่เสร็จสมบูรณ์สำหรับการโอนเอกสาร (บนกระดาษ) (ตัวอย่างที่ 1)

3.6.1. การลงทะเบียนกรณีดำเนินการโดยพนักงานของบริการสนับสนุนด้านเอกสารของฝ่ายบริหารขององค์กรหรือหน่วยงานโครงสร้างอื่น ๆ ซึ่งมีหน้าที่รวมถึงการจัดตั้งและการก่อตัวของกรณีด้วยความช่วยเหลือด้านระเบียบวิธีและอยู่ภายใต้การควบคุมของเอกสารสำคัญขององค์กร

3.6.2. การลงทะเบียนกรณีทั้งหมดหรือบางส่วนขึ้นอยู่กับเงื่อนไขของการจัดเก็บ

3.6.3. กรณีของการจัดเก็บและบุคลากรถาวร ชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี) จะต้องลงทะเบียนเต็มรูปแบบ

การยื่นแบบสมบูรณ์รวมถึง:

การยื่นหรือผูกพันคดี

จำนวนแผ่นของคดี

จัดทำแผ่นรับรอง

การจัดทำรายการเอกสารภายในหากจำเป็น

ทำการชี้แจงที่จำเป็นในรายละเอียดของหน้าปกของคดี (การชี้แจงชื่อขององค์กร, ดัชนีการลงทะเบียนของคดี, วันสุดท้ายของคดี, ชื่อเรื่องของคดี)

กรณีของการจัดเก็บชั่วคราว (รวมสูงสุด 10 ปี) ขึ้นอยู่กับการลงทะเบียนบางส่วน: ไม่อนุญาตให้จัดระบบเอกสารในกรณี, ห้ามระบุหมายเลขแผ่นงาน, ห้ามจัดทำบันทึกการรับรอง

3.6.4. เอกสารที่ประกอบเป็นคดีถูกยื่นด้วยรอยเจาะ 4 รอยในปกแข็งที่ทำจากกระดาษแข็งหรือเข้าเล่ม โดยคำนึงถึงความเป็นไปได้ในการอ่านข้อความในเอกสารทั้งหมด วันที่ วีซ่า และมติในเอกสารทั้งหมดโดยไม่เสียค่าใช้จ่าย เมื่อเตรียมเคสสำหรับการยื่น (เข้าเล่ม) จะมีการถอดตัวยึดโลหะ (พิน, คลิปหนีบกระดาษ) ออกจากเอกสาร

3.6.5. ไฟล์จัดเก็บถาวรประกอบด้วยเอกสารมูลค่าสูงหรือเอกสารขนาดใหญ่จะถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์แบบปิดที่มีแผ่นปิด 3 ชั้นพร้อมสายรัดหรือในกล่อง

3.6.6. หากมีเอกสารส่วนบุคคลที่ไม่มีการอ้างสิทธิ์ในคดี (บัตรประจำตัวประชาชน สมุดงาน บัตรทหาร) เอกสารเหล่านี้จะแนบอยู่ในซองจดหมายซึ่งยื่นเข้าไปในคดี หากมีเอกสารดังกล่าวจำนวนมาก เอกสารหลังจะถูกถอนออกจากไฟล์และจะมีการดึงสินค้าคงคลังแยกต่างหากสำหรับเอกสารเหล่านั้น

3.6.7. ในตอนท้ายของแต่ละกรณีจะมีการยื่นแบบฟอร์มเปล่าของแผ่นรับรองและที่จุดเริ่มต้นของกรณี (เพื่อพิจารณาเอกสารที่มีค่าโดยเฉพาะ) - รูปแบบของรายการภายในของเอกสารกรณี

3.6.8. เพื่อความปลอดภัยและจัดลำดับของเอกสารที่รวมอยู่ในคดี เอกสารทั้งหมดของคดีนี้ (ยกเว้นเอกสารพยานและรายการภายใน) จะมีหมายเลขเป็นเลขอารบิคในจำนวนรวมที่มุมขวาบนของแผ่น ด้วยดินสอง่ายๆหรือตัวเศษ แผ่นของสินค้าคงคลังภายในของเอกสารกรณีมีหมายเลขแยกจากกัน

3.6.9. แผ่นเคสที่ประกอบด้วยหลายเล่มหรือหลายส่วนจะมีหมายเลขสำหรับแต่ละเล่มหรือแต่ละส่วนแยกกัน

3.6.10. ภาพถ่าย ภาพวาด ไดอะแกรม และเอกสารภาพประกอบอื่นๆ ที่แสดงแผ่นงานอิสระในกรณีนี้จะมีหมายเลขกำกับไว้ที่ด้านหลังขอบบนของแผ่นงาน

3.6.11. แผ่นพับ (รูปแบบ A3, A2) ถูกกางออกและกำหนดหมายเลขไว้ที่ส่วนด้านขวาของระยะขอบด้านบนของแผ่นงาน ในกรณีนี้ แผ่นงานในรูปแบบใดๆ ที่ปิดขอบด้านหนึ่ง จะมีหมายเลขเป็นแผ่นเดียว แผ่นกระดาษที่พับและเย็บตรงกลางอาจต้องเย็บใหม่และกำหนดหมายเลขเป็นแผ่นเดียว

3.6.12. แผ่นงานที่มีเอกสารแปะแน่น (รูปถ่าย คลิป สารสกัด ฯลฯ) จะมีหมายเลขเป็นแผ่นเดียว หากเอกสารอื่นๆ (การแทรกข้อความ การแปล การตัดแต่ง ฯลฯ) ติดกาวที่เอกสารด้วยขอบด้านเดียว เอกสารแต่ละฉบับจะมีหมายเลขแยกจากกัน

3.6.13. ซองจดหมายพร้อมเอกสารแนบที่ยื่นในกรณีมีหมายเลข ในเวลาเดียวกัน ซองจดหมายนั้นจะมีหมายเลขกำกับก่อน จากนั้นสิ่งที่แนบมาแต่ละรายการในซองจดหมายจะมีหมายเลขกำกับเป็นหมายเลขถัดไป

3.6.14. เอกสารที่ยื่นในคดีที่มีหมายเลขแผ่น (รวมถึงสิ่งพิมพ์) สามารถใส่หมายเลขได้ คำสั่งทั่วไปหรือเก็บหมายเลขของคุณเองหากตรงกับลำดับของแผ่นงานในไฟล์

3.6.15. ในกรณีที่พบข้อผิดพลาดจำนวนมากในการกำหนดหมายเลขแผ่นงาน ข้อผิดพลาดนั้นจะถูกกำหนดหมายเลขใหม่ เมื่อกำหนดหมายเลขแผ่นงานใหม่ หมายเลขเก่าจะถูกขีดฆ่าและวางหมายเลขแผ่นงานใหม่ไว้ข้างๆ เมื่อสิ้นสุดคดี จะมีการร่างเอกสารพยานใหม่ ส่วนพยานเก่าถูกขีดฆ่า แต่เก็บไว้ในแฟ้ม

หากมีข้อผิดพลาดแต่ละรายการในการกำหนดหมายเลขของแผ่นงานในไฟล์เมื่อหน่วยเก็บถาวรขององค์กรเตรียมการเพื่อถ่ายโอนไปยังที่จัดเก็บของรัฐ อนุญาตให้ใช้หมายเลขแผ่นที่มีตัวอักษรตามข้อตกลงกับหน่วยเก็บถาวรของรัฐ

3.6.16. แผ่นพยานถูกวาดขึ้นในกรณีบนแผ่นแยกต่างหากในหนังสือ - ที่ด้านหลังของแผ่นเปล่าแผ่นสุดท้ายในตู้เก็บเอกสาร - บนแผ่นรูปแบบบัตรเปล่าแยกต่างหาก

แผ่นรับรองของคดีถูกวาดขึ้นตามแบบฟอร์มที่กำหนด (ภาคผนวก 9) ซึ่งระบุเป็นตัวเลขและคำพูดจำนวนแผ่นหมายเลขของคดีจำนวนแผ่นของสินค้าคงคลังภายในคุณสมบัติของหมายเลข ของหมายเลขกรณี (การมีหมายเลขจดหมายกรณี, หมายเลขที่ขาดหายไป, จำนวนแผ่นงานที่มีรูปถ่ายวาง, แผ่นรูปแบบขนาดใหญ่, ซองจดหมายพร้อมเอกสารแนบและจำนวนแผ่นงานที่อยู่ในนั้น) เช่นเดียวกับการมีอยู่ในกรณีของ สำเนาโบรชัวร์ที่พิมพ์ออกมาพร้อมจำนวนแผ่น หากไม่ได้ระบุไว้ในจำนวนรวมทั้งหมดในกรณีนี้

แผ่นรับรองของคดีได้รับการลงนามโดยผู้รวบรวม การเปลี่ยนแปลงองค์ประกอบและสถานะของคดีที่ตามมาทั้งหมด (ความเสียหาย การเปลี่ยนเอกสารต้นฉบับ) จะระบุไว้ในเอกสารรับรองโดยอ้างอิงถึงพระราชบัญญัติที่เกี่ยวข้อง

ห้ามมิให้นำแผ่นรับรองบนหน้าปกของเคสหรือด้านหลังแผ่นเปล่าของเอกสารล่าสุด หากไฟล์ถูกยื่นหรือเข้าเล่มโดยไม่มีแบบฟอร์มของแผ่นรับรอง ไฟล์นั้นจะถูกแปะไว้ที่ด้านบนของแผ่นที่ด้านในของปกเคส

3.6.17. รายการภายในของเอกสารกรณีถูกรวบรวมเพื่อบันทึกเอกสารของการจัดเก็บถาวรและชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี) การบัญชีที่เกิดจากลักษณะเฉพาะของเอกสารนี้ (โดยเฉพาะอย่างยิ่งที่มีค่า ส่วนบุคคล การพิจารณาคดี ไฟล์สืบสวน ฯลฯ) เช่นเดียวกับการบันทึกการจัดเก็บถาวรและชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี) ที่สร้างขึ้นตามประเภทของเอกสารชื่อเรื่องที่ไม่เปิดเผยเนื้อหาเฉพาะของเอกสาร

สินค้าคงคลังภายในถูกรวบรวมในแผ่นงานแยกต่างหากในรูปแบบที่กำหนด (ภาคผนวก 10) ซึ่งมีข้อมูลเกี่ยวกับหมายเลขประจำเครื่องของเอกสารคดี ดัชนี วันที่ หัวเรื่อง และหมายเลขแผ่นงานของคดี รายการสุดท้ายถูกสร้างขึ้นสำหรับสินค้าคงคลังภายในซึ่งระบุเป็นตัวเลขและคำพูดจำนวนเอกสารที่รวมอยู่ในนั้นและจำนวนแผ่นงานของสินค้าคงคลังภายใน

สินค้าคงคลังภายในได้รับการลงนามโดยคอมไพเลอร์ หากกรณีถูกผูกมัดหรือยื่นโดยไม่มีรูปแบบของเอกสารภายในสินค้าคงคลังที่วาดขึ้นในรูปแบบที่กำหนดจะถูกติดกาวไว้ที่ด้านในของปกหน้าของเคส

การเปลี่ยนแปลงองค์ประกอบของเอกสารของคดี (การถอน การรวมเอกสาร การแทนที่ด้วยสำเนา ฯลฯ) จะแสดงในคอลัมน์ "หมายเหตุ" พร้อมลิงก์ไปยังการกระทำที่เกี่ยวข้อง หากจำเป็น รายการขั้นสุดท้ายใหม่จะถูกสร้างขึ้นในสินค้าคงคลังภายในและการรับรองกรณี

3.6.18. กรณีการจัดเก็บและบุคลากรถาวรชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี) ถูกวาดขึ้นและดำเนินการในรูปแบบที่กำหนด (ภาคผนวก 11) ซึ่งระบุชื่อขององค์กร หน่วยโครงสร้าง, ดัชนีของคดี, รหัสจดหมายเหตุของคดี, จำนวนคดี (เล่ม, ส่วน) ตามส่วนประจำปีของรายการสรุปของคดี, ชื่อของคดี

บนหน้าปกของกรณีการจัดเก็บถาวรมีสถานที่สำหรับชื่อของหน่วยเก็บถาวรของรัฐที่จะยอมรับไฟล์ขององค์กรการกำหนดรหัสของหน่วยเก็บถาวรของรัฐและองค์กร

เมื่อเปลี่ยนชื่อขององค์กร (หน่วยโครงสร้าง) ในช่วงระยะเวลาที่ครอบคลุมโดยเอกสารกรณีหรือเมื่อถ่ายโอนกรณีไปยังองค์กรอื่น (ไปยังหน่วยโครงสร้างอื่น) หน้าปกของกรณีและปัญหาจะระบุชื่อใหม่ขององค์กรนี้หรือองค์กรที่สืบทอด และชื่อเดิมขององค์กร (หน่วยโครงสร้าง) อยู่ในวงเล็บเหลี่ยม

ในบทความนี้ เราจะหารือในรายละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการถ่ายโอนกรณีไปยังที่เก็บถาวรขององค์กร คำถามสองข้อมีความสำคัญในคราวเดียว: เอกสารใดบ้างที่ต้องเตรียมและสำหรับระยะเวลาใด

เอกสารประเภทใดที่ถูกถ่ายโอนไปยังไฟล์เก็บถาวร

ตามกฎแล้วเอกสารที่มีการจัดเก็บถาวรรวมถึงอายุการเก็บรักษามากกว่า 10 ปีจะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรของ บริษัท ประการหลังเรากำลังพูดถึงประการแรกเกี่ยวกับเอกสารเกี่ยวกับบุคลากร

กรณีที่มีระยะเวลาการจัดเก็บน้อยกว่า 10 ปีมักจะไม่ถูกโอนไปยังไฟล์เก็บถาวร แต่ยังคงอยู่ในหน่วยที่เปิดจนกว่าจะถึงเวลาที่ระยะเวลาการจัดเก็บหมดอายุ และไม่มีความจำเป็นในทางปฏิบัติสำหรับกรณีเหล่านี้ อย่างไรก็ตาม ในบางกรณี เอกสารดังกล่าวอาจถูกถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวรตามดุลยพินิจของฝ่ายบริหาร เช่น หากแผนกไม่มีที่จัดเก็บ เมื่อเสร็จสิ้นการจัดเก็บ คุณสามารถซึ่งมีระยะเวลาเก็บรักษาชั่วคราว

กรณีที่ช่วงเวลานั้นอาจถูกถ่ายโอนไปยังไฟล์เก็บถาวร

ตามกฎแล้วเอกสารจะต้องถูกเก็บถาวรไม่เกินสามปีหลังจากการเก็บบันทึกเสร็จสิ้น นั่นคือการถ่ายโอนกรณีไปยังที่เก็บถาวรสามารถดำเนินการได้แม้หลังจากผ่านไปหนึ่งปี อย่างไรก็ตาม ความเร่งรีบดังกล่าวไม่ได้มีเหตุผลเสมอไป เนื่องจากเอกสารที่ค่อนข้างใหม่อาจยังมีประโยชน์สำหรับงานในสำนักงานในปัจจุบัน ดังนั้น คุณจะต้องดำเนินการเพิ่มเติมเพื่อขอเอกสารดังกล่าวจากที่เก็บถาวร

กำหนดการส่งมอบ

ข้อกำหนดปัจจุบันระบุว่ากรณีและปัญหาถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรตามกำหนดการ สามารถร่างกำหนดการในรูปแบบใดก็ได้และควรมีความชัดเจนว่าหน่วยโครงสร้างใด (หรือแม้แต่ผู้รับเหมาเฉพาะ) และในกรอบเวลาใดเอกสารจะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวร

ไม่จำเป็นต้องระบุวันที่เฉพาะสำหรับการรับและโอนเอกสาร ควรระบุระยะเวลาที่กว้างขึ้น เช่น หนึ่งเดือนเต็ม ท้ายที่สุด อาจกลายเป็นว่าเป็นวันที่กำหนดไว้สำหรับการรับและโอนเคสไปยังที่เก็บถาวรซึ่งจะมีเหตุการณ์ฉุกเฉินเกิดขึ้น และหากมีการขยายกำหนดเวลา คุณจะได้รับพื้นที่ชั่วคราวสำหรับการหลบหลีก

ควรจัดทำตารางเวลาโดยพนักงานที่รับผิดชอบในการเก็บถาวรและการประสานงานจะดำเนินการกับหัวหน้าแผนกที่จะต้องโอนเอกสารของพวกเขา หลังจากนั้นกำหนดการจะต้องได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร อนุญาตให้กำหนดการได้รับการอนุมัติโดยหัวหน้าฝ่ายบริการจัดการบันทึกซึ่งหน่วยเก็บถาวรก็เป็นผู้ใต้บังคับบัญชาด้วย

ขั้นตอนการโอนเคสไปยังไฟล์เก็บถาวร

ผลลัพธ์คือกรณีที่เลือกสำหรับการยอมรับและการส่ง จากนั้นรวมอยู่ในแบบฟอร์มที่กำหนดขึ้นของรายการยอมรับ (เราจะให้ตัวอย่างในภายหลัง)

เพียงแค่ใส่ในการตั้งชื่อกรณีควรบันทึกกรณีที่มีระยะเวลาการจัดเก็บถาวรและระยะยาว (รวมถึงกรณีเกี่ยวกับบุคลากร) หลังจากนั้นข้อมูลเกี่ยวกับระยะเวลาของการถ่ายโอนเอกสารไปยังที่เก็บถาวรรวมถึงผู้เข้าร่วมใน กระบวนการนี้จะเข้าสู่กำหนดการ กำหนดการถูกวาดขึ้นล่วงหน้าสำหรับปีที่จะถึงนี้

ในกระบวนการเตรียมไฟล์สำหรับการเก็บถาวร เป็นเรื่องที่สมเหตุสมผลที่จะถามผู้ดำเนินการว่ามีกรณีอื่นในประเภทเดียวกันในหน่วยหรือไม่ เนื่องจากสามารถเปิดกรณีต่าง ๆ ได้ในระหว่างปีที่บริการเสมียนไม่ทราบ (ซึ่งหมายความว่าพวกเขาไม่ได้อยู่ในระบบการตั้งชื่อเช่นกัน) ควรรวมกรณีดังกล่าวไว้ในรายการจัดส่งด้วย

หากมีการเปิดเผยว่ามีกรณีใดกรณีหนึ่งขาดหายไป บริการจัดการบันทึกมีสิทธิ์ขอใบรับรองสาเหตุของสถานการณ์นี้

โดยปกติแล้วในกระบวนการเตรียมเอกสารสำหรับการเก็บถาวร แผนกโครงสร้างขององค์กรจะควบคุมความถูกต้องของการดำเนินการพร้อมกัน สิ่งนี้ใช้ไม่เพียงกับกรณีที่กำลังเตรียมสำหรับการถ่ายโอนไปยังไฟล์เก็บถาวร แต่ยังรวมถึงกรณีที่ยังคงอยู่ในการเก็บบันทึกปัจจุบัน ถ้าสะสม จำนวนมากจากนั้นพวกเขาจะถูกตรวจสอบอย่างคัดเลือกเพื่อให้ได้แนวคิดว่างานในสำนักงานดำเนินการได้ดีเพียงใดในแผนกใดแผนกหนึ่งตามตัวอย่าง หากจำเป็น ผู้เชี่ยวชาญด้านการเก็บถาวรสามารถสื่อสารคำแนะนำของเขากับเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับการขจัดข้อผิดพลาดและปรับปรุงการออกแบบ

หลังจากโอนเอกสารไปยังที่เก็บถาวรแล้ว เอกสารเหล่านั้นจะได้รับการประมวลผลทางวิทยาศาสตร์และทางเทคนิค ซึ่งรวมถึงเฟิร์มแวร์ปกแข็งด้วย โดยปกติแล้ว การปรับโครงสร้างองค์กรจะดำเนินการควบคู่กันไป ซึ่งเป็นผลมาจากการที่กรณีดังกล่าวเกิดขึ้นใหม่ตาม ข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ. สิ่งนี้จะทำหากเกิดข้อผิดพลาดหรือเบี่ยงเบนจากกฎในการทำงานในสำนักงานปัจจุบัน

ข้อกำหนดด้านกฎระเบียบนั้นเข้าใจง่าย อย่างไรก็ตาม ผู้เชี่ยวชาญจากแผนกต่าง ๆ ขององค์กรมักจะทำผิดพลาดมากมายเมื่อยื่นเรื่อง ดังนั้นตัวจัดการจึงต้องทำซ้ำทุกอย่างในภายหลัง ในกรณีเช่นนี้ พนักงานคนนี้จะทำทุกอย่างอีกครั้งตามข้อกำหนดได้ง่ายกว่าการพยายามแก้ไขกรณีที่มีอยู่

ในเรื่องนี้ ในกระบวนการเตรียมไฟล์สำหรับการเก็บถาวร งานที่สำคัญที่สุดของพนักงานแผนกคือการตรวจสอบความสมบูรณ์ของการสะท้อนกลับ ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนฝาครอบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีการใส่กรอบอย่างถูกต้องในขณะที่เปิดเคส ก็เพียงพอที่จะตรวจสอบว่าเคสมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดในกรณีที่ไม่มีก็จำเป็นต้องเสริม นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยงการกระทำที่ไม่จำเป็นในกระบวนการประมวลผลและแฟลชเคส และเพื่อให้พนักงานที่ดำเนินการนี้เข้าใจเอกสารทั้งหมดได้ง่ายขึ้น

หลังจากรวมกรณีที่วางแผนไว้ทั้งหมดที่มีระยะเวลาจัดเก็บถาวรและระยะยาวไว้ในรายการที่ยอมรับแล้ว เอกสารจะต้องถูกโอนไปยังสถานที่เก็บถาวร คุณสามารถค้นหาข้อมูลที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับสิ่งพิมพ์แยกต่างหาก ซึ่งคุณจะพบตัวอย่างและขั้นตอนการกรอกข้อมูลสินค้าคงคลังนี้ หากตัดสินใจส่งไฟล์ไปยังที่เก็บถาวรด้วยระยะเวลาจัดเก็บสูงสุด 10 ปี การถ่ายโอนสามารถทำได้โดยไม่ต้องรวบรวมสินค้าคงคลัง การบัญชีในกรณีนี้สามารถเก็บไว้ตามชื่อของคดี

หลังจากโอนเอกสารไปยังที่เก็บถาวรแล้ว เอกสารเหล่านั้นจะได้รับการประมวลผลทางวิทยาศาสตร์และทางเทคนิค ซึ่งรวมถึงเฟิร์มแวร์ปกแข็งด้วย โดยปกติแล้ว การปรับโครงสร้างองค์กรจะดำเนินการควบคู่กันไป ซึ่งเป็นผลมาจากกรณีที่มีการลงทะเบียนใหม่ตามข้อกำหนดของกฎระเบียบ สิ่งนี้จะทำหากเกิดข้อผิดพลาดหรือเบี่ยงเบนจากกฎในการทำงานในสำนักงานปัจจุบัน ข้อกำหนดด้านกฎระเบียบนั้นเข้าใจง่าย อย่างไรก็ตาม ผู้เชี่ยวชาญจากแผนกต่าง ๆ ขององค์กรมักจะทำผิดพลาดมากมายเมื่อยื่นเรื่อง ดังนั้นตัวจัดการจึงต้องทำซ้ำทุกอย่างในภายหลัง ในกรณีเช่นนี้ พนักงานคนนี้จะทำทุกอย่างอีกครั้งตามข้อกำหนดได้ง่ายกว่าการพยายามแก้ไขกรณีที่มีอยู่

เราโอนกรณีไปยังที่เก็บถาวรตามกฎทั้งหมด

ความสนใจ

ผู้บริหารสูงสุด LLC "Altair" 26/12/2014) แผ่นใบรับรองของหมายเลขคดีในกรณีที่ยื่นและหมายเลข (เป็นตัวเลขและคำ) แผ่นรวมถึง: แผ่นตัวอักษร: ตัวเลขที่ขาดหายไป: + แผ่นของสินค้าคงคลังภายใน: คุณสมบัติ สภาพร่างกายและการก่อตัวของกรณี แผ่นหมายเลข 1 2 (ชื่อตำแหน่งของพนักงานของหน่วยโครงสร้าง) (ลายเซ็น) (ถอดรหัสลายเซ็น) "" 20 (ชื่อตำแหน่งของพนักงานบริการการศึกษาก่อนวัยเรียน สถาบัน) (ลายเซ็น) (ถอดรหัสลายเซ็น) "" 20 ก. คำแนะนำที่ให้นั้นเป็นสากลและสามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยองค์กรใด ๆ เพื่อให้เหมาะกับความต้องการของตนเอง

ข้อกำหนดของคำสั่งที่เบี่ยงเบนไปจากบรรทัดฐานที่กำหนดโดยกฎพื้นฐานข้อ 2.2 คำแนะนำประกอบด้วยข้อมูลที่ไฟล์ที่มีระยะเวลาจัดเก็บตั้งแต่ห้าปีขึ้นไปรวมอยู่ในไฟล์เก็บถาวร

แผนการทำงานเก็บถาวรสำหรับปี

สำคัญ

ในระหว่างการเตรียมกรณีสำหรับการถ่ายโอนไปยังไฟล์เก็บถาวรอย่าลืมถามนักแสดงเกี่ยวกับความพร้อมใช้งานของหมวดหมู่เหล่านี้ในแผนกของกรณีอื่น ๆ เนื่องจากพวกเขาสามารถเริ่มต้นกรณีเพิ่มเติมในระหว่างปีและไม่ได้แจ้งบริการเสมียนเกี่ยวกับเรื่องนี้ (นั่นคือสาเหตุที่พวกเขาไม่อยู่ในระบบการตั้งชื่อ)

ควรรวมกรณีดังกล่าวไว้ในสินค้าคงคลังการจัดส่งด้วย หากพบว่าไม่มีกรณีใด ๆ บริการจัดการบันทึกมีสิทธิ์ขอใบรับรองเหตุผล และตามกฎแล้วในขั้นตอนของการเตรียมเอกสารเพื่อส่งไปยังที่เก็บถาวร ในเวลาเดียวกัน ฝ่ายโครงสร้างจะควบคุมความถูกต้องของการก่อตัวของคดีและการดำเนินการ

และไม่ใช่เฉพาะกรณีที่กำลังเตรียมพร้อมสำหรับการถ่ายโอนไปยังไฟล์เก็บถาวร แต่พวกเขายังพิจารณาถึงวิธีการดำเนินการในขั้นตอนของงานในสำนักงานปัจจุบันด้วย หากมีหลายกรณีพวกเขาจะเลือกทำความคุ้นเคยเพื่อให้ได้แนวคิดเกี่ยวกับสถานะของงานในแผนก

แบบฟอร์มกำหนดการรับเคสในเอกสารสำคัญขององค์กร

ดังนั้นก่อนอื่นคุณต้องสร้างรายการโอน (รายการโอน) ซึ่งจะระบุ:

• จำนวนเอกสารที่ถ่ายโอน, วันที่สร้าง, ชื่อ;
• จำนวนแผ่นของแต่ละกรณี

โฉนดการโอนลงนามโดยฝ่ายโอนและฝ่ายรับ การกระทำจะถูกจัดเก็บไว้ในไฟล์เก็บถาวร (ในกรณีนี้จะมีการเปิดเคสแยกต่างหากและกำหนดดัชนีการเก็บบันทึก) และใช้เป็นพื้นฐานในการรับเอกสารสำหรับการจัดเก็บและวางเอกสารบนชั้นวาง
ถัดไป คุณต้องลงทะเบียนเอกสารในสมุดรายวันการบัญชี (สินค้าคงคลัง จดหมายเหตุ) เอกสารแต่ละฉบับจะได้รับหมายเลขประจำตัวระหว่างขั้นตอนการลงทะเบียน

ตัวอย่างเช่น เอกสารการจัดการแยกจากเอกสารบุคลากร

คำแนะนำในการเตรียมและถ่ายโอนเอกสารไปยังที่เก็บถาวร

พนักงานเก็บถาวรยอมรับแต่ละกรณี ในขณะที่มีการทำบันทึกเมื่อมีกรณีและปัญหาในสำเนาสองชุดของสินค้าคงคลัง หลังจากการกระทบยอดกรณีและปัญหา ที่ด้านล่างของสินค้าคงคลัง จำนวนกรณีและปัญหาที่ยอมรับในที่เก็บถาวรตามข้อเท็จจริง จำนวนกรณีและปัญหาที่หายไป วันที่รับและโอน ลายเซ็นของพนักงานเก็บถาวรและองค์กรจะได้รับการบันทึกไว้เป็นเอกสาร

ความแตกต่างของขั้นตอนการทำลายเอกสาร การรีไซเคิลขึ้นอยู่กับเอกสารของระยะเวลาการจัดเก็บชั่วคราวสูงสุด 10 ปี ขึ้นอยู่กับการหมดอายุของระยะเวลาที่กำหนด พื้นฐานสำหรับการทำลายคือการตัดสินใจของคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญซึ่งบันทึกไว้ในโปรโตคอล เอกสารที่ต้องกำจัดถูกป้อนในรูปแบบพิเศษ - พระราชบัญญัติการจัดสรรสำหรับการทำลายเอกสารที่ไม่อยู่ภายใต้การจัดเก็บ ประกอบด้วยคอลัมน์ต่างๆ เช่น ดัชนี ชื่อกรณี ระยะเวลาเก็บรักษา และวันครบกำหนด

โอนกรณีไปยังที่เก็บถาวรขององค์กร

ประการแรก องค์กรพัฒนาเอกชนส่วนใหญ่ไม่ใช่แหล่งที่มาของการได้มาซึ่งเอกสารสำคัญของรัฐ และในแง่ของการจัดเก็บเอกสาร พวกเขา "ต้มในน้ำของตัวเอง" โดยสัมผัสกับเอกสารสำคัญของรัฐ เช่น เฉพาะเมื่อถ่ายโอนเอกสารไปยังบุคลากรระหว่างการชำระบัญชี ขององค์กร ดังนั้นรายละเอียดดังกล่าวสามารถแยกออกจากรูปแบบของเอกสารเช่น: หมายเหตุเกี่ยวกับการอนุมัติสินค้าคงคลังของคดีเกี่ยวกับบุคลากรของ EPC ในการดำเนินการจัดสรรเพื่อทำลายเอกสารที่ไม่อยู่ภายใต้การจัดเก็บ (ภาคผนวก 2 ของคำสั่ง).

ประการที่สอง บริษัทที่ไม่ใช่ของรัฐมักไม่สามารถเก็บไฟล์ไว้ในส่วนย่อยเป็นเวลา 10 ปีหรือมากกว่านั้น บางแผนกของบริษัทเก็บถาวรเอกสารขาเข้าทันทีหลังจากที่พวกเขาถูกลบออกจากการควบคุม เพียงเพราะไม่มีที่ในสำนักงานหรือในบริเวณแผนกต้อนรับเพื่อจัดเก็บ

โพสต์ใน หัวข้อ: ไฟล์เก็บถาวร มาดูวิธีการโอนไฟล์ไปยังที่เก็บถาวรขององค์กรในบทความนี้ ประการแรกมีคำถามสองข้อเกิดขึ้น - ต้องเตรียมเอกสารใดบ้างและสำหรับปีใด เอกสารประเภทใดที่ถูกถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวรโดยปกติแล้วเอกสารของการจัดเก็บถาวรและการจัดเก็บชั่วคราวเป็นเวลา 10 ปีจะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรขององค์กร ในกรณีหลัง ประการแรกหมายถึงกรณีของบุคลากร กิจการ< 10 лет хранения обычно в архив не попадают, они остаются в отделах (где они заведены) до момента истечения сроков их хранения и утраты практической надобности. Но все же в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, нет места для хранения в отделе). Затем можно будет составить акт на уничтожение документов с временными сроками хранения.

กำหนดการโอนกรณีไปยังที่เก็บถาวรขององค์กร

หากจำเป็น ผู้เชี่ยวชาญของแผนกจะมีส่วนร่วมในขั้นตอนการทำลายเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เทคโนโลยีสารสนเทศสังคม.

1. การได้มาและการดำเนินการของไฟล์และเอกสารสำหรับการถ่ายโอนไปยังไฟล์เก็บถาวร
   1. การเก็บถาวรรวมถึงการดำเนินการต่อไปนี้:
      1. การจัดเรียงเอกสารเพื่อแยกออกจากไฟล์ เอกสารที่หมดอายุการจัดเก็บ สำเนา สำเนา ฯลฯ
      2. การตรวจสอบความถูกต้องของการจัดระบบเอกสารภายในกรณี
      3. ตรวจสอบความสมบูรณ์ของคดี
      4. การตรวจสอบความถูกต้องของการดำเนินการของเอกสารที่มีอยู่ในกรณี (ความพร้อมของรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมด, ลายเซ็น, วีซ่า)
   2. หากไฟล์มีการโต้ตอบกัน เอกสารจะถูกจัดกลุ่มตามลำดับเวลาหรือตามการตอบกลับคำขอ

3. การจัดเก็บเอกสารออนไลน์

ตามบทบัญญัติของมาตรา 9 ของกฎหมาย "ในจดหมายเหตุในสหพันธรัฐรัสเซีย" เอกสารขององค์กรพัฒนาเอกชนถือเป็นทรัพย์สินส่วนตัว อย่างไรก็ตาม เมื่อมีการชำระบัญชีขององค์กร ข้อกำหนดเบื้องต้นคือการจัดส่งเอกสารเพื่อจัดเก็บในที่เก็บถาวร

เหตุการณ์นี้ยังดำเนินการในกรณีของการปรับโครงสร้างองค์กรเมื่อดำเนินการโอนเอกสารไปยังผู้สืบทอด (กำหนดเส้นตายสำหรับการโอนกรณีในทั้งสองกรณีคือสองเดือน) นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องถ่ายโอนไฟล์ไปยังพื้นที่จัดเก็บของแผนกในช่วงเวลาประมาณทุกๆ 3 ปี
หากมีการไหลของเอกสารที่สำคัญ อาจจำเป็นต้องมีการจัดเก็บเอกสารชั่วคราว ซึ่งมีความเป็นไปได้ในการจัดเก็บเอกสารชั่วคราว ขั้นตอนสำหรับการสร้างไฟล์เก็บถาวร เพื่อให้การค้นหาเอกสารที่จำเป็นในไฟล์เก็บถาวรง่ายขึ้น ไฟล์จะต้องสร้างตามพารามิเตอร์ที่กำหนด

การส่งเอกสารไปยังที่เก็บถาวร

การดำเนินงาน:

• การประมวลผลด้านสุขอนามัยและสุขอนามัยในห้องเก็บถาวร - ปีละครั้ง, วันสุขาภิบาล - เดือนละครั้ง;
• การอ่านค่าเครื่องมือควบคุมและการวัดพร้อมกับรายการในวารสารที่เกี่ยวข้องในภายหลัง - อย่างน้อยสองครั้งต่อสัปดาห์
• การควบคุมความปลอดภัยของข้อมูลบนสื่ออิเล็กทรอนิกส์ - อย่างน้อยทุก ๆ สามปี

การใช้เอกสาร ถ้าเป็นไปได้ ที่เก็บถาวรควรมีห้องอ่านหนังสือที่ผู้ใช้สามารถทำความคุ้นเคยกับ NSA เลือกเอกสารที่ต้องการ จัดการใบเสร็จ สั่งซื้อสำเนา ฯลฯ เจ้าหน้าที่ของนักวิจัยที่เก็บถาวรลงทะเบียนเช่นเดียวกับเอกสารที่ออกในวารสารที่เกี่ยวข้อง

จากหอจดหมายเหตุสามารถออกเอกสารได้ทั้งสำหรับใช้ในห้องอ่านหนังสือและใช้ชั่วคราว ระยะเวลาในการออกเอกสารไม่ควรเกินสามเดือน

การแนะนำ

ในงานสอบข้อเขียนได้พิจารณาหัวข้อ "กฎสำหรับการเตรียมเอกสารเมื่อโอนกรณีไปยังที่เก็บถาวร" ขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการเอกสารคือการเตรียมเอกสารที่ดำเนินการเพื่อจัดเก็บและใช้งาน เป้าหมายหลักของการปรับปรุงและจัดเก็บเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์คือการสร้างเงื่อนไขสำหรับการใช้งานในการอ้างอิงของสถาบันและเพื่อเติมเต็มกองทุนจดหมายเหตุแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย

เอกสารกำกับดูแลหลักที่กำหนดและควบคุมการจัดกระบวนการทำงานในสำนักงานในสถาบัน องค์กร และองค์กรต่างๆ คือ Unified State Office Work System (EGSD)

บทบัญญัติหลักของ USSD แสดงถึงชุดของกฎ ระเบียบข้อบังคับ และคำแนะนำทางวิทยาศาสตร์สำหรับการเก็บบันทึกข้อมูล นับจากเวลาที่ได้รับหรือสร้างเอกสารจนถึงการส่งไปยังที่เก็บถาวร

การเตรียมเอกสารสำหรับการจัดเก็บและการใช้งานในภายหลังรวมถึง: การตรวจสอบคุณค่าทางวิทยาศาสตร์และการปฏิบัติของเอกสาร, การลงทะเบียนของกรณี, คำอธิบายของกรณี, การรับรองความปลอดภัยของเอกสาร, การโอนกรณีไปยังที่เก็บถาวรของสถาบัน (เอกสารสำคัญของแผนก)

กฎสำหรับการประมวลผลเอกสารเมื่อถ่ายโอนกรณีไปยังไฟล์เก็บถาวรสมควรได้รับความสนใจอย่างจริงจังเพราะอยู่ในขั้นตอนนี้ ความผิดพลาดร้ายแรงซึ่งในอนาคตอาจนำไปสู่ผลเสียในการทำงานของไฟล์เก็บถาวร

จุดมุ่งหมาย วิทยานิพนธ์: ศึกษาปัญหาที่เกี่ยวข้องกับกฎการลงทะเบียนเมื่อโอนกรณีไปยังที่เก็บถาวร ในการทำงาน ความสนใจเป็นพิเศษจะได้รับข้อกำหนดสำหรับคำอธิบายของเอกสารปัญหาของการรวบรวมและการประมวลผลสินค้าคงคลังของคดีในสำนักงานขององค์กร เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ จำเป็นต้องแก้ไขงานต่อไปนี้:

เรียนรู้กฎสำหรับการยื่นและอธิบายกรณีต่างๆ

วิเคราะห์เครื่องหมายและเกณฑ์มูลค่าเอกสาร

พิจารณาขั้นตอนการโอนกรณีไปยังที่เก็บถาวรของแผนก

1. ข้อกำหนดสำหรับการก่อตัวของคดีในที่ทำงาน

การจัดทำเอกสารที่ดำเนินการในกรณีต่างๆ ในองค์กรจะดำเนินการตลอดทั้งปีธุรกิจตามชื่อของกรณีที่ได้รับการอนุมัติสำหรับปีนี้ ตั้งแต่ต้นปีเสมียน ปกของคดีจะต้องถูกวาดขึ้นตามกฎที่ระบุไว้ในกฎพื้นฐานสำหรับการดำเนินการของหอจดหมายเหตุขององค์กร รูปแบบของการครอบคลุมของกรณีการจัดเก็บถาวรและชั่วคราว (สูงสุด 10 ปี) ยังกำหนดโดย GOST 17914-72 "ครอบคลุมกรณีการจัดเก็บเป็นเวลานาน ประเภทพันธุ์ ความต้องการทางด้านเทคนิค".

ข้อมูลต่อไปนี้ถูกวางไว้บนหน้าปกของแต่ละคดีที่ยื่นตามชื่อคดี:

ชื่อบริษัท

ชื่อของหน่วยโครงสร้าง

ดัชนีกรณี

ชื่อกรณี;

วันที่ของคดี (ในขั้นตอนนี้ - ปี);

อายุการเก็บรักษาและรายการในรายการ

ข้อมูลที่วางอยู่บนหน้าปกของคดีเมื่อต้นปีเสมียนอาจได้รับการปรับปรุงและเสริมด้วยข้อมูลใหม่ ดังนั้นเมื่อสิ้นปีเสมียนเท่านั้นคุณสามารถชี้แจงชื่อเรื่องและหากจำเป็นให้ระบุคำบรรยายหากมีการสร้างคดีขึ้นหลายเล่ม ในกรณีนี้ ถัดจากดัชนีกรณี ควรเขียนข้อความต่อไปนี้: "Volume 1", "Volume 2" เป็นต้น

เฉพาะช่วงสิ้นปีคุณสามารถใส่จำนวนแผ่นงานและทำการชี้แจงในวันที่จัดทำโดยระบุวันที่แน่นอนของเอกสารฉบับแรกและฉบับสุดท้าย (ข้อกำหนดนี้ใช้กับ บางประเภทเอกสาร เช่น คำสั่งซื้อ) เมื่อสร้างเคสในที่ทำงานรหัสจดหมายเหตุของเคสจะไม่ติดอยู่บนหน้าปกซึ่งรวมถึง: ชื่อของไฟล์เก็บถาวรของรัฐซึ่งองค์กรโอนเคสสำหรับการจัดเก็บถาวร หมายเลขเคส, สินค้าคงคลัง, เคส - ข้อมูลนี้จะติดอยู่หลังจากที่เคสถูกถ่ายโอนเพื่อจัดเก็บไปยังที่เก็บถาวรขององค์กร

ชื่อขององค์กรบนหน้าปกของคดีถูกระบุอย่างครบถ้วนในกรณีเสนอชื่อ โดยระบุชื่อเต็มขององค์กรที่เป็นผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรง (รวมถึงในกรณีเสนอชื่อด้วย) หากองค์กรขององค์กรหลักยอมรับชื่อย่ออย่างเป็นทางการ ชื่อเต็มจะถูกระบุในวงเล็บหลังชื่อเต็ม เช่น

คณะกรรมการเพื่อการคุ้มครองทางสังคมของประชากรมอสโก (Komsotszashchita of Moscow);

ศูนย์ฟื้นฟูสมรรถภาพคนพิการ (RCDI)

เมื่อมีการเปลี่ยนชื่อขององค์กร (หน่วยโครงสร้าง) ในระหว่างปีธุรกิจหรือเมื่อมีการโอนกรณีไปยังองค์กรอื่น (หน่วยโครงสร้าง) ชื่อใหม่ขององค์กรหรือองค์กรจะถูกเซ็นชื่อบนหน้าปก - การยอมรับ (หน่วยโครงสร้าง) และอันแรกอยู่ในวงเล็บ

ดัชนีเคส ชื่อเคส ระยะเวลาเก็บรักษา และรายการจะถูกโอนไปยังเคสครอบคลุมจากระบบการตั้งชื่อเคส

กรณีจะถือว่าเปิดหากมีการยื่นเอกสารที่ดำเนินการครั้งแรกเข้าไป การจัดทำเอกสารในกรณีต่างๆ ควรดำเนินการโดยพนักงานธุรการหรือบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นพิเศษซึ่งทราบข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับการจัดทำกรณี

การสร้างกรณีรวมถึง:

การรับเอกสารที่ดำเนินการตรวจสอบความถูกต้องของการดำเนินการและการมีอยู่ของรายละเอียดทั้งหมดที่รับประกันการบังคับใช้ทางกฎหมายและเครื่องหมายที่แสดงถึงความสมบูรณ์ของงานกับเอกสาร

การแจกจ่ายเอกสารการดำเนินการเกี่ยวกับคดีตามชื่อของคดี เอกสารจะอยู่ในไฟล์ซึ่งในเนื้อหานั้นตรงกับชื่อเรื่องของคดี ในขณะที่ห้ามจัดกลุ่มแบบร่างและคัดลอกสำเนาเป็นไฟล์ รวมถึงเอกสารที่ต้องส่งคืน สำเนาหนึ่งชุดของเอกสารแต่ละฉบับจะอยู่ในไฟล์ และข้อยกเว้นสามารถทำได้เฉพาะเอกสารที่มีค่าเป็นพิเศษเท่านั้น ข้อกำหนดหลักที่ต้องปฏิบัติตามเสมอคือการก่อตัวของเอกสารของระยะเวลาการจัดเก็บถาวรและชั่วคราวในแต่ละกรณี ไฟล์ไม่ควรมีความหนาไม่เกิน 4 ซม. และมีไม่เกิน 250 แผ่นในหนึ่งเล่ม

การจัดเรียงเอกสารในกรณีตามลำดับที่แน่นอน ตามกฎพื้นฐานสำหรับการทำงานของหอจดหมายเหตุขององค์กร ภายในไฟล์จะต้องจัดเรียงเอกสารเพื่อให้ครอบคลุมประเด็นบางอย่างในเนื้อหาอย่างสม่ำเสมอ

โดยปกติแล้ว เอกสารจะเรียงตามลำดับเวลา โดยเริ่มจากเอกสารแรกสุดในแง่ของวันที่และลงท้ายด้วยเอกสารล่าสุด เอกสารสามารถจัดเรียงตามหมายเลขซีเรียล (ลำดับ) ซึ่งสะท้อนถึงลำดับเวลาด้วย ลำดับเหตุการณ์แบบย้อนกลับมักใช้เมื่อสร้างเอกสารเป็นกรณี เมื่อเอกสารก่อนหน้าอยู่ที่ส่วนท้ายของกรณี เอกสารที่ตามมาจะอยู่ที่จุดเริ่มต้นของกรณี ตัวอย่างเช่น เมื่อสร้างไฟล์ส่วนบุคคล สิ่งนี้ให้ความสะดวกสบายระหว่างการทำงาน ไม่จำเป็นต้องนำเอกสารออกจากเคสเมื่อยื่นเอกสารครั้งต่อไป เมื่อกรณีดังกล่าวถูกถ่ายโอนไปยังที่จัดเก็บเอกสารสำคัญ จะมีการจัดระเบียบใหม่เพื่อให้แน่ใจว่ามีลำดับเวลาตามปกติ

เมื่อสร้างกรณีของเอกสารบางประเภท พวกเขายังได้รับคำแนะนำจากกฎต่อไปนี้:

เอกสารการบริหารจัดทำเป็นกรณีตามประเภทพร้อมแอปพลิเคชันที่เกี่ยวข้อง

การติดต่อจะถูกจัดกลุ่มเป็นกรณีในลักษณะที่เอกสาร - คำตอบจะถูกวางไว้ทันทีหลังจากเอกสาร - คำขอ

ภาคผนวกของเอกสารโดยไม่คำนึงถึงวันที่อนุมัติหรือรวบรวมจะถูกแนบไปกับเอกสารที่เกี่ยวข้อง แอปพลิเคชันที่มีปริมาณมากกว่า 250 แผ่นจะถูกสร้างขึ้นในปริมาณที่แยกต่างหากซึ่งจะมีการทำเครื่องหมายบนเอกสาร

เอกสารที่ได้รับอนุมัติจะถูกสร้างขึ้นแยกต่างหากจากแบบร่างเสมอ

เมื่อสร้างเอกสารบางประเภทจำเป็นต้องกรอกรายการภายในของคดีทันที (ไฟล์ส่วนตัวไฟล์ที่มีเอกสารที่มีค่าโดยเฉพาะ)

กรณีที่มีการอุทธรณ์ของประชาชนจะเรียงตามลำดับตัวอักษร

ผู้สมัคร

เอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับผู้สมัครหนึ่งรายประกอบด้วยกลุ่มอิสระ มีการโทรซ้ำไปยังเอกสารกลุ่มนี้ ภายในเอกสารเรียงตามลำดับเวลา

การก่อตัวของเอกสารกรณีเริ่มตั้งแต่ต้นปีธุรกิจ ตามที่ระบุไว้แล้ว ควรใช้โฟลเดอร์เช่น "Corona" เพื่อจัดเก็บเอกสาร

ในองค์กร กรณีต่างๆ มักจะเกิดขึ้นในลักษณะกระจายอำนาจ เฉพาะในองค์กรขนาดเล็กเท่านั้นที่สามารถสร้างเคสจากส่วนกลางโดยบริการ DOW ด้วยรูปแบบการให้บริการแบบกระจายอำนาจ DOW จึงรับประกันความปลอดภัยของส่วนที่สำคัญที่สุดของเอกสารการจัดการขององค์กร และเอกสารที่เหลือจะถูกสร้างขึ้นในส่วนโครงสร้าง ความถูกต้องของการก่อตัวของคดีถูกตรวจสอบโดยบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน, เอกสารสำคัญขององค์กรและเอกสารสำคัญของรัฐ

ข้อกำหนดข้างต้นทั้งหมดเกี่ยวข้องกับการก่อตัวของคดีเป็นหลัก วิธีดั้งเดิม.

2. การเตรียมกรณีสำหรับการจัดเก็บจดหมายเหตุ

กรณีการจัดการบันทึกทางกฎหมายของการจัดเก็บแบบถาวรและชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี) จะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 1-3 ปีที่สถานที่สร้าง จากนั้นอาจถูกถ่ายโอนเพื่อจัดเก็บไปยังที่เก็บถาวรขององค์กร ก่อนที่จะถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวร ไฟล์จะต้องได้รับการสรุปและอธิบายในรูปแบบพิเศษ (รายการจัดส่ง) ตามข้อกำหนดของ Federal Archival Agency

ตามกฎแล้วกรณีของระยะเวลาการจัดเก็บชั่วคราว (สูงสุด 10 ปี) จะได้รับการยอมรับในที่เก็บถาวรขององค์กรโดยได้รับอนุญาตจากหัวหน้าองค์กรเท่านั้น แต่ในกรณีนี้การประมวลผลดังกล่าวไม่ได้ดำเนินการกับพวกเขาซึ่งดำเนินการกับกรณีของการจัดเก็บถาวรและชั่วคราว: สามารถเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่มีการก่อตัว เอกสารในกรณีนี้จะไม่ถูกจัดเรียงใหม่ แผ่นงานไม่มีหมายเลข ไม่ได้รวบรวมเอกสารยืนยัน การบัญชีสำหรับกรณีดังกล่าวดำเนินการตามระบบการตั้งชื่อของกรณีและไม่ได้รวบรวมแบบฟอร์มการบัญชีใหม่

กรณีของการจัดเก็บแบบถาวรและชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี) รวมถึงไฟล์ที่เป็นความลับและไฟล์ส่วนบุคคล จะต้องลงทะเบียนเต็มรูปแบบ ซึ่งรวมถึงขั้นตอนต่อไปนี้

1. จัดระเบียบเอกสารใหม่ในกรณี เอกสารในไฟล์ถูกจัดเก็บตามลำดับเวลาโดยตรง (ตามวันที่ได้รับและหมายเลขซีเรียล) เพื่อให้เอกสารแรกอยู่ที่จุดเริ่มต้นของไฟล์ ดึงตัวยึดโลหะทั้งหมดออกจากเอกสาร (เพื่อป้องกันสนิม)

2. จำนวนแผ่นของเคส เพื่อรักษาและรวบรวมลำดับการจัดเรียงเอกสารที่รวมอยู่ในเคส เอกสารเหล่านี้จะถูกกำหนดหมายเลขในรูปแบบขยายด้วยเลขอารบิกในการรวมหมายเลขที่มุมบนในมุมสีดำด้วยดินสอกราไฟท์สีดำหรือเครื่องกำหนดหมายเลข ภาพถ่าย ภาพวาด ไดอะแกรม และเอกสารภาพประกอบอื่นๆ ซึ่งเป็นแผ่นแยกต่างหาก จะมีหมายเลขกำกับไว้ที่ด้านหลังมุมซ้ายบน ซองจดหมายที่มีเอกสารแนบในเคสจะมีหมายเลขดังต่อไปนี้: ซองจดหมายจะมีหมายเลขกำกับก่อน จากนั้นเอกสารแนบแต่ละรายการจะมีหมายเลขถัดไป หากพบข้อผิดพลาดจำนวนมากในการกำหนดหมายเลข ระบบจะกำหนดหมายเลขใหม่ ในกรณีนี้ ตัวเลขเก่าจะถูกขีดทับด้วยเครื่องหมายทับ 1 อัน และตัวเลขใหม่จะถูกใส่กลับด้าน

หากจำเป็นให้จัดทำรายการภายในของเอกสารกรณี สินค้าคงคลังภายในควรเป็นกรณีที่มีเอกสารที่มีค่าโดยเฉพาะและเป็นส่วนตัว เช่นเดียวกับในคดีการพิจารณาคดีและการสืบสวน ในกรณีของการมอบปริญญาการศึกษาและตำแหน่งทางวิชาการ ในกรณีของใบรับรองลิขสิทธิ์และการประดิษฐ์สิทธิบัตร ฯลฯ จำเป็นต้องมีสินค้าคงคลังภายในด้วยหาก กรณีหัวเรื่องจะเปิดเผยเนื้อหาเฉพาะของเอกสาร ตัวอย่างเช่น "คำสั่งของผู้อำนวยการสำหรับกิจกรรมหลัก" รูปแบบของสินค้าคงคลังภายในขั้นตอนในการรวบรวมนั้นควบคุมโดยกฎพื้นฐานสำหรับการทำงานของเอกสารสำคัญขององค์กร สินค้าคงคลังภายในมีข้อมูลเกี่ยวกับวันที่และหมายเลขการลงทะเบียนของเอกสาร ชื่อเรื่อง จำนวนแผ่นของแต่ละเอกสาร ระบุแผ่นของคดี สินค้าคงคลังภายในในกรณีมีบทบาทของสารบัญช่วยให้มั่นใจในความปลอดภัยของเอกสาร แผ่นงานของสินค้าคงคลังภายในมีการกำหนดหมายเลขแยกต่างหากจากเอกสารในกรณีซึ่งในตอนท้ายของรายการสุดท้ายจะมีข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนเอกสารกรณีที่รวมอยู่ในนั้นและจำนวนแผ่นงานของสินค้าคงคลังภายใน

การร่างคำให้การในคดี มันถูกรวบรวมตามแบบฟอร์มที่กำหนดไว้สำหรับหน่วยเก็บถาวรใด ๆ และจำเป็นต้องแก้ไขคุณสมบัติการกำหนดหมายเลขโดยคำนึงถึงจำนวนแผ่นของเคสและสินค้าคงคลังภายในคุณสมบัติของการก่อตัวของเคส (การมีอยู่ของแผ่นงาน พร้อมแปะเอกสาร ซองจดหมาย พร้อมเอกสารแนบ ภาพประกอบ ฯลฯ) ห้ามมิให้จารึกคำรับรองที่ด้านหลังของเอกสารและบนหน้าปกของคดี

การเปลี่ยนแปลงองค์ประกอบและสถานะของเคสในภายหลังทั้งหมด (ความเสียหาย, การเปลี่ยนต้นฉบับพร้อมสำเนา, ข้อมูลเกี่ยวกับการตรวจสอบความพร้อมใช้งานและสถานะของเคส, หมายเหตุเกี่ยวกับการออกเคสสำหรับการใช้งาน ฯลฯ) สะท้อนให้เห็นในคำจารึกรับรอง .

5. ป้อนคำชี้แจงที่จำเป็นในรายละเอียดของปกเคส ชื่อขององค์กรและผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรงสำหรับช่วงเวลาของการสร้างเอกสารที่รวมอยู่ในเคส, ชื่อของเคส (เล่ม, ส่วน), กำหนดเวลาสำหรับเอกสารของเคส, จำนวนแผ่นงานในเคส ระบุไว้

การยื่นหรือผูกพันคดี. เอกสารของระยะเวลาการจัดเก็บถาวรที่ประกอบขึ้นเป็นกรณีจะถูกยื่นในสี่โปรโตคอลในปกแข็งซึ่งเป็นข้อกำหนดที่กำหนดโดย GOST 17914-72 "กรณีครอบคลุม ระยะยาวพื้นที่จัดเก็บ. ประเภท, ความหลากหลาย, ข้อกำหนดทางเทคนิค" หากองค์กรมีโอกาสก็สามารถผูกมัดคดีได้ ทั้งหมดนี้ทำในลักษณะเพื่อให้แน่ใจว่ามีความเป็นไปได้ในการอ่านข้อความในเอกสาร วันที่ วีซ่า และมติทั้งหมดได้ฟรี พวกเขา.

เอกสารที่มีค่าโดยเฉพาะจะถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์แบบปิดที่มีแผ่นปิดสามชั้นพร้อมสายหรือในกล่องใส่การ์ด (กล่อง) ตัวเลือกบรรจุภัณฑ์สำหรับเอกสารที่ได้รับสำหรับการจัดเก็บจะพิจารณาจากสื่อที่สร้างขึ้น สำหรับเอกสารที่วาดขึ้นบนกระดาษในรูปแบบมาตรฐาน (ในกรณีส่วนใหญ่นี่คือวิธีการร่างเอกสารของการจัดเก็บถาวรและชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี)) นี่เป็นปกแข็งหรือโฟลเดอร์พิเศษ

การปฏิบัติตามกฎที่กำหนดไว้สำหรับกรณีการประมวลผลมีวัตถุประสงค์เพื่อ:

) รับรองความปลอดภัยของเอกสารที่ถ่ายโอนเพื่อการจัดเก็บ

) เตรียมไฟล์อย่างเต็มที่สำหรับการจัดเก็บเอกสาร เนื่องจากไฟล์เก็บถาวรไม่ควรจัดการกับการประมวลผลไฟล์ ไฟล์เก็บถาวรจะเพิ่มรหัสไฟล์เก็บถาวรบนฝาเคสเท่านั้น

2.1 การตรวจสอบมูลค่าของเอกสาร

การตรวจสอบมูลค่าของเอกสารเป็นการศึกษาเอกสารโดยพิจารณาจากหลักการและหลักเกณฑ์เกี่ยวกับมูลค่าของเอกสารนั้นๆ เพื่อกำหนดเงื่อนไขในการจัดเก็บเอกสารและคัดเลือกเอกสารในการจัดเก็บ รายการเอกสารที่ได้รับอนุมัติจาก Federal Archives ทำหน้าที่เป็นผู้ให้บริการอ้างอิงที่สำคัญที่สุดเมื่อตรวจสอบมูลค่าของเอกสาร

รายการมีสองประเภท:

รายการเอกสารที่ระบุระยะเวลาการจัดเก็บ

รายการเอกสารที่จะโอนไปยังที่จัดเก็บของรัฐ

การตรวจสอบมูลค่าจะดำเนินการเมื่อ:

การรวบรวมชื่อคดี

การสร้างคดีและการตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารประกอบคดี

การเตรียมกรณีสำหรับการจัดเก็บในภายหลัง

การเตรียมกรณีสำหรับการถ่ายโอนจากองค์กรเพื่อจัดเก็บไปยังที่เก็บถาวรของรัฐ

2 หลักการและหลักเกณฑ์เกี่ยวกับคุณค่าของเอกสาร

มูลค่าของเอกสารถูกกำหนดตามหลักการพื้นฐานของลัทธิประวัติศาสตร์ ความครอบคลุมและความซับซ้อนของการประเมินเอกสาร และตามหลักเกณฑ์ที่ซับซ้อนที่ใช้: ที่มา เนื้อหา และ คุณสมบัติภายนอกเอกสาร อำนาจทางกฎหมายและสภาพทางกายภาพของเอกสาร

เกณฑ์แหล่งกำเนิดรวมถึง:

บทบาทและสถานที่ขององค์กร (บุคคล) ในระบบ รัฐบาลควบคุมหรืออุตสาหกรรมเฉพาะ ความสำคัญของหน้าที่

เวลาและสถานที่สร้างเอกสาร

เกณฑ์เนื้อหา (เกณฑ์หลัก) รวมถึง:

ความสำคัญของเหตุการณ์ที่สะท้อนอยู่ในเอกสาร

ประเภทและประเภทของเอกสาร

เกณฑ์สำหรับคุณสมบัติภายนอกของเอกสารประกอบด้วย:

ความถูกต้องตามกฎหมายของเอกสาร (มีลายเซ็น, วันที่, ตราประทับ);

การมีอยู่ของความละเอียด

คุณสมบัติของการส่งข้อความ

คุณสมบัติของพื้นฐานวัสดุของเอกสาร

คุณสมบัติของสถานะทางกายภาพของเอกสาร

เกณฑ์บังคับทางกฎหมายของเอกสารเชื่อมโยงกับเกณฑ์ความถูกต้อง เนื่องจากเอกสารที่ดำเนินการอย่างถูกต้องเท่านั้นที่มีผลบังคับทางกฎหมาย ในบางกรณี กำลังทางกฎหมายมีสำเนาเอกสารชุดที่สองและชุดต่อมา (สัญญา, การกระทำ), สำเนาเอกสารเกี่ยวกับการศึกษา, การกระทำของสถานะทางแพ่งและสารสกัดจากเอกสาร แต่ขึ้นอยู่กับการดำเนินการที่ถูกต้องขององค์ประกอบของใบรับรอง

เกณฑ์ของสภาพทางกายภาพของเอกสารใช้ในกรณีที่เอกสารเสียหายดังนั้นจึงช่วยได้

3 การลงทะเบียนผลการตรวจสอบมูลค่าเอกสารในคลังแผนก

จากผลการตรวจสอบมูลค่าของเอกสารในสถาบัน สินค้าคงคลังจะถูกรวบรวมสำหรับการจัดเก็บถาวร ชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี) และบุคลากร ซึ่งจะต้องโอนไปยังที่เก็บถาวรของแผนก

คลังของคดีเป็นไดเร็กทอรีจดหมายเหตุซึ่งเป็นรายการชื่อคดีที่จัดระบบและออกแบบมาเพื่อเปิดเผยองค์ประกอบและเนื้อหาของคดี เพื่อรวมการจัดระบบภายในกองทุนและบันทึกคดี

ในเวลาเดียวกัน สินค้าคงคลังของคดีเป็นเอกสารทางบัญชีและประเภทหลักของเครื่องมือทางวิทยาศาสตร์และการอ้างอิงสำหรับเอกสารที่ให้การค้นหาเชิงปฏิบัติสำหรับคดี

คำอธิบายรวบรวมแยกกัน:

สำหรับกล่องเก็บของถาวร

กรณีการจัดเก็บชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี)

คดีเกี่ยวกับบุคลากรและคดีอื่นที่คล้ายคลึงกัน

ในกรณีที่ประกอบด้วยลักษณะเฉพาะเฉพาะสำหรับเอกสารสถาบัน (องค์กร) นี้ (การพิจารณาคดี คดีสืบสวน รายงานทางวิทยาศาสตร์เกี่ยวกับหัวข้อ ฯลฯ );

สิ่งพิมพ์อย่างเป็นทางการของแผนก

เมื่อรวบรวมสินค้าคงคลังของกรณีของหน่วยโครงสร้าง จำเป็นต้องป้อนแต่ละกรณีในสินค้าคงคลังภายใต้หมายเลขซีเรียลอิสระ การกำหนดหมายเลขสินค้าคงคลังและการจัดระบบของกิจการของหน่วยโครงสร้างนั้นถูกกำหนดโดยหน่วยเก็บถาวรของแผนก

เอกสารชั่วคราว (สูงสุด 10 ปี) และการจัดเก็บที่หมดอายุภายในวันที่ 1 มกราคมของปีถัดไปจะรวมอยู่ในพระราชบัญญัติ "ในการจัดสรรสำหรับการทำลายเอกสารที่ไม่อยู่ภายใต้การจัดเก็บ"

การกระทำเกี่ยวกับการจัดสรรเอกสารเพื่อการทำลายนั้นถูกร่างขึ้นสำหรับกิจการของสถาบันทั้งหมด หากมีการแบ่งโครงสร้างหลายส่วนในการดำเนินการของคดี ชื่อของแต่ละส่วนย่อยของโครงสร้างจะแสดงไว้หน้ากลุ่มหัวข้อของคดี

3. การจัดเก็บเอกสารในแผนกโครงสร้าง

กรณีต่างๆ ตั้งแต่เริ่มก่อตั้งและจนถึงการโอนไปยังที่เก็บถาวรของสถาบันจะถูกจัดเก็บไว้ในแผนกโครงสร้าง

ที่เก็บของอาจเป็นตู้เสื้อผ้าที่ต้องปิดหรือตู้เซฟ

ที่สุด ด้วยวิธีง่ายๆการจัดเก็บเอกสารคือการกำจัดกรณีในแนวตั้งบนชั้นวางของตู้ ที่กระดูกสันหลังของแต่ละกรณีจะแสดงดัชนีตามระบบการตั้งชื่อ

ตัวอย่างเช่น: JSC "Concord" 01-02 สัญญา 2549

การออกแบบเคส

ลำดับของกรณีควรสอดคล้องกับตำแหน่งของหัวเรื่องในการตั้งชื่อ สิ่งนี้จะช่วยให้ค้นหาเคสที่ถูกต้องได้อย่างรวดเร็ว

ในระหว่างปี เลขานุการ (รับผิดชอบการดำเนินกิจการ) ออกคดีให้ผู้ดำเนินการเพื่อใช้งานชั่วคราว แทนที่เคสที่ออก จะมีการใส่การ์ดแทนโดยระบุหมายเลขเคส วันที่ออก บุคคลที่ออกให้ วันที่ส่งคืน ลายเซ็นในใบเสร็จรับเงินและการยอมรับเคส

ไม่อนุญาตให้ถอนและออกเอกสารจากไฟล์ที่จัดเก็บถาวร ในกรณีพิเศษ (ตัวอย่างเช่น ตามข้อกำหนดของหน่วยงานด้านการพิจารณาคดีและการสืบสวน) การยึดดังกล่าวสามารถทำได้โดยได้รับอนุญาตจากหัวหน้าขององค์กร แทนที่จะเป็นเอกสารให้ทิ้งสำเนาที่ได้รับการรับรองและการกระทำตามเหตุผลของการถอน

การถอดเคสออกจากอาคารของสถาบันหรือการโอนไปยังหน่วยโครงสร้างอื่นสามารถทำได้โดยได้รับอนุญาตจากหัวหน้าเท่านั้น

ผู้รับผิดชอบงานสำนักงานรับผิดชอบความปลอดภัยของเอกสารในหน่วยโครงสร้าง

ผู้รับเหมาจะเก็บเฉพาะเอกสารที่อยู่ในการดำเนินการเท่านั้น

สถาบันตามคำร้องขอของประชาชนรับรองสำเนาเอกสารที่มาจากสถาบันนี้ตามกฎหมาย

การรับรองสำเนาจากเอกสารอื่นดำเนินการโดยสำนักงานรับรองเอกสาร

พวกเขาไม่ทำสำเนาหนังสือเดินทาง บัตรทหาร ฯลฯ เอกสาร

หากสูญหายให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องออกสำเนาให้ตามแบบที่กำหนด

1 เตรียมเอกสารสำหรับส่งไปยังที่เก็บถาวรขององค์กร

กรณีที่เสร็จสิ้นโดยงานสำนักงานยังคงอยู่ในหน่วยโครงสร้างเป็นเวลาหนึ่งปี จากนั้นโอนไปยังที่เก็บถาวรขององค์กร

เอกสารสำคัญเข้าใจว่าเป็นชุดของเอกสารจดหมายเหตุ เช่นเดียวกับสถาบันจดหมายเหตุหรือหน่วยโครงสร้างของสถาบัน องค์กร หรือองค์กรที่รับหรือจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุเพื่อประโยชน์ของผู้ใช้

คลังข้อมูลลับคือคลังข้อมูลที่ไม่ได้ประกาศต่อสาธารณะ

เอกสารจดหมายเหตุเป็นที่เข้าใจกันว่าเป็นเอกสารที่ได้รับการเก็บรักษาไว้หรืออาจได้รับการสงวนไว้เนื่องจากมีความสำคัญต่อสังคมและมีคุณค่าต่อเจ้าของ

ไฟล์จะถูกถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวรขององค์กรเพื่อการจัดเก็บถาวรและชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี) กรณีของการจัดเก็บชั่วคราว (รวมสูงสุด 10 ปี) จะถูกโอนไปยังไฟล์เก็บถาวรตามดุลยพินิจของหัวหน้าสถาบันและได้รับการยอมรับในไฟล์เก็บถาวรตามระบบการตั้งชื่อของคดี

สำหรับการจัดเก็บแบบถาวรและชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี) ก่อนส่งต่อไปยังที่เก็บถาวร ให้ดำเนินการดังต่อไปนี้:

ทำการชี้แจงที่จำเป็นในรายละเอียดของหน้าปกของคดี (การชี้แจงชื่อขององค์กร, ดัชนีการเก็บบันทึกและชื่อเรื่องของคดี, วันที่ของคดี);

จัดเรียงเอกสารในกรณีตามลำดับที่แน่นอน (ลำดับตามลำดับเวลาของดัชนีเอกสาร)

จัดทำเอกสารคงคลังภายใน

แผ่นของเคสมีหมายเลข ยกเว้นแผ่นลายเซ็นใบรับรองและสินค้าคงคลังภายใน ที่มุมขวาบนพร้อมตัวเลขอารบิค ดินสอกราฟิกสีดำหรือเครื่องระบุหมายเลข ห้ามใช้หมึกและดินสอสีสำหรับแผ่นหมายเลข

ภาพถ่าย ภาพวาด ไดอะแกรม และเอกสารอื่นๆ ที่มีภาพประกอบและเฉพาะเจาะจงซึ่งแสดงถึงแผ่นงานอิสระในไฟล์จะมีหมายเลขกำกับไว้ที่ด้านหลังมุมซ้ายบน หากยื่นซองจดหมายพร้อมสิ่งที่แนบมาในเคส ซองจดหมายจะมีหมายเลขกำกับที่จุดเริ่มต้น จากนั้นเอกสารแนบแต่ละรายการจะมีหมายเลขถัดไป ในตอนท้ายของกรณีจะมีการยื่นแผ่นรับรองซึ่งระบุจำนวนแผ่นในกรณี บันทึกการรับรองจัดทำขึ้นในรูปแบบแผ่น A4 หรือในรูปแบบที่ทำขึ้นเป็นพิเศษพร้อมข้อมูลถาวร

ในนิตยสาร หนังสือ ใบรับรองจะออกให้ที่ด้านหลังของกระดาษเปล่าแผ่นสุดท้าย หากมีการยื่นเรื่องแล้ว ลายเซ็นรับรองจะถูกติดไว้ที่ด้านในของปกโดยส่วนบน

ห้ามมิให้ลงนามรับรองความถูกต้องที่ด้านหลังเอกสารหรือบนหน้าปก

กรณีการจัดเก็บชั่วคราว (รวมสูงสุด 10 ปี) อาจมีการลงทะเบียนบางส่วน

อนุญาตให้จัดเก็บไฟล์ในโฟลเดอร์ เป็นไปไม่ได้ที่จะไม่จัดระเบียบเอกสารในไฟล์ใหม่ ไม่กำหนดหมายเลขแผ่นงานของไฟล์ ไม่สร้างลายเซ็นใบรับรอง

3.2 การโอนคดีไปยังแผนกเก็บถาวร

จากที่เก็บถาวรขององค์กรเอกสารของการจัดเก็บและบุคลากรถาวรชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี) จะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรของแผนก หน่วยเก็บถาวรของแผนกยอมรับไฟล์สำหรับการจัดเก็บ:

จากสำนักงานของสถาบันหรือหน่วยโครงสร้าง

จากองค์กรย่อยและวิสาหกิจหากมีการจัดตั้งขึ้น

ข้อบังคับเกี่ยวกับจดหมายเหตุหรือคำสั่งของหัวหน้าสถาบัน การถ่ายโอนทำได้โดยคำอธิบายเท่านั้น

กรณีของการจัดเก็บชั่วคราว (รวมสูงสุด 10 ปี) จะไม่ถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรของแผนก สิ่งเหล่านี้จะถูกเก็บไว้ที่ส่วนกลางในองค์กรหรือในแผนกโครงสร้าง และเมื่อหมดระยะเวลาการจัดเก็บอาจถูกทำลาย กรณีที่จัดสรรภายใต้พระราชบัญญัติการทำลายจะต้องเก็บไว้ในสถานที่ที่กำหนดเป็นพิเศษและส่งมอบให้กับพนักงานของบริการจัดการสำนักงานขององค์กรหรือหน่วยเก็บถาวรของแผนกเพื่อทำลายโดยบริการพิเศษ การจัดส่งเอกสารจัดทำโดยใบตอบรับ พวกเขาจะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรของแผนกในกรณีพิเศษโดยการตัดสินใจของหัวหน้าองค์กร

ในระหว่างการจัดเตรียมกรณีและปัญหาสำหรับการโอนย้ายไปยังหน่วยเก็บถาวรของแผนก เจ้าหน้าที่หน่วยเก็บถาวรจะตรวจสอบความถูกต้องของการลงทะเบียนของพวกเขา กรณีที่มีสินค้าคงคลัง แต่ละกรณีถูกนำไปโดยหัวหรือ เจ้าหน้าที่พิเศษที่เก็บถาวรของแผนกต่อหน้าพนักงานของหน่วยโครงสร้างหรือองค์กร

ในสินค้าคงคลังเทียบกับแต่ละกรณีที่รวมอยู่ในนั้น จะมีการบันทึกเกี่ยวกับการมีอยู่ของกรณี ในตอนท้ายของแต่ละสำเนาของสินค้าคงคลัง จำนวนกรณีและปัญหาที่ยอมรับจริงในไฟล์เก็บถาวร วันที่รับกรณี ลายเซ็นของพนักงานของแผนกเก็บถาวร และตัวแทนขององค์กรที่โอนกรณีและปัญหาจะแสดงเป็นตัวเลข และในคำพูด

เมื่อรวมกับคดีแล้ว สำนักงาน (เลขานุการ) จะโอนทะเบียนและไฟล์ควบคุมสำหรับเอกสารไปยังที่เก็บถาวรของแผนก ชื่อของแต่ละตู้เก็บเอกสารจะรวมอยู่ในสินค้าคงคลัง เอกสารที่มีความสำคัญทางวิทยาศาสตร์ สังคมวัฒนธรรม ประวัติศาสตร์ เศรษฐกิจ ศิลปะหรือวัฒนธรรมอื่น ๆ อาจถูกถ่ายโอนโดยหน่วยเก็บถาวรของแผนกเพื่อการจัดเก็บของรัฐไปยังกองทุนเอกสารสำคัญของสหพันธรัฐรัสเซีย

กองทุนจดหมายเหตุเข้าใจว่าเป็นชุดของเอกสารจดหมายเหตุที่เกี่ยวข้องกันทางประวัติศาสตร์หรือเชิงเหตุผล

กองทุนจดหมายเหตุแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเป็นที่เข้าใจกันว่าเป็นชุดเอกสารที่สะท้อนถึงชีวิตทางวัตถุและจิตวิญญาณของประชาชนโดยมีความสำคัญทางประวัติศาสตร์ วิทยาศาสตร์ สังคม เศรษฐกิจ วัฒนธรรม และเป็นส่วนสำคัญของมรดกทางประวัติศาสตร์และวัฒนธรรมของประชาชน สหพันธรัฐรัสเซีย

พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียในปี พ.ศ. 2536 กำหนดเส้นตายสำหรับการจัดเก็บเอกสารของแผนกเอกสารของ State Archival Fund ขึ้นอยู่กับระดับขององค์กรและวิธีการแก้ไขข้อมูลเอกสาร:

สำหรับเอกสารของหน่วยงานของรัฐและการบริหารดินแดน ภูมิภาค เขตปกครองตนเอง, เมืองมอสโกและเซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก, หน่วยงานตัวแทนเขตและเมืองและหน่วยงานปกครอง, ตลอดจนสถาบันของรัฐ, องค์กรและองค์กรของภูมิภาค, ผู้ใต้บังคับบัญชาระดับภูมิภาค - 10 ปี;

สำหรับเอกสาร สถาบันสาธารณะ, องค์กรและวิสาหกิจของผู้ใต้บังคับบัญชาของเมืองและอำเภอ, วิสาหกิจ เกษตรกรรม- 5 ปี;

สำหรับบันทึกการกระทำของสถานะทางแพ่ง, เอกสารเกี่ยวกับบุคลากร, บันทึกการกระทำรับรองเอกสารและคดีในศาล - 75 ปี;

สำหรับเอกสารทางวิทยาศาสตร์และทางเทคนิค - จนถึงเช้า ความสำคัญในทางปฏิบัติแต่ไม่น้อยกว่า 25 ปี

สำหรับภาพยนตร์ข่าว ภาพยนตร์ การบันทึกเสียงและวีดิทัศน์ - จนถึงสิ้นสุดการคัดลอก แต่ไม่เกิน 3 ปี

สำหรับเอกสารภาพถ่าย - 3 ปี

สำหรับบันทึกบนสื่อของเครื่อง - 5 ปี

ภายในระยะเวลาที่กำหนด สถาบันต้องแน่ใจว่ามีการจัดเก็บบันทึกถาวรและระยะยาวไว้และเก็บรักษาไว้

จำเป็นต้องตรวจสอบความพร้อมใช้งานและสถานะของเคสเป็นระยะ:

การจัดเก็บถาวร - 1 ครั้งใน 10 ปี

กรณีที่มีการ จำกัด การเข้าถึง - ทุกๆ 5 ปี

ความพร้อมใช้งานและสถานะของกิจการ - ทุกปี

ผลการตรวจสอบได้รับการบันทึกไว้ในการกระทำที่ได้รับอนุมัติจากหัวหน้าสถาบัน (องค์กร)

องค์กรหรือประชาชนสามารถสมัครเข้าเก็บถาวรเพื่อออกใบรับรองจดหมายเหตุ

ใบรับรองเอกสารสำคัญ - เอกสารที่ได้รับการรับรองอย่างเป็นทางการซึ่งมีผลบังคับทางกฎหมายและมีการยืนยันข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารจดหมายเหตุที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อของคำขอโดยมีข้อบ่งชี้บังคับของข้อมูลการค้นหาของเอกสาร (หมายเลขสินค้าคงคลัง หมายเลขกรณี หมายเลขแผ่นงาน)

หากไม่มีเอกสารในที่เก็บถาวร สามารถออกใบรับรองการเก็บถาวรตามสื่อสิ่งพิมพ์ที่มีอยู่ในที่เก็บถาวรได้ หากมีข้อมูลที่จำเป็น

บทสรุป

ในงานสอบข้อเขียนนี้มีการพิจารณาหัวข้อ "กฎสำหรับการเตรียมเอกสารเมื่อโอนกรณีไปยังที่เก็บถาวร" ดังนั้น เมื่อพิจารณาขั้นตอนในการสร้างและดำเนินการเอกสารในการจัดทำและโอนคดีไปยังที่เก็บถาวรของแผนกแล้ว ควรสังเกตสิ่งต่อไปนี้ ความจำเป็นในการปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับคำอธิบายของเอกสาร ปัญหาของการรวบรวมและการประมวลผลสินค้าคงคลังของคดีในสำนักงานขององค์กร และการถ่ายโอนในภายหลังไปยังที่เก็บถาวรนั้นเกิดจากสาเหตุดังต่อไปนี้

ในบทแรก "ข้อกำหนดสำหรับการก่อตัวของคดีในที่ทำงาน" ได้รับการพิจารณา ที่ การก่อตัวที่ถูกต้องกรณีและการดำเนินการของเอกสารประกอบ, การค้นหาเอกสารอย่างรวดเร็ว, ความปลอดภัยของเอกสารยังมั่นใจ, บัญชีสำหรับจำนวนกรณี การจัดระเบียบอย่างเหมาะสมเกี่ยวกับกรณีการยื่นเอกสารจะช่วยอำนวยความสะดวกในการถ่ายโอนเอกสารไปยังที่เก็บถาวรในอนาคต

บทที่สองกำหนดข้อกำหนดของกฎระเบียบจำนวนหนึ่ง: กฎพื้นฐานสำหรับการดำเนินงานของแผนกจดหมายเหตุ ระบบการเก็บบันทึกของรัฐที่เป็นเอกภาพ (บทบัญญัติพื้นฐาน) ตลอดจนกฎพื้นฐานสำหรับการดำเนินงานของเอกสารสำคัญขององค์กร หากไม่มีการเตรียมเอกสารอย่างเหมาะสมสำหรับการจัดเก็บจดหมายเหตุ เอกสารเหล่านั้นจะใช้งานไม่ได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งอาจนำไปสู่ความรับผิดทางปกครองและค่าปรับจำนวนมาก ดังนั้นหนึ่งในภารกิจหลักของบริการเสมียนคือการเตรียมเอกสารสำหรับการจัดเก็บและใช้งานในภายหลัง

บทที่สามกล่าวถึงชุดของมาตรการสำหรับการเตรียมกรณีซึ่งจะช่วยในการกำหนดไม่เพียง แต่การจัดเก็บเอกสารในปัจจุบันโดยคำนึงถึงจำนวนเอกสาร แต่ยังแนะนำงานในการจัดทำไฟล์เก็บถาวรในหลักสูตรปกติ จากงานฉุกเฉิน ขั้นตอนในการจัดทำคดีอาจกลายเป็นการดำเนินการที่ค่อนข้างง่ายในแต่ละปี

เฉพาะระบบจัดเก็บที่เป็นระเบียบเท่านั้นจึงจะสามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ เอกสารที่จำเป็น.

บรรณานุกรม

1. อเล็กเซวา อี.วี. ฯลฯ เอกสารเก่า: หนังสือเรียนสำหรับการเริ่มต้น ศ. การศึกษา: หนังสือเรียน. เผื่อวันพุธ. ศ. การศึกษา / E.V. Alekseeva, L.P. Afanasiev, E.M. บูโรวา; เอ็ด วี.พี. Kozlova - M.: ProfObrIzdat, 2545. - 272 น.

Andropova I.Yu. การจัดการระเบียนบุคลากร: เอกสารประกอบ: ตำราเรียน. เบี้ยเลี้ยง / ไอ.ยู. Andropova, N.V. มาคารอฟ - เอ็ด ที่ 2 ลบ - ม.: สำนักพิมพ์ "Academy", 2009. - 64 p.

เดมิน ยู.เอ็ม. งานสำนักงาน. การจัดทำเอกสารราชการ. เอ็ด ประการที่ 3 เพิ่ม และทำใหม่ - เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก: Piter, 2010. 256 น.

Pshenko A.V. การจัดการเอกสาร: การประชุมเชิงปฏิบัติการ: ตำราเรียน ค่าเผื่อสำหรับนักเรียน สถาบันขนาดกลาง ศ. การศึกษา / A.V. Pshenko, แอล.เอ. โดโรนิน เอ็ด อันดับ 3 สเตอร์ - M: Publishing Center "Academy", 2012. - 160 p.

Pshenko A.V. เลขานุการอ้างอิงผู้ทรงคุณวุฒิ เอกสารสนับสนุนกิจกรรมการจัดการ: หนังสือเรียน. ค่าเผื่อสำหรับนักเรียนของสถาบันก่อนกำหนด ศ. การศึกษา / A.V. Pshenko, E.A. สเตฟานอฟ - ม.: สำนักพิมพ์ "สถาบันการศึกษา", 2550. - 272 น.

6. โรมาเนีย แอล.เอ. การจัดการเอกสาร: ตำราสำหรับนักเรียน สถาบันขนาดกลาง ศ. การศึกษา / แอลเอ ภาษาโรมาเนีย. - เอ็ด 10, Sr. - ม.: สำนักพิมพ์ "Academy", 2012 - 224 p.

7. ซาลาซกินา แอล.พี. จัดทำเอกสารกิจกรรมการจัดการของสถาบันทางสังคมและวัฒนธรรม ข้อความในเอกสาร [text]: ตำรา/ป.ป.ท. ซาลาซกิน - เอ็ด อันดับ 3 Kemerovo: Kuzbassvuzizdat, 2008. - 261 น.

ภาคผนวก 1

แบบฟอร์มใบยืนยัน

แผ่นรับรองของคดีหมายเลข ___________________ 10.10.2006 ในไฟล์ ________________________________ แผ่น (s) (เป็นตัวเลขและเป็นคำ) ถูกยื่นและใส่หมายเลข รวมถึง: แผ่นที่มีตัวอักษร ___________________________________________; เลขที่ขาด ___________________________________________________ + ชีตของสินค้าคงคลังภายใน ______________________________________________ ตำแหน่ง ลายมือชื่อ I.O.F.

ภาคผนวก 2

รูปแบบของสินค้าคงคลังของกรณีการจัดเก็บถาวรชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี) และบุคลากรของหน่วยโครงสร้าง ( องค์การมหาชน) องค์กร

(ชื่อบริษัท)

_____________________________________________________________

(ชื่อหน่วยงานโครงสร้างหรือองค์การมหาชน)

อนุมัติ

ชื่องาน

หัวหน้าฝ่ายโครงสร้าง

หน่วยงาน (สาธารณะ

องค์กร)

ใบรับรองผลการเรียนลายเซ็น

ลายเซ็นประทับ

_____________________________________________________________

ชื่อส่วน

เลขที่ ดัชนีของคดี (เล่ม, ส่วน) ชื่อเรื่องของคดี (เล่ม, ส่วน) วันที่ของคดี (เล่ม, ส่วน) จำนวนแผ่นในคดี (เล่ม, ส่วน) ระยะเวลาการเก็บรักษาของคดี (เล่ม, ส่วน) หมายเหตุ 1234567

สินค้าคงคลังนี้ประกอบด้วย ________________ กรณีที่มีหมายเลข _______________

(เป็นตัวเลขและคำพูด)

โดยเลขที่ ________________ ได้แก่

หมายเลขตัวอักษร:

ตัวเลขที่หายไป:

ชื่องาน

คอมไพเลอร์ของลายเซ็นการถอดรหัสลายเซ็นสินค้าคงคลัง

ตกลง ชื่อตำแหน่งของหัวหน้าฝ่ายบริการจัดการบันทึกขององค์กร ลายเซ็น คำอธิบาย ลายเซ็น วันที่อนุมัติ รายงานการประชุมของ EC ของหน่วยโครงสร้าง ลงวันที่ ________ เลขที่ _______

ส่งมอบ _______________________________ กรณี

(เป็นตัวเลขและคำพูด)

ใน ________________________ การขึ้นทะเบียนและการควบคุม

(เป็นตัวเลขและคำ) การ์ดสำหรับเอกสาร

ชื่อตำแหน่งพนักงาน

หน่วยโครงสร้าง

(องค์การมหาชน) เซ็นทรานสคริป

ยอมรับ ______________________ กรณี และ ___________________________

(เป็นตัวเลขและคำ) (เป็นตัวเลขและคำ)

การลงทะเบียนและบัตรควบคุมสำหรับเอกสาร

ตำแหน่งงานของพนักงาน

ใบรับรองผลการเรียนลายเซ็นที่เก็บถาวรของแผนก

ภาคผนวก 3

แบบฟอร์มรายการภายในของเอกสารคดี

คำอธิบายภายใน

เอกสารคดีเลขที่ ___________________

รายการเลขที่ ดัชนีเอกสาร วันที่เอกสาร หัวเอกสาร หมายเลขแผ่นบันทึก หมายเหตุ 123456 ที่เก็บเอกสารงานสำนักงาน

รวมเอกสาร _______________________________________________

(เป็นตัวเลขและคำพูด)

จำนวนแผ่นของสินค้าคงคลังภายใน _______________________

(เป็นตัวเลขและคำพูด)

ชื่อตำแหน่งของบุคคลที่รวบรวมเอกสารคงคลังภายในของเอกสารหลักฐานการเซ็นชื่อกรณี

ข้อเสนอแนะเมื่อเสร็จสิ้นการสอบข้อเขียน

นักเรียน: Anastasia Nikolaevna Perminova

GBOU SPO "วิทยาลัยสารพัดช่างเลนินสค์-คุซเนตสค์" กลุ่มหมายเลข DOU 12-1

SPO พิเศษ: 034702 การสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการและการเก็บถาวร

ความสามารถพิเศษ: การสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการและการเก็บถาวร

เรื่องของการมอบหมาย: กฎสำหรับการเตรียมเอกสารเมื่อโอนกรณีไปยังที่เก็บถาวร

ลักษณะทั่วไปข้อสอบข้อเขียน _______

การปฏิบัติตามงานในแง่ของปริมาณและระดับการพัฒนาของส่วนหลักของเอกสารสอบข้อเขียน __________________________

ด้านบวกของการทำงาน

ข้อเสียในบันทึกอธิบายและการดำเนินการ ____________

ลักษณะของส่วนกราฟิก (สร้างสรรค์) ของงาน ___________

ระดับความเป็นอิสระของนักเรียนในการพัฒนาคำถามของหัวข้อ ______________________________________________________________

การประเมินผลงานโดยหัวหน้า _______________

หัวหน้างาน Lebedeva Ya.G.

รอง ผู้อำนวยการ UPR Stelmakova R.I.

กวดวิชา

ต้องการความช่วยเหลือในการเรียนรู้หัวข้อหรือไม่?

ผู้เชี่ยวชาญของเราจะให้คำแนะนำหรือให้บริการสอนพิเศษในหัวข้อที่คุณสนใจ
ส่งใบสมัครระบุหัวข้อทันทีเพื่อค้นหาความเป็นไปได้ในการรับคำปรึกษา