Tout envoi de courrier est adressé à une personne déterminée, et si pour une raison quelconque le destinataire ne peut pas le recevoir lui-même, il demande à une autre personne de le faire. Une telle commande nécessite la présentation d'une procuration, qui peut émaner d'une personne privée ou morale.

Critères de délivrance d'une procuration

Les citoyens adultes vivant en Russie ont le droit d'être une personne de confiance pour recevoir du courrier. Ce moment est enregistré dans Article 185 du Code civil de la Fédération de Russie.

Si nous parlons d'une procuration d'une SARL, le document est généralement rédigé et signé par un secrétaire, un avocat, un employé des ressources humaines ou un chef comptable. La procuration doit être signée par le directeur.

Pour recevoir du courrier ordinaire, une procuration notariée n'est pas requise, une signature de vos supérieurs et un sceau suffisent. Cependant, vous ne pouvez pas vous passer d'un notaire lorsqu'il s'agit de recevoir une lettre ou un colis de valeur.

Peu importe également quelle organisation fournit les services postaux. Qu'il s'agisse de la Poste Russe ou de toute autre, la procuration pour recevoir un colis ou une lettre est établie de la même manière.

Il suffit de prendre une feuille imprimée standard au format A4 et d'imprimer dessus le texte avec la rubrique « Procuration » avec les éléments suivants information:

• des informations de base sur le directeur ;
• des informations sur la personne autorisée ;
• le texte principal, qui décrit brièvement l'essence des fonctions assignées au directeur ;
• durée de validité du document ;
• signatures du mandant et du fiduciaire, parfois un sceau.

Lors de la préparation d'un document au nom d'une personne morale Tout d'abord, les informations sur le mandant sont indiquées avec le nom complet de l'organisation et des précisions sur la forme de gestion, le titre du poste, le nom complet de la personne au nom de laquelle le document est délivré.

Les informations indiquant les bases sur lesquelles l'organisation fonctionne (Charte ou Règlement) sont obligatoires.

Après cela, l'objectif de la délivrance de la procuration est formulé, indiquant des informations sur un bureau de poste spécifique.

Un document peut avoir une durée de validité différente - d'une utilisation unique à illimitée. Si une telle période n'est pas précisée, alors l'année civile en cours est prise en compte par défaut.

En plus des signatures du mandant et du syndic, il est conseillé d'apposer le sceau de l'organisme. Ce point n'est pas obligatoire, mais la poste peut l'exiger.

Un exemple de remplissage d'une procuration pour recevoir du courrier adressé à la direction d'une entreprise au format .doc (Word)

Circonstances dans lesquelles une procuration est établie

Un document de réception de courrier peut être délivré par une personne privée si celle-ci n'est pas en mesure de le recevoir de sa propre main, à savoir :

• est situé en dehors de la ville ou du pays ;
• est en voyage d’affaires ;
• est en traitement hospitalier.

Personne de confiance Il peut s'agir d'un parent, d'un collègue, d'un ami.

Si l'on parle de personnes morales, alors de nombreuses correspondances peuvent être envoyées au chef d'entreprise, qui doivent parvenir directement au bureau de poste. Dans de tels cas, une procuration à long terme est délivrée à l'un des subordonnés, qui la reçoit régulièrement et la remet au gérant.

Lorsque vous utilisez une procuration durable, vous devez en avoir une copie, car une copie peut être laissée au bureau de poste.

Comment éviter les sujets controversés ?

Pour qu'une personne habilitée reçoive un colis ou une lettre, il est nécessaire de respecter toutes les exigences, même les plus mineures, relatives à l'établissement d'une procuration. La moindre inexactitude peut conduire le postier à refuser d'émettre la correspondance.

Cependant, il faut savoir que l'article 185 du Code civil de la Fédération de Russie permet, par exemple, d'indiquer les coordonnées d'une organisation sous forme abrégée. Ainsi, si le postier est trop pointilleux, ses actions peuvent être contestées et prouvées justes en se référant à la législation en vigueur.

La personne habilitée dispose de droits considérables et peut faire valoir ses droits auprès de l'employé des postes si le colis ou la lettre est endommagé ou arrive en retard. Ce point est controversé, car la livraison tardive d'informations importantes peut être décisive pour le chef de l'organisation.

En plus du document en question, la personne habilitée au bureau de poste sera tenue de justifier de son identité. Il peut s'agir non seulement d'un passeport, mais également d'une carte d'identité militaire, d'un certificat d'un député de la Douma d'État de la Fédération de Russie, d'un membre du Conseil de la Fédération ou d'un autre document contenant des données personnelles et une photo.

Caractéristiques d'une procuration pour les personnes morales et physiques

Concernant personnes, alors pour rédiger une procuration, il n'est pas nécessaire de procéder à une légalisation. De plus, deux personnes spécifiques peuvent certifier un document dans n'importe quel bureau de poste.

En règle générale, il est établi sur une base à long terme. Le donneur d'ordre ne devra se présenter qu'une seule fois au bureau de poste, et celui-ci peut être n'importe quelle agence, pas nécessairement celle où seront émis les colis ou les lettres.

En règle générale, cette méthode est utilisée lorsque le directeur ne travaille ni n’étudie nulle part. Dans d'autres cas, le document peut être certifié par le chef de l'organisation ou l'administration de l'établissement d'enseignement.

Exemple de procuration pour recevoir du courrier d'un ami, d'une connaissance, d'un parent (c'est-à-dire d'un particulier) au format .doc (Word)

Pour entités juridiques il existe la partie 4 de l'article 185 du Code civil de la Fédération de Russie, qui stipule clairement que la procuration est certifiée par un représentant autorisé ou un dirigeant et que le sceau de l'entreprise est apposé.

Le gérant, comme toute autre personne, ne peut recevoir de correspondance sans procuration. La Poste vous demandera à juste titre de présenter un tel document. Aussi paradoxal que cela puisse paraître, le dirigeant doit rédiger lui-même une procuration et la certifier par sa signature et le sceau de l'entreprise.

Comment recevoir un colis par procuration ?

La procédure de réception d'un colis par procuration reste la même, tant pour le mandant individuel que pour une personne morale, qui peut être une SARL ou une société exerçant une autre forme d'activité commerciale.

Si le colis a de la valeur, la procuration doit être certifiée par un notaire. Il existe plusieurs méthodes, chacune pouvant être utilisée par une personne de confiance :

• Soumettez une procuration unique, confirmez votre identité en présentant un passeport ou un autre document contenant des données personnelles et une photographie.
• Fournissez une copie de la procuration durable avec votre passeport.
• L'original de la procuration durable est déposé au bureau de poste afin que la prochaine fois vous n'ayez qu'à présenter des pièces d'identité.

La procuration pour recevoir des envois postaux est un document important, sans lequel il est impossible de recevoir un colis ou une lettre si le destinataire n'est pas en mesure de le faire. Sa préparation et son exécution ne sont pas particulièrement difficiles, il vous suffit de connaître et de respecter les exigences de base énoncées dans cet article.

Une procuration pour recevoir du courrier permet de transférer le droit de représenter les intérêts du mandant au bureau de poste à une autre personne. Une personne physique peut délivrer une telle procuration s'il est impossible d'être personnellement présente au bureau de poste pour recevoir une lettre, un colis ou une autre correspondance.

Nous vous suggérons de télécharger un exemple de procuration pour recevoir le courrier d'un particulier dans cet article au format doc ci-dessous.

La raison pour laquelle une personne ne peut pas se rendre personnellement au bureau de poste pour recevoir des envois postaux peut être liée, par exemple, à une maladie et à un traitement, à un long voyage d'affaires ou à des vacances.

Quelle que soit la raison qui a nécessité le transfert du pouvoir de réception du courrier, une procuration doit être délivrée. Ce n’est qu’en présentant une procuration et un passeport dûment exécutés que le représentant du mandant pourra recevoir les envois au bureau de poste.

Comment délivrer une procuration pour recevoir le courrier d'un particulier ?

Si la signature du gérant et le sceau de l'organisation suffisent pour l'extrait, la procuration de la personne physique doit être certifiée. La signature du mandant peut être certifiée par un notaire, ou vous pouvez contacter, par exemple, le service des ressources humaines de votre lieu de travail. La procuration peut également être certifiée au lieu de résidence ou du lieu de traitement et dans d'autres institutions pouvant certifier l'identité du mandant.

Le formulaire doit indiquer des informations sur la personne qui fait confiance à une autre personne pour recevoir du courrier. Vous devez également fournir des informations sur le directeur. Il est important que le nom complet et les détails du passeport soient indiqués conformément au passeport.

Les pouvoirs peuvent inclure non seulement la réception de colis, de lettres, de courrier, mais également la signature des documents nécessaires et d'autres actions liées à la réception de la correspondance adressée au mandant.

Vous pouvez également enregistrer un bureau de poste spécifique où la personne autorisée recevra les articles.

La procuration doit indiquer le nom de la localité où elle a été délivrée, ainsi que le jour de sa délivrance.

L'utilisation de systèmes de gestion électronique de documents ne dispense pas la plupart des entrepreneurs de travailler avec la correspondance postale. Selon la loi Certains types d'accords ne peuvent être conclus que par écrit. Un moyen peu coûteux et pratique de transmettre de tels documents : l'envoi par courrier.

Pour travailler avec la correspondance, l'employé doit disposer de l'autorité appropriée. Dans les petites entreprises, les responsables RH et les stagiaires gèrent le courrier. Le moyen le plus simple d'accorder le droit de recevoir des lettres à une entreprise est l'enregistrement ou l'entrepreneur individuel.

L'autorisation de travailler avec le courrier d'une organisation est accordée à la direction, aux cofondateurs, aux propriétaires de l'entreprise et aux salariés pour lesquels ce droit est prévu par leur poste selon le tableau des effectifs.

Référence: Le Code civil (article n° 185) définit une liste de documents qui doivent être certifiés par un notaire. Une procuration pour recevoir la correspondance postale d'un organisme (entrepreneur individuel ou personne morale) ne leur est pas applicable.

Procédure d'établissement d'une procuration par courrier

Un document juridiquement contraignant doit contenir suffisamment d'informations pour identifier les sujets des relations juridiques. Détails papier requis :

• Informations du passeport le mandant (la personne cédant le droit de gérer la correspondance) et l'avocat.
• Date de préparation de la procuration. Le document entre en vigueur dès sa signature, mais peut être délivré ultérieurement si la durée de validité est clairement indiquée.
• Portée des droits transférés. Si l'avocat reçoit de la correspondance dont la réception n'est pas prévue par la procuration (par exemple, il existe une restriction à l'émission de lettres recommandées), un tiers (ici, un représentant de la poste) en porte la responsabilité. pour la perte, l'endommagement ou le remplacement de biens.
• Signature et décryptage du directeur. Si la procuration est certifiée par un notaire, deux signatures sont apposées : le mandant et le témoin.

Exemple de procuration pour recevoir du courrier

Formulaire de procuration pour recevoir du courrier

Résumons-le

Une procuration pour recevoir le courrier d'une organisation simplifie le flux de documents externes, permettant aux employés ordinaires d'exercer temporairement les fonctions de gestionnaire. comprend le coût des services du compilateur et du témoin. La délivrance d'un document à un particulier dans un bureau de poste est gratuite.

Une procuration peut être établie sous forme libre, mais doit respecter les exigences du Code civil pour les procurations et les contrats en général : identifier clairement les objets des relations juridiques, contenir la date d'établissement et l'étendue du transfert droits. Les formulaires et les échantillons pour remplir les procurations postales sont accessibles au public.

Tout le courrier est généralement adressé au responsable. Mais, en règle générale, aucun directeur n'a ni le temps ni l'envie de se présenter à la poste. Et pour qu'un autre salarié de l'entreprise reçoive et envoie des courriers recommandés et autres au nom de son entreprise, il doit disposer d'un document d'autorisation signé par le gérant. La loi ne prévoit aucune forme particulière de procuration pour le courrier d'une personne morale, cependant, lors de l'établissement de ce document, il est nécessaire de prendre en compte certaines exigences légales. Dans le cas contraire, le document pourrait être déclaré invalide.

Comment composer

Un exemple de procuration par courrier d'une organisation 2019 doit contenir les informations obligatoires suivantes :

• date et lieu de délivrance;
• nom de la personne morale, nom complet et la position du gestionnaire qui a délivré le document ;
• Nom complet, détails du passeport de la personne autorisée ;
• description des pouvoirs - quels envois de courrier sont chargés de recevoir et (ou) d'envoyer au représentant ;
• signature du gestionnaire qui a délivré le document.

Veuillez noter que la durée de validité du document d'autorisation n'est actuellement pas limitée par la loi. Si un tel délai n'y est pas précisé, la procuration reste valable un an à compter de la date de son exécution. Mais s’il n’indique pas la date de délivrance, il est nul.

En outre, conformément à la loi fédérale du 06/04/2015 n° 82-FZ « sur les modifications de certains actes législatifs de la Fédération de Russie concernant l'abolition du sceau obligatoire des sociétés commerciales », ces sociétés ne sont actuellement pas tenues d'avoir un sceau, par conséquent, si une organisation n'a pas de sceau, certification par celle-ci. En conséquence, la signature du responsable n'est pas requise.

Dois-je le faire certifier par un notaire ?

Une procuration pour l'envoi et la réception de lettres d'une personne morale n'a pas besoin d'être certifiée par un notaire. À une exception près : la légalisation est requise lorsqu'un document est délivré par procuration. Par exemple, le gestionnaire a délivré le pouvoir de recevoir de la correspondance avec le droit de la déléguer au greffier. Et lui, partant en vacances, a décidé de confier ces pouvoirs au coursier - dans ce cas, le papier devra être notarié. Mais dans la pratique, cela se fait rarement. Il est plus facile pour une organisation de délivrer immédiatement des procurations sous forme écrite simple à plusieurs employés.

À quoi faut-il faire attention

Un formulaire de procuration pour recevoir du courrier d'une organisation est généralement rempli pour l'un des employés. Cela est généralement effectué par une secrétaire ou un comptable. Mais c'est facultatif. Selon la loi, un tel représentant peut être n'importe quel citoyen adulte. Par conséquent, il n'est pas non plus nécessaire d'indiquer dans le document la position de la personne chargée de recevoir et d'envoyer la correspondance.

Lors de la réception d'un courrier adressé à une personne morale, vous devez présenter à l'employé de la poste le passeport du représentant, ainsi que l'original de la procuration, même si ce n'est pas la première fois que vous recevez une correspondance, et une copie du document confirmant votre autorité est stockée dans le département.

De temps en temps, nous sommes amenés à confier la réception d'un colis, d'un colis, d'une lettre ou d'autres envois postaux à d'autres personnes. Il est préférable de le faire en délivrant une procuration pour recevoir du courrier. Comme tout autre document officiel, il a ses propres caractéristiques et règles pour le remplir. Si nous voulons être sûrs de la sécurité de notre correspondance et des autres objets de valeur qui nous sont envoyés, nous devons connaître ces formalités.

À partir de ce matériel, le lecteur apprendra toutes les nuances de la rédaction de ce document, et en bas de page, vous pourrez télécharger un exemple de procuration pour recevoir du courrier.

Quand et qui a besoin d’une procuration pour recevoir du courrier ?

Il ne faut pas oublier que tous les envois postaux ne sont stockés au bureau de poste qu'un mois. Ensuite, le colis ou la lettre de valeur sera simplement renvoyé à l'expéditeur. Ce délai de conservation s'applique à toute correspondance, à l'exception des lettres recommandées et des colis reçus des autorités judiciaires. Conformément à l'ordonnance de l'entreprise unitaire d'État fédérale « Poste russe » du 5 décembre 2014 n° 423-p (telle que modifiée le 15 juin 2015), la correspondance judiciaire est conservée dans les bureaux de poste pendant 7 jours calendaires.

Par conséquent, vous ne devez pas retarder la réception de la correspondance et si, pour une raison quelconque, cela ne peut pas être fait à temps, vous aurez alors besoin d'une procuration pour recevoir un colis ou un autre article qui vous est adressé au bureau de poste.

Ce droit est inscrit à l'article 185 du Code civil de la Fédération de Russie. Qui peut être nommé fiduciaire ? Toute personne à qui vous jugerez possible de confier cette mission. Vous saisirez ses données dans le formulaire approprié, qu'il s'agisse de votre voisin, ami, parent, collègue. C'est cette personne qui deviendra votre représentant, qui a le droit de recevoir tous colis et lettres sur présentation du document approprié au bureau de poste.

Quand une procuration peut-elle être requise pour recevoir de la correspondance ? Dans différentes situations du quotidien. Rappelons les principaux.

1. Le destinataire est parti dans une autre ville, un autre pays en vacances ou pour affaires, pour une certaine période de temps, voire pour toujours.

2. Une personne réside temporairement dans un autre endroit, mais son inscription reste la même. Disons qu'il travaille de longues journées et vit dans une auberge, où il n'est pas pratique et peu fiable de recevoir des lettres.

3. Le destinataire est resté longtemps à l'hôpital, mais une lettre importante l'attend.

4. Les formulaires de procuration pour recevoir la correspondance à la poste russe sont le plus souvent rédigés par les chefs d'entreprise, qui reçoivent de nombreuses lettres de clients et de partenaires, des documents commerciaux, du matériel promotionnel et d'autres correspondances.

Dans ce dernier cas, le chef d'entreprise délivre une procuration à long terme à un subordonné responsable, le plus souvent à un secrétaire ou à un comptable. Dans d’autres situations, seule une procuration unique sera requise. Selon la loi, la durée pour laquelle ce document est délivré ne dépend pas de la valeur de la cargaison reçue.

Comment rédiger correctement un document

Lorsque vous remplissez un exemple de procuration pour recevoir du courrier, gardez à l'esprit : si vous devez transférer le droit de recevoir de la correspondance ou des colis de valeur, sa légalisation est requise. Cette règle s'applique quelle que soit la durée de validité de la procuration, qu'une personne physique ou morale transfère un tel droit. Dans les autres cas, il n'est pas nécessaire de faire certifier le document par un notaire. Sur la base des dispositions de l'art. 185.1 du Code civil de la Fédération de Russie, une procuration délivrée par une personne morale aux fins de recevoir de la correspondance d'une organisation n'est pas soumise à une légalisation obligatoire, mais le formulaire doit porter le sceau et la signature du gérant.

Souvent, le document est rédigé sous quelque forme que ce soit, notamment de la part du directeur, qui est un particulier. Mais même dans ce cas, afin d'éviter tout malentendu, n'oubliez pas d'indiquer la date d'établissement et la durée de validité du document. Lorsque le donneur d'ordre n'indique pas la durée d'utilisation du document, celui-ci aura par défaut force de loi pendant 3 ans à compter de la date d'établissement.

Il est plus simple d'utiliser un exemple de procuration pour recevoir un courrier par courrier, surtout si la commande émane d'une personne morale et que les documents et colis reçus sont importants.

Ces données doivent être présentes dans la procuration :

• numéro du bureau de poste où les envois seront réceptionnés ;
• adresse légale de l'organisation ou lieu d'origine ;
• date d'enregistrement;
• des informations personnelles complètes sur le mandant ;
• si le mandant est une organisation, indiquer dans le champ « données principales » son nom, son adresse légale, son numéro d'enregistrement, son NIF ;
• données personnelles détaillées de l'intermédiaire - personne de confiance ;
• signature du représentant autorisé (échantillon);
• signature du directeur.

Faites attention aux nuances

Toute organisation emploie des personnes ayant des personnalités et des capacités différentes, et la Poste russe ne fait pas exception. Les employés des Postes, tout en faisant preuve d'une vigilance raisonnable, font moins confiance aux documents manuscrits. Très probablement, ils exigeront également une identification de la personne de confiance. Selon les règles, une telle demande est tout à fait légale même s'il existe une procuration imprimée, voire notariée, mais dans ces derniers cas, les postiers sont généralement plus complaisants et se limitent à disposer d'une procuration pour recevoir du courrier.

Mais il est trop tôt pour se détendre : les postiers sont très attentifs à la bonne exécution des procurations et exigent le respect de toutes les formalités. Même les plus petites erreurs, telles qu'une impression floue, peuvent entraîner un refus d'émettre du courrier.

Mais! Le soutien législatif est de votre côté. À savoir la loi 185 du Code civil de la Fédération de Russie, qui autorise une indication incomplète des détails. Si les postiers ne vous ont pas remis de correspondance précisément pour cette raison, ces actions peuvent être contestées devant les tribunaux. Bien sûr, si vous avez le temps et l’énergie pour de telles actions.

Le mandataire est investi de pouvoirs assez étendus. Il peut même refuser de recevoir des lettres ou des colis s'il estime qu'ils ont été livrés endommagés. Mais si le courrier contenait, par exemple, des documents importants pour les relations contractuelles, un tel « scrupule » accru pourrait conduire, par exemple, à une perturbation du calendrier de livraison de l'objet. Par conséquent, le plus important est de confier ces fonctions à des personnes véritablement responsables et adéquates, et de ne pas oublier de les contrôler.