Что нужно знать при оформлении записки-расчета при увольнении? Создание документа “Увольнение”

В момент увольнения фирма-работодатель обязана передать сотруднику ряд документов: трудовую книжку, справки 2-НДФЛ, документ для расчета больничного листа, а также составить документ для расчета. Записка-расчет при увольнении (форма Т-61) вызывает больше всего вопросов. Давайте с ней разберемся, обязательный ли это документ, как его заполнять и где хранить.

Что такое записка-расчет?

Это документ, который позволяет бухгалтеру сделать расчет всех необходимых сумм, которые причитаются сотруднику при увольнении (по собственной инициативе или по инициативе работодателя).

Форма Т-61 – это универсальная унифицированная форма, которая используется для подобной цели.

Кто должен оформлять записку-расчет?

Заполнение формы т-61 возлагается на сотрудников двух служб предприятия:

• кадровой;
• бухгалтерской.

В обязанности сотрудника кадровой службы входит заполнение граф, расположенных на лицевой части бланка. Это дата заключения трудового контракта и его номер, Ф.И.О. сотрудника, наименование должности, на которой он состоял, подразделения. Затем вносится информация об увольнении: дата составления приказа о прекращении контракта и номер, основание, на котором трудовые отношения были прерваны.

Затем специалист кадровой службы рассчитывает, сколько дней заслуженного отпуска оказались неиспользованными для начисления компенсации, или сумму дней отпуска, взятых сотрудником авансом для расчета удержания.

После того как все кадровые данные занесены, специалист кадровой службы заверяет записку своей подписью и передает ее для дальнейшего оформления в бухгалтерию.

Заполнение формы Т-61 бухгалтером

Бухгалтер заполняет оборотную сторону документа, которая содержит таблицу. Графы таблицы с номерами от 1 до 9 заполняются для того, чтобы выполнить расчет компенсации за дни неиспользованного сотрудником отпуска.

Графы с 10 по 19 заполняются для того, чтобы рассчитать сумму заработной платы, которая полагается увольняющемуся сотруднику за отработанный им период. Также в таблицу нужно внести номер и дату документа, на основании которого был произведен окончательный расчет с сотрудником.

После того как вся затребованная информация в документ внесена, бухгалтер заверяет записку своей подписью.

Записка-расчет при увольнении (форма Т-61) может быть заполнена вручную, но современные компьютерные программы позволяют этого избежать. Если все данные внесены в программу правильно, то они автоматически переносятся в записку-расчет. Сотруднику бухгалтерской и кадровой службы остается только провести проверку, распечатать документ и заверить личной подписью.

Обязательно ли оформление записки?

Т-61 относится к кадровым документам, срок нахождения в архиве которых составляет 75 лет. Однако допускается хранение документации в электронном виде.

Если же правила хранения или оформления документа нарушены, то это считается административным правонарушением, которое повлечет штрафные санкции. Сумма небольшая, до 500 рублей на должностное лицо, но тоже неприятно.

Форма Т-61: образец заполнения

Давайте последовательно рассмотрим процедуру заполнения. В шапке документа нужно написать название организации в соответствии с регистрационными документами. Справа от наименования нужно заполнить колонки с датой и номером трудового договора. Далее записке присваивается порядковый номер и ставится дата ее заполнения.

Проставляется табельный номер сотрудника, вписывается его ФИО, наименование должности и отдела, в котором он работал. Затем нужно вписать дату прекращения отношений с сотрудником, внести номер и дату приказа о прекращении трудовых отношений.

В кадровых программах это все проставляется автоматически после того, как будет оформлен и проведен приказ об увольнении сотрудника, поэтому и записка-расчет при увольнении (форма Т-61) тоже формируется почти автоматически.

Затем заполняется общий период работы с даты начала трудовых отношений до даты их расторжения включительно. Теперь нужно произвести подсчет дней отпуска, оказавшихся за этот период не использованными или, наоборот, перерасходованными. Ставится дата заполнения и подпись кадрового сотрудника.

Заполняем расчётную часть

Для расчета компенсации по оставшимся дням отпуска нужно заполнить графы 1,2 и 3 в таблице на оборотной стороне документа. В первой колонке указывается год, во второй - наименование месяца, в третьей указывают суммы выплат, которые используют при расчете средней оплаты за труд.

Допустим, сотрудник увольняется 15 декабря 2015 года. Значит, для расчета среднего заработка нужно взять период с декабря 2014 года по ноябрь 2015 года. Общую сумму заработка за этот период нужно разделить на сумму календарных дней. Так вы получите среднедневную оплату. Затем ее нужно умножить на сумму дней неиспользованного отпуска, которую предварительно уже рассчитал кадровик. Так вы получили сумму компенсации.

Теперь нужно рассчитать общую сумму выплат к выдаче. Компенсация уже рассчитана, осталось рассчитать заработную плату, удержать НДФЛ, и вы получите сумму к выдаче. Для расчета этой суммы унифицированная форма Т-61 имеет отдельную таблицу.

Теперь нужно записать в итоговой строке эту сумму прописью и цифрами, внести номер документа, по которому сотрудник получил расчет. Затем заверить документ подписью. Все, работа окончена.

Записка-расчет при увольнении (форма Т-61) передается на хранение в бухгалтерию, так как именно этот документ является основанием для выплат увольняющемуся сотруднику. Обычно их хранят совместно с документами по заработной плате.

Скачать форму Т-61

Когда сотрудник увольняется или с ним разрывается трудовой договор, для расчета необходимой в этой ситуации выплаты (заработной платы либо компенсации за нерастраченные дни отпуска и т.д.) оформляется записка-расчет.

Имеется специальная единая форма Т-61, которой пользуются в данном случае. Ответственные за оформления этого документа специалисты – кадровик и бухгалтер. Сотрудник кадровой службы заносит общие сведения о работнике, информацию об увольнении и факте расторжения договора (на лицевую стороны документа). На другой стороне бухгалтер рассчитывает сумму положенной ему выплаты.

Записка-расчет при увольнении (форма Т-61). Правила заполнения документа

• Документ заполняется с двух сторон разными сотрудниками.
• Первая сторона должна быть заполнена сотрудником кадровой службы и в ней должны присутствовать следующие данные:

– номер трудового договора (срочного или бессрочного) с сотрудником;

– дата, когда сотрудник зачислен в штат;

– порядковый номер, присвоенный записке-расчету и дата ее заполнения;

– ФИО увольняемого сотрудника;

– его табельный номер;

– отдел или подразделение, в котором числится данный сотрудник;

– кто он по профессии и специальности, его должность.

• Потом прописывается информация, касающаяся увольнения (или расторжения договора):

– дата, с которой сотрудник будет уволен;

– статья ТК РФ, согласно которой сотрудник будет уволен (основание для увольнения);

– присвоенный номер и дата приказа (Вы можете скачать пример заполнения данного приказа).

• Указывается количество дней неиспользованного отпуска за период работы. Если сотрудник был в отпуске авансом, то вписывается количество лишних дней. Сумма за перерасходованные дни будет вычтена из расчета.

• После внесения всех данных кадровик ставит свою подпись и дату заполнения.
• Оборотная сторона бланка прописывается сотрудником бухгалтерии. Он должен внести данные в таблицу из 19 граф. Каждая графа предназначается для определенной информации. В графах с 1-ю по 9-ю указывается информация о расчете за дни отпуска, которые сотрудник не истратил.

– Графа 1 – год расчетного периода (необходим для вычисления среднего дневного заработка).

– Графа 2 – 12 календарных месяцев (до даты увольнения).

– Графа 3 – доход сотрудника за каждый из взятых месяцев, которые учитываются при увольнении.

– Графа 4 – количество календарных дней в расчетном периоде.

– Графа 5 – количество часов расчетного периода (необходимо указывать, если оплата почасовая).

– Графа 6 – средний заработок в день (строка «Итого» в графе 3 делится на число, указанное в графе 4).

– Графа 7- количество отпускных дней, которые были взяты авансом.

– Графа 8 – неиспользованные дни отпуска (количество).

– Графа 9 – денежная сумма за указанное количество неиспользованных дней отпуска, которая будет начислена сотруднику. Считается следующим образом: (графа 8 минус графа 7) умножить на графу 6.

• В графы с 10 по 19 вносятся данные по расчету суммы, которую должны выплатить сотруднику.

– Графа 10 – сумма выплачиваемой заработной платы.

– Графа 11 – сумма из графы 9 (за отпускные).

– Графа 12 – другие начисления, которые будут выплачены сотруднику.

– Графа 13 – общая сумма всех начислений.

– Графа 14 – подоходный налог, который удерживается от суммы начислений.

– Графа 15 – другие удержания;

– Графа 16 – общая сумма удержаний;

– Графа 17 – оставшаяся задолженность организации перед сотрудником;

– Графа 18 – оставшаяся задолженность сотрудника перед компанией.

– Графа 19 – итог, который должен быть выплачен при увольнении. Формула расчета – графа 13 минус графа 16 плюс графа 17 и минус 18.

• Общая сумма выплат записывается ниже таблицы, как прописью, так и цифрами. Также вносится номер платежной ведомости или РКО, которые служат основанием для выдачи денежной суммы из кассы.
• Бухгалтер, выполнивший все расчеты и оформивший форму Т-61, ставит свою подпись под внесенными им данными.
• Когда сотрудник увольняется, в его трудовую книжку вносится запись об увольнении. Также в личную карточку сотрудника (форма Т-2) делается пометка.

Скачать записку-расчет при увольнении (бланк и образец Т-61)

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

После принятия решения о прекращении действия трудового контракта с работником, независимо оттого кто является инициатором его расторжения, данному человеку необходимо рассчитать и выплатить в установленные сроки всю причитающуюся зарплату. Для этого должностные лица компании оформляют такой документ, как записка-расчёт при увольнении.

Заполнение этого бланка осуществляют сразу два отдела компании - кадровая служба и бухгалтерия. Он служит для определения окончательной зарплаты.

Форма Т-61 утверждена органами статистики специально для этого. Предприятие имеет право использовать ее, либо разрабатывать на ее основе с учетом имеющихся особенностей собственный документ. Программы по кадровому и бухучету содержат унифицированный вариант записки расчета.

Форма Т 61 записка расчет при увольнении выписывается инспектором по кадрам при составлении приказа на увольнение на каждого работника в отдельности. Конкретных сроков оформления данного документа не существует, однако, надо учитывать, что сотрудник должен получить расчет в заключительный день работы, при безналичных перечислениях - на следующий день.

С другой стороны сотрудник имеет право до истечения двухнедельного срока отозвать свое заявление. Поэтому ответственное лицо должно на свое усмотрение выбирать наиболее оптимальные сроки составления этого документа.

Специалист определяет количество дней отпуска, за которые надо произвести компенсацию. Бывает так, что работник уже использовал данное право, и поэтому ему необходимо вернуть часть отпускных. Далее бланк заверяется подписью кадровика и отправляется в бухгалтерию для непосредственного расчета и проведения начисления.

Расчетчик производит выборку всех необходимых сведений и вносит их в соответствующие графы. Затем он определяет среднедневной заработок и определяет либо компенсацию, либо сумму задолженности к возврату. Здесь же бухгалтер начисляет оплату труда за фактически отработанный работником период месяца. Произведя все нужные удержания, в том числе НДФЛ, специалист выписывает платежные документы или передает данные для перечисления.

Внимание! Записка расчет подшивается вместе с остальными документами к расчетно-платежной ведомости за текущий месяц. Помимо 2-х написанных заявлений сотрудника – на увольнение и отпуск издается также приказа на отпуск по форме Т-6 и приказ на увольнение по форме Т-8.

Порядок заполнения записки-расчета при увольнении

Лицевая сторона

Заполнение документа производит работник кадрового отдела на основании личной карточки и приказа на увольнение.

В верхней части записывается полное название фирмы и ее код согласно справочнику ОКПО. Немного ниже кода указываются номер и дата трудового соглашения с сотрудником.

После этого поставляются порядковый номер записки-расчета и ее дата составления.

В соответствующих полях записываются полные Ф.И.О. работника, его табельный номер, подразделение в котором он работал и наименование должности.

Затем в строке «Трудовой договор прекращен (работник уволен)» необходимо вычеркнуть ненужную фразу. Рядом проставляется дата увольнения.

В следующей строке подробно записывается на каком основании производится данное действие. После этого нужно указать дату и номер приказа на увольнение.

Ниже записывается сколько дней отпуска работником не использовано, либо было взято авансом. В последнем случае оплата за них будет удержана при начислении. Указывается период, за который рассчитывается отпуск.

Затем работник проверяет все указанные сведения, указывает должность, Ф.И.О., ставит подпись и дату заполнения.

Оборотная сторона

Эта сторона заполняется бухгалтером-расчетчиком. Сначала данные вносятся в раздел «Расчет оплаты отпуска».

Левая таблица заполняется построчно данными о зарплате за 12 предыдущих месяцев. В графе 1 и 2 указываются год и месяц расчета, а в графе 3 - начисления, которые соответствуют данному месяцу и году и принимают участие в определении среднего заработка. Затем подводится итог.

В правой верхней таблице указывается сколько дней (Графа 4) или часов (Графа 5) отработано в расчетном периоде. В графе 6 выводится средний заработок.

После этого заполняется правая нижняя таблица. В графах 7 и 8 нужно проставить количество дней отпуска, которые не использованы или взяты авансом, и в графе 9 записывается сумма оплаты за время отдыха.

В последнюю очередь вносится информация в таблицу «Расчет выплат». В блоке граф «Начислено» в графы 10-12 указываются суммы соответствующих начислений, и в графе 13 ставится итоговая сумма по ним.

В блоке «Удержано» в графах 14-15 проставляют суммы соответствующих удержаний (НДФЛ, алименты и т. д.) и подводят итог в графе 16. Если на момент расчета есть задолженность по зарплате за организацией – ее записывают в графу 17, если за работником - в графу 18. В графе 19 указывают сумму к получению на руки.

В конфигурации 1С ЗУП 3.0 увольнение сотрудника регистрируется с помощью одноименного документа Увольнение:

Данный документ также доступен в журнале Зарплата – Все начисления – Увольнения:

Документ Увольнение выполняет сразу несколько действий:

• Оформление приказа об увольнении по форме Т-8;
• Начисление компенсации отпуска при увольнении;
• Начисление зарплаты;
• Начисление страховых взносов;
• Оформление записки – расчета по форме Т-61;
• Заполнение справок.

Документ Увольнение является кадрово-расчетным. Если в 1С 8.3 ЗУП 3.0 работают кадровики и расчетчики, то вначале кадровик оформляет приказ на увольнение, затем расчетчик проверяет расчет компенсации при увольнении, расчет зарплаты и страховых взносов.

Как в 1С 8.3 ЗУП провести увольнение работника

В документе Увольнение указывается ФИО сотрудника, дата увольнения, основание увольнения, также необходимо проверить расчет количества дней компенсации:

На закладке Начисления и удержания отражаются все начисления сотрудника: и оклад, и какие-либо премии, и надбавки, и компенсация отпуска, и выходное пособие, если мы его начисляем. Начисления производятся с даты начала месяца по день увольнения сотрудника:

На закладке Начисления и удержания имеются вкладки, где отражаются плановые удержания, расчет НДФЛ, займов, если такие имеются. На последней вкладке Взносы происходит расчет страховых взносов:

Более подробно как оформить увольнение и сделать окончательный расчет сотруднику в 1С 8.3 ЗУП смотрите в нашем видео уроке:

Список документов при увольнении работника

В 1С 8.3 ЗУП 3.0 можно создать следующие документы для оформления увольнения работника:

• Приказ на увольнение;
• Записка-расчет;
• Справка 2-НФДЛ;
• Справку для последующего расчета пособий сотруднику.

Печатные формы приказа на увольнение и записки-расчета в 1С 8.3

В форме документа Увольнение нажимаем кнопку Печать и выбираем нужный документ:

Печатные формы справки 2-НФДЛ и справки для расчета пособий сотруднику

С помощью функции Создать на основании создаем справку 2-НФДЛ и справку для расчета пособий для выдачи сотруднику:

Расчет при увольнении в 1С 8.3 ЗУП 3.0

После всех расчетов и формирования печатных документов остается оформить выплату сотруднику при увольнении в 1С ЗУП 3.0. Сделать это можно с помощью кнопки Выплатить в документе Увольнение. Откроется окно Выплаты для формирования ведомости на выплату. Кнопкой Создать ведомость программа 1С 8.3 ЗУП создаст нужную ведомость:

Или пойти в раздел Выплаты – Все ведомости – Создать:

Указать вид выплаты -Увольнение:

Не забываем, что при выплате окончательного расчета при увольнении необходимо перечислить НДФЛ в бюджет и указать реквизиты платежного поручения:

По каким бы причинам ни происходило расторжение контракта с наемными работниками, администрация хозяйствующего субъекта в их последний рабочий день должна полностью рассчитаться с этими людьми. Для этого специалист отдела кадров в момент выписки приказа оформляет и направляет в бухгалтерию такой документ, как записка-расчёт при увольнении.

Записка-расчёт при увольнении заполняется несколькими службами фирмы: кадровый отдел выписывает ее, а бухгалтерия с обратной стороны вносит в нее все необходимые данные для определения сумм, причитающихся увольняющемуся.

Записка-расчёт при увольнении форма Т-61 утверждена приказом Росстата в качестве одного из документов, применяющихся в кадровом и бухгалтерских учетах при расторжении . Предприятие может в своей деятельности использовать этот бланк, или же на основании него разработать собственный.

Сложившаяся практика устанавливает, что форма Т-61 или ее аналог должны формироваться на каждого человека в отдельности.

Изначально выписывает это документ кадровик при составлении приказа, внося соответствующие данные на лицевую сторону данного документа. Из содержания приказа он переносит информацию о наличии не использованного времени отдыха, а также дату предстоящего увольнения.

Завизировав указанную информацию, кадровик передает документ бухгалтеру, который осуществляет выборку данных за расчетный период и производит определение сумм расчета. Возможно, что у работника отсутствует данное время, а отпуск он использовал уже авансом. Тогда в бухгалтерии определяется, какую сумму отпускных ему необходимо вернуть предприятию.

Внимание! На основе выбранных сведений исчисляется среднедневная зарплата, а потом и сумма компенсации (или к возврату). В записке-расчете также отражаются иные суммы, которые положены работнику при увольнении.

В данном документе надо произвести также удержания, которые осуществляются в силу закона или иного локального нормативного акта. После этого бухгалтер определяет сумму выплаты сотруднику на руки и вносит ее в платежные документы. Далее записку расчет следует приложить к документам по расчету зарплаты за текущий месяц.

За сколько времени до увольнения нужно оформить записку

Законодательство не регламентирует период времени, в течение которого должна оформляться записка-расчет. Нормы актов закрепляют только обязанность выплатить все причитающиеся при увольнении деньги работнику либо в окончательный день работы, либо, если происходит перечисление зарплаты на карточку, то на следующий день.

Крайний срок ее формирования - это завершающий рабочий день увольняющегося. Если , то по общим правилам он подает заявление за две недели до этой даты.

Завершается заполнение таблицы подведением итога.