संगठन के संग्रह में मामले प्राप्त करने की अनुसूची। दस्तावेजों को संग्रह में जमा करना। प्रलेखन के व्यावहारिक और वैज्ञानिक मूल्य की परीक्षा
उपखंड एक विशेष सूची का उपयोग करके दस्तावेजों को संगठन के संग्रह में स्थानांतरित करते हैं। वास्तव में, यह स्वीकृति और संचरण का कार्य है, लेकिन इसका एक विशेष रूप है। लेख में हम सीखेंगे कि इसे कहां खोजना है, इसे कैसे अनुकूलित और स्वीकृत करना है।
विवरण नियमों के अनुसार संकलित किया गया है
अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के संगठन के नियम रूसी संघऔर सार्वजनिक प्राधिकरणों, स्थानीय सरकारों और संगठनों में अन्य अभिलेखीय दस्तावेज (बाद में दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के आयोजन के नियमों के रूप में संदर्भित) संगठन के संग्रह में भंडारण के लिए दस्तावेजों के हस्तांतरण के बारे में निम्नलिखित कहते हैं:
इस स्निपेट से, निम्नलिखित निष्कर्ष निकाले जा सकते हैं:
1. दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के संगठन के लिए नियमों द्वारा अनुमोदित स्वीकृति सूची का एक रूप है - परिशिष्ट संख्या 23 (कागज पर दस्तावेजों के लिए) और परिशिष्ट संख्या 24 (इलेक्ट्रॉनिक फाइलों के लिए)।
2. भंडारण की स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) अवधि के मामलों के लिए, अलग सूची संकलित की जाती है। कर्मियों पर मामले अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण की अवधि के मामलों की सूची में शामिल हैं। तीसरी सूची कम भंडारण अवधि वाले मामलों के लिए संकलित की जाती है, लेकिन संग्रह में भी स्थानांतरित कर दी जाती है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों पर भी यही लागू होता है: अलग-अलग अवधारण अवधि वाले मामलों के लिए अलग-अलग इन्वेंट्री संकलित की जाती हैं।
इन्वेंटरी फॉर्म
दस्तावेजों के हस्तांतरण के लिए एक पूर्ण इन्वेंट्री फॉर्म के उदाहरण पर विचार करें (कागज पर) (उदाहरण 1)।
3.6.1. फाइलों का पंजीकरण संगठन के प्रबंधन या अन्य संरचनात्मक इकाइयों के दस्तावेजी समर्थन सेवा के कर्मचारियों द्वारा किया जाता है, जिनके कर्तव्यों में कार्यप्रणाली सहायता के साथ और संगठन के संग्रह के नियंत्रण में फाइलों की स्थापना और गठन शामिल है।
3.6.2. भंडारण की शर्तों के आधार पर, मामलों का पूर्ण या आंशिक पंजीकरण किया जाता है।
3.6.3. स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और कर्मियों के मामले पूर्ण पंजीकरण के अधीन हैं।
पूर्ण फाइलिंग में शामिल हैं:
मामला दर्ज करना या बाध्य करना;
मामले की चादरों की संख्या;
एक प्रमाणन पत्रक तैयार करना;
यदि आवश्यक हो, दस्तावेजों की एक आंतरिक सूची तैयार करना;
मामले के कवर (संगठन के नाम का स्पष्टीकरण, मामले का पंजीकरण सूचकांक, मामले की अंतिम तिथियां, मामले का शीर्षक) के विवरण में आवश्यक स्पष्टीकरण देना।
अस्थायी (10 वर्ष तक) भंडारण के मामले आंशिक पंजीकरण के अधीन हैं: इसे मामले में दस्तावेजों को व्यवस्थित नहीं करने की अनुमति है, मामले की शीटों को नंबर न दें, प्रमाणन नोट न बनाएं।
3.6.4. मामले को बनाने वाले दस्तावेजों को कार्डबोर्ड या बाउंड से बने हार्ड कवर में 4 पंचर पर दायर किया जाता है, जिसमें सभी दस्तावेजों, तिथियों, वीजा और उन पर प्रस्तावों के पाठ को मुफ्त में पढ़ने की संभावना को ध्यान में रखा जाता है। फाइलिंग (बाइंडिंग) के लिए मामले तैयार करते समय, धातु फास्टनरों (पिन, पेपर क्लिप) को दस्तावेजों से हटा दिया जाता है।
3.6.5. उच्च-मूल्य वाले दस्तावेज़ों या भारी दस्तावेज़ों से युक्त स्थायी संग्रहण फ़ाइलें बंद हार्ड फ़ोल्डरों में टाई के साथ या बक्से में तीन फ्लैप के साथ संग्रहीत की जाती हैं।
3.6.6. यदि मामले में दावा न किए गए व्यक्तिगत दस्तावेज (पहचान पत्र, कार्यपुस्तिका, सैन्य कार्ड) हैं, तो ये दस्तावेज एक लिफाफे में संलग्न हैं, जिसे मामले में दायर किया गया है। यदि बड़ी संख्या में ऐसे दस्तावेज़ हैं, तो बाद वाले को फाइलों से वापस ले लिया जाता है और उनके लिए एक अलग सूची तैयार की जाती है।
3.6.7. प्रत्येक मामले के अंत में, गवाह पत्रक का एक खाली रूप दायर किया जाता है, और मामले की शुरुआत में (विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेजों के लिए खाते में) - मामले के दस्तावेजों की आंतरिक सूची का एक रूप।
3.6.8. सुरक्षा सुनिश्चित करने और मामले में शामिल दस्तावेजों के क्रम को ठीक करने के लिए, इस मामले की सभी शीट (गवाह पत्र और आंतरिक सूची को छोड़कर) को अरबी अंकों में शीट के ऊपरी दाएं कोने में सकल संख्या में गिना जाता है। एक साधारण पेंसिल के साथया अंश। मामले के दस्तावेजों की आंतरिक सूची के पत्रक अलग से गिने जाते हैं।
3.6.9. कई खंडों या भागों से युक्त मामलों की शीट को प्रत्येक खंड के लिए या प्रत्येक भाग के लिए अलग से क्रमांकित किया जाता है।
3.6.10. फाइल में एक स्वतंत्र शीट का प्रतिनिधित्व करने वाले फोटोग्राफ, चित्र, आरेख और अन्य उदाहरण दस्तावेज शीट के ऊपरी मार्जिन में रिवर्स साइड पर गिने जाते हैं।
3.6.11. मुड़ी हुई शीट (A3, A2 प्रारूप) को खोलकर शीट के ऊपरी मार्जिन के दाहिने हिस्से में क्रमांकित किया जाता है। इस मामले में, किसी भी प्रारूप की एक शीट, जो एक किनारे पर बनी होती है, को एक शीट के रूप में गिना जाता है; बीच में मुड़ी और घेरी हुई एक शीट को फिर से सिलाई के अधीन किया जाता है और इसे एक शीट के रूप में गिना जाता है।
3.6.12. कसकर चिपकाए गए दस्तावेज़ों (फ़ोटो, कतरन, उद्धरण, आदि) के साथ एक शीट को एक शीट के रूप में गिना जाता है। यदि अन्य दस्तावेज़ (पाठ सम्मिलन, अनुवाद, कतरन, आदि) एक किनारे से दस्तावेज़ से चिपके हुए हैं, तो प्रत्येक दस्तावेज़ को अलग से क्रमांकित किया जाता है।
3.6.13. मामले में दायर संलग्नक के साथ लिफाफा क्रमांकित हैं; उसी समय, लिफाफा खुद को पहले नंबर दिया जाता है, और फिर लिफाफे में प्रत्येक अनुलग्नक को अगले नंबर के साथ क्रमांकित किया जाता है।
3.6.14. मामले में दायर किए गए दस्तावेज़ों को उनकी अपनी शीटों की संख्या (मुद्रित प्रकाशनों सहित) के साथ क्रमांकित किया जा सकता है सामान्य आदेशया अपनी खुद की नंबरिंग रखें यदि यह फ़ाइल में शीट्स के क्रम से मेल खाती है।
3.6.15. जिन प्रकरणों में प्रकरण पत्रक की संख्यांकन में बड़ी संख्या में त्रुटियाँ पायी जाती हैं, उन्हें पुनः क्रमांकित किया जाता है। चादरों को फिर से क्रमांकित करते समय, पुराने नंबरों को काट दिया जाता है और उसके बगल में एक नया शीट नंबर रखा जाता है; मामले के अंत में, एक नया गवाह पत्र तैयार किया जाता है, जबकि पुराने गवाह पत्र को काट दिया जाता है, लेकिन फाइल में रखा जाता है।
यदि फाइलों में चादरों की संख्या में व्यक्तिगत त्रुटियां हैं, जब वे राज्य के भंडारण में स्थानांतरण के लिए संगठन के संग्रह द्वारा तैयार की जा रही हैं, तो राज्य संग्रह के साथ समझौते में, पत्र पत्र संख्या का उपयोग करने की अनुमति है।
3.6.16. गवाह पत्रक मामले में एक अलग शीट पर, किताबों में - अंतिम खाली शीट के पीछे, फाइल कैबिनेट में - कार्ड प्रारूप की एक अलग खाली शीट पर तैयार किया जाता है।
मामले की प्रमाणन शीट स्थापित प्रपत्र (परिशिष्ट 9) के अनुसार तैयार की जाती है, जो संख्याओं और शब्दों में मामले की क्रमांकित शीटों की संख्या, आंतरिक इन्वेंट्री की शीटों की संख्या, नंबरिंग की विशेषताओं को इंगित करती है। केस नंबर (केस लेटर नंबर, लापता नंबर, चिपकाई गई तस्वीरों के साथ शीट्स की संख्या, नंबर बड़े प्रारूप वाली शीट, अटैचमेंट के साथ लिफाफे और उनमें संलग्न शीट की संख्या), साथ ही मामले में उपस्थिति ब्रोशर की मुद्रित प्रतियां उनमें शीटों की संख्या के साथ, यदि उन्हें मामले में कुल सकल संख्या में नोट नहीं किया गया था।
मामले की प्रमाणन पत्रक पर इसके संकलक द्वारा हस्ताक्षर किए गए हैं। मामले की संरचना और स्थिति (क्षति, मूल दस्तावेजों के प्रतिस्थापन) में बाद के सभी परिवर्तन प्रासंगिक अधिनियम के संदर्भ में प्रमाणन पत्रक में नोट किए गए हैं।
मामले के कवर पर या अंतिम दस्तावेज़ की शीट के खाली हिस्से पर प्रमाणन पत्रक निकालना मना है। यदि मामला प्रमाणीकरण पत्रक के रूप के बिना दायर या बाध्य है, तो इसे केस कवर के अंदर शीट के शीर्ष पर चिपकाया जाता है।
3.6.17. स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के दस्तावेजों को रिकॉर्ड करने के लिए मामले के दस्तावेजों की एक आंतरिक सूची संकलित की जाती है, जिसका लेखांकन इस दस्तावेज की बारीकियों (विशेष रूप से मूल्यवान, व्यक्तिगत, न्यायिक, खोजी फाइलें, आदि) के कारण होता है, जैसा कि साथ ही दस्तावेजों के प्रकार के अनुसार गठित स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण को रिकॉर्ड करने के लिए, जिसके शीर्षक दस्तावेज़ की विशिष्ट सामग्री को प्रकट नहीं करते हैं।
आंतरिक सूची को निर्धारित प्रपत्र (परिशिष्ट 10) में एक अलग शीट पर संकलित किया जाता है, जिसमें मामले के दस्तावेजों की क्रम संख्या, उनके सूचकांक, दिनांक, शीर्षक और मामले के पृष्ठ संख्या के बारे में जानकारी होती है। आंतरिक इन्वेंट्री के लिए एक अंतिम प्रविष्टि की जाती है, जो संख्याओं और शब्दों में इसमें शामिल दस्तावेजों की संख्या और आंतरिक इन्वेंट्री की शीटों की संख्या को इंगित करती है।
आंतरिक इन्वेंट्री पर इसके कंपाइलर द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। यदि मामला दस्तावेजों की आंतरिक सूची के रूप के बिना बाध्य या दायर किया गया है, तो निर्धारित प्रपत्र में तैयार की गई सूची मामले के सामने के कवर के अंदर से चिपकी हुई है।
मामले के दस्तावेजों की संरचना में परिवर्तन (वापसी, दस्तावेजों को शामिल करना, प्रतियों के साथ प्रतिस्थापन, आदि) प्रासंगिक कृत्यों के लिंक के साथ "नोट्स" कॉलम में परिलक्षित होते हैं। यदि आवश्यक हो, तो आंतरिक सूची में एक नई अंतिम प्रविष्टि की जाती है और मामले का सत्यापन किया जाता है।
3.6.18. स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और कर्मियों के मामले का कवर निर्धारित प्रपत्र (परिशिष्ट 11) में तैयार और निष्पादित किया जाता है, जो संगठन के नाम को इंगित करता है, संरचनात्मक इकाई, मामले का सूचकांक, मामले का अभिलेखीय कोड, मामलों की सारांश सूची के वार्षिक खंड के अनुसार मामले की संख्या (खंड, भाग), मामले का शीर्षक।
स्थायी भंडारण के मामलों के कवर पर, राज्य संग्रह के नाम के लिए एक जगह प्रदान की जाती है जिसमें संगठन की फाइलें स्वीकार की जाएंगी, राज्य संग्रह और संगठन के कोड के पदनाम।
मामले के दस्तावेजों द्वारा कवर की गई अवधि के दौरान संगठन (संरचनात्मक इकाई) का नाम बदलते समय, या मामले को किसी अन्य संगठन (किसी अन्य संरचनात्मक इकाई में) स्थानांतरित करते समय, मामले का कवर इस संगठन या उत्तराधिकारी संगठन के नए नाम को इंगित करता है। , और संगठन का पूर्व नाम (संरचनात्मक इकाई) कोष्ठकों में संलग्न है।
इस लेख में, हम मामलों को एंटरप्राइज़ संग्रह में स्थानांतरित करने की प्रक्रिया के बारे में विस्तार से चर्चा करेंगे। दो प्रश्न एक साथ प्राथमिक महत्व के हैं: कौन से दस्तावेज तैयार करने की आवश्यकता होगी, और किस अवधि के लिए।
किस श्रेणी के दस्तावेज़ों को संग्रह में स्थानांतरित किया जाता है
एक नियम के रूप में, स्थायी भंडारण के साथ-साथ 10 से अधिक वर्षों के शेल्फ जीवन वाले दस्तावेज़ को कंपनी के संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है। उत्तरार्द्ध के लिए, हम बात कर रहे हैं, सबसे पहले, कर्मियों पर दस्तावेजों के बारे में।
10 वर्ष से कम की भंडारण अवधि वाले मामलों को आमतौर पर संग्रह में स्थानांतरित नहीं किया जाता है, लेकिन उन इकाइयों में बने रहते हैं जहां उन्हें उस समय तक खोला जाता है जब तक कि उनकी भंडारण अवधि समाप्त नहीं हो जाती है, और उनके लिए कोई व्यावहारिक आवश्यकता नहीं है। हालांकि, कुछ मामलों में, प्रबंधन के निर्णय पर ऐसे दस्तावेजों को संग्रह में स्थानांतरित किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, यदि विभाग के पास उन्हें संग्रहीत करने के लिए जगह नहीं है। भंडारण पूरा होने पर, आप कर सकते हैं, जिनकी अस्थायी अवधारण अवधि है।
जिन मामलों की अवधि संग्रह में स्थानांतरण के अधीन है
नियमों के अनुसार, दस्तावेजों को उनके रिकॉर्ड रखने के पूरा होने के तीन साल बाद तक संग्रहीत नहीं किया जाना चाहिए। यानी एक साल बाद भी केस को आर्काइव में ट्रांसफर किया जा सकता है। हालांकि, इस तरह की भीड़ हमेशा तर्कसंगत नहीं होती है, क्योंकि अपेक्षाकृत नए दस्तावेज़ अभी भी वर्तमान कार्यालय के काम के लिए उपयोगी हो सकते हैं। इसलिए, आपको संग्रह से ऐसे दस्तावेज़ों का अनुरोध करने के लिए अतिरिक्त कदम उठाने होंगे।
हैंडओवर शेड्यूल
वर्तमान आवश्यकताएं बताती हैं कि मामलों को अनुसूची के अनुसार संग्रह में स्थानांतरित किया जाता है। शेड्यूल किसी भी रूप में तैयार किया जा सकता है, और इसके अनुसार यह स्पष्ट होना चाहिए कि कौन सी संरचनात्मक इकाई (या यहां तक कि एक विशिष्ट ठेकेदार) और किस संदर्भ में दस्तावेज़ीकरण को संग्रह में स्थानांतरित किया जाएगा।
दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण के लिए एक विशिष्ट तिथि को इंगित करना आवश्यक नहीं है, उदाहरण के लिए, एक पूरे महीने की व्यापक अवधि देना सबसे अच्छा है। आखिरकार, यह पता चल सकता है कि यह संग्रह में मामलों को प्राप्त करने और स्थानांतरित करने के लिए निर्धारित तिथि पर है कि एक आपात स्थिति होगी, और यदि विस्तारित समय सीमा है, तो आपको युद्धाभ्यास के लिए कुछ अस्थायी स्थान प्राप्त होगा।
संग्रह के लिए जिम्मेदार कर्मचारी द्वारा अनुसूची तैयार की जानी चाहिए, और उन विभागों के प्रमुखों के साथ समन्वय किया जाता है जिन्हें अपने दस्तावेजों को स्थानांतरित करना होगा। उसके बाद, कार्यक्रम को संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए। यह भी अनुमति है कि अनुसूची को अभिलेख प्रबंधन सेवा के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है, जिसके लिए संग्रह भी अधीनस्थ है।
मामलों को संग्रह में स्थानांतरित करने की प्रक्रिया
परिणाम ऐसे मामले हैं जिन्हें स्वीकृति और प्रसारण के लिए चुना जाता है, और फिर स्वीकृति सूची के स्थापित रूप में शामिल किया जाता है (हम थोड़ी देर बाद एक नमूना देंगे)।
सीधे शब्दों में कहें, मामलों के नामकरण में, स्थायी और दीर्घकालिक भंडारण अवधि (कार्मिकों पर मामलों सहित) वाले मामलों को नोट किया जाना चाहिए, जिसके बाद दस्तावेज़ीकरण को संग्रह में स्थानांतरित करने के समय के साथ-साथ प्रतिभागियों के बारे में जानकारी दी जानी चाहिए। इस प्रक्रिया, अनुसूची में दर्ज किया गया है। आने वाले वर्ष के लिए कार्यक्रम पहले से तैयार किया जाता है।
संग्रह के लिए फाइलें तैयार करने की प्रक्रिया में, निष्पादकों से यह पूछना समझ में आता है कि क्या इकाई में समान श्रेणियों के अन्य मामले हैं। चूंकि वर्ष के दौरान ऐसे मामले खोले जा सकते हैं जिनके बारे में लिपिकीय सेवा को जानकारी नहीं है (जिसका अर्थ है कि वे नामकरण में भी नहीं हैं)। ऐसे मामलों को भी सुपुर्दगी सूची में शामिल किया जाना चाहिए।
यदि यह पता चलता है कि कोई विशेष मामला गायब है, तो रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा को इस स्थिति के कारणों के प्रमाण पत्र का अनुरोध करने का अधिकार है।
आमतौर पर, संग्रह के लिए दस्तावेज तैयार करने की प्रक्रिया में, उद्यम के संरचनात्मक विभाग एक साथ उनके निष्पादन की शुद्धता को नियंत्रित करते हैं। यह न केवल उन मामलों पर लागू होता है जो संग्रह में स्थानांतरण के लिए तैयार किए जा रहे हैं, बल्कि उन पर भी लागू होते हैं जो अभी भी वर्तमान रिकॉर्ड कीपिंग में हैं। जमा हुआ तो एक बड़ी संख्या कीमामलों, फिर नमूने के आधार पर किसी विशेष विभाग में कार्यालय का काम कितनी अच्छी तरह से किया जाता है, इसका अंदाजा लगाने के लिए उन्हें चुनिंदा रूप से चेक किया जाता है। यदि आवश्यक हो, तो संग्रह विशेषज्ञ त्रुटियों को दूर करने और डिजाइन में सुधार करने के लिए सहयोगियों को अपनी सिफारिशों के बारे में बता सकता है।
दस्तावेजों को पहले ही संग्रह में स्थानांतरित कर दिए जाने के बाद, उन्हें वैज्ञानिक और तकनीकी रूप से संसाधित किया जाता है, जिसमें उनका हार्डकवर फर्मवेयर भी शामिल होता है। आमतौर पर, एक पुनर्गठन समानांतर में किया जाता है, जिसके परिणामस्वरूप मामले नए सिरे से होते हैं नियामक आवश्यकताएं. यह तब किया जाता है जब वर्तमान कार्यालय के कार्य में नियमों से त्रुटियां या विचलन किए गए हों।
नियामक आवश्यकताओं को समझना आसान है, हालांकि, उद्यम के विभिन्न विभागों के विशेषज्ञ आमतौर पर मामले दर्ज करते समय कई गलतियाँ करते हैं। इसलिए, हैंडलर को बाद में सब कुछ फिर से करना होगा। ऐसे मामलों में, मौजूदा मामले को ठीक करने की कोशिश करने की तुलना में इस कर्मचारी के लिए नियामक आवश्यकताओं के अनुसार सब कुछ फिर से करना बहुत आसान है।
इस संबंध में, संग्रह के लिए फाइलें तैयार करने की प्रक्रिया में, विभाग के कर्मचारियों का सबसे महत्वपूर्ण कार्य प्रतिबिंब की पूर्णता की जांच करना है। कवर को बदलने की कोई आवश्यकता नहीं है, विशेष रूप से यदि केस खोले जाने के समय इसे सही ढंग से तैयार किया गया हो। यह जाँचने के लिए पर्याप्त है कि केस कवर में सभी आवश्यक जानकारी है, इसकी अनुपस्थिति के मामले में, इसे पूरक करना आवश्यक होगा। प्रसंस्करण और फ्लैशिंग मामलों की प्रक्रिया में अनावश्यक कार्यों से बचने के लिए और सभी दस्तावेजों को समझने के लिए इस ऑपरेशन को करने वाले कर्मचारियों के लिए यह आसान बनाने के लिए यह आवश्यक है।
स्वीकृति सूची में स्थायी और दीर्घकालिक भंडारण अवधि वाले सभी नियोजित मामलों को शामिल करने के बाद, दस्तावेजों को संग्रह परिसर में स्थानांतरित किया जाना चाहिए। आप एक अलग प्रकाशन में उपयोगी जानकारी पा सकते हैं, जहां आपको एक नमूना और इस सूची को भरने की प्रक्रिया भी मिलेगी। यदि संग्रह में 10 साल तक की भंडारण अवधि के साथ फाइलें भेजने का निर्णय लिया गया था, तो उनका स्थानांतरण बिना सूची के संकलन के किया जा सकता है। इस मामले में लेखांकन मामलों के नामकरण के अनुसार रखा जा सकता है।
दस्तावेजों को पहले ही संग्रह में स्थानांतरित कर दिए जाने के बाद, उन्हें वैज्ञानिक और तकनीकी रूप से संसाधित किया जाता है, जिसमें उनका हार्डकवर फर्मवेयर भी शामिल होता है। आमतौर पर, पुनर्गठन समानांतर में किया जाता है, जिसके परिणामस्वरूप नियामक आवश्यकताओं के अनुसार मामलों को फिर से पंजीकृत किया जाता है। यह तब किया जाता है जब वर्तमान कार्यालय के कार्य में नियमों से त्रुटियां या विचलन किए गए हों। नियामक आवश्यकताओं को समझना आसान है, हालांकि, उद्यम के विभिन्न विभागों के विशेषज्ञ आमतौर पर मामले दर्ज करते समय कई गलतियाँ करते हैं। इसलिए, हैंडलर को बाद में सब कुछ फिर से करना होगा। ऐसे मामलों में, मौजूदा मामले को ठीक करने की कोशिश करने की तुलना में इस कर्मचारी के लिए नियामक आवश्यकताओं के अनुसार सब कुछ फिर से करना बहुत आसान है।
हम सभी नियमों के अनुसार मामलों को संग्रह में स्थानांतरित करते हैं
ध्यान
सीईओएलएलसी "अल्टेयर" 26.12.2014) मामले की प्रमाण पत्र संख्या। दायर किए गए और क्रमांकित (संख्याओं और शब्दों में) शीट में, जिसमें शामिल हैं: लेटरेड शीट: लापता नंबर: + आंतरिक इन्वेंट्री की शीट: विशेषताएं शारीरिक हालतऔर केस का गठन शीट नंबर 1 2 (संरचनात्मक इकाई के कर्मचारी की स्थिति का नाम) (हस्ताक्षर) (हस्ताक्षर का डिकोडिंग) "" 20 (पूर्वस्कूली शिक्षा की सेवा के कर्मचारी की स्थिति का नाम) संस्था) (हस्ताक्षर) (हस्ताक्षर की डिकोडिंग) "" 20 छ। दिए गए निर्देश सार्वभौमिक हैं और किसी भी संगठन द्वारा अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप परिवर्तित किए जा सकते हैं।
बुनियादी नियम खंड 2.2 द्वारा निर्धारित मानदंडों से विचलित निर्देश के प्रावधान। निर्देशों में जानकारी है कि पांच साल या उससे अधिक की भंडारण अवधि वाली फाइलें संग्रह में शामिल हैं।
वर्ष के लिए पुरालेख कार्य योजना
महत्वपूर्ण
पहले से ही संग्रह में स्थानांतरण के लिए मामलों की तैयारी के दौरान, अन्य मामलों के विभाग में इन श्रेणियों की उपलब्धता के बारे में कलाकारों से पूछना न भूलें। चूंकि वे वर्ष के दौरान अतिरिक्त मामले शुरू कर सकते थे और लिपिक सेवा को इस बारे में सूचित भी नहीं कर सकते थे (इसीलिए वे नामकरण में नहीं हैं)।
ऐसे मामलों को भी सुपुर्दगी सूची में शामिल किया जाना चाहिए। यदि किसी मामले की अनुपस्थिति पाई जाती है, तो अभिलेख प्रबंधन सेवा को कारणों के प्रमाण पत्र का अनुरोध करने का अधिकार है। और, एक नियम के रूप में, संग्रह को प्रस्तुत करने के लिए दस्तावेज तैयार करने के चरण में, उसी समय, संरचनात्मक विभाजन मामलों के गठन और उनके निष्पादन की शुद्धता को नियंत्रित करते हैं।
और न केवल ऐसे मामले जो संग्रह में स्थानांतरित करने के लिए तैयार किए जा रहे हैं, बल्कि वे यह भी देखते हैं कि वर्तमान कार्यालय के काम के स्तर पर चीजें कैसे की जा रही हैं। यदि बहुत सारे मामले हैं, तो वे विभाग में कार्यालय के काम की स्थिति का अंदाजा लगाने के लिए चुनिंदा रूप से परिचित हो जाते हैं।
संगठन के संग्रह में मामले प्राप्त करने की अनुसूची का रूप
इसलिए, सबसे पहले, आपको एक ट्रांसफर इन्वेंट्री (ट्रांसफर डीड) तैयार करने की आवश्यकता है, जो इंगित करेगी:
- हस्तांतरित दस्तावेजों की संख्या, उनके निर्माण की तिथियां, शीर्षक;
- प्रत्येक मामले की चादरों की संख्या।
हस्तांतरण के विलेख पर हस्तांतरण करने वाले और प्राप्त करने वाले पक्षों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। कृत्यों को संग्रह में संग्रहीत किया जाता है (इसके लिए वे एक अलग मामला शुरू करते हैं और इसे एक रिकॉर्ड कीपिंग इंडेक्स असाइन करते हैं) और भंडारण के लिए दस्तावेज़ स्वीकार करने और अलमारियों पर दस्तावेज़ रखने के आधार के रूप में कार्य करते हैं।
इसके बाद, आपको लेखांकन (इन्वेंट्री, अभिलेखीय) पत्रिकाओं में दस्तावेजों को पंजीकृत करने की आवश्यकता है। पंजीकरण प्रक्रिया के दौरान प्रत्येक दस्तावेज़ को एक पहचान संख्या प्राप्त होती है।
उदाहरण के लिए, प्रबंधन प्रलेखन कार्मिक प्रलेखन से अलग है।
दस्तावेजों को संग्रह में तैयार करने और स्थानांतरित करने के निर्देश
एक संग्रह कर्मचारी प्रत्येक मामले को स्वीकार करता है, जबकि सूची की दो प्रतियों पर मामले की उपस्थिति पर एक नोट बनाया जाता है। मामलों के समाधान के बाद, सूची के निचले भाग में, तथ्य पर संग्रह में स्वीकार किए गए मामलों की संख्या, लापता मामलों की संख्या, स्वीकृति और स्थानांतरण की तारीख, संग्रह कर्मचारी और संगठन के हस्ताक्षर का दस्तावेजीकरण किया जाता है।
दस्तावेजों को नष्ट करने की प्रक्रिया की बारीकियां पुनर्चक्रण निर्दिष्ट अवधि की समाप्ति के अधीन, 10 वर्ष तक की अस्थायी भंडारण अवधि के प्रलेखन के अधीन है। विनाश का आधार विशेषज्ञ आयोग का निर्णय है, जो प्रोटोकॉल में दर्ज है। निपटान के अधीन दस्तावेज एक विशेष रूप में दर्ज किए जाते हैं - दस्तावेजों के विनाश के लिए आवंटन पर अधिनियम जो भंडारण के अधीन नहीं हैं। इसमें इंडेक्स, केस टाइटल, रिटेंशन पीरियड्स और डेडलाइन जैसे कॉलम होते हैं।
मामलों को संगठन के संग्रह में स्थानांतरित करना
सबसे पहले, अधिकांश गैर-सरकारी संगठन राज्य अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोत नहीं हैं, और दस्तावेजों के भंडारण के संदर्भ में वे "अपने रस में उबालते हैं", राज्य अभिलेखागार के संपर्क में आते हैं, उदाहरण के लिए, केवल परिसमापन के दौरान कर्मियों पर दस्तावेजों को स्थानांतरित करते समय संगठन का। इसलिए, इस तरह के विवरणों को दस्तावेजों के रूपों से बाहर रखा जा सकता है, जैसे: ईपीसी के कर्मियों पर मामलों की सूची के अनुमोदन पर एक नोट जो भंडारण के अधीन नहीं हैं दस्तावेजों के विनाश के लिए आवंटन पर अधिनियम (परिशिष्ट) 2 निर्देश)।
दूसरे, वही गैर-राज्य कंपनियां अक्सर 10 साल या उससे अधिक समय तक फाइलों को उपखंडों में रखने का जोखिम नहीं उठा सकती हैं। कंपनी के कुछ विभाग आने वाले दस्तावेजों को नियंत्रण से हटाए जाने के तुरंत बाद संग्रहीत करते हैं, सिर्फ इसलिए कि कार्यालय में या स्वागत क्षेत्र में उन्हें संग्रहीत करने के लिए कोई जगह नहीं है।
विषय में पोस्ट किया गया: अभिलेखीय फ़ाइल आइए एक नज़र डालते हैं कि इस लेख में किसी संगठन के संग्रह में फ़ाइलें कैसे स्थानांतरित की जाती हैं। सबसे पहले, दो प्रश्न उठते हैं - कौन से दस्तावेज तैयार करने की आवश्यकता है और किन वर्षों के लिए। दस्तावेजों की कौन सी श्रेणियां संग्रह में स्थानांतरित की जाती हैंआमतौर पर, स्थायी भंडारण और 10 वर्षों के लिए अस्थायी भंडारण के दस्तावेजों को संगठनों के संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है। बाद के मामले में, सबसे पहले, उनका मतलब कर्मियों के मामलों से है। कार्य< 10 лет хранения обычно в архив не попадают, они остаются в отделах (где они заведены) до момента истечения сроков их хранения и утраты практической надобности. Но все же в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, нет места для хранения в отделе). Затем можно будет составить акт на уничтожение документов с временными сроками хранения.
मामलों को संगठन के संग्रह में स्थानांतरित करने की अनुसूची
यदि आवश्यक हो, विभाग के विशेषज्ञ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को नष्ट करने की प्रक्रिया में शामिल हैं। सूचना प्रौद्योगिकीसमाज।
- संग्रह में स्थानांतरण के लिए फाइलों और दस्तावेजों का अधिग्रहण और निष्पादन
- संग्रह में निम्नलिखित ऑपरेशन शामिल हैं:
- दस्तावेज़ों को अलग करने के लिए दस्तावेज़ों की छँटाई करना, जिनकी भंडारण अवधि समाप्त हो गई है, डुप्लिकेट, प्रतियां, आदि;
- मामलों के भीतर दस्तावेजों के व्यवस्थितकरण की शुद्धता का सत्यापन;
- मामलों की पूर्णता की जाँच करना;
- मामले में निहित दस्तावेजों के निष्पादन की शुद्धता का सत्यापन (सभी आवश्यक विवरण, हस्ताक्षर, वीजा की उपलब्धता)।
- यदि फ़ाइल में पत्राचार है, तो दस्तावेजों को कालानुक्रमिक रूप से या अनुरोध-प्रतिक्रिया के आधार पर समूहीकृत किया जाता है।
- संग्रह में निम्नलिखित ऑपरेशन शामिल हैं:
3. दस्तावेजों का ऑनलाइन भंडारण
"रूसी संघ में अभिलेखागार पर" कानून के अनुच्छेद 9 के प्रावधान के आधार पर, एक गैर-सरकारी संगठन के दस्तावेज़ीकरण को इसकी निजी संपत्ति माना जाता है। हालांकि, संगठन के परिसमापन पर, संग्रह में भंडारण के लिए दस्तावेजों की डिलीवरी एक शर्त है।
यह घटना पुनर्गठन के मामलों में भी की जाती है, जब उत्तराधिकारी को प्रलेखन का हस्तांतरण किया जाता है (दोनों मामलों में मामलों को स्थानांतरित करने की समय सीमा दो महीने है)। हर 3 साल में लगभग एक बार के अंतराल पर फाइलों को विभागीय भंडारण में स्थानांतरित करना भी आवश्यक है।
यदि एक महत्वपूर्ण दस्तावेज़ प्रवाह है, तो दस्तावेजों के अस्थायी भंडारण की आवश्यकता हो सकती है, जिसके लिए दस्तावेजों के अस्थायी भंडारण के आयोजन की संभावना प्रदान की जाती है। अभिलेखीय फ़ाइलों के निर्माण की प्रक्रिया संग्रह में आवश्यक दस्तावेज़ के लिए बाद की खोज को आसान बनाने के लिए, कुछ मापदंडों के अनुसार फ़ाइलों का गठन किया जाना चाहिए।
संग्रह में दस्तावेज़ जमा करना
कार्यों का निष्पादन:
- संग्रह कक्ष में स्वच्छता और स्वच्छ प्रसंस्करण - वर्ष में एक बार, स्वच्छता दिवस - महीने में एक बार;
- संबंधित पत्रिकाओं में उनके बाद के प्रवेश के साथ नियंत्रण और माप उपकरणों की रीडिंग लेना - सप्ताह में कम से कम दो बार;
- इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर सूचना की सुरक्षा का नियंत्रण - हर तीन साल में कम से कम एक बार।
दस्तावेजों का उपयोग यदि संभव हो तो संग्रह में एक वाचनालय होना चाहिए जहां उपयोगकर्ता स्वयं को एनएसए से परिचित कर सके, अपनी जरूरत के दस्तावेज का चयन कर सके, इसकी रसीद की व्यवस्था कर सके, एक प्रति का आदेश दे सके, आदि। संग्रह के कर्मचारी शोधकर्ताओं को पंजीकृत करते हैं, साथ ही संबंधित पत्रिकाओं में जारी किए गए दस्तावेज़ भी।
अभिलेखागार से, वाचनालय में उपयोग के लिए और अस्थायी उपयोग के लिए दस्तावेज़ जारी किए जा सकते हैं। दस्तावेज़ जारी करने की अवधि तीन महीने से अधिक नहीं होनी चाहिए।
परिचय
लिखित परीक्षा कार्य में, "मामलों को संग्रह में स्थानांतरित करते समय प्रलेखन तैयार करने के नियम" विषय पर विचार किया गया था। कागजी कार्रवाई प्रक्रिया का अंतिम चरण भंडारण और उपयोग के लिए निष्पादित दस्तावेजों की तैयारी है। पूर्ण किए गए दस्तावेजों को सुव्यवस्थित और संग्रहीत करने का मुख्य लक्ष्य संस्थानों के संदर्भ कार्य में उनके उपयोग और रूसी संघ के राज्य अभिलेखीय कोष की पुनःपूर्ति के लिए स्थितियां बनाना है।
संस्थानों, संगठनों और उद्यमों में कार्यालय कार्य प्रक्रियाओं के संगठन को परिभाषित और नियंत्रित करने वाला मुख्य नियामक दस्तावेज एकीकृत राज्य कार्यालय कार्य प्रणाली (ईजीएसडी) है।
यूएसएसडी के मुख्य प्रावधान रिकॉर्ड रखने के लिए नियमों, विनियमों और सिफारिशों के वैज्ञानिक रूप से आदेशित सेट का प्रतिनिधित्व करते हैं, जिस क्षण से दस्तावेज़ प्राप्त होते हैं या संग्रह में उनके जमा करने के लिए बनाए जाते हैं।
बाद के भंडारण और उपयोग के लिए दस्तावेजों की तैयारी में शामिल हैं: दस्तावेजों के वैज्ञानिक और व्यावहारिक मूल्य की जांच, मामलों का पंजीकरण, मामलों का विवरण, दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना, मामलों को संस्था के संग्रह (विभागीय संग्रह) में स्थानांतरित करना।
मामलों को संग्रह में स्थानांतरित करते समय दस्तावेज़ीकरण के प्रसंस्करण के नियम गंभीर ध्यान देने योग्य हैं, क्योंकि यह इस स्तर पर है गंभीर गलतियाँ, जो भविष्य में संग्रह के काम में नकारात्मक परिणाम पैदा कर सकता है।
थीसिस का उद्देश्य: मामलों को संग्रह में स्थानांतरित करते समय पंजीकरण के नियमों से संबंधित मुद्दों का अध्ययन। काम में विशेष ध्यानदस्तावेजों के विवरण, संगठनों के कार्यालय के काम में मामलों की सूची के संकलन और प्रसंस्करण के मुद्दों के लिए आवश्यकताओं को दिया जाएगा। इस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए, निम्नलिखित कार्यों को हल करना आवश्यक है:
मामलों को दर्ज करने और उनका वर्णन करने के नियमों को जानें।
दस्तावेजों के मूल्य के लिए संकेतों और मानदंडों का विश्लेषण करें।
मामलों को विभागीय संग्रह में स्थानांतरित करने की प्रक्रिया पर विचार करें।
1. कार्यालय के काम में मामलों के गठन के लिए आवश्यकताएँ
संगठन में मामलों में निष्पादित दस्तावेजों का गठन पूरे कारोबारी वर्ष में इस वर्ष के लिए अनुमोदित मामलों के नामकरण के अनुसार किया जाता है। लिपिक वर्ष की शुरुआत से, मामले के कवर को संगठनों के अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियमों में निर्दिष्ट नियमों के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए। स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष तक) भंडारण के मामलों के कवर का रूप भी GOST 17914-72 द्वारा स्थापित किया गया है "भंडारण की लंबी अवधि के मामलों के कवर। प्रकार, किस्में, तकनीकी आवश्यकताएं".
मामलों के नामकरण के अनुसार दायर किए गए प्रत्येक मामले के कवर पर निम्नलिखित जानकारी दी गई है:
कंपनी का नाम;
संरचनात्मक इकाई का नाम;
केस इंडेक्स;
मामले का शीर्षक;
मामले की तारीख (इस स्तर पर - वर्ष);
शेल्फ जीवन और सूची में आइटम।
लिपिकीय वर्ष की शुरुआत में मामले के कवर पर दी गई जानकारी को अद्यतन किया जा सकता है और नए डेटा के साथ पूरक किया जा सकता है। इसलिए, केवल लिपिकीय वर्ष के अंत में, आप शीर्षक को स्पष्ट कर सकते हैं और यदि आवश्यक हो, तो उपशीर्षक दें यदि मामले के कई खंड बन गए हैं। इस मामले में, केस इंडेक्स के आगे, निम्नलिखित लिखा जाना चाहिए: "वॉल्यूम 1", "वॉल्यूम 2", आदि।
केवल वर्ष के अंत में, आप मामले की चादरों की संख्या नीचे रख सकते हैं और गठन की तारीख पर स्पष्टीकरण दे सकते हैं, जो पहले और आखिरी दस्तावेजों की सटीक तारीखों को दर्शाता है। (यह आवश्यकता पर लागू होती है ख़ास तरह केदस्तावेज़, जैसे आदेश)। कार्यालय के काम में मामले बनाते समय, मामले का अभिलेखीय कोड कवर पर नहीं लगाया जाता है, जिसमें शामिल हैं: राज्य संग्रह का नाम, जिसमें संगठन स्थायी भंडारण के लिए मामलों को स्थानांतरित करता है; मामला संख्या, सूची, मामले - यह जानकारी तब चिपका दी जाएगी जब मामले को संगठन के संग्रह में भंडारण के लिए स्थानांतरित कर दिया जाएगा।
मामले के कवर पर संगठन का नाम नाममात्र के मामले में पूर्ण रूप से इंगित किया गया है, जो उस संगठन का पूरा नाम दर्शाता है जिसके वह सीधे अधीनस्थ है (नाममात्र मामले में भी)। यदि मूल संगठन के संगठन ने आधिकारिक तौर पर संक्षिप्त नामों को स्वीकार कर लिया है, तो उन्हें पूरे नाम के बाद कोष्ठक में दर्शाया गया है, उदाहरण के लिए:
मास्को की जनसंख्या के सामाजिक संरक्षण के लिए समिति (मॉस्को के कोम्सोट्सज़ाशिता);
विकलांगों के लिए पुनर्वास केंद्र (RCDI)।
जब व्यवसाय वर्ष के दौरान संगठन (संरचनात्मक इकाई) का नाम बदल दिया जाता है या जब मामला किसी अन्य संगठन (संरचनात्मक इकाई) को स्थानांतरित कर दिया जाता है, तो संगठन या संगठन का एक नया नाम कवर पर हस्ताक्षर किया जाता है - स्वीकृति (संरचनात्मक इकाई), और पूर्व कोष्ठक में संलग्न है।
केस इंडेक्स, केस टाइटल, प्रतिधारण अवधि और सूची प्रविष्टि को केस नामकरण से केस कवर में स्थानांतरित कर दिया जाता है।
यदि पहला निष्पादित दस्तावेज़ इसमें दर्ज किया जाता है, तो मामला खुला माना जाता है। मामलों में दस्तावेजों का निर्माण या तो लिपिक कार्यकर्ताओं या विशेष रूप से नियुक्त व्यक्तियों द्वारा किया जाना चाहिए जो मामलों के गठन के लिए बुनियादी आवश्यकताओं को जानते हैं।
केस निर्माण में शामिल हैं:
निष्पादित दस्तावेजों की प्राप्ति, पंजीकरण की शुद्धता और उस पर सभी विवरणों की उपस्थिति की जांच करें जो उन्हें सुनिश्चित करते हैं कानूनी प्रभाव, और दस्तावेजों के साथ काम पूरा होने का संकेत देने वाले निशान;
मामलों के नामकरण के अनुसार मामलों पर निष्पादित दस्तावेजों का वितरण। दस्तावेज़ों को फ़ाइल में रखा जाता है, जो उनकी सामग्री में मामले के शीर्षक के अनुरूप होते हैं, जबकि ड्राफ्ट और डुप्लिकेट प्रतियों को फाइलों में समूहित करने के साथ-साथ दस्तावेजों को वापस करने के लिए निषिद्ध है। प्रत्येक दस्तावेज़ की एक प्रति फ़ाइल में रखी जाती है, और अपवाद केवल विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेज़ों के लिए ही बनाए जा सकते हैं। मुख्य आवश्यकता जो हमेशा देखी जानी चाहिए वह है अलग-अलग फाइलों में स्थायी और अस्थायी भंडारण अवधि के दस्तावेजों का निर्माण। फ़ाइल 4 सेमी से अधिक मोटी नहीं होनी चाहिए और एक वॉल्यूम में 250 से अधिक शीट नहीं होनी चाहिए;
एक निश्चित क्रम में मामले के भीतर दस्तावेजों की व्यवस्था। एक संगठन के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियमों के अनुसार, फाइलों के भीतर दस्तावेजों को व्यवस्थित किया जाना चाहिए ताकि वे लगातार अपनी सामग्री में कुछ मुद्दों को कवर कर सकें।
आमतौर पर, दस्तावेज़ कालानुक्रमिक क्रम में होते हैं, जो तारीखों के संदर्भ में सबसे पुराने दस्तावेज़ों से शुरू होते हैं और नवीनतम के साथ समाप्त होते हैं। दस्तावेजों को उनके क्रम संख्या (आदेश) द्वारा व्यवस्थित किया जा सकता है, जो कालानुक्रमिक अनुक्रम को भी दर्शाता है। रिवर्स कालानुक्रमिक अनुक्रम का उपयोग अक्सर मामलों में दस्तावेज़ बनाते समय भी किया जाता है, जब पहले वाला दस्तावेज़ मामले के अंत में होता है, बाद वाला मामला मामले की शुरुआत में होता है, उदाहरण के लिए, व्यक्तिगत फ़ाइलें बनाते समय। यह काम के दौरान सुविधा प्रदान करता है, अगला दस्तावेज दाखिल करते समय मामले से दस्तावेजों को हटाने की आवश्यकता को समाप्त करता है। जब ऐसे मामलों को अभिलेखीय भंडारण में स्थानांतरित कर दिया जाता है, तो उन्हें सामान्य कालानुक्रमिक अनुक्रम सुनिश्चित करने के लिए सुधार किया जाता है।
दस्तावेजों की कुछ श्रेणियों के मामले बनाते समय, उन्हें निम्नलिखित नियमों द्वारा भी निर्देशित किया जाता है:
संबंधित अनुप्रयोगों के साथ प्रकार के मामलों में प्रशासनिक दस्तावेज बनते हैं;
पत्राचार को एक मामले में इस तरह से समूहीकृत किया जाता है कि दस्तावेज़ - उत्तर दस्तावेज़ के तुरंत बाद रखा जाता है - अनुरोध;
दस्तावेजों के परिशिष्ट, उनके अनुमोदन या संकलन की तारीख की परवाह किए बिना, उन दस्तावेजों से जुड़े होते हैं जिनसे वे संबंधित हैं। 250 से अधिक शीट के वॉल्यूम वाले एप्लिकेशन एक अलग वॉल्यूम में बनते हैं, जिसके बारे में दस्तावेज़ पर एक निशान बनाया जाता है;
अनुमोदित दस्तावेज़ हमेशा उनके मसौदे से अलग बनाए जाते हैं;
दस्तावेजों की कुछ श्रेणियां बनाते समय, मामले की आंतरिक सूची (व्यक्तिगत फाइलें; विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेजों वाली फाइलें) को तुरंत भरना आवश्यक है;
नागरिकों की अपील वाले मामले वर्णानुक्रम में बनते हैं
आवेदक।
एक आवेदक से संबंधित सभी दस्तावेज एक स्वतंत्र समूह का गठन करते हैं। दस्तावेज़ों के इस समूह को बार-बार कॉल किए जाते हैं। अंदर दस्तावेजों को कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया जाता है।
केस दस्तावेजों का गठन व्यावसायिक वर्ष की शुरुआत में शुरू होता है। जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, दस्तावेज़ दाखिल करने के लिए "कोरोना" जैसे फ़ोल्डरों का उपयोग करना सबसे अच्छा है।
संगठनों में, मामले आमतौर पर विकेंद्रीकृत तरीके से बनते हैं। केवल छोटे संगठनों में ही डॉव सेवा द्वारा केंद्रीय रूप से मामले बनाना संभव है। सेवा के विकेंद्रीकृत गठन के साथ, DOW संगठन के प्रबंधन दस्तावेजों के सबसे महत्वपूर्ण हिस्से की सुरक्षा सुनिश्चित करता है, और बाकी दस्तावेज संरचनात्मक डिवीजनों में बनते हैं। मामलों के गठन की शुद्धता की निगरानी पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान, संगठन के संग्रह और राज्य संग्रह की सेवा द्वारा की जाती है।
उपरोक्त सभी आवश्यकताएं प्राथमिक रूप से मामलों के गठन से संबंधित हैं पारंपरिक तरीका.
2. अभिलेखीय भंडारण के लिए मामले तैयार करना
स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के कानूनी रिकॉर्ड प्रबंधन मामलों को उनके गठन के स्थान पर 1-3 वर्षों के लिए रखा जाता है, और फिर भंडारण के लिए संगठन के संग्रह में स्थानांतरित किया जाता है। संग्रह में स्थानांतरित होने से पहले, फाइलों को अंतिम रूप दिया जाना चाहिए और संघीय अभिलेखीय एजेंसी की आवश्यकताओं के अनुसार विशेष रूपों (वितरण सूची) में वर्णित किया जाना चाहिए।
अस्थायी भंडारण अवधि (10 वर्ष तक) के मामले, एक नियम के रूप में, केवल संगठन के प्रमुख की अनुमति से संगठन के संग्रह में स्वीकार किए जाते हैं। लेकिन इस मामले में भी, उनके साथ ऐसा प्रसंस्करण नहीं किया जाता है, जो स्थायी और अस्थायी भंडारण के मामलों में किया जाता है: उन्हें उन फ़ोल्डरों में संग्रहीत किया जा सकता है जिनमें गठन किया गया था; मामले में दस्तावेजों को फिर से व्यवस्थित नहीं किया जाता है; चादरें क्रमांकित नहीं हैं; सत्यापन पत्रक संकलित नहीं है। ऐसे मामलों के लिए लेखांकन मामलों के नामकरण के अनुसार किया जाता है, नए लेखांकन प्रपत्र संकलित नहीं किए जाते हैं।
स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के मामले, साथ ही गोपनीय और कार्मिक फाइलें, पूर्ण पंजीकरण के अधीन हैं, जिसमें निम्नलिखित चरण शामिल हैं।
1. मामले में दस्तावेजों का पुनर्गठन। फ़ाइल में दस्तावेज़ सीधे कालानुक्रमिक क्रम में (प्राप्ति की तारीख और क्रम संख्या के अनुसार) दर्ज किए जाते हैं ताकि पहला दस्तावेज़ फ़ाइल की शुरुआत में हो; सभी धातु फास्टनरों को दस्तावेजों से हटा दिया जाता है (जंग को रोकने के लिए)।
2. मामले की शीटों की संख्या। मामले में शामिल दस्तावेजों की व्यवस्था के क्रम को संरक्षित और समेकित करने के लिए, उन्हें एक काले ग्रेफाइट पेंसिल या अंश के साथ काले कोने में ऊपरी कोने में सकल संख्या में अरबी अंकों के साथ विस्तारित रूप में गिना जाता है। फ़ोटोग्राफ़, आरेखण, आरेख और अन्य सचित्र दस्तावेज़, जो एक अलग शीट हैं, ऊपरी बाएँ कोने में रिवर्स साइड पर गिने जाते हैं। मामले में दायर संलग्नक के साथ लिफाफों की संख्या इस प्रकार है: लिफाफे को पहले क्रमांकित किया जाता है, और फिर प्रत्येक अनुलग्नक को अगले नंबर के साथ क्रमांकित किया जाता है। यदि नंबरिंग में बड़ी संख्या में त्रुटियां पाई जाती हैं, तो उन्हें फिर से नंबर दिया जाता है। इस मामले में, पुराने नंबरों को एक स्लैश के साथ काट दिया जाता है और नए नंबर को पीछे की ओर रखा जाता है।
यदि आवश्यक हो, तो मामले के दस्तावेजों की एक आंतरिक सूची तैयार करना। एक आंतरिक सूची विशेष रूप से मूल्यवान और व्यक्तिगत दस्तावेज वाले मामलों में, साथ ही न्यायिक और खोजी मामलों में, अकादमिक डिग्री और अकादमिक खिताब देने के मामलों में, कॉपीराइट प्रमाण पत्र और पेटेंट आविष्कार आदि के मामलों में होना चाहिए। आंतरिक सूची भी आवश्यक है यदि शीर्षकों के मामले दस्तावेजों की विशिष्ट सामग्री को प्रकट करते हैं, उदाहरण के लिए, "मुख्य गतिविधियों के लिए निदेशक के आदेश।" आंतरिक इन्वेंट्री का रूप, इसके संकलन की प्रक्रिया को संगठन के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियमों द्वारा नियंत्रित किया जाता है। आंतरिक सूची में दस्तावेजों की तारीखों और पंजीकरण संख्या, उनके शीर्षक, प्रत्येक दस्तावेज़ की शीटों की संख्या के बारे में जानकारी होती है, जो मामले की शीट को दर्शाती है। मामले में आंतरिक सूची सामग्री की एक तालिका की भूमिका निभाती है, दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने में मदद करती है। आंतरिक इन्वेंट्री की शीट को मामलों में दस्तावेजों से अलग से क्रमांकित किया जाता है, जिसके अंत में एक अंतिम प्रविष्टि की जाती है जिसमें इसमें शामिल केस दस्तावेजों की संख्या और आंतरिक इन्वेंट्री की शीट की संख्या के बारे में जानकारी होती है।
मामले के हलफनामे का मसौदा तैयार करना। यह किसी भी अभिलेखीय भंडारण इकाई के लिए स्थापित रूप के अनुसार संकलित किया गया है और नंबरिंग सुविधाओं को ठीक करने के लिए आवश्यक है, मामले की चादरों की संख्या और आंतरिक सूची को ध्यान में रखते हुए, मामले के गठन की विशेषताएं (चादरों की उपस्थिति) चिपकाए गए दस्तावेजों के साथ, संलग्नक, चित्र आदि के साथ लिफाफे)। दस्तावेजों के पीछे और मामले के कवर पर ही एक अनुप्रमाणन शिलालेख बनाना मना है।
मामले की संरचना और स्थिति में बाद के सभी परिवर्तन (क्षति, प्रतियों के साथ मूल का प्रतिस्थापन, उपलब्धता और मामले की स्थिति की जांच करने की जानकारी, उपयोग के लिए मामला जारी करने पर नोट्स आदि) प्रमाणन शिलालेख में परिलक्षित होते हैं।
5. केस कवर के विवरण में आवश्यक स्पष्टीकरण दर्ज करना। मामले में शामिल दस्तावेजों के निर्माण की अवधि के लिए संगठन का नाम और इसकी प्रत्यक्ष अधीनता, मामले का शीर्षक (खंड, भाग), मामले के दस्तावेजों की समय सीमा, मामले में चादरों की संख्या हैं निर्दिष्ट।
मामला दायर करना या बाध्यकारी। एक स्थायी भंडारण अवधि के दस्तावेज जो मामले को बनाते हैं, एक हार्ड कवर में चार प्रोटोकॉल पर दायर किए जाते हैं, जिसके लिए आवश्यकताओं को GOST 17914-72 "केस कवर" द्वारा परिभाषित किया गया है। दीर्घकालिकभंडारण। प्रकार, किस्में, तकनीकी आवश्यकताएं"। यदि संगठन के पास अवसर है, तो वह मामले को बांध सकता है। यह सब इस तरह से किया जाता है कि सभी दस्तावेजों, तिथियों, वीजा और संकल्पों के पाठ को मुफ्त में पढ़ने की संभावना सुनिश्चित हो सके। उन्हें।
विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेजों को बंद हार्ड फ़ोल्डरों में स्ट्रिंग के साथ तीन फ्लैप या कार्ड के मामलों (बक्से) में संग्रहीत किया जाता है। भंडारण के लिए प्राप्त दस्तावेजों के लिए पैकेजिंग विकल्प उस माध्यम से निर्धारित होता है जिस पर उन्हें बनाया गया था। मानक प्रारूपों के कागज पर तैयार किए गए दस्तावेजों के लिए (ज्यादातर मामलों में स्थायी और अस्थायी (10 साल से अधिक) भंडारण के दस्तावेज तैयार किए जाते हैं), यह एक हार्ड कार्ड कवर या एक विशेष फ़ोल्डर है।
प्रसंस्करण मामलों के लिए स्थापित नियमों के अनुपालन का उद्देश्य है:
) भंडारण के लिए हस्तांतरित दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना;
) अभिलेखीय भंडारण के लिए फाइलों को पूरी तरह से तैयार करें, क्योंकि संग्रह को फाइलों के प्रसंस्करण से संबंधित नहीं होना चाहिए; संग्रह केवल केस कवर पर अभिलेखीय सिफर जोड़ता है।
2.1 दस्तावेजों के मूल्य की जांच
दस्तावेजों के मूल्य की जांच दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों को निर्धारित करने और भंडारण के लिए उनका चयन करने के लिए उनके मूल्य के सिद्धांतों और मानदंडों के आधार पर दस्तावेजों का अध्ययन है। दस्तावेजों के मूल्य की जांच पर काम करते समय संघीय अभिलेखागार द्वारा अनुमोदित दस्तावेजों की सूची सबसे महत्वपूर्ण संदर्भ वाहक के रूप में कार्य करती है।
दो प्रकार की सूचियाँ हैं:
भंडारण की अवधि को इंगित करने वाले दस्तावेजों की सूची;
राज्य भंडारण में स्थानांतरित किए जाने वाले दस्तावेजों की सूची।
मूल्य की जांच तब की जाती है जब:
मामलों के नामकरण का संकलन;
मामलों का गठन और मामलों के लिए दस्तावेजों को जिम्मेदार ठहराने की शुद्धता का सत्यापन;
बाद के भंडारण के लिए मामलों की तैयारी;
भंडारण के लिए संगठन से राज्य संग्रह में स्थानांतरण के लिए मामलों की तैयारी।
दस्तावेजों के मूल्य के लिए 2 सिद्धांत और मानदंड
दस्तावेजों का मूल्य ऐतिहासिकता के मूल सिद्धांतों, दस्तावेजों के मूल्यांकन की व्यापकता और जटिलता के अनुसार और जटिल लागू मानदंडों के अनुसार निर्धारित किया जाता है: मूल, सामग्री और बाहरी रूप - रंगदस्तावेज़, कानूनी बल और दस्तावेज़ों की भौतिक स्थिति।
मूल मानदंड में शामिल हैं:
लोक प्रशासन या किसी विशेष उद्योग की प्रणाली में संगठन (व्यक्ति) की भूमिका और स्थान, उसके कार्य का महत्व;
दस्तावेज़ के निर्माण का समय और स्थान।
सामग्री मानदंड (मुख्य मानदंड) में शामिल हैं:
दस्तावेज़ में परिलक्षित घटना का महत्व;
दस्तावेज़ का प्रकार और प्रकार।
दस्तावेजों की बाहरी विशेषताओं के मानदंड में शामिल हैं:
दस्तावेज़ की कानूनी प्रामाणिकता (हस्ताक्षर, दिनांक, मुहरों की उपस्थिति);
एक संकल्प का अस्तित्व;
पाठ संचरण की विशेषताएं;
दस्तावेज़ के भौतिक आधार की विशेषताएं;
दस्तावेज़ की भौतिक स्थिति की विशेषताएं।
किसी दस्तावेज़ के कानूनी बल की कसौटी प्रामाणिकता की कसौटी के साथ परस्पर जुड़ी हुई है, क्योंकि केवल सही ढंग से निष्पादित दस्तावेज़ों में ही कानूनी बल होता है। कुछ मामलों में, दस्तावेज़ की दूसरी और बाद की प्रतियाँ (अनुबंध, अधिनियम), शिक्षा पर दस्तावेज़ों की प्रतियाँ, नागरिक स्थिति के कार्य और दस्तावेज़ों से अर्क का कानूनी बल है, लेकिन प्रमाण पत्र की संरचना के सही निष्पादन के अधीन है।
दस्तावेज़ की भौतिक स्थिति की कसौटी का उपयोग क्षतिग्रस्त दस्तावेज़ों के मामलों में किया जाता है, इसलिए यह सहायक है।
3 विभागीय पुरालेख में दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा के परिणामों का पंजीकरण
संस्था में दस्तावेजों के मूल्य की जांच के परिणामों के आधार पर, स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और कर्मियों के लिए सूची संकलित की जाती है, जिसे विभागीय संग्रह में स्थानांतरित किया जाना चाहिए।
मामलों की सूची एक अभिलेखीय निर्देशिका है, जो मामले के शीर्षकों की एक व्यवस्थित सूची है और इसे मामलों की संरचना और सामग्री का खुलासा करने, फंड के भीतर उनके व्यवस्थितकरण को मजबूत करने और मामलों को रिकॉर्ड करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।
उसी समय, मामलों की सूची एक लेखा दस्तावेज है और दस्तावेजों के लिए मुख्य प्रकार का वैज्ञानिक और संदर्भ उपकरण है जो मामलों के लिए एक परिचालन खोज प्रदान करता है।
विवरण अलग से संकलित किए गए हैं:
स्थायी भंडारण मामलों के लिए;
अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के मामले;
कर्मियों और इसी तरह के अन्य मामलों पर मामले;
केवल इस संस्था (संगठन) दस्तावेजों (न्यायिक, खोजी मामलों, विषयों पर वैज्ञानिक रिपोर्ट, आदि) के लिए विशिष्ट, विशेषता वाले मामलों पर;
आधिकारिक विभागीय प्रकाशन।
एक संरचनात्मक इकाई के मामलों की एक सूची संकलित करते समय, प्रत्येक मामले को एक स्वतंत्र क्रम संख्या के तहत सूची में दर्ज करना आवश्यक है। इन्वेंट्री नंबर का असाइनमेंट और संरचनात्मक इकाई के मामलों का व्यवस्थितकरण विभागीय संग्रह द्वारा स्थापित किया जाता है।
अगले वर्ष के जनवरी 01 तक अस्थायी (10 वर्ष तक) और समाप्त हो चुके भंडारण के दस्तावेज अधिनियम में शामिल हैं "दस्तावेजों के विनाश के लिए आवंटन पर जो भंडारण के अधीन नहीं हैं।"
संपूर्ण संस्था के मामलों के लिए विनाश के लिए दस्तावेजों के आवंटन पर एक अधिनियम तैयार किया गया है। यदि मामले के अधिनियम में कई संरचनात्मक उपखंड हैं, तो प्रत्येक संरचनात्मक उपखंड का नाम मामलों के शीर्षकों के समूह से पहले इंगित किया जाता है।
3. संरचनात्मक प्रभागों में दस्तावेजों का भंडारण
उनकी स्थापना के क्षण से और संस्था के संग्रह में स्थानांतरण तक के मामले संरचनात्मक प्रभागों में संग्रहीत किए जाते हैं।
भंडारण की जगह एक कोठरी हो सकती है, जिसे बंद होना चाहिए, या एक तिजोरी।
अधिकांश सरल तरीके सेदस्तावेजों का भंडारण कैबिनेट की अलमारियों पर लंबवत मामलों का निपटान है। प्रत्येक मामले की रीढ़ पर नामकरण के अनुसार इसका सूचकांक दर्शाया गया है।
उदाहरण के लिए: जेएससी "कॉनकॉर्ड" 01-02 अनुबंध 2006
केस कवर डिजाइन
मामलों का क्रम नामकरण में शीर्षकों के स्थान के अनुरूप होना चाहिए। यह सही मामले की त्वरित खोज सुनिश्चित करेगा।
वर्ष के दौरान, सचिव (कार्यों के संचालन के लिए जिम्मेदार) अस्थायी उपयोग के लिए निष्पादकों को मामले जारी करता है। जारी किए गए मामले के स्थान पर, मामला संख्या, जारी करने की तारीख, जिस व्यक्ति को इसे जारी किया गया था, वापसी की तारीख, रसीद में एक हस्ताक्षर और मामले की स्वीकृति का संकेत देते हुए एक स्थानापन्न कार्ड रखा गया है।
स्थायी भंडारण की फाइलों से दस्तावेजों को वापस लेने और जारी करने की अनुमति नहीं है। असाधारण मामलों में (उदाहरण के लिए, न्यायिक और जांच अधिकारियों की आवश्यकताओं के अनुसार), उद्यम के प्रमुख की अनुमति से ऐसी जब्ती संभव है। दस्तावेज़ के बजाय, एक प्रमाणित प्रति और निकासी के कारणों पर एक अधिनियम छोड़ दिया जाता है।
संस्था के भवन से मामलों को हटाना या किसी अन्य संरचनात्मक इकाई में उनका स्थानांतरण भी मुखिया की अनुमति से ही संभव है।
कार्यालय के काम के लिए जिम्मेदार व्यक्ति संरचनात्मक इकाई में दस्तावेजों की सुरक्षा के लिए जिम्मेदार हैं।
ठेकेदार केवल उन्हीं दस्तावेजों को रखते हैं जो उनके निष्पादन में हैं।
संस्था, नागरिकों के अनुरोध पर, कानून के अनुसार इस संस्था से निकलने वाले दस्तावेजों की प्रमाणित प्रतियां।
अन्य दस्तावेजों से प्रतियों का प्रमाणन नोटरी कार्यालयों द्वारा किया जाता है।
वे पासपोर्ट, सैन्य कार्ड आदि की प्रतियां नहीं बनाते हैं। दस्तावेज।
यदि वे खो जाते हैं, तो संबंधित अधिकारी निर्धारित तरीके से एक डुप्लिकेट जारी करते हैं।
1 संगठन के संग्रह में जमा करने के लिए दस्तावेज तैयार करना
कार्यालय कार्य द्वारा पूर्ण किए गए मामले एक वर्ष के लिए संरचनात्मक इकाई में रहते हैं, फिर संगठन के संग्रह में स्थानांतरित कर दिए जाते हैं।
एक संग्रह को अभिलेखीय दस्तावेजों के एक सेट के रूप में समझा जाता है, साथ ही एक अभिलेखीय संस्थान या किसी संस्था, संगठन या उद्यम की एक संरचनात्मक इकाई जो उपयोगकर्ता के हितों में अभिलेखीय दस्तावेजों को प्राप्त या संग्रहीत करता है।
एक गुप्त संग्रह एक ऐसा संग्रह है जिसे सार्वजनिक रूप से घोषित नहीं किया जाता है।
एक अभिलेखीय दस्तावेज़ को एक ऐसे दस्तावेज़ के रूप में समझा जाता है जो समाज के लिए इसके महत्व के साथ-साथ मालिक के लिए मूल्य के कारण संरक्षित या संरक्षण के अधीन है।
फ़ाइलें स्थायी और अस्थायी भंडारण (10 वर्ष से अधिक) के लिए संगठन के संग्रह में स्थानांतरित की जाती हैं। अस्थायी भंडारण के मामले (10 वर्ष तक सहित) संस्था के प्रमुख के विवेक पर संग्रह में स्थानांतरित किए जाते हैं और मामले के नामकरण के अनुसार संग्रह में स्वीकार किए जाते हैं।
स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के लिए, संग्रह को सौंपने से पहले, वे निम्नलिखित को पूरा करते हैं:
मामले के कवर के विवरण के लिए आवश्यक स्पष्टीकरण दें (संगठन के नाम का स्पष्टीकरण, रिकॉर्ड कीपिंग इंडेक्स और मामले का शीर्षक, मामले की तारीख);
एक निश्चित क्रम में मामले के भीतर दस्तावेजों की व्यवस्था करें (दस्तावेजों के सूचकांक का कालानुक्रमिक क्रम);
दस्तावेजों की एक आंतरिक सूची बनाएं।
प्रमाणन हस्ताक्षर और आंतरिक सूची की चादरों को छोड़कर, अरबी अंकों के साथ ऊपरी दाएं कोने में, एक काली ग्राफिक पेंसिल या एक नंबरिंग मशीन के अलावा मामले की शीटों को क्रमांकित किया जाता है। शीटों की नंबरिंग के लिए स्याही और रंगीन पेंसिल का उपयोग प्रतिबंधित है।
फाइल में एक स्वतंत्र शीट का प्रतिनिधित्व करने वाले फोटोग्राफ, चित्र, आरेख और अन्य सचित्र और विशिष्ट दस्तावेज ऊपरी बाएं कोने में रिवर्स साइड पर गिने जाते हैं। यदि संलग्नक के साथ लिफाफों को मामले में दाखिल किया जाता है, तो लिफाफा को शुरुआत में क्रमांकित किया जाता है, और फिर प्रत्येक अनुलग्नक को अगले नंबर के साथ क्रमांकित किया जाता है। मामले के अंत में, एक प्रमाणन पत्रक दायर किया जाता है, जिसमें मामले में चादरों की संख्या इंगित की जाती है। प्रमाणन रिकॉर्ड A4 प्रारूप की शीट पर या स्थायी जानकारी के साथ विशेष रूप से बनाए गए फॉर्म पर तैयार किया जाता है।
पत्रिकाओं, पुस्तकों में, अंतिम खाली शीट के पीछे प्रमाणन जारी किया जाता है। यदि मामला पहले ही दायर किया जा चुका है, तो प्रमाणन हस्ताक्षर को कवर के अंदर के ऊपरी हिस्से से चिपका दिया जाता है।
दस्तावेजों के पीछे या कवर पर ही एक प्रमाणित हस्ताक्षर करना मना है।
अस्थायी (10 वर्ष तक सहित) भंडारण के मामले आंशिक पंजीकरण के अधीन हैं।
फ़ोल्डरों में फ़ाइल के भंडारण की अनुमति है, फ़ाइल में दस्तावेज़ों को पुनर्गठित करना संभव नहीं है, फ़ाइल की शीटों को नंबर नहीं देना, प्रमाणीकरण हस्ताक्षर नहीं बनाना है।
3.2 मामलों को विभागीय संग्रह में स्थानांतरित करना
उद्यम के संग्रह से, स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और कर्मियों के दस्तावेजों को विभागीय संग्रह में स्थानांतरित किया जाता है। विभागीय संग्रह भंडारण के लिए फाइलों को स्वीकार करता है:
किसी संस्था या संरचनात्मक इकाई के कार्यालय से;
अधीनस्थ संगठनों और उद्यमों से, यदि यह स्थापित है
संग्रह या संस्था के प्रमुख के आदेश पर विनियमन। उनका स्थानांतरण केवल विवरण द्वारा किया जाता है।
अस्थायी (10 वर्ष तक सहित) भंडारण के मामले विभागीय संग्रह में स्थानांतरित नहीं किए जाते हैं। वे संगठन में या संरचनात्मक डिवीजनों में केंद्रीय रूप से संग्रहीत होते हैं और भंडारण अवधि समाप्त होने पर विनाश के अधीन होते हैं। विनाश के लिए अधिनियम के तहत आवंटित मामलों को विशेष रूप से निर्दिष्ट स्थान पर संग्रहीत किया जाना चाहिए और विशेष सेवाओं द्वारा विनाश के लिए संगठन या विभागीय संग्रह के कार्यालय प्रबंधन सेवा के कर्मचारियों को सौंप दिया जाना चाहिए। दस्तावेजों की डिलीवरी स्वीकृति पर्ची द्वारा की जाती है। उन्हें उद्यम के प्रमुख के निर्णय से असाधारण मामलों में विभागीय संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है।
विभागीय संग्रह में स्थानांतरण के लिए मामलों की तैयारी के दौरान, संग्रह कर्मचारी अपने पंजीकरण की शुद्धता की जांच करते हैं, एक सूची के साथ मामला। प्रत्येक मामले को प्रमुख द्वारा लिया जाता है या विशेष अधिकारीएक संरचनात्मक इकाई या संगठन के कर्मचारियों की उपस्थिति में विभागीय संग्रह।
इसमें शामिल प्रत्येक मामले के खिलाफ सूची में, मामले की उपस्थिति के बारे में एक नोट बनाया गया है। सूची की प्रत्येक प्रति के अंत में, संग्रह में वास्तव में स्वीकार किए गए मामलों की संख्या, मामलों की प्राप्ति की तारीख, विभागीय संग्रह के एक कर्मचारी के हस्ताक्षर और मामलों को स्थानांतरित करने वाले संगठन के एक प्रतिनिधि को संख्याओं में दर्शाया गया है। और शब्दों में।
मामले के साथ, कार्यालय (सचिव) दस्तावेजों के लिए पंजीकरण और नियंत्रण फ़ाइल को विभागीय संग्रह में स्थानांतरित करता है। प्रत्येक फ़ाइल कैबिनेट का शीर्षक सूची में शामिल है। वैज्ञानिक, सामाजिक-सांस्कृतिक, ऐतिहासिक, आर्थिक, कलात्मक या अन्य सांस्कृतिक महत्व के दस्तावेजों को राज्य के भंडारण के लिए एक विभागीय संग्रह द्वारा रूसी संघ के अभिलेखीय कोष में स्थानांतरित किया जा सकता है।
एक अभिलेखीय निधि को अभिलेखीय दस्तावेजों के एक समूह के रूप में समझा जाता है जो ऐतिहासिक या तार्किक रूप से एक दूसरे से संबंधित होते हैं।
रूसी संघ के अभिलेखीय कोष को अपने लोगों के भौतिक और आध्यात्मिक जीवन को दर्शाने वाले दस्तावेजों के एक समूह के रूप में समझा जाता है, जिसका ऐतिहासिक, वैज्ञानिक, सामाजिक, आर्थिक, सांस्कृतिक महत्व है और लोगों की ऐतिहासिक और सांस्कृतिक विरासत का एक अभिन्न अंग है। रूसी संघ।
1993 में रूसी संघ की सरकार के फरमान ने संगठन के स्तर और दस्तावेजी जानकारी को ठीक करने की विधि के आधार पर राज्य अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों के विभागीय भंडारण के लिए समय सीमा स्थापित की:
राज्य के अधिकारियों और क्षेत्रों, क्षेत्रों के प्रशासन के दस्तावेजों के लिए, खुला क्षेत्र, मास्को और सेंट पीटर्सबर्ग के शहर, जिला और शहर के प्रतिनिधि प्राधिकरण और शासी निकाय, साथ ही राज्य संस्थान, संगठन और क्षेत्रीय, क्षेत्रीय अधीनता के उद्यम - 10 वर्ष;
दस्तावेजों के लिए सार्वजनिक संस्थान, शहर और जिला अधीनता के संगठन और उद्यम, उद्यम कृषि- ५ साल;
नागरिक स्थिति के कृत्यों के रिकॉर्ड के लिए, कर्मियों पर दस्तावेज, नोटरी कृत्यों और अदालती मामलों के रिकॉर्ड - 75 वर्ष;
वैज्ञानिक और तकनीकी दस्तावेज के लिए - सुबह तक व्यवहारिक महत्वलेकिन 25 साल से कम नहीं;
न्यूज़रील, फ़िल्म, ध्वनि और वीडियो रिकॉर्डिंग के लिए - कॉपी करने के अंत तक, लेकिन 3 साल से अधिक नहीं;
फोटोग्राफिक दस्तावेजों के लिए - 3 वर्ष;
मशीन मीडिया पर रिकॉर्ड के लिए - 5 वर्ष।
स्थापित अवधि के भीतर, संस्थानों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि स्थायी और दीर्घकालिक भंडारण का रिकॉर्ड रखा जाए और उन्हें रखा जाए।
समय-समय पर मामलों की उपलब्धता और स्थिति की जांच करना आवश्यक है:
स्थायी भंडारण - 10 वर्षों में 1 बार;
पहुंच प्रतिबंध की मुहर वाले मामले - हर 5 साल में एक बार;
उपलब्धता और मामलों की स्थिति - सालाना।
निरीक्षण के परिणाम संस्था के प्रमुख (संगठन) द्वारा अनुमोदित कृत्यों में प्रलेखित हैं।
अभिलेखीय प्रमाणपत्र जारी करने के लिए संगठन या नागरिक संग्रह में आवेदन कर सकते हैं।
अभिलेखीय प्रमाण पत्र - एक आधिकारिक रूप से प्रमाणित दस्तावेज जिसमें कानूनी बल होता है और जिसमें दस्तावेजों के खोज डेटा (इन्वेंट्री नंबर, केस नंबर, शीट नंबर) के अनिवार्य संकेत के साथ अनुरोध के विषय से संबंधित अभिलेखीय दस्तावेजों में उपलब्ध जानकारी की पुष्टि होती है।
यदि संग्रह में कोई दस्तावेज नहीं हैं, तो संग्रह में उपलब्ध मुद्रित सामग्री के आधार पर एक अभिलेखीय प्रमाण पत्र जारी किया जा सकता है, यदि उनमें आवश्यक जानकारी हो।
निष्कर्ष
इस लिखित परीक्षा कार्य में, "मामलों को संग्रह में स्थानांतरित करते समय दस्तावेज़ीकरण तैयार करने के नियम" विषय पर विचार किया गया था। इस प्रकार, विभागीय संग्रह में मामलों की तैयारी और हस्तांतरण में प्रलेखन के गठन और निष्पादन की प्रक्रिया पर विचार करने के बाद, निम्नलिखित पर ध्यान दिया जाना चाहिए। दस्तावेजों के विवरण के लिए आवश्यकताओं को पूरा करने की आवश्यकता, संगठनों के कार्यालय कार्य में मामलों की सूची के संकलन और प्रसंस्करण के मुद्दे और उनके बाद के संग्रह में स्थानांतरण निम्नलिखित कारणों से है।
पहले अध्याय में, "कार्यालय के काम में मामलों के गठन के लिए आवश्यकताएँ" पर विचार किया गया था। पर सही गठनमामलों और साथ के दस्तावेजों के निष्पादन, दस्तावेजों की त्वरित खोज सुनिश्चित की जाती है, दस्तावेजों की सुरक्षा भी सुनिश्चित की जाती है, मामलों की संख्या के लिए लेखांकन। मामले दर्ज करने पर उचित रूप से संगठित कार्य भविष्य में दस्तावेजों को संग्रह में स्थानांतरित करने की सुविधा प्रदान करेगा।
दूसरा अध्याय कई विनियमों की आवश्यकताओं को परिभाषित करता है: विभागीय अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियम, एकीकृत राज्य रिकॉर्ड कीपिंग सिस्टम (मूल प्रावधान), साथ ही साथ संगठनों के अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियम। अभिलेखीय भंडारण के लिए दस्तावेजों की उचित तैयारी के बिना, वे जल्दी से अनुपयोगी हो सकते हैं, जिससे प्रशासनिक दायित्व और भारी जुर्माना लग सकता है। इस प्रकार, लिपिक सेवा के मुख्य कार्यों में से एक बाद के भंडारण और उपयोग के लिए दस्तावेजों की तैयारी है।
तीसरा अध्याय मामलों की तैयारी के उपायों के एक सेट पर चर्चा करता है, जो न केवल दस्तावेजों के वर्तमान भंडारण को स्थापित करने में मदद करेगा, दस्तावेजों की संख्या को ध्यान में रखेगा, बल्कि एक नियमित पाठ्यक्रम में एक संग्रह बनाने के काम को भी पेश करेगा। आपातकालीन कार्य से, मामलों के गठन की प्रक्रिया एक वार्षिक काफी आसान-से-प्रदर्शन ऑपरेशन बन सकती है।
केवल एक उचित रूप से व्यवस्थित भंडारण प्रणाली के साथ ही जल्दी और कुशलता से खोज करना संभव है आवश्यक दस्तावेज़.
ग्रन्थसूची
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अनुलग्नक 1
पुष्टिकरण पत्रक का प्रपत्र
केस नंबर ___________________ 10.10.2006 की प्रमाणन शीट मामले में, ________________________________ शीट (एस) (संख्याओं और शब्दों में) दायर और क्रमांकित की जाती है, जिसमें शामिल हैं: पत्र पत्रक ______________________________________________; लापता संख्या _______________________________________________ + आंतरिक सूची की शीट __________________________________________________ स्थिति हस्ताक्षर I.O.F.
अनुलग्नक 2
स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और संरचनात्मक इकाई के कर्मियों पर मामलों की सूची का रूप ( सार्वजनिक संगठन) संगठन
(कंपनी का नाम)
_____________________________________________________________
(संरचनात्मक उपखंड या सार्वजनिक संगठन का नाम)
मंजूर
नौकरी का नाम
संरचना के प्रमुख
डिवीजन (सार्वजनिक
संगठन)
हस्ताक्षर प्रतिलेख
हस्ताक्षर स्टाम्प
_____________________________________________________________
अनुभाग का नाम
मामले की अनुक्रमणिका (वॉल्यूम, भाग) मामले का शीर्षक (वॉल्यूम, भाग) मामले की तिथि (वॉल्यूम, भाग) मामले में शीट की संख्या (वॉल्यूम, भाग) मामले की संग्रहण अवधि (वॉल्यूम, भाग) नोट 1234567
इस सूची में _________ मामले शामिल हैं जिनकी संख्या ___________ है
(संख्याओं और शब्दों में)
संख्या _________ द्वारा, जिसमें शामिल हैं:
पत्र संख्या:
लापता संख्या:
नौकरी का नाम
इन्वेंट्री सिग्नेचर डिकोडिंग सिग्नेचर का कंपाइलर
सहमत संगठन के अभिलेख प्रबंधन सेवा के प्रमुख के पद का नाम हस्ताक्षर स्पष्टीकरण हस्ताक्षर दिनांक संरचनात्मक इकाई के ईसी के स्वीकृत कार्यवृत्त दिनांक ________ संख्या _______
सौंपे गए _______________________ मामले
(संख्याओं और शब्दों में)
________________________ में पंजीकरण और नियंत्रण
(संख्याओं और शब्दों में) दस्तावेजों के लिए कार्ड
कर्मचारी की स्थिति का नाम
संरचनात्मक इकाई
(सार्वजनिक संगठन) हस्ताक्षर प्रतिलेख
स्वीकृत ______________________ मामले और ___________________
(संख्याओं और शब्दों में) (संख्याओं और शब्दों में)
दस्तावेजों के लिए पंजीकरण और नियंत्रण कार्ड
कर्मचारी की नौकरी का शीर्षक
विभागीय पुरालेख हस्ताक्षर प्रतिलेख
अनुलग्नक 3
मामले के दस्तावेजों की आंतरिक सूची का रूप
आंतरिक विवरण
मामला दस्तावेज संख्या ___________
मद संख्या दस्तावेज़ अनुक्रमणिका दस्तावेज़ दिनांक दस्तावेज़ शीर्षक फ़ाइल शीट संख्या नोट 123456 कार्यालय का काम दस्तावेज़ संग्रह भंडारण
कुल दस्तावेज़ _____________________________________
(संख्याओं और शब्दों में)
आंतरिक सूची की शीटों की संख्या _______________
(संख्याओं और शब्दों में)
मामले के हस्ताक्षर प्रतिलेख के दस्तावेजों की आंतरिक सूची संकलित करने वाले व्यक्ति की स्थिति का नाम
लिखित परीक्षा के पेपर के पूरा होने पर प्रतिक्रिया
छात्र: अनास्तासिया निकोलेवना पर्मिनोवा
GBOU SPO "लेनिन्स्क-कुज़नेत्स्क पॉलिटेक्निक कॉलेज" समूह संख्या DOU 12-1
एसपीओ विशेषता: 034702 प्रबंधन और संग्रह के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन
विशेषता ठीक: प्रबंधन और संग्रह के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन
असाइनमेंट का विषय: मामलों को संग्रह में स्थानांतरित करते समय दस्तावेज़ीकरण तैयार करने के नियम
सामान्य विशेषताएँलिखित परीक्षा का पेपर _______
लिखित परीक्षा के पेपर के मुख्य खंडों के विकास की मात्रा और डिग्री के संदर्भ में कार्य का अनुपालन __________________________
काम के सकारात्मक पहलू
व्याख्यात्मक नोट और उसके निष्पादन में नुकसान ____________
कार्य के ग्राफिक (रचनात्मक) भाग के लक्षण ___________
विषय के प्रश्नों के विकास में छात्र की स्वतंत्रता की डिग्री __________________________________________________________________
प्रमुख द्वारा कार्य का मूल्यांकन _______________
काम के प्रमुख लेबेदेवा वाई.जी.
डिप्टी यूपीआर स्टेल्माकोवा के निदेशक आर.आई.
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