Popis a specifikace pracoviště

Jak již bylo zmíněno, popis pracovních míst je jedním z výsledků jejich systematické analýzy. Ačkoli neexistují žádné standardy popisu práce, obvykle obsahují následující části:

a) pracovní zařazení;

b) krátké - jedna nebo dvě fráze - popis práce;

c) jednání zaměstnance při výkonu jeho služebních funkcí. Popis prováděných úkolů, použitých materiálů, míry ovladatelnosti jednání zaměstnance a jím vykonávané kontroly ve vztahu k ostatním;

d) pracovní podmínky a pracovní prostředí - teplota, osvětlení, hladina hluku a škodlivé vlivy na pracovišti;

e) sociální prostředí. Poskytuje informace o velikosti pracovní skupiny a vztahu mezi pracovníky potřebnými k dokončení úlohy.

Graf 3.2.7 popisuje pracovní pozici manažera zabývajícího se produktivitou práce a personálním řízením. Specifikace pracovního postupu znázorněná na obrázku 3.2.8 vyplývá přímo z popisu pracoviště. Odpovídá na otázku: "Jaké jsou povahové vlastnosti a jaké by měl mít člověk zkušenosti, aby úspěšně dokončil pracovní proces?" Specifikace pracoviště poskytuje informace potřebné pro přijímání a výběr zaměstnanců. Řekněme, že potřebujete zkušeného a dobře vyškoleného kvalifikovaného pracovníka; ze specifikace pracoviště bude nutně vyplývat požadovaná úroveň vzdělání a praxe zaměstnance na této pozici. Pokud jsou ve specifikaci uvedeny povahové vlastnosti a zkušenosti nutné k výkonu práce, musí zaměstnanec tyto požadavky jistě splňovat.

Pracovní pozice: manažer zabývající se personálním řízením, produktivitou práce.

Sektor: UPLR

Schéma 3.2.7. Popis pracovního postupu manažera

_______________________________________________________________________________________

Manažer vykonává odpovědnou administrativní práci k řízení činnosti personálu velké společnosti státní organizace nebo instituce. Zodpovídá za plánování a řízení personálních programů, které zahrnují nábor, konkurenční pohovory, hodnocení a jmenování zaměstnanců, povyšování a povyšování, vydávání doporučení pro změnu postavení zaměstnanců organizace a vytváření systému distribuce informací zaměstnancům. Manažer pracuje pod obecnou kontrolou liniového managementu, přičemž může převzít iniciativu a mít nezávislý názor na plnění jemu svěřených úkolů.

Akce specifické pro pracovní postup

1. Podílí se na celkovém plánování a rozhodování o vytvoření jednotné a efektivní služby zaměstnanosti.

2. Vysvětluje zásady organizace na různých úrovních prostřednictvím distribuce informačních bulletinů, pořádání schůzek a prostřednictvím osobních kontaktů.

3. Vede pohovory s uchazeči o pozice, hodnotí jejich kvalifikaci a klasifikuje žádosti.

4. Účastní se pohovorů a zařazování kandidátů na volná místa a také kontroluje kvalifikaci kandidátů.

5. Konzultuje s nadřízenými záležitosti související s jeho činností, včetně problémů s jmenováním; přijímá zaměstnance, kteří prošli zkušební dobou; přemisťuje a propouští stálé zaměstnance.

6. Organizovat testování zaměstnanců.

7. Rozvíjí systémy školení personálu.

8. Vypracovává systém hodnocení činnosti služby zaměstnanosti a školí vedoucí pracovníky v metodách hodnocení činnosti podřízených.

9. Sestavuje soubory o účetnictví zaměstnanců.

10. Plní další povinnosti související s její činností.

Výrobní proces je soubor operací spojených s výrobou produktů. To zahrnuje všechny hlavní a pomocné procesy, které podnik používá k získání konečného výsledku.

Výrobní komponenty:

* Personál. Všude a vždy jsou potřeba kompetentní specialisté. Proto, aby společnost trvale dostávala vysoké příjmy, je nutné správně alokovat zdroje, sestavovat harmonogramy a předvídat budoucí situaci na prodejním trhu.

* Pracovní prostředky. Kromě zaměstnanců potřebuje společnost inovativní, moderní vybavení. Sem řadíme stroje a různé mechanismy.

* Práce. Jedná se o materiál, ze kterého se dělníci zabývají výrobou svých výrobků.

* Utility. Bez základních služeb pro domácnost je činnost organizace prostě nemožná. Proto se neobejdeme bez elektřiny, tepla, vody.

* Informace. Tato položka seznamu obsahuje různé typy informací. Výkazy, grafy, obchodní, právní a jiná dokumentace podniku.

Struktura průmyslového procesu je soubor částí jednoho procesu, jejich vzájemný vztah a interakce.

Jednou ze součástí pracovního postupu je akce, operace. Jedná se o soubor akcí, které se provádějí na konkrétním objektu na konkrétním místě. Například zpracování kovů v dílně.

Struktura pracovního postupu je tvořena třemi kategoriemi podprocesů:

* Hlavní, primární nebo hlavní.

* Pomocné nebo pomocné.

* Procesy údržby.

Jak se to stane?

Řekněme, že se vaše firma zabývá výrobou šicích strojů. Při hlavní výrobě probíhá jeho výroba. Kovová slitina, kompletní sada. Druhá kategorie se zabývá opravami zařízení, některých dílů, nástrojů, s jejichž pomocí probíhá proces výroby všech komponent, které slouží k výrobě jednotky výroby. Mohou to být části svářečky, obyčejná pružina, hřebík, kladivo nebo elementární oprava nějakého mechanismu.

Servisní proces zahrnuje nakládku, skladování, skladování všech součástí. To znamená, že dochází k poskytování služeb hlavní výrobě. Například v hlavní výrobě dnes dělníci vyráběli jednu z částí šicího stroje. Po vyrobení šarže dílů je tato sestavena, naložena a odeslána do skladu. Jedná se o stejný servisní proces.

Hotový výrobek je výsledkem výrobního procesu.

Produkty jsou 2 typů:

* Spotřebitel.

* Výroba - technické výrobky.

Spotřební zboží je určeno pro lidi, domácnost. Ale druhá kategorie výrobků se častěji používá hlavně v průmyslových odvětvích, továrnách, organizacích.

Kancelářské práce, coworking nebo freelancing. Pro které společnosti je ten či onen typ činnosti efektivní? Pojďme na to přijít!

Jak uspořádat pracovní postup?

Organizace pracovního postupu by měla přímo záviset na specifikách práce společnosti. Pokud mluvíme o malé pobočce banky, pak samozřejmě potřebujeme kancelář a přísně regulovaný den. Ale co je dobré pro bankovního pracovníka, není dobré pro designéry, umělce a všechny ostatní členy kreativní třídy.
Kancelářská práce je klasický a v současnosti stále nejrozšířenější způsob organizace workflow. O něm není třeba mluvit.
Freelancing zahrnuje najímání lidí k dokončení projektů, aniž by byli najímáni. Pro společnost je nezávislý pracovník ekonomicky výhodnější než běžný zaměstnanec, protože nemusí platit měsíční mzdu a srážet daně. Na druhou stranu je mnoho firem podezřelých z najímání freelancerů, protože se bojí jejich „nezodpovědnosti“.
Mezistupeň mezi kancelářskou prací a freelancingem zaujímá coworking. Tato pracovní možnost je vhodná pro ty, kteří pracují v malých skupinách nebo na dálku, ale potřebují se pravidelně setkávat s kolegy a vyměňovat si data.
Freelancing a coworking jsou teoreticky vhodné pro všechny profese. V praxi však vidíme, že se tyto způsoby organizace udomácňují ve firmách, kde je potřeba zapojit designéry, umělce, kreativce, architekty, webové vývojáře. A to je pochopitelné! Lidé takových profesí neradi pracují podle přísného rozvrhu a v nudné kanceláři.

K čemu vedl perfekcionismus na počátku 21. století?

Na začátku 21. století začaly v Rusku přicházet do módy bílé límečky. Kariéra je pro ně fetiš. Kancelář byla vnímána jako místo, kde se plní všechny sny, kde se můžete realizovat a hodně dosáhnout. Kariéra je schodem do nebe. Úplné ponoření do práce a odmítnutí osobního života způsobilo masovou únavu. A od roku 2010 se lidé začali vzdalovat od obvyklého modelu organizace - práce v kanceláři, tam byla móda pro kreativitu, která vykládá vlastní pravidla. Nyní je práce v kanceláři nemoderní!
Podotýkám, že první coworkingové prostory v Rusku začaly vznikat v letech 1999-2000, například Millenium House na Trubnaja ulici. Tyto kanceláře nabízely k pronájmu plně vybavená pracovní místa, potřebné kancelářské vybavení a komunikační zázemí. Tento formát byl vypočten pro reprezentativní kanceláře Západní společnosti, které svou činnost teprve rozjíždějí. Ale takové kancelářské prostory rychle získaly dlouhodobé nájemce. A myšlenka pronájmu jednotlivých pracovních míst byla donedávna zapomenuta.
Ale jak jsem řekl dříve, práce v kanceláři je stále nejběžnějším způsobem organizace pracovního postupu. Mnoho společností však stále více praktikuje zapojení freelancerů. Zpravidla neexistují firmy, které by pracovaly pouze s freelancery, v kanceláři jsou i zaměstnanci na plný úvazek.
Mezi ruskými freelancery byla provedena studie, během níž se ukázalo, že většina freelancerů je soustředěna v Moskvě (30 %) a Petrohradu (11 %). Většina „svobodných pracovníků“ jsou muži. Podle statistik pracovalo na začátku roku 2011 v Rusku 20 000 freelancerů, nyní je jich mnohem více.
Ve stejném roce 2011 portál Freelancer.com vytvořil seznam profesí outsourcingu, které jsou nejžádanější. Na volné noze je populární zejména mezi designéry, copywritery, programátory, překladateli, optimalizátory.
Zde má smysl mluvit o preferencích každého člověka. Někdo oceňuje stabilitu a důvěru v budoucnost. Tento člověk získá práci ve velké firmě, pracuje v kanceláři a dostává měsíční plat. A někdo žije pro dnešek a nepovažuje za nutné sedět každý den v práci. Mnohem více ho baví dělat jednorázové projekty.

Shrnutí

Při organizaci procesu je nutné vycházet ze specifik firmy.
Pokud se pár přátel rozhodne otevřít si firmu na vývoj webových stránek, pak si myslím, že ideální možností pro začátek je spolupráce. Děti se budou moci setkat ve vhodnou dobu na vhodném místě. A v případě potřeby přilákat freelancery. V tomto případě lze jen stěží mluvit o striktním rozvrhu. Vše, co je třeba prodiskutovat, je načasování, cena a kvalita výsledku.
Struktura organizace je samozřejmě velmi odlišná při práci v kanceláři, na volné noze a coworkingu. Kancelářská práce se vyznačuje jasnou hierarchickou strukturou: majitel, ředitel, zástupce, řadový zaměstnanec.
V případě freelancingu je zákazník a existuje interpret. Druhý není otrok! Totéž platí pro coworking: samozřejmě existuje koordinátor, ale tým účinkujících je rovnocenný, nikdo se neposouvá práce do dolního toku který se velmi úspěšně praktikuje v kanceláři.
Ať je to jakkoli, práce musí být předem naplánována, jasně rozděleny odpovědnosti a ovládání celý pracovní postup!

Jaký způsob organizace workflow je pro vás nejvhodnější?

V příběhu jejího spoluzakladatele Maxima Žukova.

Do záložek

Maxim Žukov

Věděli jste, že žádný jiný zaměstnanec kromě vás pravděpodobně nemá ponětí, jak fungují procesy ve vaší firmě? Pokud je to tak, pak byste neměli koktat o konzistenci a růstu - jakákoli vyšší moc všechny vyvede z míry a vy, s pěnou u úst, uhasíte požáry sami.

Ale ani pochopení toho nás nezastaví a bezhlavě běžíme a snažíme se dosáhnout svých cílů. Zde je ale problém - ne vždy je možné je dosáhnout, nebo výsledkem dosažení je snížení účinnosti jiných ukazatelů (kvalita, ziskovost) nebo nové hodiny šedé vlasy v chrámu majitele.

Nepořádek v procesech je normální situace v ruském byznysu, i když je úspěšný. Hlavní je si uvědomit a přijmout. Pro mě, abych byl upřímný, je stále záhadou, proč je v Rusku zvykem měřit počet zaměstnanců. Na Západě vás dlouho nikdo nepoplácá po rameni a neřekne: „Dobrá práce“, pokud je při větším počtu zaměstnanců nebo množství investovaného kapitálu váš čistý zisk o něco vyšší než u konkurence.

Efektivita = výsledek / náklady

Účinnost jsou výsledky činnosti, vyjádřené v absolutních hodnotách. Efektivita je poměr výsledků a prostředků vynaložených na jejich dosažení.

Když podnik roste a zároveň si udržuje svou počáteční úroveň efektivity, jedná se o extenzivní růst. Rozsah podnikání roste, ale ne jeho kvalita. Žádný vývoj zde není. Pokud efektivnost stoupá, jedná se o intenzivní, kvalitativní růst.

Když jsme to pochopili, v Kislorodu jsme záměrně brzdili růst, protože je snazší uklidit malý nepořádek než velký. Navíc jsme měli před očima mnoho příkladů kolegů na trhu. Když prudkým růstem a neurovnanými procesy otevřeli nové směry a nafoukli kádr. Výsledkem je Brownův pohyb v podobě nových zaměstnanců, odcházejících zákazníků a snížení ziskovosti kvůli ztrátě kontroly nad procesy.

Procesní přístup

Takto vypadá společnost z pohledu většiny majitelů firem:

Ale tady je nuance - procesy společnosti se zpravidla neprovádějí vertikálně, ale horizontálně. Toto schéma je statické a nevysvětluje zaměstnancům, jak pracovat efektivněji. Hlavní problémy se navíc vyskytují na stycích oddělení a funkcí. Standardní přístup tyto problémy neřeší a end-to-end procesy umožňují ladit interakci.

Procesní přístup je založen na maticové struktuře řízení. Zaměstnanec současně pracuje ve svém oddělení, ale zároveň se podílí i na realizaci obchodního procesu. Hlavním rozdílem je dvojí podřízenost zaměstnanců.

Zaměstnanec je podřízen vedoucímu svého oddělení a vedoucímu procesu, kterého se účastní. Pro sebe jsme identifikovali základní výhodu tohoto přístupu – zvýšené zapojení zaměstnanců do procesu a v důsledku toho zvýšení jeho efektivity.

Moderní přístup k řízení

Zaměstnanci tak lépe chápou procesy společnosti a své místo v nich. Zdá se nám, že to zaměstnancům vrací pocit smyslu a hodnoty odvedené práce.

Bojovat se strachy

První strach: „Neuspějeme – nevíme, jak to udělat správně“

Nejsprávnější je obrátit se s tímto problémem na konzultanty, na ty, kteří „sežrali smečku psů“. Je tu jedna věc: nebudou s vámi spolupracovat, pokud je v týmu méně než 50 lidí – rozsah problému není stejný. Existuje pouze jedna cesta ven - prostudovat si příslušnou literaturu a metodou pokus-omyl, zatnutím zubů, vykročit do zářné budoucnosti, kde se majitel firmy nepodílí na provozní činnosti a firma je živoucím seberozvíjejícím se organismem. . Zvolili jsme tuto cestu.

Druhý strach: „Změny se neprosadí a tým je odmítne“

Říkali jsme si: proč se s partnerem na pár dní nezavřeme do kanceláře a sami se nerozhodneme, jak všichni fungujeme. Přesto došli k závěru, že by se této práce měli zúčastnit zaměstnanci, kteří každý den vstupují do nerovného boje s berličkami nedokonalého systému.

Ano, je to hra na dlouhou dobu, ale na úplně jiné kvalitativní úrovni. Protože existuje velké riziko, že se změny neprosadí a tým je odmítne. Stejně jako každý jiný živý organismus. Existuje jediný závěr – samotný tým se musí stát katalyzátorem těchto změn.

Třetí strach: „Nikdo v týmu se nebude podílet na práci na obchodních procesech zdarma“

Od založení jsme s partnerem zvolili demokratický styl, vždy pro nás byl důležitý názor zaměstnance. Vždy jsme podporovali jakoukoli rozumnou iniciativu. Ve výsledku to, jak se ukázalo, položilo základ pro práci na obchodních procesech. Tady to pro nás bylo jednodušší, protože se nás na to vlastně zaměstnanci ptali.

Důležitým pravidlem je, že nemůžete platit lidem za účast v pracovní skupině, ve které popisujete a implementujete procesy. To zabíjí jejich vnitřní motivaci realizovat svou kreativitu a profesně růst. Navíc, když člověk něco dělá pro peníze, nikdy do toho nebude investovat duší.

Čtvrtý strach: „Všechno popíšeme a pak kterýkoli ze zaměstnanců s těmito dokumenty odejde a otevře si podobný podnik“

Tento mýtus mě vždy rozesmál. Za prvé, je to jen dokument. Nevezme si s sebou firemní kulturu, kterou jste si během let pěstovali. Úspěchem každé firmy jsou totiž lidé, kteří společně připravili stejný dokument.

Za druhé, při relativně snadném vstupu na trh vývoje webu se zpravidla nebere v úvahu velikost ledovce pod vodou. Jsem si jistý, že kolegové na trhu pochopí, co tím myslím. Je to stejný příběh s jakýmkoli jiným podnikáním.

Pátý strach: "To vše je zbytečné - budeme jen ztrácet čas"

To je něco, s čím budete bojovat na každém setkání pracovní skupiny až do prvních výsledků. V produkční agentuře není shromáždit tým pěti lidí každý týden na 2-3 hodiny, který zahrnuje technického ředitele, account manažera, výrobního ředitele, hlavního designéra a obchodního manažera, levnou radostí. Sepište si sami výhody, které z dobře fungujících procesů získá každý.

Pro sebe jsme to takto označili.

Majitelé podniků

Čím rychleji a lépe zprovozníme naše procesy, tím dříve se můžeme vzdát operací, aniž bychom obětovali kvalitu. Bude příležitost věnovat více času strategickému plánování a rozvoji. Zlepší se atmosféra ve firmě, její firemní kultura. Vyšší obchodní výkon, včetně zisků a hodnoty. Podniky budou konkurenceschopnější a odolnější vůči krizím.

Vedoucí různé úrovně

Přestanou uvíznout v rutině – práce podřízených půjde dobře od ruky bez přísné kontroly a ruční kontroly. Budou schopni kontrolovat ukazatele a zdůvodňovat rozhodnutí managementu. Budou trávit méně času najímáním nového zaměstnance. Dojde k uvědomění si obecného vektoru vývoje a procesů společnosti jako celku.

Běžní zaměstnanci

Procesní přístup pomůže budovat efektivní práce ve firmě horizontálně – mezi zaměstnanci a odděleními. Bude zde možnost realizovat svůj tvůrčí potenciál a profesně růst, aktivně se podílet na rozvoji společnosti. Nováčci, kteří právě vstoupili do společnosti, budou schopni rychle porozumět procesům. Zaměstnanci začnou chápat, jakým směrem se společnost vyvíjí a jak jsou uspořádány její procesy.

Klienti a partneři

Vždy je radost pracovat s firmou, ve které jsou všechny procesy propracované, jasné a transparentní. Klient dostává zcela jinou úroveň služeb a kvalitu finálního produktu.

Plán pro popis a implementaci podnikových procesů

Identifikovali jsme pro sebe klíčové kroky:

1. Týmová angažovanost.
2. Popis a upřesnění obchodního procesu.
3. Záběh a úprava pilotního projektu.
4. Realizace a stabilizace.
5. Zlepšení.

První krok: týmová angažovanost

odpor - Klíčový problém ve změně. Aby se změny prosadily, je opět důležité zapojit zaměstnance. Je třeba dosáhnout povědomí nejen na úrovni managementu, ale i na úrovni týmu, že problém obecného nepořádku v procesech (a zpravidla nikdo netvrdí, že takový problém existuje) je třeba řešit spolu.

V jistém smyslu to pro nás bylo jednodušší:

• Tým je zvyklý na často pozitivní změny ve firmě. Například již téměř rok děláme čáru za positioningem a zabýváme se pouze vývojem e-commerce projektů na 1C-Bitrix.
• Sami se nás na to ptali zaměstnanci, kteří byli unavení spálením nebo chtěli pochopit všechny fáze výrobních procesů.
• Vždy jsme v týmu podporovali iniciativu.

• Pečlivě vypracujte plán prezentace projektu pro popis a zlepšení obchodních procesů.
• Zvažte možné námitky a možnosti jejich řešení.
• Připravte problémové případy z důvodu nefunkčních procesů z historie společnosti.
• Jasně popište a sdělte výhody každému účastníkovi procesu.
• Nečekejte 100% zapojení od všech. Někdo zareaguje ironicky a řekne, že nic nevyjde - jen se na to psychicky připravte.
• Ti, kteří budou klást nejvíce otázek a aktivně se zapojí do diskuse, jsou hlavními uchazeči o účast na práci na procesech.
• Členy pracovní skupiny se stávají z vlastní iniciativy. Pokud se tak ve vašem případě nestalo, pak je problém ve vás a ve výsledku i ve firemní kultuře.

V důsledku toho jsme uspořádali plánovanou schůzku s týmem. Společně s týmem jsme dospěli ke shodě ohledně potřeby popsat hlavní obchodní procesy a identifikovali jsme členy pracovní skupiny.

Druhý krok: popis a upřesnění vylepšené verze obchodního procesu

Procesy dělíme na hlavní, pomocné, řídící a zlepšovací procesy.

Hlavní procesy – ty, které přinášejí firmě zisk – je za ně klient ochoten zaplatit. V našem případě se jedná o výrobu a technickou podporu.

Pomocné procesy – ty, které nemají pro klienta žádnou hodnotu, ale bez nich by obchod neexistoval:

• Vyhledávání a zavádění nových zaměstnanců.
• Marketing a PR-aktivita.
• Finanční plánování.
• A další.

Poodhalím práci skupiny na popisu a implementaci jednoho z našich hlavních obchodních procesů – technické podpory a vývoje ecommerce projektů.

Zvolili jsme metodiku Michaila Rybakova, kterou podrobně popisuje v knize „Business Processes. Jak je popsat, odladit a implementovat. Praktikum". Ale upravili to pro malou firmu.

Organizační struktura našeho projektu dle popisu business procesu "Technická podpora a rozvoj ecommerce projektů":

Pro každý obchodní proces vyčleňujeme samostatnou pracovní skupinu, která zahrnuje klíčoví lidé zapojený do tohoto procesu. Pracovní skupina se zabývá popisem (formalizací), implementací a zlepšením svého podnikového procesu.

Samotný princip je následující.

1. Určete kroky procesu (ne více než 7–12 kroků)

Toto konkrétní rozmezí se doporučuje dodržovat, protože v případě menšího počtu kroků přestává mít proces manažerskou hodnotu a v případě většího počtu hrozí překopání. V těchto případech by bylo správnější kroky buď rozdělit na malé, nebo je spojit.

2. Jedna úroveň detailů

V procesu vyčleňujeme pouze zásadní kroky, jejichž důležitost je určena z obchodního hlediska. Zde je důležité dodržovat dvě pravidla: nekopejte hluboko, ale zároveň nenechte ujít důležitou fázi.

3. Každý krok je černá skříňka

Při popisu nejvyšší úrovně procesu zacházíme s každým krokem jako s „černou skříňkou“ – stále nás nezajímá, co je uvnitř. Upřesníme, až proces zrealizujeme na vyšší logické úrovni.

4. Popište úplný, normální, lineární proces

Popište celý proces se všemi možné možnosti vývoj událostí přesně tak, jak se to ve většině případů provádí. Pokud se objeví výjimečný případ, pak se s největší pravděpodobností jedná o jiný obchodní proces. Všechny kroky procesu odrážíme jako sekvenční, jdoucí v řetězci jeden po druhém.

5. Popište proces „tak jak je“ a zónu proximálního vývoje procesu

Proces je popsán tak, jak se nyní provádí. Zároveň zohledňujeme, co jsme plánovali v nejbližší době realizovat.

6. Aktualizace procesu jsou zaváděny v dávkách

Skupinová práce

Pracovní skupina procesu se uzavírá jednou týdně na minimálně dvě hodiny. A v režimu brainstormingu popisuje proces „tak jak je“ a rozkládá ho krok za krokem. Úkolem pracovní skupiny je porozumět fungování týmu a dohodnout se, jak lépe pracovat.

Výsledky a dohody každé schůzky zaznamenává procesní architekt a ukládají se do našeho podnikového portálu v Bitrix24. Z každého setkání navíc pořizujeme videozáznam. Člen pracovní skupiny tak může rychle „dojet“ na vědomí, pokud z dobrého důvodu schůzku zmeškal.

Popište zdokumentovaný proces

Formálně vypadá popis procesu takto.

Záhlaví procesu zahrnuje:

• název procesu;
• fotbalová branka;
• architekt (AP);
• hlava (RP);
• indikátory.

Procesní tělo- zde popisujeme hlavní kroky.

Příklad toho, jak pro nás vypadá popis procesu na nejvyšší úrovni:

Podrobně popisujeme hlavní kroky procesu a rozdělujeme jej na dílčí procesy. Jako příklad uvedu snímek obrazovky jednoho z kroků - "Výroba":

Rodič odpovědný za krok se stává vedoucím dílčího procesu. Podle příkladu výše - technický ředitel. Sleduje také výkon podprocesu.

Pro podrobný popis kroku používáme: kontrolní seznamy, které musí být dokončeny před přechodem k dalšímu kroku; mini návody a screencasty – pro složité procesy. Měli jsme tedy například kontrolní seznam prototypu před jeho prezentací klientovi.

Třetí krok: ladění a úprava pilotního projektu

Aby nebyla podkopána důvěryhodnost celého projektu před týmem a klienty, testujte nový proces 2–3 měsíce na pilotním projektu. S největší pravděpodobností dva nebo tři klienti budou mít to štěstí, že se stanou účastníky experimentu. Ale je to nevyhnutelné, takže bedlivě sledujte jeho průběh.

Čím více budete proces lopatou, tím větší zodpovědnost musíte přijmout v této fázi – snížíte tak rizika. Zpočátku si určete ukazatele (o nich budeme mluvit později), na základě kterých se rozhodnete, zda je tato verze procesu lepší.

V praxi to vypadalo takto:

• Celý procesní stůl (3,5 metru) jsme vytiskli a pověsili na zeď.
• Jako doplněk k této tabulce byl vytištěn řádek, kde každá buňka odpovídala každému kroku procesu. Takto jsme popsali výsledky absolvování end-to-end procesu klienty. A v souladu s tím upravil tabulku.

Čtvrtý krok: implementace a stabilizace

Po záběhu pracovní skupina představí novou verzi procesu celému týmu na plánované schůzce. Každý člen pracovní skupiny by se měl podílet na přípravě sémantických diapozitivů s následnou prezentací svého bloku na valné hromadě.

Snímky z reportovací prezentace pracovní skupiny:

Pokud se budete držet tohoto konkrétního scénáře, pak se výrazně zvyšuje pravděpodobnost, že k odmítnutí nedojde. Protože rozhodnutí pracovat tak či onak dělají členové týmu a prezentují je jejich jménem.

Nejprve je důležité sledovat soulad s celým sledem kroků nového procesu. Učit a podporovat morálně. Jinak se změna motivace k práci podle postupu stala výnosnější než vymýšlení berliček. To je ale to poslední – vždyť naším úkolem je přimět tým, aby tyto změny přijal z vlastní vůle.

Mimochodem, v této fázi se s největší pravděpodobností ukáže, že jste něco vynechali - a to je normální.

Pátý krok: dokonalost

Jakmile je proces popsán, pokračují práce na jeho zlepšení. Členové týmu během pracovního postupu identifikují systémové chyby. A pokračují v diskuzi v uzavřeném chatu firemního portálu. Takto se shromažďují nové návrhy k projednání na příštím jednání pracovní skupiny.

Zajistili jsme pro každého zaměstnance právo navrhovat řešení pro zlepšení procesu.

Důležitá nuance, což je třeba znovu zdůraznit - aktualizovaný proces je potřeba implementovat ve verzích. Otestovali jsme novou verzi, implementovali ji a ujistili se o její účinnosti. Řezání živě, neustálá změna pracovního postupu je přímou cestou k chaosu.

Procesní indikátory

Abychom mohli činit manažerská rozhodnutí na základě dat, nikoli hypotéz, přiřazujeme každému procesu ukazatele výkonnosti. Jedině tak můžeme dojít k závěru, že nová verze procesu je efektivnější než ta stará.

Je potřeba definovat:

• Účel ukazatele. Pochopte, proč ztrácet čas shromažďováním statistik.
• Cíle indikátoru. Rozhodněte se, jak jej budete používat.

Indikátor by měl být:

• Informativní. Umět vyvozovat závěry na základě dynamiky ukazatele a činit manažerská rozhodnutí.
• Jednoduchý pro sběr počátečních dat a výpočet.

Indikátor může popisovat:

• Výsledek, dosažené během provádění procesu.
• Průběh procesu.

Výsledek

Chápeme, že jsme na samém začátku cesty. Například ještě nebyly popsány všechny pomocné procesy – a o manažerských mlčím. Ale již nyní pociťujeme pozitivní změny směrem k intenzivnímu růstu:

• Začali jsme rozumněji přistupovat k systému motivace zaměstnanců, protože víme, na jaké ukazatele je potřeba jej navázat, aby se zvýšila celková efektivita podnikání.
• Snížení odchodu zákazníků z důvodu technické podpory. V posledním čtvrtletí je to vlastně záporné. V důsledku toho LTV vzrostlo.
• Posílením jednotlivých fází procesu jsme zvýšili ziskovost projektu. Jednou z nejvíce nerentabilních fází vývoje projektu byl návrh: ne vždy jsme byli schopni splnit očekávání klienta a nebyl dostatek argumentů pro obhajobu nápadů. Implementované hlubší analýzy (marketingový brief, analýza cílových osob, analýza statistik analytického systému, analýza konkurence atd.) Implementované kontrolní seznamy a moodboardy pro pochopení preferencí klienta (ze série „patkové písmo nebo ne“). S klientem projednáme podmínky prezentace návrhu. Návrh ukazujeme pouze úzké pracovní skupině zadavatele, která je do projektu zapojena od samého počátku a zná celou historii komunikací.
• Vylepšená interakce mezi odděleními – například zavedena pravidla pro předávání projektu. Manažer prodeje tedy odměnu nezíská, dokud nepřevede projekt v souladu s harmonogramem, který je popsán v úkolu převodu projektu.
• Zvýšilo se zapojení týmu do rozvoje společnosti. Mimochodem, do nové pracovní skupiny pro druhý hlavní proces se připojili noví členové. Většině to bylo v zásadě jedno, jakmile došlo k pochopení, že mají možnost kvalitativně zlepšovat procesy, kterých se denně účastní.
• Týmový duch se zvedl. Spolupráce na zlepšování procesů je lepší než jakýkoli firemní večírek s pivem a paintballem.

Nepořádek na pracovišti se zdá být téměř klasickou součástí zaneprázdněných lidí. Případy se na sebe nakládají a nepořádek je čím dál tím více a po nějaké době nevyhnutelně dospějete do bodu, kdy už nemůžete nic najít a pochopit.

Existuje mnoho důvodů, proč si uspořádat pracovní prostor, i když jen proto, abyste rychleji našli to, co potřebujete. Neuspořádané a špatně organizované pracoviště se také špatně odráží na vaší morálce, protože musíte pracovat ještě tvrději.

Mnoho lidí podceňuje důležitost organizovaného pracovního prostoru. Samozřejmě se vždy najde jeden nebo dva lidé, kteří si i s naprostým nepořádkem poradí se všemi záležitostmi normálně.

Dovolím si říci, že takoví lidé jsou výjimkou potvrzující pravidlo a i ti, kteří mají na první pohled všechno v nepořádku, mají na pracovišti stále určitý systém. Níže uvedené pokyny vám pomohou zlepšit a správně uspořádat váš pracovní prostor.

Najděte ten správný systém pro vás

Umíte si dobře pamatovat data? Ne nutně přesná data, možná jen časová období? Možná uvažujete více kategoricky a myslíte si, že vaše práce je rozdělena do různých typů činností?
Pro ty, kteří uvažují kategoricky, může stačit uspořádat kartotéku. Pro takové lidi je výhodnější, když jsou všechny věci v určitém pořadí, aby je bylo možné rychle a snadno najít.

Navíc existují lidé, kteří rádi rozdávají věci v čase. Uvažují lineárně a jednoduše následují z bodu A do bodu B. Takoví lidé jsou úspěšnější, když je vše uspořádáno chronologicky.

Dobře si pamatují data a události a oproti těm, kteří uvažují kategoricky, mají vyšší míru tolerance. Důvod je jednoduchý: když se vám na stole začnou hromadit věci, ty nejstarší prostě zůstanou na dně.

Nenuťte se používat systém, který se vám nechce vejít do hlavy. Místo toho přemýšlejte o tom, jak kategorizovat data a události a najít to pravé pro vás. organizační systém.

Udělejte trochu každý den

Určitě si udělejte čas a každý den dejte vše do pořádku. Pokud je něco v nepořádku, určitě pro tuto věc najděte místo v souladu se svým systémem.

Ti, kteří uvažují kategoricky, by měli takové věci odstranit v souladu se zvolenou kategorií. A ti, kteří rozdělují vše včas, musí věc, která není na místě, seřadit chronologicky podle data.

Pokud vše zefektivníte každý den, bude to trvat jen pár minut denně, ale ušetříte spoustu času.

K organizaci využijte dopoledne nebo odpoledne

Čas od času je potřeba provést důkladný úklid vašeho pracovního prostoru. Možná už jsou stohy papírů příliš velké, nebo jsou složky úplně plné, takže abyste se nepletli, je potřeba vše rozdělit do podkategorií.

Ať už děláte cokoli, zabere vám to poměrně hodně času a musíte to dělat jako běžnou práci. Naplánujte si tuto aktivitu na dopoledne nebo odpoledne každé dva měsíce. Nespěchejte, v tomto případě může spěch jen ublížit. Pečlivě zkontrolujte všechny soubory a složky a ujistěte se, že nic nechybí.

Samostatně označte nejdůležitější události

Termíny a zejména termíny jsou přesně to, co je třeba urgentně naplánovat.

Vždy mějte po ruce seznam naléhavých úkolů nebo nezbytných věcí. Měli by ležet odděleně, aby je bylo možné okamžitě najít. Mnohokrát jsem byl svědkem, kdy lidé zapomněli důležité detaily nebo prostě strávil spoustu času hledáním důležitých dokumentů.

Pokud je to možné, ponechte si elektronické kopie pro sebe.

Většina věcí ležících v nepořádku na vašem stole se tam objevila kvůli nedostatku papíru nebo dokumentů. Je-li to možné, požádejte lidi, aby vás poslali elektronické verze dokumenty.

Jakmile je obdržíte, označte je a vložte do příslušné složky. Možnosti vyhledávání aplikací Outlook a Google Desktop vám výrazně pomohou najít to, co hledáte. Proto se musíte ujistit, že používáte systém organizace podle svého výběru také na počítači, protože spoléhat se výhradně na vyhledávače je docela nebezpečné.

Pokud máte čas na uspořádání struktury souborů v počítači, zkuste naskenovat alespoň část papírových dokumentů a převést je do elektronického formátu. Pro někoho to může být obtížné, nicméně pro mnoho lidí je to nezbytný krok v organizačním procesu.

Použijte stolní kalendář

Chápu rozhořčení mnoha lidí, kteří se domnívají, že není třeba trpět se stolním kalendářem, když si na počítači stačí nastavit časovač. Mám připravenou odpověď: stolní kalendář máte neustále na očích.

Protože jsou lidé zvyklí dávat na stůl materiály, které mohou potřebovat, stačí si přímo do kalendáře poznamenat, kde a co je, kdy jste to dostali a k ​​čemu to je.

Věnujte úsilí a čas navrhování organizačního systému pro váš pracovní prostor, který vám nejlépe vyhovuje, a poté jej nezapomeňte implementovat.

Každý ví, jak nejlépe pracovat, takže se snažte uspořádat svůj pracovní prostor tak, aby odpovídal vašim názorům. Dobře organizovaný pracovní prostor vám pomůže dosáhnout nových cílů s největší efektivitou a produktivitou.

Článek byl připraven speciálně pro