Darbo vietos aprašymas ir specifikacija

Kaip jau minėta, darbų aprašymas yra vienas iš sisteminės jų analizės rezultatų. Nors pareigybės aprašymo standartų nėra, juose paprastai yra šie skyriai:

a) pareigų pavadinimas;

b) trumpai – viena ar dvi frazės – pareigybės aprašymas;

c) darbuotojo veiksmus atliekant tarnybines funkcijas. Atliktų užduočių aprašymas, panaudotos medžiagos, darbuotojo veiksmų kontroliuojamumo laipsnis ir jo vykdoma kontrolė kitų atžvilgiu;

d) darbo sąlygos ir darbo aplinka – temperatūra, apšvietimas, triukšmo lygis ir žalingas poveikis darbo vietoje;

e) socialinė aplinka. Pateikiama informacija apie darbo grupės dydį ir santykius tarp darbuotojų, reikalingų darbui užbaigti.

3.2.7 diagramoje aprašyta vadovo, užsiimančio darbo našumo ir personalo valdymu, pareigos. Darbo eigos specifikacija, parodyta 3.2.8 pav., tiesiogiai išplaukia iš darbo vietos aprašymo. Ji atsako į klausimą: „Kokie charakterio bruožai ir kokia turi būti žmogaus patirtis, kad jis sėkmingai užbaigtų darbo eigą?“. Darbo vietos specifikacijoje pateikiama informacija, reikalinga darbuotojų samdymui ir atrankai. Tarkime, jums reikia patyrusio ir gerai apmokyto kvalifikuoto darbuotojo; darbo vietos specifikacijoje būtinai bus nurodytas reikalingas darbuotojo pasirengimo ir patirties lygis šias pareigas einantis. Jei specifikacijoje yra nurodytos darbui atlikti būtinos charakterio savybės ir patirtis, darbuotojas tikrai turi atitikti šiuos reikalavimus.

Darbo pavadinimas: vadovas, užsiimantis personalo valdymu, darbo našumu.

Sektorius: UPLR

Schema 3.2.7. Vadovo darbo eigos aprašymas

_______________________________________________________________________________________

Vadovas atlieka atsakingą administracinį darbą stambios įmonės personalo veiklai valdyti valstybinė organizacija arba institucijos. Jis atsakingas už personalo programų, apimančių atranką, konkursinius pokalbius, darbuotojų vertinimą ir skyrimą, paaukštinimą ir paaukštinimą, planavimą ir valdymą, rekomendacijų dėl organizacijos darbuotojų statuso keitimo teikimą, informacijos paskirstymo darbuotojams sistemos sukūrimą. Vadovas dirba bendrai kontroliuojamas tiesioginės vadovybės, tuo pačiu gali imtis iniciatyvos ir turėti nepriklausomą nuomonę dėl jam pavestų užduočių vykdymo.

Veiksmai, būdingi darbo eigai

1. Dalyvauja bendrame planavime ir sprendimų priėmime dėl vieningos ir efektyvios įdarbinimo tarnybos kūrimo.

2. Aiškina organizacijos politiką įvairiais lygiais platindamas informacinius biuletenius, organizuodamas susitikimus, per asmeninius kontaktus.

3. Veda pokalbius su kandidatais į pareigas, vertina jų kvalifikaciją ir klasifikuoja paraiškas.

4. Dalyvauja pokalbiuose ir kandidatų į laisvas pareigas skyrimu, taip pat tikrina kandidatų kvalifikaciją.

5. Konsultuojasi su vadovais su jo veikla susijusiais klausimais, įskaitant paskyrimo problemas; samdo darbuotojus, išėjusius bandomąjį laikotarpį; perkelia ir atleidžia nuolatinius darbuotojus.

6. Organizuoti darbuotojų testavimą.

7. Plėtoja personalo mokymo sistemas.

8. Kuria įdarbinimo tarnybos veiklos vertinimo sistemą ir apmoko vadovus pavaldinių veiklos vertinimo metodų.

9. Sudaro darbuotojų apskaitos bylas.

10. Vykdo kitas su savo veikla susijusias pareigas.

Gamybos procesas – tai su gaminių gamyba susijusių operacijų visuma. Tai apima visus pagrindinius ir pagalbinius procesus, kuriuos įmonė naudoja galutiniam rezultatui gauti.

Gamybos komponentai:

* Personalas. Kompetentingų specialistų reikia visur ir visada. Todėl norint, kad įmonė nuolat gautų dideles pajamas, būtina teisingai paskirstyti išteklius, sudaryti grafikus ir numatyti būsimą situaciją pardavimo rinkoje.

* Darbo priemonės. Be darbuotojų, įmonei reikia inovatyvios, modernios įrangos. Čia pateikiame mašinas ir įvairius mechanizmus.

* Darbo reikmenys. Tai medžiaga, iš kurios darbuotojai gamina savo gaminius.

* Komunalinės paslaugos. Be elementarių buitinių paslaugų organizacijos veikla tiesiog neįmanoma. Todėl neapsieisime be elektros, šilumos, vandens.

* Informacija. Šiame sąrašo elemente yra įvairių tipų informacijos. Įmonės ataskaitos, diagramos, komercinė, teisinė ir kita dokumentacija.

Pramoninio proceso struktūra – tai vieno proceso dalių visuma, jų santykis ir sąveika tarpusavyje.

Vienas iš darbo eigos komponentų yra veiksmas, operacija. Tai veiksmų, atliekamų konkrečiam objektui konkrečioje vietoje, rinkinys. Pavyzdžiui, metalo apdirbimas ceche.

Darbo eigos struktūrą sudaro trys subprocesų kategorijos:

* Pagrindinis, pagrindinis arba pagrindinis.

* Pagalbinis arba pagalbinis.

* Priežiūros procesai.

Kaip tai atsitinka?

Tarkime, jūsų įmonė užsiima siuvimo mašinų gamyba. Pagrindinės gamybos metu vyksta jo gamyba. Metalo lydinys, pilna komplektacija. Antroji kategorija užsiima įrangos, kai kurių dalių, įrankių remontu, kurių pagalba vyksta visų komponentų, kurie naudojami gaminant produkcijos vienetą, gamybos procesas. Tai gali būti suvirinimo aparato dalys, įprasta spyruoklė, vinis, plaktukas ar elementarus kokio nors mechanizmo remontas.

Aptarnavimo procesas apima visų komponentų pakrovimą, sandėliavimą, sandėliavimą. Tai yra, yra teikiamos paslaugos pagrindinei gamybai. Pavyzdžiui, šiandien pagrindinėje gamyboje darbininkai gamino vieną iš siuvimo mašinos dalių. Pagaminus detalių partiją, ji surenkama, pakraunama ir siunčiama į sandėlį. Tai tas pats aptarnavimo procesas.

Gatavas produktas yra gamybos proceso rezultatas.

Produktai yra 2 tipų:

* Vartotojas.

* Gamyba – techninė produkcija.

Vartojimo prekės skirtos žmonėms namų ūkis. Tačiau antroji produktų kategorija dažniau naudojama daugiausia pramonės šakose, gamyklose, organizacijose.

Darbas biure, bendras darbas arba laisvai samdomas darbas. Kurioms įmonėms tokia ar kita veikla yra efektyvi? Išsiaiškinkime!

Kaip organizuoti darbo eigą?

Darbo eigos organizavimas turėtų tiesiogiai priklausyti nuo įmonės darbo specifikos. Jei kalbame apie nedidelį banko skyrių, tai, žinoma, reikia biuro ir griežtai reglamentuotos dienos. Bet kas tinka banko darbuotojui, netinka dizaineriams, menininkams ir visiems kitiems kūrybinės klasės nariams.
Darbas biure yra klasikinis ir šiuo metu vis dar labiausiai paplitęs darbo eigos organizavimo būdas. Apie jį kalbėti nereikia.
Laisvai samdomas darbas reiškia samdyti žmones, kad jie užbaigtų projektus be samdymo. Įmonei laisvai samdomas darbuotojas yra ekonomiškai pelningesnis nei paprastas darbuotojas, nes jam nereikia mokėti mėnesinio atlyginimo ir atskaityti iš jo mokesčių. Kita vertus, daugelis įmonių įtariai samdo laisvai samdomus darbuotojus, nes bijo jų „neatsakingumo“.
Tarpinę vietą tarp darbo biure ir laisvai samdomo darbo užima bendras darbas. Ši darbo galimybė tinka tiems, kurie dirba mažose grupėse ar nuotoliniu būdu, tačiau turi periodiškai susitikti su kolegomis ir keistis duomenimis.
Laisvai samdomas darbas ir darbas bendradarbiaujant teoriškai tinka visoms profesijoms. Tačiau praktikoje matome, kad šie organizavimo būdai įsitvirtina įmonėse, kur būtina įtraukti dizainerius, menininkus, kūrybininkus, architektus, interneto svetainių kūrėjus. Ir tai suprantama! Tokių profesijų žmonės nemėgsta dirbti griežtu grafiku ir nuobodžiame biure.

Prie ko privedė perfekcionizmas XXI amžiaus pradžioje?

XXI amžiaus pradžioje Rusijoje į madą pradėjo ateiti baltos apykaklės. Jiems karjera yra fetišas. Biuras buvo suvokiamas kaip vieta, kur pildosi visos svajonės, kur gali save realizuoti ir daug pasiekti. Karjera yra laiptai į dangų. Visiškas pasinėrimas į darbą ir asmeninio gyvenimo atmetimas sukėlė masinį nuovargį. O nuo 2010 metų žmonės pradėjo tolti nuo įprasto organizavimo modelio – darbo biure, atsirado mada. už kūrybiškumą, kuri aiškina savo taisykles. Dabar dirbti biure nemadinga!
Pastebiu, kad pirmosios bendradarbystės erdvės Rusijoje pradėjo atsirasti 1999–2000 m., pavyzdžiui, Tūkstantmečio namas Trubnaja gatvėje. Šiuose biuruose siūloma išsinuomoti pilnai įrengtas darbo vietas, reikalingą biuro įrangą ir komunikacijos priemones. Šis formatas buvo apskaičiuotas atstovybėms Vakarų įmonės, kurios tik pradeda savo veiklą. Tačiau tokios biurų patalpos greitai įgijo ilgalaikius nuomininkus. O idėja išsinuomoti individualias darbo vietas buvo pamiršta dar visai neseniai.
Tačiau, kaip sakiau anksčiau, darbas biure vis dar yra labiausiai paplitęs būdas organizuoti darbo eigą. Tačiau daugelis įmonių vis dažniau praktikuoja laisvai samdomų vertėjų įtraukimą. Paprastai nėra firmų, kurios dirbtų tik su laisvai samdomais darbuotojais, yra ir etatinių darbuotojų, kurie dirba biure.
Tarp Rusijos laisvai samdomų vertėjų buvo atliktas tyrimas, kurio metu paaiškėjo, kad daugiausia laisvai samdomų vertėjų yra susitelkę Maskvoje (30 proc.) ir Sankt Peterburge (11 proc.). Dauguma „laisvųjų darbuotojų“ yra vyrai. Remiantis statistika, 2011 m. pradžioje Rusijoje dirbo 20 000 laisvai samdomų darbuotojų, dabar jų daug daugiau.
Tais pačiais 2011 m. portalas Freelancer.com parengė labiausiai paklausių profesijų, perleidžiamų iš išorės, sąrašą. Laisvai samdomas darbas ypač populiarus tarp dizainerių, tekstų kūrėjų, programuotojų, vertėjų, optimizuotojų.
Čia prasminga kalbėti apie kiekvieno žmogaus pageidavimus. Kažkas vertina stabilumą ir pasitikėjimą ateitimi. Šis žmogus įsidarbina didelėje įmonėje, dirba biure ir gauna mėnesinį atlyginimą. O kažkas gyvena šia diena ir nemano, kad reikia kasdien sėdėti darbe. Jam daug labiau rūpi vienkartiniai projektai.

Apibendrinant

Organizuojant procesą būtina vadovautis įmonės specifika.
Jei keli draugai nusprendžia įkurti internetinių svetainių kūrimo įmonę, tai manau, kad idealus pasirinkimas pradžiai yra bendras darbas. Vaikai galės susitikti jiems patogiu metu patogioje vietoje. Ir jei reikia, pritraukite laisvai samdomus darbuotojus. Šiuo atveju vargu ar galima kalbėti apie griežtą tvarkaraštį. Viskas, ką reikia aptarti, yra laikas, kaina ir rezultato kokybė.
Žinoma, organizacijos struktūra labai skiriasi dirbant biure, laisvai samdomu darbu ir bendradarbiaujant. Biuro darbui būdinga aiški hierarchinė struktūra: savininkas, direktorius, pavaduotojas, eilinis darbuotojas.
Laisvai samdomo darbo atveju yra klientas ir yra atlikėjas. Antrasis – ne vergas! Tas pats galioja ir bendradarbiaujant: žinoma, yra koordinatorius, bet atlikėjų komanda lygiavertė pagal statusą, niekas nesislenka dirbti į pasroviui kuri labai sėkmingai praktikuojama biure.
Kad ir kaip būtų, darbai turi būti suplanuoti iš anksto, aiškiai paskirstyti atsakomybes ir kontroliuoti visa darbo eiga!

Kuris darbo eigos organizavimo būdas jums tinkamiausias?

Jo įkūrėjo Maksimo Žukovo istorijoje.

Į žymes

Maksimas Žukovas

Ar žinojote, kad joks kitas darbuotojas, išskyrus jus, tikriausiai nežino, kaip vyksta jūsų verslo procesai? Jei taip yra, tuomet neturėtumėte mikčioti dėl nuoseklumo ir augimo – bet kokia force majeure aplinkybė visus sujaudins, o jūs, putodami iš burnos, patys užgesinsite gaisrus.

Tačiau net ir to supratimas mūsų nesustabdo, ir mes bėgame stačia galva, bandydami pasiekti savo tikslus. Bet čia yra problema - ne visada įmanoma juos pasiekti arba pasiekimo rezultatas yra kitų rodiklių (kokybės, pelningumo) efektyvumo sumažėjimas arba naujas laikrodis pilki plaukai savininko šventykloje.

Netvarka procesuose – normali situacija Rusijos versle, nors jis ir sėkmingas. Svarbiausia suvokti ir priimti. Man, tiesą pasakius, iki šiol yra paslaptis, kodėl Rusijoje įprasta matuoti darbuotojų skaičių. Vakaruose jau seniai niekas nepaglostys per petį ir nesakys: „Geras darbas“, jei esant didesniam darbuotojų skaičiui ar investuoto kapitalo kiekiui, jūsų grynasis pelnas yra šiek tiek didesnis nei konkurento.

Efektyvumas = rezultatas / kaina

Efektyvumas – tai veiklos rezultatai, išreikšti absoliučiomis reikšmėmis. Efektyvumas – tai rezultatų ir jiems pasiekti išleistų išteklių santykis.

Kai verslas auga išlaikant pradinį efektyvumo lygį, tai yra didžiulis augimas. Didėja verslo mastai, bet ne kokybė. Čia nėra jokios plėtros. Jei efektyvumas didėja, tai yra intensyvus, kokybiškas augimas.

Tai supratę, mes, Kislorod, sąmoningai stabdėme augimą, nes sutvarkyti mažą netvarką lengviau nei didelę. Be to, prieš akis turėjome daugybę kolegų rinkoje pavyzdžių. Kai staigiai augant ir nenustovėjus procesams jie atvėrė naujas kryptis ir išpūtė personalą. Kaip rezultatas - Browno judėjimas naujų darbuotojų, išvykusių klientų ir pelningumo sumažėjimo dėl procesų kontrolės praradimo.

Proceso požiūris

Štai kaip įmonė atrodo daugumos verslo savininkų požiūriu:

Tačiau čia yra niuansas – įmonės procesai, kaip taisyklė, vyksta ne vertikaliai, o horizontaliai. Ši schema yra statiška ir nepaaiškina darbuotojams, kaip dirbti efektyviau. Be to, pagrindinės problemos kyla skyrių ir pareigybių sandūrose. Standartinis metodas šių problemų neišsprendžia, o galutiniai procesai leidžia derinti sąveiką.

Proceso metodas pagrįstas matricos valdymo struktūra. Darbuotojas vienu metu dirba savo padalinyje, bet tuo pačiu dalyvauja ir verslo proceso vykdyme. Pagrindinis skirtumas – dvigubas darbuotojų pavaldumas.

Darbuotojas atsiskaito savo skyriaus vadovui ir proceso, kuriame dalyvauja, vadovui. Mes patys nustatėme pagrindinį šio požiūrio privalumą – didesnį darbuotojų įsitraukimą į procesą ir dėl to jo efektyvumo didėjimą.

Šiuolaikinis požiūris į valdymą

Taigi darbuotojai geriau supranta įmonės procesus ir savo vietą juose. Mums atrodo, kad tai grąžina darbuotojams atliekamo darbo prasmės ir vertės pojūtį.

Kova su baimėmis

Pirma baimė: „Mums nepasiseks – mes nežinome, kaip tai padaryti teisingai“

Teisingiausia dėl šios problemos kreiptis į konsultantus, į tuos, kurie „suvalgė šunų būrį“. Yra vienas dalykas: jie nedirbs su tavimi, jei komandoje bus mažiau nei 50 žmonių – problemos mastas nevienodas. Yra tik viena išeitis - studijuoti aktualią literatūrą ir bandymų bei klaidų būdu, sukandus dantis, žengti į šviesią ateitį, kur įmonės savininkas nedalyvauja pagrindinėje veikloje, o įmonė yra gyvas, besivystantis organizmas. . Mes pasirinkome šį kelią.

Antroji baimė: „Pokyčiai neįsitvirtins ir komanda juos atmes“

Pagalvojome: kodėl mes su partneriu kelioms dienoms neužsidarome biure ir patiems nenusprendus, kaip visi dirbame. Tačiau vis dėlto jie priėjo prie išvados, kad šiame darbe turėtų dalyvauti darbuotojai, kurie kasdien stoja į nelygią kovą su netobulos sistemos ramentais.

Taip, tai žaidimas ilgą laiką, bet visiškai kitokiu kokybės lygiu. Kadangi yra didelė rizika, kad pakeitimai neįsitvirtins ir bus komandos atmesti. Kaip ir bet kuris kitas gyvas organizmas. Išvada tik viena – pati komanda turi tapti šių pokyčių katalizatoriumi.

Trečia baimė: „Niekas iš komandos nedalyvaus dirbant su verslo procesais nemokamai“

Nuo pat įkūrimo momento su partneriu pasirinkome demokratinį stilių, darbuotojo nuomonė mums visada buvo svarbi. Mes visada skatinome bet kokią pagrįstą iniciatyvą. Dėl to, kaip paaiškėjo, tai padėjo pagrindą darbui su verslo procesais. Čia mums buvo lengviau, nes darbuotojai iš tikrųjų mūsų teiravosi.

Svarbi taisyklė yra ta, kad negalite mokėti žmonėms už dalyvavimą darbo grupėje, kurioje aprašote ir įgyvendinate procesus. Tai užmuša jų vidinę motyvaciją realizuoti savo kūrybiškumą ir tobulėti profesionaliai. Be to, jei žmogus ką nors daro dėl pinigų, jis niekada į tai neinvestuos savo siela.

Ketvirta baimė: „Mes viską aprašysime, o tada bet kuris iš darbuotojų, turinčių šiuos dokumentus, išeis ir atidarys panašų verslą“

Šis mitas visada privertė mane šypsotis. Pirma, tai tik dokumentas. Jis nesiims su savimi įmonės kultūros, kurią puoselėjote daugelį metų. Juk bet kurios įmonės sėkmė – žmonės, kurie kartu parengė tą patį dokumentą.

Antra, palyginti lengvai patenkant į interneto svetainių kūrimo rinką, kaip taisyklė, neatsižvelgiama į ledkalnio dydį po vandeniu. Esu tikras, kad kolegos rinkoje supras, ką turiu omenyje. Ta pati istorija su bet kuriuo kitu verslu.

Penktoji baimė: „Visa tai nenaudinga – tik gaišime laiką“

Su tuo kovosite kiekviename darbo grupės susitikime iki pirmųjų rezultatų. Gamybos agentūroje kas savaitę 2-3 valandoms suburti penkių žmonių komandą, kurioje dirba technikos direktorius, buhalterio vadybininkas, gamybos direktorius, vadovaujantis dizaineris ir pardavimų vadovas – nepigus malonumas. Užsirašykite sau naudą, kurią kiekvienas gaus iš gerai veikiančių procesų.

Mes patys tai taip ir paskyrėme.

Verslo savininkai

Kuo greičiau ir geriau pradėsime vykdyti procesus, tuo greičiau galėsime atsisakyti veiklos neprarandant kokybės. Atsiras galimybė daugiau laiko skirti strateginiam planavimui ir plėtrai. Gerės atmosfera įmonėje, jos verslo kultūra. Padidėjęs verslo našumas, įskaitant pelną ir vertę. Verslas taps konkurencingesnis ir atsparesnis krizėms.

Lyderiai skirtingi lygiai

Jie nustos įstrigti rutinoje – pavaldinių darbas bus gerai atliktas be griežtos kontrolės ir rankinio valdymo. Jie gebės kontroliuoti rodiklius ir pagrįsti valdymo sprendimus. Jie skirs mažiau laiko samdydami naują darbuotoją. Bus suvokiamas bendras visos įmonės plėtros ir procesų vektorius.

Eiliniai darbuotojai

Proceso metodas padės sukurti efektyvus darbasįmonėje horizontaliai – tarp darbuotojų ir padalinių. Bus galimybė realizuoti savo kūrybinį potencialą ir augti profesionaliai, aktyviai dalyvaujant įmonės plėtroje. Naujokai, ką tik prisijungę prie įmonės, galės greitai perprasti procesus. Darbuotojai pradės suprasti, kuria kryptimi vystosi įmonė ir kaip išdėstyti jos procesai.

Klientai ir partneriai

Visada malonu dirbti su verslu, kuriame visi procesai yra sutvarkyti, aiškūs ir skaidrūs. Klientas gauna visiškai kitokį aptarnavimo lygį ir galutinio produkto kokybę.

Verslo procesų aprašymo ir įgyvendinimo planas

Mes nustatėme pagrindinius žingsnius sau:

1. Komandos įsitraukimas.
2. Verslo proceso aprašymas ir tobulinimas.
3. Bandomojo projekto įgyvendinimas ir koregavimas.
4. Įgyvendinimas ir stabilizavimas.
5. Tobulinimas.

Pirmas žingsnis: komandos įsitraukimas

Atsparumas - svarbiausias klausimas kaita. Vėlgi, kad pokyčiai įsitvirtintų, svarbu įtraukti darbuotojus. Būtina ne tik vadovų, bet ir komandos lygmeniu suvokti, kad reikia spręsti bendro procesų netvarkos problemą (ir, kaip taisyklė, niekas nesiginčija, kad tokia problema egzistuoja). kartu.

Tam tikra prasme čia mums buvo lengviau:

• Kolektyvas įpratęs prie dažnai teigiamų pokyčių įmonėje. Pavyzdžiui, jau beveik metus laikome pozicionavimo brūkšnį ir užsiimame tik elektroninės prekybos projektų plėtra „1C-Bitrix“.
• Darbuotojai, pavargę degintis arba norintys perprasti visus gamybos procesų etapus, patys mūsų teiravosi.
• Visada skatinome iniciatyvą kolektyve.

• Kruopščiai parenkite projekto pristatymo planą verslo procesams aprašyti ir tobulinti.
• Apsvarstykite galimus prieštaravimus ir jų sprendimo būdus.
• Paruoškite probleminius atvejus dėl nutrūkusių procesų iš įmonės istorijos.
• Aiškiai apibūdinkite ir perduokite naudą kiekvienam proceso dalyviui.
• Nesitikėk iš visų 100% įsitraukimo. Kažkas reaguos su ironija, sakydamas, kad nieko nepavyks – tiesiog būkite tam psichiškai pasiruošę.
• Tie, kurie užduos daugiausia klausimų ir aktyviai dalyvaus diskusijoje, yra pagrindiniai pretendentai dalyvauti procesų darbe.
• Darbo grupės nariai tampa savo iniciatyva. Jei jūsų atveju taip neatsitiko, tada problema yra jumyse ir dėl to įmonės kultūroje.

Dėl to surengėme suplanuotą susitikimą su komanda. Kartu su komanda sutarėme, kad reikia apibūdinti pagrindinius verslo procesus ir nustatėme darbo grupės narius.

Antras žingsnis: patobulintos verslo proceso versijos aprašymas ir patikslinimas

Procesus skirstome į pagrindinius, pagalbinius, valdymo ir tobulinimo procesus.

Pagrindinius procesus – tuos, kurie įmonei neša pelną – klientas noriai už juos moka. Mūsų atveju tai yra gamyba ir techninė pagalba.

Pagalbiniai procesai – tie, kurie neturi jokios vertės klientui, bet be jų verslas neegzistuotų:

• Naujų darbuotojų paieška ir pristatymas.
• Rinkodara ir PR veikla.
• Finansų planavimas.
• Ir kiti.

Atskleisiu grupės darbą aprašant ir įgyvendinant vieną iš pagrindinių mūsų verslo procesų – techninės pagalbos ir elektroninės prekybos projektų vystymo.

Pasirinkome Michailo Rybakovo metodiką, kurią jis išsamiai aprašo knygoje „Verslo procesai. Kaip juos apibūdinti, derinti ir įgyvendinti. Praktika“. Tačiau jie jį pritaikė nedidelei įmonei.

Mūsų projekto organizacinė struktūra pagal verslo proceso „Techninė pagalba ir elektroninės prekybos projektų plėtra“ aprašą:

Kiekvienam verslo procesui skiriame atskirą darbo grupę, į kurią įeina pagrindiniai žmonės dalyvauja šiame procese. Darbo grupė užsiima savo veiklos proceso aprašymu (formalizavimu), įgyvendinimu ir tobulinimu.

Pats principas yra toks.

1. Nustatykite proceso etapus (ne daugiau kaip 7–12 žingsnių)

Rekomenduojama laikytis šio konkretaus diapazono, nes esant mažesniam žingsnių skaičiui, procesas nustoja turėti vadybinę vertę, o esant didesniam skaičiui, kyla pavojus kasti. Tokiais atvejais teisingiau būtų arba padalinti žingsnius į mažus, arba juos sujungti.

2. Vienas detalumo lygis

Išskiriame tik esminius proceso etapus, kurių svarba nulemta verslo požiūriu. Čia svarbu laikytis dviejų taisyklių: nesigilinti, bet tuo pačiu ir nepraleisti svarbaus etapo.

3. Kiekvienas žingsnis yra juoda dėžė

Apibūdindami aukščiausią proceso lygį, kiekvieną žingsnį traktuojame kaip „juodąją dėžę“ – mums vis tiek nerūpi, kas yra viduje. Detalizuosime, kai suvoksime procesą viršutiniame loginiame lygmenyje.

4. Apibūdinkite pilną, normalų, tiesinį procesą

Apibūdinkite visą procesą su visais galimi variantaiįvykių raidą tiksliai taip, kaip tai daroma daugeliu atvejų. Jei atsiranda išskirtinis atvejis, greičiausiai tai yra kitoks verslo procesas. Visus proceso etapus atspindime kaip nuoseklius, einančius grandine vieną po kito.

5. Apibūdinkite procesą „toks, koks yra“ ir proceso proksimalinės raidos zoną

Procesas aprašytas taip, kaip jis vykdomas dabar. Kartu atsižvelgiame į tai, ką planavome įgyvendinti artimiausiu metu.

6. Proceso atnaujinimai išleidžiami paketais

Grupinis darbas

Proceso darbo grupė užsidaro kartą per savaitę bent dviem valandoms. Protų šturmo režimu jis aprašo procesą „toks, koks yra“, žingsnis po žingsnio jį išardydamas. Darbo grupės užduotis – suprasti, kaip dirba komanda, ir susitarti, kaip dirbti geriau.

Kiekvieno susitikimo rezultatus ir susitarimus įrašo proceso architektas ir jie saugomi mūsų įmonės portale Bitrix24. Be to, iš kiekvieno susitikimo darome vaizdo įrašą. Taigi, darbo grupės narys gali greitai „pavaryti“ žinoti, jei dėl rimtos priežasties praleido posėdį.

Apibūdinkite dokumentuotą procesą

Formaliai proceso aprašymas atrodo taip.

Proceso antraštė apima:

• proceso pavadinimas;
• įvartis;
• architektas (AP);
• galva (RP);
• rodikliai.

Proceso korpusas- čia aprašome pagrindinius veiksmus.

Pavyzdys, kaip mums atrodo proceso aprašymas aukščiausiu lygiu:

Išsamiai aprašome pagrindinius proceso etapus, suskirstydami jį į subprocesus. Kaip pavyzdį pateiksiu vieno iš žingsnių ekrano kopiją - „Gamyba“:

Už žingsnį atsakingas tėvas tampa subproceso vadovu. Pagal aukščiau pateiktą pavyzdį – techninis direktorius. Jis taip pat stebi subproceso veikimą.

Norėdami detalizuoti veiksmą, naudojame: kontrolinius sąrašus, kuriuos reikia užpildyti prieš pereinant prie kito žingsnio; mini instrukcijos ir ekrano transliacijos - sudėtingiems procesams. Pavyzdžiui, mes turėjome prototipo kontrolinį sąrašą prieš pristatydami jį klientui.

Trečias žingsnis: bandomojo projekto derinimas ir koregavimas

Kad nesumenkintumėte viso projekto patikimumo komandos ir klientų akivaizdoje, naują procesą išbandykite 2–3 mėnesius bandomajame projekte. Greičiausiai dviem ar trims klientams pasiseks tapti eksperimento dalyviais. Tačiau tai neišvengiama, todėl atidžiai stebėkite jos pažangą.

Kuo daugiau keitėte procesą, tuo daugiau atsakomybės turite imtis šio etapo – taip sumažinate riziką. Iš pradžių patys nustatykite rodiklius (apie juos kalbėsime vėliau), pagal kuriuos nuspręsite, ar ši proceso versija yra geresnė.

Praktiškai tai atrodė taip:

• Atspausdinome visą proceso lentelę (3,5 metro) ir pakabinome ant sienos.
• Kaip priedą prie šios lentelės buvo išspausdinta eilutė, kurioje kiekviena langelis atitiko kiekvieną proceso žingsnį. Taip apibūdinome rezultatus, kai klientai pereina nuo galo iki galo. Ir atitinkamai pakeitė lentelę.

Ketvirtas žingsnis: įgyvendinimas ir stabilizavimas

Po įsibėgėjimo darbo grupė suplanuotame susirinkime visai komandai pristato naują proceso versiją. Kiekvienas darbo grupės narys turėtų dalyvauti rengiant semantines skaidres, o po to savo bloką pristatyti visuotiniame susirinkime.

Skaidrės iš darbo grupės ataskaitinio pristatymo:

Jei laikysitės šio konkretaus scenarijaus, tikimybė, kad atmetimas neįvyks, žymiai padidės. Nes sprendimą dirbti vienaip ar kitaip priima komandos nariai ir pristato jų vardu.

Iš pradžių svarbu stebėti, ar laikomasi visos naujojo proceso etapų sekos. Mokyti ir palaikyti morališkai. Kitaip keisti motyvaciją dirbti pagal procesą pasidarė pelningiau nei išradinėti ramentus. Bet tai paskutinis dalykas – juk mūsų užduotis yra priversti kolektyvą priimti šiuos pokyčius savo noru.

Beje, šiame etape greičiausiai paaiškės, kad kažką praleidote - ir tai normalu.

Penktas žingsnis: tobulumas

Kai procesas bus aprašytas, darbas jį tobulinti tęsiamas. Komandos nariai darbo eigos metu nustato sistemos trūkumus. O diskusiją jie tęsia uždarame įmonių portalo pokalbyje. Taip renkami nauji pasiūlymai aptarti kitame darbo grupės posėdyje.

Užtikrinome kiekvienam darbuotojui teisę siūlyti sprendimus, kaip pagerinti procesą.

Svarbus niuansas, ką reikėtų dar kartą pabrėžti – reikia įdiegti atnaujintą procesą versijose. Išbandėme naują versiją, ją įdiegėme, įsitikinę jos efektyvumu. Sumažinti gyvai, nuolat keisti darbo eigą yra tiesioginis kelias į chaosą.

Proceso rodikliai

Siekdami priimti valdymo sprendimus remiantis duomenimis, o ne hipotezėmis, kiekvienam procesui priskiriame veiklos rodiklius. Tik tokiu būdu galime daryti išvadą, kad naujoji proceso versija yra efektyvesnė už senąją.

Reikia apibrėžti:

• Rodiklio paskirtis. Supraskite, kodėl gaišti laiką rinkdami statistiką.
• Rodiklio tikslai. Nuspręskite, kaip jį naudosite.

Rodiklis turėtų būti:

• Informatyvus. Mokėti daryti išvadas remiantis rodiklio dinamika ir priimti valdymo sprendimus.
• Paprasta pradiniams duomenims rinkti ir skaičiavimui.

Rodiklis gali apibūdinti:

• Rezultatas, pasiekiamas vykdant procesą.
• Proceso eiga.

Rezultatai

Suprantame, kad esame pačioje kelionės pradžioje. Pavyzdžiui, dar neaprašyti visi pagalbiniai procesai – o apie vadybinius tyliu. Tačiau jau dabar jaučiame teigiamus pokyčius intensyvaus augimo link:

• Pradėjome protingiau žiūrėti į darbuotojų motyvavimo sistemą, nes žinome, su kokiais rodikliais ji turi būti siejama, kad padidėtų bendras verslo efektyvumas.
• Sumažintas klientų susidomėjimas technine pagalba. Paskutiniame ketvirtyje jis iš tikrųjų yra neigiamas. Dėl to LTV išaugo.
• Stiprindami atskirus proceso etapus padidinome projekto pelningumą. Vienas iš nuostolingiausių projekto kūrimo etapų buvo projektavimas: ne visada pavykdavo pateisinti užsakovo lūkesčius ir pritrūkdavo argumentų idėjoms apginti. Įdiegta gilesnė analizė (rinkodaros trumpas, tikslinių asmenų analizė, analitinės sistemos statistikos analizė, konkurencinė analizė ir kt.) Įdiegti kontroliniai sąrašai ir nuotaikų lentos, siekiant suprasti kliento pageidavimus (iš serijos „serif font or not“). Su klientu aptariame dizaino pristatymo sąlygas. Projektavimą parodome tik siaurai užsakovo darbo grupei, kuri projekte dalyvauja nuo pat pradžių ir išmano visą komunikacijos istoriją.
• Patobulinta skyrių sąveika – pavyzdžiui, įvestos projekto perdavimo taisyklės. Taigi pardavimo vadovas negaus atlygio, kol neperduos projekto pagal grafiką, kuris aprašytas projekto perdavimo užduotyje.
• Išaugo komandos įsitraukimas į įmonės plėtrą. Beje, prie naujos antrojo pagrindinio proceso darbo grupės prisijungė nauji nariai. Daugumai iš principo nerūpėjo, kai tik atėjo supratimas, kad turi galimybę kokybiškai tobulinti procesus, kuriuose dalyvauja kasdien.
• Komandos dvasia pakilo. Dirbti kartu tobulinant procesus yra geriau nei bet kokiame įmonės vakarėlyje su alumi ir dažasvydžiu.

Netvarka darbo vietoje atrodo beveik klasikinė užimtų žmonių dalis. Atvejai dedami vienas ant kito ir sutrikimo vis daugėja, o po kurio laiko neišvengiamai pasieksite tašką, kai nieko neberasite ir nesuprasite.

Yra daug priežasčių, kodėl reikia tvarkyti savo darbo vietą, net jei norite greičiau rasti reikalingą dalyką. Netvarkinga ir netvarkinga darbo vieta taip pat blogai atspindi jūsų moralę, nes reikia dirbti dar daugiau.

Daugelis žmonių neįvertina organizuotos darbo vietos svarbos. Žinoma, visada yra vienas ar du žmonės, kurie, net ir esant visiškam netvarkai, normaliai susitvarko su visais reikalais.

Leiskite pasakyti, kad tokie žmonės yra taisyklės išimtis ir net tie, kuriems iš pirmo žvilgsnio viskas sujaukta, darbovietėje vis dar yra tam tikra sistema. Toliau pateiktos instrukcijos padės patobulinti ir tinkamai sutvarkyti darbo vietą.

Raskite jums tinkamą sistemą

Ar gerai atsimeni datas? Nebūtinai tikslios datos, o gal tik laikotarpiai? Galbūt mąstote kategoriškiau ir manote, kad jūsų darbas skirstomas į skirtingas veiklos rūšis?
Kategoriškai mąstantiems gali pakakti sutvarkyti dokumentų spintą. Tokiems žmonėms patogiau, kai visi daiktai yra tam tikra tvarka, kad juos būtų galima greitai ir lengvai rasti.

Be to, yra tų žmonių, kurie mėgsta paskirstyti daiktus laikui bėgant. Jie mąsto linijiškai ir tiesiog seka iš taško A į tašką B. Tokiems žmonėms sekasi geriau, kai viskas organizuojama chronologiškai.

Jie gerai prisimena datas ir įvykius, o lyginant su kategoriškai mąstančiais, turi aukštesnį tolerancijos lygį. Priežastis paprasta: kai daiktai pradeda kauptis ant darbo stalo, seniausi tiesiog lieka apačioje.

Neverskite savęs naudoti sistemos, kuri nenori tilpti į galvą. Verčiau pagalvokite, kaip suskirstyti datas ir įvykius į kategorijas ir rasti sau tinkamiausią. organizacinė sistema.

Padarykite po truputį kiekvieną dieną

Būtinai skirkite laiko ir kasdien viską sutvarkykite. Jei kažkas netvarka, būtinai suraskite šiam dalykui vietą pagal savo sistemą.

Kategoriškai mąstantys turėtų tokius dalykus pašalinti pagal pasirinktą kategoriją. O tie, kurie viską paskirsto laiku, ne vietoje esantį daiktą turi sudėti chronologine tvarka pagal datą.

Na, o jei kasdien viską efektyvinsite, tai užtruks vos porą minučių per dieną, bet sutaupysite daug laiko.

Norėdami organizuoti, naudokite rytą arba popietę

Kartkartėmis turite kruopščiai išvalyti savo darbo vietą. Galbūt popierių šūsnys jau per didelės arba aplankai visiškai pilni, todėl, kad nesusipainiotumėte, reikia viską suskirstyti į subkategorijas.

Kad ir ką darytumėte, tai užtruksite gana daug laiko, o tai daryti reikia kaip įprastą darbą. Suplanuokite šią veiklą ryte arba popietėje kas du mėnesius. Neskubėkite, tokiu atveju skubėjimas gali tik pakenkti. Atidžiai peržiūrėkite visus failus ir aplankus ir įsitikinkite, kad nieko netrūksta.

Atskirai pažymėkite svarbiausius įvykius

Galutiniai terminai, o ypač terminai, yra būtent tai, ką reikia skubiai suplanuoti.

Visada po ranka turėkite skubių užduočių ar būtinų dalykų sąrašą. Jie turėtų gulėti atskirai, kad juos būtų galima nedelsiant rasti. Daug kartų mačiau, kai žmonės pamiršo svarbios detalės arba tiesiog praleido daug laiko ieškodamas svarbių dokumentų.

Jei įmanoma, pasilikite elektronines kopijas sau.

Dauguma daiktų, netvarkingai gulinčių ant jūsų stalo, atsirado dėl popieriaus ar dokumentų trūkumo. Jei įmanoma, paprašykite žmonių jus atsiųsti elektroninės versijos dokumentus.

Gavę juos pažymėkite ir įdėkite į atitinkamą aplanką. „Outlook“ ir „Google Desktop“ paieškos galimybės labai padeda rasti tai, ko ieškote. Taigi, turite įsitikinti, kad pasirinktą organizavimo sistemą pritaikysite ir kompiuteryje, nes visiškai pasikliauti paieškos sistemomis yra gana pavojinga.

Jei turite laiko susitvarkyti failų struktūrą kompiuteryje, pabandykite nuskenuoti bent dalį popierinių dokumentų ir konvertuoti juos į elektroninį formatą. Kai kuriems tai gali būti sunku, tačiau daugeliui žmonių tai yra būtinas organizacinio proceso žingsnis.

Naudokite stalinį kalendorių

Suprantu daugelio žmonių pasipiktinimą, kurie tiki, kad nereikia kentėti su darbalaukio kalendoriumi, kai galite tiesiog nustatyti laikmatį savo kompiuteryje. Turiu paruoštą atsakymą: stalinis kalendorius visada prieš akis.

Kadangi žmonės yra įpratę ant stalo dėti medžiagas, kurių jiems gali prireikti, tiesiog kalendoriuje pasižymėkite, kur ir kas yra, kada ją gavote ir kam ji skirta.

Skirkite pastangų ir laiko kurdami jums tinkamiausią savo darbo erdvės organizacinę sistemą, o tada būtinai ją įgyvendinkite.

Visi žino, kaip geriausiai dirbti, todėl stenkitės sutvarkyti savo darbo vietą taip, kad ji atitiktų jūsų požiūrį. Gerai sutvarkyta darbo vieta padės pasiekti naujų tikslų su didžiausiu efektyvumu ir produktyvumu.

Straipsnis buvo specialiai parengtas