Образец положения о персональных данных работников. Защита персональных данных Положение по обработке персональных данных работников
Определяет как любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к субъекту или позволяющую его идентифицировать (п.1 ст. 3). При этом законодательный акт не содержит разъяснения, какие именно сведения о физическом лице включает в себя данное понятие. В контексте трудовых отношений к ним, как правило, относятся:
- дата рождения;
- паспортные данные;
- адрес регистрации и проживания;
- номер СНИЛС;
- информация об образовании и трудовом стаже.
Это лишь минимальный перечень сведений о себе, которые человек предоставляет при приеме на работу. В процессе сотрудничества к нему добавляются: условия трудового договора и дополнительных соглашений, сведения о постановке на воинский учет, социальные льготы, данные о дисциплинарных взысканиях и поощрениях, отчеты для органов статистики и прочие. Массив полученной информации составляет личное дело работника.
Для чего нужно положение о работе с персональными данными
Принимая человека на работу, предприятие берет на себя функции оператора по обработке данных. Иными словами, работодатель осуществляет сбор, хранение, систематизацию, накопление и обновление информации, касающейся работников. Работа с личными данными ведется как с использованием средств автоматизации, так и без их применения. Обработка конфиденциальных сведений осуществляется не только в период сотрудничества, но и после его завершения, на стадии архивирования. Ст. 22.1 обязывает организации хранить личные дела работников в течение 75 лет. На всех этапах обработки личных сведений работодатель обязан предотвращать передачу их третьим лицам при отсутствии на то законных оснований. Комплекс соответствующих мер должен быть задокументирован как положение о работе с персональными данными работников.
Структура положения о персональных данных
Составляя положение о защите персональных данных 2019, рекомендуется придерживаться следующей структуры:
| № | Раздел | Содержание |
| 1 | Основные положения | Цели документа, законы, порядок утверждения |
| 2 | Основные понятия | Определения понятий, упортребляемых в документе |
| 3 | Состав персональных данных работников | Перечень личных сведений |
| 4 | Обработка данных | Условия обработки информации |
| 5 | Комплекс документов | Перечень документов, содержащих личные сведения |
| 6 | Доступ к персональным данным | Порядок внешнего и внутреннего доступа к информации |
| 7 | Защита персональных данных | Комплекс мер для обеспечения безопасности конфиденциальных сведений |
| 8 | Права и обязанности работника | Права работника в отношении обработки данных, обязанность по своевременному уведомлению об их изменении |
| 9 | Ответственность за разглашение информации | Разъяснение ответственности за нарушение сохранности информации в соответствии с законодательством |
Как ввести в действие положение об обработке и защите персональных данных 2019
На этапе разработки документа его содержание следует согласовать с руководителями отделов, задействованных в обработке данных, и юридической службой. Готовый локальный нормативный акт утверждается . Приказ также издается в случае внесения изменений в текст документа. Если по каким-либо причинам положение о защите личных данных отсутствует на предприятии, необходимо незамедлительно его оформить и довести его содержание до всех работников. Сотрудники, принимаемые на работу, должны прочесть положение до подписания трудового договора. Подтверждение ознакомления с текстом оформляется на усмотрение работодателя. Наиболее удобный способ - ведение журнала ознакомления с локальными нормативными актами. При необходимости работник может сколько угодно раз обращаться за текстом документа. Чтобы упростить данную процедуру, рекомендуется выложить образец положения об обработке персональных данных работника в ресурсы корпоративного электронного доступа.
Осуществляя деятельность, предприятию или ИП, выступающими работодателями, или работающими с контрагентами - физлицами, приходится иметь дело с их личными данными, которые в соответствии с законодательством подлежат защите. Вся работа с этими сведениями должна регламентироваться, для этого на предприятии создается положение о персональных данных работников.
Персональные данные - это сведения работника, с которыми предприятию приходится иметь дело каждый день с момента заключения с ними и до увольнения.
Ответственные лица на предприятии не только их собирают и хранят, но также периодически обрабатываю и разглашают третьим лицам. Часто это требует осуществляемая деятельность, например, выплата зарплаты на картсчета в банке.
С другой стороны, существующие положения законодательных актов обязывают предприятие, хранить и не допускать разглашения подобной информации.
Чтобы полностью соблюсти положения законодательства, но и в дальнейшем осуществлять свою деятельность предприятие должно разработать Положение о персональных данных, в котором действующие нормы реализуются с учетом работы организации.
Разработать данное Положение необходимо любому хозяйствующему субъекту, который нанимает работников, а вследствие этого имеет дело с их личными данными.
Этот локальный нормативный акт разрабатывается и утверждается точно так же как и все другие внутренние нормативы предприятия. Ответственным за его разработку может выступать руководитель кадрового отдела или же иное должностное лицо, в обязанности с которыми включается работа с этими сведениями.
Проект документа согласуется с различными специалистами организации, профсоюзом, а после этого вводится в действие распоряжением директора. После того как Положение о персональных данных введено в действие, с ним необходимо под роспись ознакомить всех сотрудников.
Фиксировать ознакомление сотрудников с данным локальным документом можно в специальном журнале регистрации или с помощью заполнения отдельных .
Внимание! Законодательство устанавливает, что в состав Положения должно входить . Его необходимо запрашивать у работающего на предприятии человека каждый раз, когда происходит разглашение сведений третьим лицам, например, при составлении доверенности, справок и т. д.
При этом данное согласие сотрудник может отозвать в любой момент, подав на имя своего работодателя соответствующие заявление.
Какие данные сотрудников являются персональными
Нормы законодательства определяют, что включается в состав личных данных человека. Это может быть как информация, напрямую связанная с сотрудником, так и косвенно его затрагивающая.
Сюда включаются:
- Полные личные данные работника (Ф.И.О.).
- Сведения о месте и дате появления его на свет.
- Адрес фактический и по регистрации.
- Социальное, семейное, имущественное положение.
- Имеющиеся у работника образование, профессия.
- Сведения о получаемых сотрудником доходах и т. д.
Кроме закона о ПД, состав персональной информации определяет и ТК РФ. Он включает в состав защищаемой информации сведения, которые позволяют определить человека как работника. Это квалификация, специализация, образование, состояние здоровья человека (в некоторых ситуациях, например, при работе его во вредных условиях), наличии детей.
ПОЛОЖЕНИЕ
об обработке и защите персональных данных в
Обществе с ограниченной ответственностью «КРЫМ-ПРОЕКТ»
- ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок получения, учета, обработки, накопления и хранения документов, содержащих сведения, отнесенные к персональным данным работников и клиентов предприятия. Под работниками подразумеваются лица, заключившие трудовой договор с предприятием. Под клиентами подразумеваются лица, заключившие договор с предприятием.
1.2. Целью данного Положения является защита персональных данных работников и клиентов ООО «КРЫМ-ПРОЕКТ» от несанкционированного доступа, разглашения, неправомерного их использования или утраты.
1.2. Настоящее Положение разработано на основании Конституции РФ, Трудового Кодекса РФ, Кодекса об административных правонарушениях РФ, Гражданского Кодекса РФ, Уголовного Кодекса РФ, а также Федерального закона Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных».
1.3. Персональные данные работников относятся к категории конфиденциальной, строго охраняемой информации. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания или по истечении 75 лет срока хранения, если иное не определено законом. По истечении срока хранения бумажные носители, содержащие персональные данные работников, сдаются в архив.
1.4. Действия по обработке персональных данных клиентов включают сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение.
1.5. Настоящее Положение утверждается и вводится в действие приказом Директора и является обязательным для исполнения всеми должностными лицами ООО «КРЫМ-ПРОЕКТ», имеющими доступ к персональным данным.
1.6. Должностные лица ООО «КРЫМ-ПРОЕКТ», имеющие доступ к персональным данным работников и клиентов в соответствии с п. 4.1 настоящего Положения, должны быть ознакомлены с настоящим Положением под расписку.
- ПОНЯТИЕ И СОСТАВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
2.1. Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающиеся конкретного работника. Под информацией о работниках понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни работника, позволяющие идентифицировать его личность.
2.2. В состав персональных данных работника включаются:
а) сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни работника, позволяющие идентифицировать его личность, за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.
б) служебные сведения, а также иные сведения, связанные с профессиональной деятельностью работника, в том числе сведения о поощрениях и о дисциплинарных взысканиях.
2.3. Документами, содержащие персональные данные, являются:
а) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
б) трудовая книжка;
в) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
г) свидетельство о постановке на учёт в налоговый орган и присвоения ИНН;
д) документы воинского учёта;
е) документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний или специальной подготовки;
ж) карточка Т-2;
з) автобиография;
и) личный листок по учёту кадров;
к) медицинское заключение о состоянии здоровья;
л) документы, содержащие сведения о заработной плате, доплатах и надбавках;
м) приказы о приеме лица на работу, об увольнении, а также о переводе лица на другую должность;
н) другие документы, содержащие сведения, предназначенные для использования в служебных целях.
- СОЗДАНИЕ, ОБРАБОТКА И ХРАНЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ.
3.1. Документы, содержащие персональные данные работника, создаются путём:
а) копирования оригиналов (паспорт, документ об образовании, свидетельство ИНН, пенсионное свидетельство);
б) внесения сведений в учётные формы (на бумажных и электронных носителях);
в) получения оригиналов необходимых документов (трудовая книжка, личный листок по учёту кадров, автобиография, медицинское заключение).
3.2. Сведения, содержащие персональные данные работника, включаются в его личное дело, карточку формы Т-2, а также содержатся на электронных носителях информации, доступ к которым разрешён лицам, непосредственно использующим персональные данные работника в служебных целях. Перечень должностных лиц, имеющих право доступа к персональным данным работников, определён в пункте 4.1 настоящего Положения.
3.3. Под обработкой персональных данных работника понимается получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.
3.4. В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина ООО «КРЫМ-ПРОЕКТ» и его должностные лица при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие требования:
3.4.1. Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
3.4.2. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника должностные лица, имеющие доступ к персональным данным в соответствии с п. 4.1 настоящего Положения, должны руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым Кодексом и иными федеральными законами.
3.4.3. Персональные данные должны быть получены лично у работника. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Должностное лицо, осуществляющее получение персональных данных, должно сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а так же о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
3.4.4. Должностные лица, имеющие доступ к персональным данным, не имеют права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, данные о частной жизни работника (информация о жизнедеятельности в сфере семейных бытовых, личных отношений) могут быть получены и обработаны работодателем только с его письменного согласия.
3.4.5. Должностные лица, имеющие доступ к персональным данным, не имеют права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
3.5. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, должностные лица ООО «КРЫМ-ПРОЕКТ» не имеют права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
3.4. Хранение персональных данных работников осуществляется следующим образом:
3.4.1. Персональные данные, содержащиеся на бумажных носителях, хранятся в запираемом шкафу, установленном на рабочем месте директора.
3.4.2. Персональные данные, содержащиеся на электронных носителях информации, хранятся в ПК директора.
3.4.3. Персональные данные, включённые в состав личных дел, хранятся в запираемом шкафу, установленном на рабочем месте директора. Персональные данные, содержащиеся на электронных носителях информации, хранятся в ПК директора.
3.4.4. Трудовые книжки, карточки формы Т-2 хранятся в запертом металлическом сейфе.
3.4.5. Доступ к электронным и бумажным носителям, содержащим персональные данные, строго ограничен кругом лиц, определённых в пункте 4.1 настоящего Положения.
- ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ КЛИЕНТОВ ПРОЕКТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
4.1. Оператор обрабатывает персональные данные клиентов проектной организации в рамках правоотношений с Оператором, урегулированных частью второй Гражданского Кодекса Российской Федерации от 26 января 1996 г. № 14-ФЗ.
4.2. Оператор обрабатывает персональные данные клиентов проектной организации с целью:
Оказывать услуги по предоставлению проектного продукта.
4.3. Оператор обрабатывает персональные данные клиентов проектной организации с их согласия, предоставляемого на срок действия заключенных с ними договоров. В случаях, предусмотренных ФЗ «О персональных данных», согласие предоставляется в письменном виде. В иных случаях согласие считается полученным при заключении договора или при совершении конклюдентных действий.
4.4. Оператор обрабатывает персональные данные клиентов проектной организации в течение сроков действия заключенных с ними договоров. Оператор может обрабатывать персональные данные клиентов проектной организации после окончания сроков действия заключенных с ними договоров в течение срока, установленного п. 5 ч. 3 ст. 24 части первой НК РФ, ч. 1 ст. 29 ФЗ «О бухгалтерском учёте» и иными нормативными правовыми актами.
4.5. Оператор обрабатывает следующие персональные данные клиентов проектной организации:
- Фамилия, имя, отчество;
- Тип, серия и номер документа, удостоверяющего личность;
- Дата выдачи документа, удостоверяющего личность, и выдавшем его органе;
- Адрес;
- Номер контактного телефона;
- Адрес электронной почты.
- ДОСТУП К ПЕРСОНАЛЬНЫМ ДАННЫМ
5.1. Внутренний доступ (работники ООО «КРЫМ-ПРОЕКТ»).
Доступ к персональным данным работников имеют следующие должностные лица, непосредственно использующие их в служебных целях:
а) Директор ООО «КРЫМ-ПРОЕКТ»;
б) Главный инженер проекта;
в) Секретарь-делопроизводитель
5.1.1. Уполномоченные лица имеют право получать только те персональные данные работника, которые необходимы им для выполнения конкретных функций в соответствии с должностной инструкцией. Все остальные работники имеют право на получение полной информации только о своих персональных данных и их обработке.
5.1.2. Получение сведений о персональных данных работников третьей стороной разрешается только при наличии заявления с указанием конкретных персональных данных и целей, для которых они будут использованы, а также письменного согласия работника, персональные данные которого затребованы.
5.1.3. Получение персональных данных работника третьей стороной без его письменного согласия возможно в случаях, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных законом.
5.2. Внешний доступ (другие организации и граждане).
Сообщение сведений о персональных данных работников другим организациям и гражданам разрешается при наличии письменного согласия работника и заявления подписанного руководителем организации либо гражданином, запросившим такие сведения.
5.2.1. Предоставление сведений о персональных данных работников без соответствующего их согласия возможно в следующих случаях:
а) в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника;
б) при поступлении официальных запросов в соответствии с положениями Федерального закона «Об оперативно-розыскных мероприятиях»;
в) при поступлении официальных запросов из налоговых органов, органов Пенсионного Фонда России, органов Федерального социального страхования, судебных органов.
5.2.2. Работник, о котором запрашиваются сведения, должен быть уведомлен о передаче его персональных данных третьим лицам, за исключением случаев, когда такое уведомление невозможно в силу форс-мажорных обстоятельств, а именно: стихийных бедствий, аварий, катастроф.
5.2.3. Запрещается передача персональных данных работника в коммерческих целях без его согласия.
5.2.4. Передача сведений, содержащих персональные данные работника, его представителю осуществляется только при наличии надлежащим образом оформленной Доверенности представителя.
- ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
6.1. При передаче персональных данных с соблюдением условий, предусмотренных разделом 4 настоящего Положения, уполномоченные должностные лица обязаны предупредить лиц, которым передаются сведения, об ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
6.2. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах, работники имеют право:
а) получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);
б) осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
в) требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением федерального закона. Работник при отказе уполномоченного должностного лица исключить или исправить указанные персональные данные имеет право заявлять в письменной форме Генеральному директору о своём несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
г) требовать от должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным, уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведённых в них изменениях или исключениях из них.
6.3. Запрещается передавать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.
6.4. При передаче персональных данных работников третьим лицам, в том числе представителям работников, в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации и настоящим Положением, ограничивать эту информацию только теми персональными данными работников, которые необходимы для выполнения третьими лицами их функций.
6.5. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счёт средств ООО «КРЫМ-ПРОЕКТ» в порядке, установленном федеральным законом.
- ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА РАЗГЛАШЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ, СВЯЗАННОЙ С ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ РАБОТНИКОВ
7.1. Должностные лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной ответственности. К данным лицам могут быть применены следующие дисциплинарные взыскания:
а) замечание;
б) выговор;
в) освобождение от занимаемой должности;
г) увольнение.
7.2. За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
7.3. Копия приказа о применении к работнику дисциплинарного взыскания с указанием оснований его применения вручается работнику под расписку в течение пяти дней со дня издания приказа.
7.4. Если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он считается не имеющим дисциплинарного взыскания. Работодатель до истечения года со дня издания приказа о применении дисциплинарного взыскания, имеет право снять его с работника по собственной инициативе, по письменному заявлению работника или по ходатайству его непосредственного руководителя.
Положение разработал:
Секретарь-делопроизводитель С.Ю. Ярыш
УТВЕРЖДАЮ ____________________________________ (наименование должности руководителя предприятия)
____________________________________ (Ф.И.О., подпись)
"____"___________________ _____ г.
ПОЛОЖЕНИЕ
об обработке и защите персональных данных работников
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок получения, учета, обработки, накопления и хранения документов, содержащих сведения, отнесенные к персональным данным работников предприятия. Под работниками подразумеваются лица, заключившие трудовой договор с предприятием.
1.2. Цель настоящего Положения - защита персональных данных работников предприятия от несанкционированного доступа и разглашения. Персональные данные всегда являются конфиденциальной, строго охраняемой информацией.
1.3. Основанием для разработки настоящего Положения являются Конституция РФ, Трудовой кодекс РФ, другие действующие нормативно-правовые акты РФ.
1.4. Настоящее Положение и изменения к нему утверждаются руководителем предприятия и вводятся приказом по предприятию. Все работники предприятия должны быть ознакомлены под роспись с данным Положением и изменениями к нему.
2. ПОНЯТИЕ И СОСТАВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
2.1. Под персональными данными работников понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника, а также сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни работника, позволяющие идентифицировать его личность.
2.2. Состав персональных данных работника:
Автобиография;
Образование;
Сведения о трудовом и общем стаже;
Сведения о предыдущем месте работы;
Сведения о составе семьи;
Паспортные данные;
Сведения о воинском учете;
Сведения о заработной плате сотрудника;
Сведения о социальных льготах;
Специальность;
Занимаемая должность;
Размер заработной платы;
Наличие судимостей;
Адрес места жительства;
Домашний телефон;
Подлинники и копии приказов по личному составу;
Личные дела и трудовые книжки сотрудников;
Основания к приказам по личному составу;
Копии отчетов, направляемые в органы статистики;
Копии документов об образовании;
Результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей;
Фотографии и иные сведения, относящиеся к персональным данным работника;
2.3. Данные документы являются конфиденциальными. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания или по истечении ____ лет срока хранения, если иное не определено законом.
3. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ
3.1. В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:
3.1.1. Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
3.1.2. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.
3.1.3. Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
3.1.4. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.
3.1.5. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
3.1.6. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
3.1.7. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.
3.1.8. Работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами предприятия, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.
3.1.9. Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны.
4. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКА
Работник обязан:
4.1. Передавать работодателю или его представителю комплекс достоверных документированных персональных данных, перечень которых установлен Трудовым кодексом РФ.
4.2. Своевременно в разумный срок, не превышающий 5 дней, сообщать работодателю об изменении своих персональных данных.
5. ПРАВА РАБОТНИКА
Работник имеет право:
5.1. На полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных.
5.2. На свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные сотрудника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.
5.3. На доступ к медицинским данным с помощью медицинского специалиста по своему выбору.
5.4. Требовать об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований, определенных трудовым законодательством. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные сотрудника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера сотрудник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения.
5.5. Требовать об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные сотрудника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.
5.6. Обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие работодателя при обработке и защите его персональных данных.
5.7. Определять своих представителей для защиты своих персональных данных.
6. СБОР, ОБРАБОТКА И ХРАНЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
6.1. Обработка персональных данных работника - это получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.
6.2. Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие.
6.3. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
6.4. Работник предоставляет работодателю достоверные сведения о себе. Работодатель проверяет достоверность сведений, сверяя данные, предоставленные работником, с имеющимися у работника документами. Предоставление работником подложных документов или ложных сведений при поступлении на работу является основанием для расторжения трудового договора.
6.5. При поступлении на работу работник заполняет анкету и автобиографию.
6.5.1. Анкета представляет собой перечень вопросов о персональных данных работника.
6.5.2. Анкета заполняется работником самостоятельно. При заполнении анкеты работник должен заполнять все ее графы, на все вопросы давать полные ответы, не допускать исправлений или зачеркиваний, прочерков, помарок в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах.
6.5.3. Автобиография - документ, содержащий описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого работника.
6.5.4. Автобиография составляется в произвольной форме, без помарок и исправлений.
6.5.5. Анкета и автобиография работника должны храниться в личном деле работника. В личном деле также хранятся иные документы персонального учета, относящиеся к персональным данным работника.
6.5.6. Личное дело работника оформляется после издания приказа о приеме на работу.
6.5.7. Все документы личного дела подшиваются в обложку образца, установленного на предприятии. На ней указываются фамилия, имя, отчество работника, номер личного дела.
6.5.8. К каждому личному делу прилагаются две цветные фотографии работника размером ______.
6.5.9. Все документы, поступающие в личное дело, располагаются в хронологическом порядке. Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.
6.5.10. Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника. Изменения, вносимые в личное дело, должны быть подтверждены соответствующими документами.
7. ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
7.1. При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:
Не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;
Не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
Предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать конфиденциальность. Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами;
Разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
Не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
Передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
8. ДОСТУП К ПЕРСОНАЛЬНЫМ ДАННЫМ СОТРУДНИКА
8.1. Внутренний доступ (доступ внутри предприятия).
Право доступа к персональным данным сотрудника имеют:
Руководитель предприятия;
Руководитель отдела кадров;
Руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к личным данным только работников своего подразделения) по согласованию с руководителем предприятия;
При переводе из одного структурного подразделения в другое доступ к персональным данным сотрудника может иметь руководитель нового подразделения по согласованию с руководителем предприятия;
Сотрудники бухгалтерии - к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
Сам работник, носитель данных.
8.2. Внешний доступ.
Персональные данные вне организации могут представляться в государственные и негосударственные функциональные структуры:
Налоговые инспекции;
Правоохранительные органы;
Органы статистики;
Страховые агентства;
Военкоматы;
Органы социального страхования;
Пенсионные фонды;
Подразделения муниципальных органов управления.
8.3. Другие организации.
Сведения о работнике (в том числе уволенном) могут быть предоставлены другой организации только с письменного запроса на бланке организации с приложением копии заявления работника.
8.4. Родственники и члены семей.
Персональные данные работника могут быть предоставлены родственникам или членам его семьи только с письменного разрешения самого работника.
9. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ
9.1. В целях обеспечения сохранности и конфиденциальности персональных данных работников организации все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению данной информации должны выполняться только работниками отдела кадров, осуществляющими данную работу в соответствии со своими служебными обязанностями, зафиксированными в их должностных инструкциях.
9.2. Ответы на письменные запросы других организаций и учреждений в пределах их компетенции и предоставленных полномочий даются в письменной форме на бланке предприятия и в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений о работниках предприятиях.
9.3. Передача информации, содержащей сведения о персональных данных работников организации, по телефону, факсу, электронной почте без письменного согласия работника запрещается.
9.4. Личные дела и документы, содержащие персональные данные работников, хранятся в запирающихся шкафах (сейфах), обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа.
9.5. Персональные компьютеры, в которых содержатся персональные данные, должны быть защищены паролями доступа.
10. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА РАЗГЛАШЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ,
СВЯЗАННОЙ С ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ РАБОТНИКА
10.1. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.
Начальник отдела кадров: ______________
Приказ об утверждении положения о персональных данных – относительно новый кадровый документ, который обязан составлять работодатель во исполнение требований законодательства о защите личной информации. Этот документ позволяет обеспечить порядок в организации документооборота предприятия и осуществлять законную обработку личной информации о сотрудниках.
ФАЙЛЫ
Правовая основа
Принимая на работу сотрудника, работодатель получает от него следующие данные личного характера:
- Ф.И.О.;
- адрес регистрации и места проживания;
- серию и номер паспорта;
- номер свидетельства ИНН;
- СНИЛС;
- о количестве детей, датах их рождения;
- о семейном положении;
- о предыдущей работе, сроках, причинах увольнения.
Согласно ст. 86-90 ТК РФ организация-работодатель должна придерживаться правил:
- обработки личной информации сотрудников;
- хранения и пользования данными;
- передачи личных данных работников.
На основании ФЗ «О персональных данных» работникам предоставляется право требовать защиту сообщаемых работодателю сведений. Для обеспечения надлежащей работы с личными данными сотрудников каждая организация разрабатывает Положение о персональных данных работников. В этом документе устанавливаются:
- какие сведения относятся к категории «персональных»;
- кто имеет доступ к сведениям работников личного характера;
- как осуществляется сохранность персональных данных (на каком носителе);
- в каком порядке происходит обработка информации;
- где фиксируются сведения о сотрудниках (оформляются ли личные дела, карточки, ведутся ли списки и т.д.);
- на каких основаниях и кому могут передаваться данные о работнике;
- как защищается доступ к данным (закодирована ли электронная информация, устанавливается ли сейф для материальных носителей);
- порядок его утверждения и изменения.
Приложение может включать образцы заявлений работников:
- о согласии с обработкой своих личных данных;
- о согласии получения дополнительных сведений в отношении работника.
Типовой вариант такого документа по указанию руководства может быть разработан:
- специалистом по кадрам;
- юристом компании;
- помощником руководителя.
Положение о персональных данных является принадлежащим к категории локальных актов предприятия. Его структура не должна противоречить действующему законодательству РФ.
Работодатель обязан не просто разработать документ, регламентирующий порядок хранения и использования информации о сотрудниках, он должен ввести его в действие. Именно для этого работодателем составляется распоряжение об утверждении разработанного положения.
Приказ должен включать в себя следующие элементы:
Только после утверждения Положения об обращении с данными работников оно вступает в силу и должно быть доведено до всеобщего сведения под роспись. Для действующих сотрудников подпись проставляется в журнале (реестре) ознакомления. Соответствующий пункт об ознакомлении для новых сотрудников включается в трудовой договор. В качестве отдельного документа целесообразно составить согласие на обработку личных данных, которое должно быть подписано всеми работниками.
Ошибки
При работе с Положением о данных в отношении работников работодатели допускают некоторые ошибки:
- При разработке документа не составляется приказ о его утверждении. При этом работодатель заблуждается в том, что разработка Положения равнозначна введению его в действие или согласию работников на сбор личной информации. На работодателя, который осуществляет обработку таких сведений без письменного согласия субъекта, может быть наложена санкция в виде штрафа в размере:
- до 70 тысяч рублей (для юридического лица);
- до 5 тысяч рублей (для ИП).
- В документе установлена обязанность представления сотрудником информации о состоянии здоровья, о религиозных или политических предпочтениях, что является незаконным. Исключение составляют случаи, когда получение таких данных:
- обусловлено требованиями законодательных актов (например, при поступлении на службу в органы полиции, прокуратуры и т.д.);
- необходимо по запросу контролирующих органов (полиции, прокуратуры и т.д.);
- производится с добровольного согласия работника, предоставленного в письменном виде.
Если Положение о персональных данных не доведено до всеобщего сведения, на работодателя может быть возложена ответственность по КоАП РФ в размере до 30 тысяч рублей. При привлечении к ответственности работодатель может наказать сотрудника, отвечающего за сбор и хранение информации на рабочем месте (например, объявить выговор). При повторном нарушении соответствующий работник может быть уволен.
Сроки хранения документов
В соответствии с ФЗ «О персональных данных» работодатель должен хранить все локальные акты об обращении с информацией в отношении работников в течение всего срока своей деятельности. Таким образом, наряду с Положением, в организациях постоянно должен храниться и приказ о его утверждении.
Приказ Министерства культуры России от 25.08.2010 №558 устанавливает, что сами сведения в отношении работников, в том числе личные дела, заявления, личные карточки, хранятся в течение 75 лет, в отношении руководителей – постоянно. Результаты обработки информации о среднем возрасте, об образовании, стаже сотрудников государственной службы хранятся постоянно.
